实物档案登记新探

摘要：实物档案都是以物的形态呈现，很多信息不能在实物本体上直观体现，需要借助于文字、图表、声像等符号形式才能释放出来，所以实物档案登记不能仅依靠实物档案目录，还应该以一物一表的形式详细登记实物档案的形成信息、本体属性信息、管理信息、利用信息及其他各种有用信息，这样才能符合实物档案的管理和利用需要。

关键词：实物档案藏品档案档案登记

上世纪八九十年代以后，我国各地档案部门纷纷开始将实物列为新兴档案门类，要求各机关档案室系统收集和保管本单位工作中形成的、具有保存和利用价值的各类实物。这些实物同其他档案互为补充，使得单位的历史记录更加全面系统，其形象生动直观的特性更在宣传教育、文化传承等活动中发挥出得天独厚的优势。但是就现有情况看，由于工作开展时间短，缺乏管理经验，我国实物档案管理工作普遍比较薄弱，其中一个突出表现就是实物档案登记只有实物档案目录一种形式，登记项目只有编号、名称、日期、形成者等少数几个，既无法满足保管和利用工作的需要，又无法全面体现和保全实物档案的价值。

笔者认为，实物档案是档案的大家族中比较特殊的一类，它是以物的形态呈现，很多信息不能在实物本体上直观体现，需要借助于文字、图表、声像等符号形式才能释放出来，所以应该从其特点出发，认真研究实物档案的信息采集和登记工作。

一、从实物档案的特点看信息采集要求

第一，实物档案虽然也是单位社会活动的历史真实记录和见证，却不是惯常的文字、图表、声像等符号形式的记录，其形成信息和来源信息等并没有直接在该物上体现，所以在发挥依据、凭证、宣传等作用时，必须要借助文字说明等辅助形式才能显现价值和释放内含信息。例如，因某项活动获得的奖杯、锦旗，受赠的书画、礼品、题字，及其他有重要纪念意义和保存价值的物品，如果没有配之以相关情况说明，则信息不完整，价值无从体现。

第二，很多实物档案除具备一般档案价值以外，纪念价值和情感价值更为突出，在宣传教育、文化传承、组织文化建设等活动中可以发挥重要作用。一块老牌匾、一台老设备、一枚徽章……，往往会使后来的睹物者产生感慨、共鸣、回味、崇敬等多种情绪，这也是档案部门收集实物档案的一个重要原因。所以，当年形成的历史事件背景及其他相关情况越详细，越能保全甚至增加这些实物档案的价值。

第三，实物档案种类繁多，载体多样，形式规格各异，因此要求有不同的保管环境和保管手段。例如，不同活动获得的奖杯奖状，可能会大小不同、形状不同、质地不同，同样的情况在书画、艺术品、牌匾、证章等其他类别也很普遍，这是实物档案保管工作中的一个难题。工作人员必须要详细掌握每件物品的物理属性和自然状况，才能分门别类地施之以得当的保管措施。

第四，实物比文字更加形象直观，在提供利用时，往往以展览陈列为主要形式，其中不少还会被长期借出展览陈列。从好的方面说，展览陈列使实物档案的价值得到了很好的体现，发挥出其应有的作用，有时甚至会因一些较高规格的利用活动增添新的价值；从不利的方面说，它加大了档案部门对实物档案管控的难度，一些实物档案容易由于材质脆弱、展室条件简陋、陈列摆放位置失当等原因受损甚至丢失，轻则降低实物档案的价值，重则带来无法弥补的损失。出于安全考虑，档案部门不仅要掌握其借出和退还情况，还要随时掌握其在展览陈列时发生的各种情况。

第五，实物档案往往是在一些重要活动中形成的，同时产生的可能还会有文书、音像等多种形式的档案，但由于实物档案载体形式多样，形制规格差异大，馆（室）收进后要分门别类分区存放，一些实物之间的关联容易就此被割裂，例如，因某次活动同时获得的奖状、奖杯、锦旗，会根据档案分类和不同的保管条件要求，保存在不同柜架，而且与之相关的文件、音像等档案甚至可能会分处于不同的库房。只有掌握并建立起实物档案之间、实物档案同其他档案之间的关联信息，才能为今后的查找和利用工作提供便利。

所以，只有实物档案登记中能够完整体现上述信息，才能真正发挥出应有的作用。

二、实物档案登记的主要内容

从上文分析中可以看出，实物档案与其他档案有很大的不同，每一件实物档案的形成信息、本体信息、保管信息、关联信息、利用信息等都会对实物档案的价值产生直接影响，并在保管提供利用时发挥重要作用。具体来说，实物档案应该登记以下内容：

（一）实物档案的形成信息

除形成时间、形成者、物品名称、保管期限等一般信息外，还需要详细登记其来源、形成者基本情况、形成背景、使用情况等信息。一些从社会征集接收来的实物，还需要有鉴定和考证信息。这些对于判断和了解实物档案的价值具有重要作用，也是今后提供利用时所必须的信息。

（二）实物档案的本体信息

如实物档案的质地、形状、形态特征、规格尺寸、颜色、完好程度、上面的文字图案等，是实物档案整理和保管工作的重要依据，一些难以用文字准确描述的信息，则还需要用照片的形式补充。

（三）实物档案的保管和利用信息

主要包括档案的存放位置（可以通过编号体现）、保护等级、保存条件、历次维护记录、受损情况、修复情况、仿制复制情况、借出退还情况、利用情况等。

（四）实物档案与其他档案的关联信息

主要是该件实物档案与其他实物、文书档案、音像档案、数字档案等其他相关档案之间的关联，一般是采用参见号（或称互见号）的方式来体现。

《实物档案目录》中的主要项目

以上内容和项目基本可以涵盖实物档案从收进、整理、鉴定、保管、利用等各方面的情况，但由于各单位实物档案种类不尽相同，可以根据本单位实物档案情况做具体调整。

三、实物档案登记的具体形式

如果要全面记录上述内容，明显不能再仅仅是实物档案目录那样一件一行（条）简单登记的形式，必须是一件一表才可以，具体来说，应该是实物档案登记表与实务档案目录二者的组合。这一想法的提出，是受到了文物部门藏品登记表的启发。

实物在档案部门和文物部门都存在，只不过在档案部门保存的是本单位活动中形成的具有保存和利用价值的实物，被称为“实物档案”；在文物部门保存的是具有历史、艺术或科学价值的实物，被称为“藏品”。一般来说，二者在价值取向、收集方式和范围等方面有很多不同，但由于同样是对“物”进行管理，所以在保管和管理上却应该是相通的，而且文物部门在保管“物”的方面比档案部门历史长、经验多，非常值得借鉴学习。

文物藏品登记表是对藏品信息的文字记录，按照文物管理部门的要求，每一件藏品都要有一个单独的登记表，通过诸多内容登记来保证藏品信息的完整性、准确性和规范性。2009年国家文物局颁布《文物藏品档案规范》（WW/T0020-2008）中的藏品登记表设计选择了涵盖文物藏品指标体系核心指标内容的58个指标项，从文物藏品本体属性信息、文物藏品管理工作信息、文物藏品研究利用信息、文物藏品保护修复信息四个方面进行信息组织，登记表页码长达六页之多，而且还可以视情况需要另外加页。

实物档案需要登记的信息未必有如此之多，但文物藏品登记表这种一物一表的形式完全适用于实物档案，档案部门可在其信息框架基础上设计符合档案管理需要的《实物档案登记表》，详细记录每件实物档案的形成信息、本体信息、保管信息、关联信息和利用信息。

这样，既能全面体现和保全实物档案的价值，又能满足保管和今后利用工作的需要。而且从长远考虑，现在档案部门保存的一些重要实物档案很可能会在将来某一天因其所具有历史、艺术和科学价值转化为文物，现在参照文物藏品登记的方式对实物档案进行登记，还有利于未来二者的对接。

综上所述，从实物档案的特点出发，档案部门应该以实物档案目录为日常利用的检索工具，以《实物档案登记表》实行一物一表登记，全面记录相关实物的各种信息，以切实满足管理和利用需要。

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