网络办公系统

所谓办公，就是文件的制作、修改、传递、签订、保存、销毁、存档等一系列过程。多年以来，人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。但是，世界进入信息时代之后，这种传统的人工管理方式的弊病日显突出。比如，时效性差、容易出错，并难以应对信息社会的巨大挑战。因此，建立集约型、高效性工作方式不仅成了信息时代的要求，也是实现我国建设和谐社会宏伟目标重要途径。

传统办公方式的特点决定了部门内部及各部门之间彼此孤立。通常是某一部门独立运作一段时间后，将其工作结果移交下一部门作为其工作的依据。一旦该部门的工作出现错误，其下一部门就无法正常工作。出现这种现象的直接原因主要是员工之间、部门之间缺乏交流、文件在不同部门都有所囤积。另外，传统办公方式含有大量重复性劳动行为，这种程序的发生也是造成文件批量出错的原因。

为避免上述问题，计算机网络为高效办公、无纸化办公提供了良好的环境。

一、互联网的发展及网络办公方式的出现

长期以来，万维网为用户提供的是一种静态的、基于简单传输协议的实现方式。对于网络用户的期待而言，不具备交互能力的网页并无太大意义，也不可能对人类工作方式产生显著影响。直至ASP技术的出现，Internet才真正绽放活力。ASP技术的简单易用，使得其被网站编程开发人员中立即接受并迅速推广。网络呈现出动态性、智能性、友好性、交互性、个性等新特性。正因为这些变化，人们开始思考将网络用于办公领域，从而出现了OA(OfficeAutomation，办公自动化)这一全新概念。

二、网络办公系统的特点

以网络通讯为基础，通过先进的网络应用平台可以建设安全、可靠、开放、高效的网络办公系统。该系统为部门提供日常办公支持及综合信息服务，从而实现档案管理自动化和事务处理自动化；实现各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化；增强文书档案、人事档案、科技档案、财务档案的可管理性；实现信息的在线查询、借阅。

这种方式以电子文件为中心，使得电子化文件不在任何部门囤积，促使办公方式朝着“无纸化”方向转变。通过网络，文件既可以在不同部门间流动，也可以同时被多个部门处理。甚至可以实现在某一部门的监督指导下，由另一部门处理文件的特殊工作方式。

网络办公系统增强了各部门收发信息的时效能力。通过该系统，部门可以在第一时间内将通知传达到指定接收对象，该部门也能够及时得到接受者的反馈信息。任何时候出现问题或差错，相关人员都可利用该系统进行网络会议并及时解决。

网络办公系统实现了用户对电子文件的处理，如阅读文件、文件转移、删除文件等；用户可以方便、快捷地检索所需要的文件；用户也可以及时了解到部门工作安排、当前工作任务及要求、目前工作进度、注意事项等公共信息；用户可以及时与领导或其他部门沟通，解决难题或突发事件；部门主管为不同用户设置不同权限，用户在自己的权限内完成本职工作，很好地避免了责任纠纷。

网络办公系统的实施应注意以下五个方面：

1.可以实现部门内部文件的上载，依据权限由指定用户编辑、管理。

2.用户可以制定任意时段的工作计划，并可对以往计划进行查阅。

3.不同的用户拥有不同的权限。

4.部门员工之间通过BBS、网络会议等系统进行协作。

5.管理员实时备份各类文件。

三、实现技术的选择

就现在开发OA的技术来说，主要分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发；结合C/S结构和Web技术的复合应用程序；基于B/S结构的动态网页技术。通过B/S结构系统与OA的开发理念相结合完全满足了网络办公和移动办公的需求，也是现代办公自动化系统的首选技术。实现B/S结构的具体技术又包括JSP+J2EE、ASP+IIS、+Framework、PHP+Apache等。

建设网络办公系统的关键就是要依据不同部门的特点进行设计实施。不同部门的工作特点不同，因此要求的功能也不相同。制作一个囊括所有部门所有功能和要求的大系统对于日后部门调整和结构改组等变革显然是不利的。我们所希望的是能够量体裁衣地订制属于各部门的网络办公系统，即子系统。为子系统之间提供信息通道，使其构成层级模式。由主服务器负责协调工作，使其彼此交通进而成为具有完全功能的总网络办公系统。

由于ASP(ActiveServerPages)是一种未经编译的开放的实现技术。尤其将其结合VBScript脚本语言，其易学易用的程度已经使非IT行业的工作人员通过一定阶段的培训也可以掌握并很好的从事网站开发工作。所以，对员工进行相关网络技术的培训并选择用ASP+IIS+VBScript方式实现网络办公系统，就为日后对系统功能维护及小规模

更新提供了便捷的途径。已经被证明：由用户自己参与设计的工具将大大发挥作用。

四、应用举例

哈尔滨师范大学现已向网络办公迈出步伐。哈师大采用ASP、FrontPage2000、SQLServer2000为开发平台。使用Windows2000AdvanceServer结合Frontpage2000以及SQLServer2000作为工作环境，实现了传统办公方式向“无纸化”、“自动化”的网络办公方式的转变。

哈尔滨师范大学在网络办公系统的研制与开发活动中，积极总结经验、合理投入经费、培养人才、鼓励创新。现已将学生档案网络办公子系统、学生管理网络办公子系统、评奖评优网络办公子系统等五个项目投入使用，并收到良好效果。哈师大全面支持我国的现代化建设，为我国的教育事业实现现代化管理而不断努力。