探讨事业单位档案管理创新与改革

【摘 要】事业单位的档案管理对于事业单位的发展和全社会的信息服务有着非常重要的作用，因此，相关的管理人员要提高认识，完善职责，培养专业的档案管理人员，在内部建立现代化的档案管理体系，提高档案管理的效率。

【关键词】事业单位；档案管理；计算机网络技术；信息化

1.绪言

事业单位的档案管理是对由本单位有关的档案实体和档案信息进行管理并提供各种档案利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案在事业单位的最直接的体现。具体的档案管理工作非常复杂，包括对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。档案管理工作是将大量分散凌乱的的档案进行集中化、系统化、优质化以及广泛化的处理，满足社会对于档案管理的要求。

2.事业单位档案管理的现状

事业单位是为社会提供各种服务为目的的社会组织，它不以盈利为主要目的。由于事业单位的服务性质，它的档案管理工作就受到了极大的关注。事实上，就档案管理的基本性质和主要作用来讲，它是一项管理性和服务性以及政治性相结合的工作，档案管理的具体工作不会产生物质财富，而管理成果也不被档案管理机构的相关人员利用，从另一个方面来讲，档案管理工作并不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，档案管理通过为社会上的有需要的人群提供相关的档案服务，是他区别于其他服务行业的一个显著的特点。由于受一系列原因的影响，我国事业单位的档案管理工作依然存在很多问题，相关的负责人要认识到这些问题，寻找问题的根源所在，并积极地加以解决。

2.1 管理制度混乱

事业单位档案管理的首要问题就是档案管理制度非常混乱，很大一部分事业单位对档案管理不够重视，没有建立相关的管理制度，有的虽然建立了管理制度，但是执行力度非常差，制度常常流于形式。档案管理人员的责任心也非常的差，大堆大堆的档案在档案室堆积如山，档案的收集也不全面，丢失现象非常普遍。特别是一些外借的档案，没有履行相关的外借手续，有借无还的现象经常存在，也有很多人钻档案制度管理的空子，私自对档案中的数据进行涂改，严重的损害了档案的真实性。[1]

2.2 利用率非常低

众所周知的是，虽然档案资料没有办法直接转化成社会财富，但是它所能够提供的信息却对社会经济的发展都有着非常重要的推动作用，这一点，即使是很多的专业档案管理人员也没有认识到，所以在我国事业单位的档案管理过程中，出现了重收藏轻利用的局面，非常重视对档案的归类和收藏，但是对于档案的利用价值却没有很好的宣传，所以即使是单位的员工，对于档案的利用效益都不够了解。也正是由于对档案的利用价值缺乏足够的认识，所以事业单位的档案管理存在信息资源开发不足，造成档案利用率不高的问题。

2.3 档案管理手段非常落后

计算机网络技术的普及提高了人们处理信息的效率，因此，非常普遍的运用在日常的生活与办公过程中，它的管理手段也在不断地进步，遗憾的是，大部分事业单位并没有积极地将这项技术引入到日常的档案管理过程中去，而依然采用人工管理的手段，档案管理的效率非常低，出错率也非常的高。除此之外，档案管理的办公地点条件也非常简陋，档案柜陈旧老化，档案室的建设相当的落后。

2.4 缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作是一项对工作人员的专业素质要求非常高的职业，不得不提的是，现如今事业单位的档案管理人员绝大多数不具备相关的工作经验和专业的档案管理理论知识，无论在专业素质还是文化层次上都有欠缺。知识结构的不合理是一方面，档案管理人员素质不高的另一方面表现在他们的工作态度上，由于上级管理人员对于档案管理工作重视程度不够，很多管理人员工作积极性也不够高，工作态度消极散漫，人浮于事，极大地降低了档案管理工作的效率，影响了档案管理信息的收集与处理。[2]

3.事业单位档案管理创新策略

要克服上文中所列举的事业单位档案管理的不足之处，对档案管理进行创新性管理，首先需要事业单位的相关负责人转变思想，认识到档案管理的重要性，从制度上入手，在单位内部建立完善的档案管理系统，加强对档案的有效利用，采用先进的档案管理技术，并选用专业性强、素质过硬的专业人员进行管理。从根本上提高事业单位档案管理水平，笔者根据自身多年的事业单位档案管理从业经验，对管理的创新性手段进行了归纳总结：

3.1 提高认识，完善职责

要使事业单位的档案管理制度有条不紊的进行，必须在事业单位内部建立起完善的档案管理制度，从制度上明确档案管理人员的相关职责。事实上，对档案管理工作加大宣传力度是做好工作的前提条件，但是这种宣传也必须建立在完善的机构上。我们要通过宣传，提高事业单位各级领导干部对于档案管理工作的认识，还应该完善档案管理机制，明确各个负责人的相关责任，也可以根据内部机构的设立配备兼职性质的管理人员，在单位建立起一个档案管理的网络，提高档案管理的效率。[3]

3.2 培养专业的档案管理人员

上文提到，档案管理是一项技术性很强的工作，因此，要做好事业单位的档案管理工作，必须重视人的力量。首先要为单位招纳业务技术过硬的管理人才；其次，要加强对管理人员的岗前培训，使他们能够更好的熟悉和处理相关的管理工作。培训内容应该分为两个部分，一要加强其专业领域方面的培训，结合事业单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好的结合；二要加强对其工作态度的培养，改变以往做一天和尚敲一天钟的工作心态，将激励机制引入到档案管理工作中来，提高他们的工作积极性。

3.3 建立现代化的档案管理体系

加强对事业单位档案创新性管理的一个非常重要的内容，就是要将计算机技术引入管理过程中，提高管理工作的准确性，从而使档案管理适应现代化的发展。在档案管理过程中引入计算机网络技术，还必须要加强对管理人员的培训，强化他们信息化技术操作手段，使他们能够熟练地运用计算机网络技术，完成档案管理的自动化和电子化处理。

参考文献

[1]杨军.高校人事档案管理策略分析[J].黑龙江档案,2010,(7)

[2]张鑫.试论新形势下事业单位档案管理与创新[J].群文天地,2010,(9)

[3]孙要男.浅析提高事业单位档案管理工作的几点建议[J].东方企业文化,2011，(12)