如何办理装修施工现场签证

【摘要】 办理现场签证是一项策略性、技术性、经济性很强的工作。如何进行科学的实事求是的办理签证,达到既维护业主的利益,也不损害施工方的合法经济利益,是值得装修现场项目部研究的课题。

【关键词】 装修施工现场签证;设计变更;材料更换;工艺变更

装修施工现场签证是在装修工程项目施工过程中业主代表(甲方)、监理工程师、设计单位项目负责人、施工单位项目经理共同签署的用来证明一些特殊情况的书面文件。办理施工现场签证也是装修施工过程中发生频率最高的一项重要工作程序。作为装修施工企业,现场签证的办理工作的好坏,直接影响了施工企业的经济利益。现场签证单的重要作用在于其能作为工程结算的最终依据,和作为索赔、反索赔的重要依据。现场签证与工程招标文件、施工合同、施工图纸、设计变更(函)等均是工程结算的重要原始施工依据。

一、装修施工现场签证的发生和特点

装修施工现场签证有其产生的环境和条件。由于装修施工过程的复杂性和不确定性,以及使用方的较大的可变性和不可预见性,造成现场签证往往不可避免。现场签证实质上是为了记录出现在施工过程中,现场不得不发生的各项工程量及费用和工期的变更事实。这种变更的内容,往往不在招标文件、施工合同、施工图纸、施工组织设计、定额预算等先前约定的范畴之内。它可能是由甲方、乙方、设计方或监理方根据现场实际情况提出来的,并得到了甲、乙、设计、监理等四方合签盖章的书面证明文件,这个书面文件就被称为现场签证单。有的项目工程还需现场跟踪审计单位签字盖章;有的现场签证单是甲方通过联系函或变更函发给施工方,施工方依据函件内容结合实际工作量,按定额或结合市场行情对此项进行全费用报价,后呈报甲方、监理确认转变为现场签证;有的是监理、建设或设计方的变更发出,引起施工方产生的现场签证。最后就是施工单位自己根据各种现场实际与招投标文件合同、图纸等对照,发现不在其范围内的增加工作量以及市场材料价格的变动等方面提出来要求进行的现场签证。

显而易见,前两项对施工方来说可视为甲方主动现场签证,易办;后一项就是乙方被动现场签证,难办。作为装饰施工企业,现场签证的办理有其可寻的方式方法。虽然办理现场签证“难”,这里的“难”至少有其两点:第一点就是最直接的表面的,监理、甲方签字难;第二点就是施工项目自己把握难。往往受业务技术水平所限,没有控制好,要么没有发现漏报漏签,或是少办少签,或是没有合理依据,甲方、监理拒签,或是该办该签而理由不足、书面表达不清等原因而无法办理签证。办理现场签证是一项智慧型的工作,与当事人的专业水平、方法和项目经理的管理水平有很大的关系。

二、装修施工现场签证的分类及经济分析

现场签证常分为两大类,一类为经济签证,另一类为工期签证。其中经济类签证包括:(1)工作量签证;(2)价格签证;(3)工作量*价格签证。工期类签证则为非施工单位原因造成的工期拖延,如社会性的停电、停水,不可抗拒性的气候因素。在实际工作中,经济类签证在装饰施工过程中占全部现场签证总价的95%以上。以下内容适合经济类签证:

1.设计变更。无论是甲方、设计方或是乙方的合理建议且征得甲方、监理方认可的施工方案和新增的工序的设计变更均可以办理现场签证。

2.材料更换。因甲方要求变更主材;或因市场价格的波动,先前施工预算的材料价格偏低,施工方要求重新签证该材料价格;或在不突破原预算的价格内经甲方同意,可更换与之相等品质的材料,均可重新办理现场材料的单价签证。

3.方案(工艺)的变更。在施工过程中,在执行该方案的同时,因甲方的特殊要求,或为达到更高的标准和效果需增加一道、二道原方案没有的工序,此时施工方可以办理增加了该工序所需的劳动力、材料、机械等费用的现场签证。这类型的签证是隐蔽型,甲方往往用工程联系函来要求施工方满足他们的要求和愿望。字里行间看不见一分钱,但施工方会为一个联系函付出大量的人力和物力。例如某四星级酒店卫生间地面铺米黄大理石材,且石材背后没有做抗碱封闭防护,甲方来函要求施工方先将石材背后刷防渗透封闭剂后,再用高标号的白泥水开浆铺贴。此例需办理现场签证的内容有:(1)增加一道施工工序(刷封闭剂);(2)材料的变更(普通水泥更换为高标号的白水泥);(3)二次搬运费(刷封闭剂时对石材的搬运);(4)材料价格的签证(封闭剂、白水泥)。

4.零星用工、零星工程。这类常见型,不必细谈,装修现场签证对整个工程的经济核算会产生影响,它是一把双刃剑,既能影响甲方的投资、也能影响施工方的经济效益。装修施工方通过不同的现场签证,可以导致工程总价增高、利润增高,也可以使总价不变或变小,但利润仍会增高。例如某办公楼原会议室地面为地面砖,后甲方要求改为铺木地板。材料的价格变高,管理费提高,导致利润也增高,其中预算中地面砖的综合单价为128元/m2,木地板的综合单价为158元/m2。地砖改为地板,从施工方来讲,剔除去了人工费、水泥砂浆费、上楼搬运费及辅材等费用(地板一般由厂家负责安装)。可见材料单价变高,总价增加,利润相应也会增高。又例如某办公楼工程原设计的大厅、会议室等重点部位的吊顶均为铝单板吊顶。因市场材料涨价,施工方采购不了,甲方要求控制总价,经协商将铝单板改为铝塑板,总价变低了,经过双方办理现场材料签证,施工方的利润,反比以前提高了。

三、如何科学的办理装修施工现场签证和注意事项

办理现场签证是一项策略性、技术性、经济性很强的工作。如何进行科学的实事求是的办理签证,达到既维护业主的利益,也不损害施工方的合法经济利益,是值得装修现场项目部共同研究的课题。有三方面的要求:第一方面要求业主代表自身必须具备丰富装修工程建设的实践经验,掌握相应的合同管理能力,能制定预控措施,尽量避免和减少签证办理;第二方面要求监理方加强自身觉悟和专业技术知识的实际运用能力,同时对待施工方提出的现场签证,要及时跟踪、公平、公正审核。要优化工序,科学的预见控制成本,提高成效,减少现场签证;第三方面要求施工方首先要思想品行端正,要为业主利益着想,不能损害业主的利益,更不能忽视“安全第一”、“质量第一的目标”,挖空心思来办理签证,同时施工方也应具有丰富的实践经验,科学的眼光、敏锐的思维,去发现漏报少报的项目,提出每一个该签的现场签证,尽最大努力争取本企业的经济利益。办理装修现场签证还应注意的事项:

1.现在签证单有其时效性,虽然不像索赔那样有具体的时间限制,但是错过了办理签证的最好时机,就会带来不必要的麻烦。可能因工作量无法复核,材料价格随市场的波动而产生对甲乙双方都不利的因素。即便是补办,时过境迁,也不一定办理得内容全面和完善,导致监理、甲方少签或拒签,势必对施工方造成不必要的经济损失。

2.现场签证的收集与管理同样重要。在一个装修工程完工时,要整理收集竣工资料,而结算资料是竣工资料一个重要组成部分。现场签证是结算资料的重要资料之一,现场签证有其时效性,要以发生事情时间先后为顺序,按贯标的方式统一编号,整理归档,由现场综合员保管。为了避免遗失,一般情况下,每张签证单均一式四份,原件留存在施工单位。在收集的过程中一定要认真阅读理解甲方来函的每个文件,包括工程联系函、监理例会纪要、图纸答疑、现场口头协调书面文件、隐蔽记录等涉及经济内容的书面文件,都要整理出来,与所有结算资料合订成册并按规范报入工程结算。

装修现场签证办理过程中人为因素多,可能引起的争议大,直接影响甲乙双方的工程造价。作为施工方一定要掌握科学的装修现场签证的办理策略和技巧,认真维护自身企业的合理经济利益。