档案利用服务的理论与实践新探

【摘 要】本文解释档案利用服务的涵义；明确档案利用服务理论与实践的作用；介绍开放档案的要求、措施。

【关键词】档案利用服务；理论；实践

档案的利用服务是档案工作的根本目的。提供档案更好地为社会主义事业服务，是我们每一个档案工作者的最终目标。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是秉承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。

由于档案利用工作是档案工作为社会服务的体现者，这就突出要求档案利用工作必须有为社会主义物质文明和精神文明建设服务的明确方向。开展档案利用工作，在明确服务方向的同时，还必须树立坚定的服务思想和良好的服务态度，才能做好档案利用工作。因此，档案部门在利用工作中是否积极主动，对于能否充分发挥档案的效益和利用者得益大小，往往起着很大的作用。这一特点，要求档案工作者具有主动精神，必须积极主动地开展利用，使服务工作处于最佳状态。

档案利用工作的开展，一般是由两种因素决定的：一方面是社会上各项工作需要利用某些档案；另一方面是档案馆保存有这方面的档案可供利用。熟悉档案，主要指熟悉馆藏档案的成分、内容和数量以及存放的库架位置，熟悉每一个全宗的形成和整理状况以及全宗与全宗之间的有机联系，并且熟悉各全宗档案的利用价值。了解档案利用的需要，就是做好利用工作的预测工作。各行各业对档案利用的需要是多方面的，不同时期、不同任务，对档案的需要也有所不同。熟悉档案和了解需要之间是彼此联系和互相促进的。

档案馆提供档案为社会主义事业服务的方式有以下几种：以档案原件提供利用；以档案复制品提供利用；综合档案内容编写书面资料提供利用服务等。其中制发档案复制本、制发档案证明、参考咨询是档案工作者向档案利用者提供人档案信息及有关情报的重要服务工作：

档案复制本，可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。副本，反映档案原件的所有组成部分，摘录，只选取文件某些部分。复制方法大体可分为手抄、打字、印刷以及摄影、复印等。

制发档案证明是档案馆根据机关、固体或个人的询问和申请，为了核查某种事实在本馆保存的档案中有关的记载而编写的书面证明材料。制发档案证明是一项政治性很强的工件，对申请书的审查和档案证明的编写，都必须严肃认真地对待。

档案馆的参考咨询工作，是档案工作人员以根据档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作。参考咨询的范围，包括两部分：解答咨询，通过口头或书面等形式，答复询问；协助检索，指导利用者使用工具，为查找馆藏档案资料提供新的线索。广大利用工作者在利用档案的过程中，可能遇到许多疑难问题，要求档案人员帮助解决。利用者提出的问题多种多样，有的要询问查找某一事实、某个专题的档案材料或其检索途径，有的要求介绍馆藏档案与检索工具的使用方法，有的要求解答与档案有关的名词、术语，有的要求扩大研究课题材料的查找线索等。答复咨询的过程，就是分析和解决问题的过程。咨询工作一般按下列程序进行：接受咨询问题；接受咨询时，首先要审明咨询的目的、内容、范围和要求的深度广度，以便确定检索途径和咨询方式，特别要结合审题，明确本馆（室）有无咨询依据和承担咨询的条件。对利用者在借阅档案过程中提出的问题，较简单的有把握的则立即回答，或借助于检索工具和有关材料，短时间内予以解决。问题复杂和困难的，记录下来研究后再予答复，接待咨询要求热情认真，解答翔实。凡是重要的有长远参考的，或者可能重复出现与解答不了的咨询问题，都应作完整的记载，包括各种原始记录、解答咨询的过程、最后结果等。咨询档案对于全面掌握咨询情况，总结经验，改进工作，探索规律都有重要意义，是一种有参考价值的材料，应该持久地连续积累和发挥它的效益。

开放档案对提高档案的利用服务具有十分重要的作用。开放档案有其实践、理论、法律等方面的依据。开放档案是适应新的历史时期客观形势的需要，也是档案馆自身工作发展的规律，这对我国社会进步和档案事业都有重要的意义。开放档案是强化“开发利用档案信息资源，服务四化建设”的新方针，有利于政治民主化和繁荣科学文化的一项新政策；开放档案是档案管理的一项重大改革，对于档案馆事业的发展具有深远的影响。

开放档案是新时期赋予档案工作的一项光荣而又艰巨的任务，是我国档案馆事业发展的新开端，它向档案工作者提出了更高的要求，必须付诸相应的措施：一是正确处理档案开放与保密的关系，明确开放档案的范围。二是做好基础工作，为开放档案创造必要条件；必须把开放档案工作和各项业务建设密切结合起来，以开放档案推动和促进档案的收集、整理、完善检索体系等各项基础工作，为开放利用档案创造良好的条件。三是建立和健全开放档案的规章制度；由于档案是档案馆一项严肃而细致的工作，所以必须有严密的制度保证。

开放档案对于全面掌握咨询情况，总结经验，改进工作，探索规律都有重要意义，是一种有参考价值的材料，应该持久地连续积累和发挥它的效益，更好地为档案利用者提供优质的服务，充分发挥档案的社会作用，更好为社会服务。