中学图书馆编目外包的质量控制

编目外包在中学图书馆的应用越来越广泛，同时在质量控制上存在问题。通过分析我校图书馆实施编目外包过程中遇到的问题，从而总结出一些适合中学图书馆使用编目外包的质量控制策略。

业务外包编目外包书商质量控制策略一、编目外包的简介

1.编目外包的定义

业务外包（Outsourcing）是源于20世纪80年代的一种企业创新经营管理方法，是将一些传统上由企业内部人员负责的非核心业务，以外加工方式发包给专业的、高效的产品（服务）提供商，以充分利用公司外部最优秀的专业化资源，从而降低成本，提高效率，目的是增强自身的竞争力。

编目外包是图书馆业务外包的一种，主要是指图书馆将原来由编目部门承担的书目数据的编制、图书物理加工的任务全部或部分委托数据商、书商来完成，而图书馆编目部门的工作人员则主要从事审校、质量控制和数据库维护的工作。

2.编目外包的形式以及加工模式

编目外包主要分为两种形式：一种是由书商提供免费编目服务；一种是纯粹由外包公司进行编目。

编目外包的加工模式，一般可分为外送加工模式（即图书馆将图书送到承包商的加工场所进行加工的一种服务模式）和到馆加工模式（即由承包商派出专门编目人员和加工人员到图书馆对图书进行加工、分类、编目、数据录入的一种编目模式）。

外送加工模式图书加工所需的设备及辅助材料都由承包商提供，图书加工好后直接送回图书馆验收上架。图书馆首次建立自己的图书目录数据库可采用这种模式。但异地加工存在难于有效监督的问题，特别是有的承包商的编目人员专业水平不高，使编目质量更难于控制。

到馆加工模式即由图书馆辟出专门的场地提供多台电脑，书商提供图书加工所需的其它原材料，如条形码、书标等。编目工作开展前，可以与书商编目工作的负责人充分沟通，了解他们的工作程序工作进度，更重要的是让分类编目人员明确本馆对图书加工的各项要求，如分类标引的要求，数据录入时各字段的加工深度及本馆对书次号的编写规则等。编目过程中，要进行有效的监控，及时发现，解决编目过程中出现的问题，保证编目数据暗示、定量、保质完成。

二、编目外包的应用

1.编目外包在中学图书馆的应用

20世纪90年代，业务外包这一新型企业管理模式被西方图书馆界吸收和采用。90年代后期，被我国图书馆界引进，近几年图书馆业务外包得到较快发展，编目业务外包应用尤为广泛。编目外包首先应用于高校图书馆，而后随着技术及业务的不断发展和成熟，越来越广泛地应用于各类型图书馆，其中包括了中学图书馆。中学图书馆由于人员不足，往往一个人需要兼顾流通、编目等多项工作，特别在面临教学水平评估等契机需要大量购书及建库的情况下，编目外包成为了最好选择。

2.编目外包在我校图书馆的应用

2009年年初，我校图书馆安装了自动化管理系统，在教学水平评估迫在眉睫的情况下，面临着要在短时间内大量购书以及图书入库、旧书回溯建库的问题。因而编目外包成了我校图书馆几乎唯一的选择。我校图书馆近3年来先后与3家不同的书商合作，其间都是将编目业务外包给书商。这些书商都是通过图书采购招标而中标的，其中既有本地的书店，也有来自广州的图书公司。我校图书馆编目外包不但采用过到馆加工模式，而且采用过外送加工模式。

通过以下表格，简单介绍我校图书馆跟书商合作的一些情况：三、我校图书馆实施编目外包过程中遇到的问题

1.书商编目人员的素质问题

书商编目人员，一般不具备很高的图书馆专业水平。他们不具备图书馆学的高等学历，没有经过严格的专业技能训练，只是经过一些简单的培训就上岗，对图书著录规则、中图法等专业知识并没有深刻的认识。造成这一现状的原因，我想与书商只注重图书采购等核心业务而忽视编目附加服务有关。

书商编目人员往往只注重完成工作量的进度，而不注重编目的质量。这是由于他们编目的工作往往是计件的，完成的数量多，收益就高。同时由于编目人员到馆加工，食宿等问题要自己解决，也增添了不少的压力。

书商编目人员的流动性较强，对编目工作熟悉程度不高。我馆在珠海本地的书店分多次现采过几批图书，他们每次分派来编目的人员都不一样，有些甚至是连编目系统都不会操作的新手，那些有经验的早已跳槽另谋高就，这对保证编目质量无疑带来了很大的挑战。

2.物理加工的质量问题

物理加工包括：盖馆藏章、贴磁条、贴条码、贴书标、贴书标保护膜。

由于我校图书馆的编目外包采用的是异地物理加工，馆藏章、磁条及条码都由书商贴好了再将书配送至图书馆，所以在之后的加工过程，就算发现有复本过多或者有其它质量问题的图书，也很难做退换处理，对购书经费造成一定浪费，也对流通造成影响。比如，我们在流通中曾经发现有些书中夹有永久性磁条，这些书由于在编目加工环节中没有被发现，因而根本无法退换，只能在发现后费力将永久性磁条剔除；也曾试过一整批书送至馆时发现，条形码竞印刷成了6位数（本馆使用的是7位数的条行码），这些书同样无法退换，虽然系统能够勉强兼容，却给日常流通及数据统计带来了不少困扰。

3.书目数据的质量问题

（1）书目数据不够标准规范

由于编目外包时书目数据是由书商用其系统先套录好再打包导入到我馆的系统，很难保证数据的标准性、规范性。对于部分无法套录需要到馆后原编的图书，由于编目人员的专业程度不高，其书目数据更难保证质量。

书目数据出现的问题主要是：带有多余的字段、缺少一些必备的字段（如著录必要的附注信息的3字段、著录丛书信息的2字段、著录其它题名信息，做必要检索点的5字段）、子字段著录不完整或著录错误、字段指示符错误，等等。

（2）分类标引、主题标引不规范

由于书商的编目人员对标引专业知识的缺乏，所以他们一般不会查阅中图法、主题词表这些工具书，只会参照在版编目数据进行著录，所以分类及主题标引不规范。

（3）馆藏信息录入不完整、不正确

馆藏信息的录入主要包括了批号、馆藏地点、复本数量、价格信息、装帧信息、馆藏条码等。

批号设置一般采用书商名称的大写字母加上年份及序号（如DY201101）。批号设置要有规律，方便统计以及打印书标。要避免出现因为漏设批号或批号错乱而造成无法提取书标的情况。

遇到精装的图书要注意修改装帧信息。图书的装帧信息一般分为平装及精装，默认的选择是平装，如遇到精装的图书则要求一一修改，往往会出现忘记修改的情况。建议将精装图书统一留到最后加工，此时只需将默认的选择设置为精装，就可省去一一修改的麻烦。

馆藏条码录入时也比较容易出错，会录入多余的字符或者少录，甚至把条码录到不相对应的书目数据下，而且错误比较隐蔽，在借阅时遇阻才会发现。这就要求编目人员在录入扫描时要留意核对，决不能想当然。

（4）索取号取号不符合中学图书馆的实际需求

书商的编目人员在录入905字段信息时，通常只是复制690字段的分类号，然后加“/”存盘生成种次号。但对于中学图书馆来说，这样取号未免太过详细，不利于排架、上架、找书等。

对于有多个分类号的情况，未能考虑本馆的专业特点、历史沿革、服务对象等实际情况，给出适当的选择。

（5）不仔细导致的著录问题

由于书商的编目人员对本馆系统缺乏了解，同时又不注重，所以容易将不同时间到馆的丛书、多卷书分散著录，给出不同的分类号，甚至对同一种书的不同复本给出不同分类号的情况也时有发生。例如，我馆新购买了《藏地密码.10》，编目时如果直接取新的种次号是不对的，应该先用题名进行，查出《藏地密码.1～9》所用的索取号，在其后区分卷册号即可。在我馆《藏地密码.10》的索取号应为I247.56/3110。

四、编目外包的质量控制策略

1.注重采购招标环节，选择有实力的书商

正所谓“采编”“采编”，两者经常合在一起说，可见“采”与“编”是密切关联的。采购招标的质量以及采访质量将直接影响到编目外包的质量。

在制作招标文件时，应对书商提供的编目外包服务提出详尽而具体的要求，如在其中加入“有编目专业人员资历证明”“套录数据要求国图或CALIS数据占90%以上”等条目，同时附上《物理加工细则》《本馆编目规则》《索取号取号规则》《规则》等本馆制定的编目规则。

在评标时，不能只考虑折扣价格因素，应该同时考量书商的编目实力等因素，选择综合实力比较强的书商。

2.全程跟踪，严密控制

由于书商的编目人员到馆加工的时间很短，少则一两天，多则一两周，所以要想保证编目外包的质量，本馆编目员必要全程跟踪严密控制。

（1）对书商编目人员进行培训

书商的编目人员到馆，一定要先进行培训，要让他们熟悉本馆系统使用方法，比如如何导入数据、如何、如何录入馆藏信息等。更重要的是，要让他们熟悉本馆的各项编目加工规则，并且严格按照规则执行。

(2)编目过程中进行实时监控

首先，现场监督很重要。在编目人员编目时，图书馆人员应在旁指导以及监督。

其次，除了现场面对面的跟踪监督之外，本馆编目员还可以通过登录系统页面，通过批号逐条查看书目及馆藏数据，做到同步审查，严密控制，及时发现问题，及时更正。这样不但能够了解编目进度，同时能够将一些犯错的苗头扼杀掉，避免造成大面积犯错而带来的麻烦。

在图书上架之前，还要对加工好的图书进行抽查，核对书目数据信息是否与图书实体相符合、书标是否无误等。

3.建立完善的数据审校、维护制度

书商编目人员撤走以后，因为新书马上就要进入流通环节，所以本馆编目员要及时对书目数据进行审校。此时可通过“审校数据批交送”的方式使书目数据迅速完成审校程序，可以上架流通。

之后要对数据进行定期修改维护。新书上架后的1~2周仍属于数据的维护期，需要逐条核对数据，发现问题及时解决。

对于在流通阶段发现的书目数据问题，要即时进行修改，不耽误图书的正常流通。

参考文献：

\[1\]李松妹.现代图书馆管理概论\[M\].北京：北京图书馆出版社，2007.

\[2\]陶荣湘.试论图书馆编目外包的质量控制\[J\].情报探索，2009，(07)：96.