中美企业档案工作比较

我国企业档案工作起步较晚，特别是目前我国企业正处于改革阶段，企业档案工作也面临着重大挑战。而美国是工业化发达的国家，其企业档案工作有许多特点。本文试图通过两国企业档案工作的比较，希望对我国企业档案工作的发展和完善有所启示。

由于中美两国社会制度不同，经济发展水平不同，因此企业档案管理也就存在差异。

企业档案管理体制

在我国，企业档案工作实行集中统一管理，国家档案行政管理部门对全国企业档案工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各专业主管部门负责管理本行业的企业档案工作，地方各级档案行政管理部门负责管理本地区的企业档案工作，结合本地区特点进行组织协调。这种管理体制使得企业档案部门之间的联系和交流主要是以行政性为主，体现出纵向管理的特征，其指导和领导色彩较浓，以行业为中心的企业档案部门之间的联系较为紧密，而跨行业的企业档案管理部门之间的交流却很少。

美国企业档案管理体制属于分散式管理，联邦政府档案机构对企业档案工作没有指导和监督的权力，全国企业档案工作没有统一的管理体系、管理要求和标准，企业档案业务管理活动灵活性较大，企业档案管理完全是企业自身的事情，只要在法律许可的范围内，企业可以根据实际需要自主管理和处置自己的档案，其他机构和个人无权干涉，但是这种随意性也给企业档案工作的持续稳定发展带来一定困难，所以，在全美档案工作者协会自发设立了企业档案工作处，每年不定期召开企业档案工作会议，交流经验，相互促进，加强企业间档案工作的联系，因此，档案工作者协会的纽带作用就显得尤为突出。

可以看出，中美两国企业档案工作管理体制各有利弊。我国企业档案实行集中式管理，有利于档案的规范管理，但由于受传统计划经济体制的影响，档案行政管理部门在履行其对企业档案工作的指导和监督职责时，往往对企业档案工作干预过多，使得企业档案管理业务活动灵活性较小，受到的约束较大，发展放不开手脚；而且企业档案部门之间的经验交流也较少。随着社会主义市场经济体制和现代企业制度的建立，企业档案部门之间的自发交流、多方位、多层次的交流会越来越多，我国应大胆借鉴美国经验，吸取其积极的一面，为企业档案部门之间的交流创造条件，如建立民间档案交流协会，吸纳企业档案工作者加入，以定期开会等形式促进企业档案工作者之间的交流。

企业档案具体管理环节

1．收集：美国由于实行分散管理体制，企业档案收集工作完全在于企业自身的重视。企业档案机构一般是历史-档案型，其职责除了负责管理企业档案外，主要是研究企业发展史，这就使得企业档案的收集工作主要着眼于通过多种渠道从社会上收集与企业发展相关的档案资料，同时也导致企业文件管理和档案管理的脱节，档案部门只有保管档案之职，没有管理和监督文件归档之责，因此文件收集难是美国企业档案工作面临的较为棘手的问题。相比之下，我国企业文件管理和档案管理之间的结合相对紧密，由于有统一的规章制度，企业档案部门可以依照规定进行各种文件的收集工作，从制度上保证文件转化为档案的渠道畅通无阻，这是我国企业档案工作的优势，应当坚持；但是我国企业档案部门在拓展收集渠道，从社会上征集与本企业历史文化相关的档案资料方面做得很不够。

2．整理与鉴定：美国企业档案的整理没有统一的分类规则，各企业依据自己的实际情况设置相应的档案分类类目，整理以充分尊重文件形成的自然状态为前提，比较注重简明实用，不强求外观上的整齐划一，档案的具体整理工作大多临时雇佣人员来进行。他们也十分注重档案的鉴定，企业一般都编制自己的文件保管期限表，根据档案价值的不同"区别对待"。对具有长期保存价值的文件十分重视，而对价值不大的文件仍放在文件箱中，不再进行整理。在我国，企业档案的整理比较追求整齐划一，在行业内编制统一的档案分类方案，实行统一的分类代号，档案工作大部分时间用于档案的分类整理。企业档案的鉴定主要依据企业档案保管期限表进行，企业依据国家通用保管期限表、专门保管期限表和专业保管期限表结合本单位实际情况制定本企业的档案保管期限表，这种做法应当保持。美国企业在档案整理方面的做法值得我们很好地借鉴。企业追求的是效益和效率，对信息服务的时效性要求越来越高，随着企业信息化进程的加快，简化文件归档整理要求，制订比较实用的整理程序将是当务之急。

3．提供利用：美国经济发达，因而企业档案管理现代化程度较高，计算机技术在档案部门应用很广，档案利用基本上实现了自动化检索。我国现代化起步较晚，计算机技术仅仅在一部分企业得到应用。随着经济的发展，企业档案管理现代化程度正在逐步提高。在对外提供利用方面二者有着相同之处，都奉行谨慎对外原则。美国尤其强调这一点，以免发生有损企业竞争力的事件，特别是对新闻界。另外，二者都比较注重利用档案维护企业权益、树立企业形象、扩大企业影响。随着市场经济体制的建立，企业在保护自身利益和信息披露方面，将有更严格的要求。近年来，我国企业机密泄漏事件时有发生，因此企业档案工作要不断完善相关制度，加强对企业自身利益的保护。

企业档案的归宿和最终流向

这里所说的企业档案的归宿和流向主要是指企业停顿破产后没有被重组、兼并、购买改造、拍卖而滞存的档案的流向问题。

在我国，企业停顿破产后档案的处置基本上是根据1997年制订的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定的原则进行的。企业破产后，属产权范畴的档案随档案所有者的变更而转移，暂无去处的档案要移交给企业上级主管部门或地方综合档案馆保管。尽管《暂行办法》已经出台，仍有一些行业主管部门不知道这一规定或者有些档案行政管理部门没有积极主动地接收档案，加上企业自身的档案管理混乱等，造成了破产企业档案的大量流失。另外，这一办法仅仅是针对国有企业而言的，非国有企业停顿后档案的处置和流向基本上还处于空白状态，许多企业档案由于未能得到妥善处置而流失严重。因此，企业档案的归宿和流向已成为一个较为严重和亟待解决的问题。

在美国，企业停顿破产以后，其档案一般由公共性保存机构（如大学和历史学会）保管。由大学和历史学会主动收集保管企业档案的传统由来已久，"事实上，在美国第一个企业档案馆建立之前，大学和历史学会已经收集了十多年的企业文件。1916年，哈佛大学率先系统收集企业文件，不久，其他大学也效仿了这种做法。"在经济不景气或者企业档案馆由于节省开支的需要不得不停办档案馆的情况下，企业"并没有消极地将企业的文件束之高阁或者全部销毁，而是明智地将之转送给公共性的保存机构，如高等院校图书馆或历史学会。"

在国有企业档案的归宿和流向问题上，我国档案行政管理部门积极介入并制订相关的管理办法是我们的优势，而对非国有企业档案归宿和流向的处置，美国的做法值得我们借鉴。把企业停顿后"无家可归"的档案通过一定的方式转送给公共保存机构，既能使企业档案得到妥善保管，又有利于企业档案的开发利用。当然，双方要签订严密的协议，以免引起不必要的纠纷。

企业档案的寄存

在我国，企业把自己的档案交给档案中介机构（"寄存中心"、"档案事务所"，名称不一）代为保管的现象是近年来才出现的，可以说，企业档案保管逐步社会化是市场经济发展到一定阶段的必然产物。深圳市档案寄存中心的建立首开了我国企业档案寄存服务的先河，其建立的初衷就是为不愿或无力建立档案室自己管理档案的企业提供一个有效的档案保管途径，目前已取得一定成效。

在美国，企业档案寄存服务已十分普遍。商业性文件中心就是由私人创办的以赢利为目的的寄存机构，配备有现代化的文件存贮设施，专门为企业提供档案寄存服务，尤其可为新型载体文件提供良好保管条件。可以说，美国商业性文件中心的运作是完全市场化的，它的发展已经比较成熟和完善。

与美国相比，我国企业档案寄存服务还处于初级阶段，它既不是行政意义上的寄存机构，也非完全意义上的商业性寄存机构。同时，档案寄存服务还处于探索时期，难免会有这样那样的不足，我们要积极借鉴美国的经验，使档案寄存服务逐步规范化、市场化。

参考文献：

[1] Susan C．Box． Business archives in the United States Marketing in a changing environment．Janus．1997（1）．

[2]肖永英．美国企业档案馆的发展：在竞争中求生存．北京档案．1999（8）．

[3]宫晓东主编．企业档案管理学．高等教育出版社．1999年第一版．

[4]沈丽华，张永慧．美国企业档案工作巡礼．档案学通讯．1994（2）．

[5]张永慧，尚真．赴美考察企业档案工作的启示与思考．档案学通讯． 2000（2）．

（作者单位：中国人民大学档案学院2001研 100872）