医院人事档案管理信息化建设探索

【摘要】作为各企事业单位人事管理的基础性内容，人事档案涵盖管理对象个人身份、学历以及工作经历等相关内容，是个人成长与发展的重要记录，在职称评定、社会保障等方面发挥着重要的作用。在当前信息化技术不断发展的时代背景下，人事档案管理工作信息化建设成为了大势所趋，通过计算机和互联网的应用，能够摆脱以往纸质档案管理工作存储、调用、文件送达等方面效率不高的限制，适应当前时展的现实需求，促进相关行业人事档案管理信息化技术应用与改革实效性的不断提升。本文探讨了新形势下医院人事档案管理信息化建设的相关内容，旨在提供一定的参考与借鉴。

【关键词】医院；人事档案管理；信息化

现阶段，在我国各等级医院的人事组织工作中，人事档案管理发挥着重要的影响，为医院人才录用、岗位分配以及职称评定等系列工作提供了重要的信息支持。人事档案是对档案拥有者一定时期内，个人学习生活工作经历的全面反映，医院人事组织部门通过调阅人事档案就能从整体上了解工作人员的过往经历以及现实状况，从而展开相关的人事管理工作，科学配置人力资源，充分发挥每名医务人员以及医院管理者的才干能力。在我国医疗机构改革日渐深入的背景下，信息化技术与医院人事档案管理工作的全面整合具有重要的现实意义，各级医院应从自身实际情况出发，深入挖掘开拓信息化资源，全面提升医院人事档案管理信息化建设提水平。

1医院人事档案管理信息化建设的内涵

1.1人事档案信息化的定义

人事档案信息化是在当前计算机科学技术、信息网络技术以及数据库技术实际应用水平不断提升，系统整合逐渐成熟背景下应运而生的档案管理模式。人事档案信息化将既有档案内容以数字信息化的形式进行记录储存，通过数据库进行集中管理，能够在授权下通过网络接口在网络平台上进行查阅调用，具有较高的人事档案管理效率与资源共享水平[1]。

1.2医院人事档案管理信息化建设的内涵

（1）人事档案是医院开展人事组织工作的前提条件，在人事决策、预测、管理中有着突出的作用，应用信息化技术执行人事档案管理能够有效提高人事管理工作水平，将人事档案信息资源的作用发挥到最大。（2）应用人事档案管理信息化管理模式，医院能够依托现有数字化软硬件资源，完成人事管理信息的录入、处理、储存以及查询调用等系列工作，系统化整合后的人事管理系统能够降低人事档案管理工作量，并将新产生的人事信息进行及时的登录，人事管理工作的时效性大大提升。（3）信息数字化的医院人事档案资源，易于保存与传输，摆脱了传统纸质档案信息资源的磨损、遗失以及调用投递不便的诸多问题。同时，信息化管理能够通过系统加密以及授权访问等形式，维持资料内容的保密性。因此，人事档案使用的完整性、安全性以及便捷性水平得到了有效的提升。（4）无纸化办公是当前企事业单位强调的办公管理模式，在医院人事档案管理中应用数字信息化技术能够减少纸张的用量，U盘、移动硬盘、云储存等系列工具的具有可重复利用特点，能够有效降低医院人事管理工作办公成本投入。

2医院人事档案信息化管理存在的问题及原因

尽管在国家和当地政府的支持下，我国众多医院都展开了信息化建设，在人事档案信息化管理工作取得了理想的实际效果，但在部分环节中仍然因为经验不足或方法偏差而形成了一些问题，制约着医院人事档案信息化管理建设水平的进一步提升。具体包括以下几个方面：

2.1人事档案信息化管理缺乏长远发展规划

发展规划是实现人事档案信息化建设目标的基础，离开了科学长远的发展规划，医院在人事档案信息化管理建设中就难以从医院实际情况出发，充分调动资金、技术、人力以及政策资源，信息化管理制度与意识也无法与时俱进满足现实需求。从图1可以看出，当前我国实施信息化发展建设的医院，进行了全面信息化规划的比例占到了41.23%，制定一定水平发展规划但不全面的也占到了34.56%，就整体而言，规划比例还是相当高的。然而，在实际调查中发现，这部分制定了相对全面规划的多为高水平医院，在资金投入、软硬件建设水平等方面有着明显的优势，信息化技术与医院现有医护、管理工作的整合已经相对成熟，信息化建设基础环节业已完成，发展速度相对不高[2]。而其他发展规划制定不理想的医院，则正是信息化建设水平滞后，人事档案资料管理工作效率较低的这些医院。这些医院急需借力信息化建设发展，实现自身医护、管理水平的全面提升，但这些医院并未将信息化建设工作落到实处，在发展规划制定阶段就未能打下建设的基础，信息化建设工作的方向和执行方案相对模糊，信息化水平的提升成为了空中楼阁。

2.2重视程度不够、资金投入有限

人事档案信息化是近些年来逐步形成并成熟的管理理念与技术方法，实现高水平的数字信息化档案管理需要从管理意识观念上进行变革，充分认识到档案管理工作的重要性，认识到信息技术能够带来的现实利好，从而拓展医院现有技术条件与信息资展开系统化的信息建设。在实际调查中发现，由于重视程度不够，资金投入不足已经成为了限制医院人事档案信息化工作的重要因素，统计结果见图2。众所周知，医院信息化建设所必须的条件就是相应网络构建与信息终端软硬件等方面的建设资金投入。而人事档案信息管理工作与医院医护工作相比，处于相对次要的地位，部分医院在拥有信息化建设资金时，往往会优先选择投入在病患诊治、医药管理等部门之中，而人事档案部门能获得的资金则少之又少，信息化建设始终无法得到保障。另外，除了信息化建设环节需要资金支持外，医院人事档案信息化管理中的运营维护工作同样需要一定的人力物力投入，部分医院则认为有软硬件和网络就算完成了信息化建设，却没有意识到在缺少维护的条件下既有的软硬件难以发挥应有的作用，甚至存在档案信息安全的隐患。

2.3人事档案信息化建设标准化、规范化程度低

医院人事档案管理信息化除了要在医院内部建立局域网络和信息数据库外，其目标也在于将医院人事信息接入互联网，实现与医疗行业整个信息化管理体系的全面对接。而这些人事档案信息在录入、传输、调用的过程中，最为重要的基础就是信息的标准化与统一性。图3为医院信息化部门业务范围汇总。由图3可看出，在当前的医院人事档案信息化建设工作中，信息化部门的业务诉求集中在运维规范化上，占比为82.99%，这证明了在人事档案信息化管理工作中实现统一化、标准化的紧迫性。在实际调查中发现，人事档案管理信息化标准建设问题，使得档案管理工作中的相关电子文档难以归档并进行一致性的调用，搜索查阅过程中出现乱码或无法访问的问题较多[3]。另外，针对医院人事档案信息化建设的相关指导性要求也存在着一定的通用性与统一性问题，不同医院在信息化建设过程中各自为政，难以实现协调性的对接与高效的资源综合利用。

2.4人员素质不高、缺少复合型人才

在医院信息化建设中仅仅完成软硬件投入和档案信息管理标准化是不够的，离开了具体人员的有力执行，工作质量也无法保证。在实际调查中发现，在众多医院中档案管理部门处于次要地位，在岗位设置和人员安排上面未经过认真的研究分析，使得档案管理信息化软件系统难以发挥出应有的效力。其中较为突出的问题是在人事档案管理岗位上的都是一些年龄较大的医院人员，档案信息化系统学习与应用过程中的效率不高。同时这部分人员档案信息管理知识结构不甚合理，往往并不是专业的档案管理专业人才，只是其他后勤或行政部门中转岗来负责档案信息管理工作的，其档案管理工作已经不够专精，更不要谈去适应需要档案管理与信息化技术能力综合应用的医院人事档案信息化管理工作了。

3新形势下医院人事档案管理信息化建设探究

3.1树立信息化人事档案管理意识，完善医院人事档案管理制度建设

在进行医院档案管理信息化建设的过程中，首要工作就是提升管理人员对于档案工作的重视程度，树立信息化管理理念，进一步制定符合医院实际需求的信息化建设制度。因此，医院管理部门应结合政策资金和既有信息化建设资源，制定科学的长期和短期发展规划，将医院人事档案管理信息化建设工作落到实处。同时，具体的执行过程中，医院应深入研究医疗改革的发展趋势，分析当前医院人事管理工作的特征，针对于档案信息管理工作中的查阅、调用与转入、转出等环节制定出详尽的管理规范，有效避免编造、随意篡改档案的行为出现，并防止档案的泄密与丢失，通过有效建立科学、严谨的医院人事档案管理制度以实现对人事档案完整性和安全性的维护。

3.2增加资金投入支持，提高信息化人事档案利用效率

提升医院人事档案信息化建设水平，应从软硬件两个层面入手，打造全方位立体化的发展模式。首先，医院从《全国档案系统信息化建设实施纲要》的指导要求出发，为人事档案管理设置相应的专业机房，保证数字信息化档案管理工作的专业性与高效性。医院应投资配备较先进的档案管理设备，如电脑、复印机、速印机、档案管理系统等，为医院人事档案管理信息化建设奠定良好物质基础[4]。其次，在医院人事档案使用方面，应保证内容的全面性与动态性，将医院人员的个人经历、思想品德、业务能力等多方面信息进行全面的记录，通过医院局域网把人事档案与卫生技术考核档案、医德医风考核档案关联起来，将人事档案信息汇总在制式统一的档案数字化档案中，提升人事档案使用的准确性、即时性与便捷性，全方位掌握干部动态化信息，方便组织提拔和培养优秀干部。

3.3增强安全意识，实现医院人事档案信息系统的有效维护

信息化建设工作中的一个重要问题就是信息安全，而人事档案则设计人员隐私等关键内容，因此应重视档案管理信息化建设中的保密与维护工作。医院必须明确其人事档案管理工作的纪律，严格遵循网络信息安全保密制度，依据不同人员检索的权限，规定其检索信息内容与范围，严禁内部计算机同外部网络连接，以确保信息的安全；逐步强化医院档案信息的安全保障工作，积极做好关于人事资料管理人员的网络信息安全的保密工作，逐步增强其网络信息安全的防护意识，从整体上提升安全防护技术水平，以最大限度杜绝泄密现象出现[5]。同时，医院的人事档案信息系统还是一个动态系统，需档案管理人员根据实际情况进行动态的更新与维护，以最大限度发挥人事档案信息系统的功能。因此，关于该信息系统中的数据库建设需保证信息录入的完整、信息录入的准确以及对数据库信息的实时更新与核准，保证医院人员信息的准确性与真实性。

3.4增强人员素质，落实医院人事档案管理信息化建设工作

在数字信息化技术不断发展的时代背景下，为了更好的实现医院人事档案信息化建设，应提升管理者在档案管理与数字信息技术应用两个层面的综合能力。首先，人事档案管理人员还需自觉地提升自身的专业技术和理论知识，不断拓展并丰富自身的知识面，以从整体上提升自身的综合分析能力和文字能力等，并重视各种数字软件在日常人事档案管理实践中的有效运用，全面掌握人事档案管理实践中的各种现代化的信息管理技能[6]。同时，医院应定期组织人事档案管理人员参加系统化的培训，理解掌握人事档案信息化管理工作的内在规律与基本技能，并通过实践提升实际操作水平，最终落实医院人事档案管理信息化建设工作。

4结语

综上所述，医院人事档案信息化管理，使医院人事档案管理更有效率、更加准确，是时展的必然要求。医院人事档案管理实施信息化管理，不仅能够充分地应用医院人事档案资源，还能够在很大程度上提高医院工作人员的工作效率与质量，增强医院工作人员在人事资料方面的规范度与保密度，是一种有效的现代化管理方式。医院人事档案信息化管理的实施，能够有效地解决传统档案管理模式中存在的不足，保证医院人事档案管理的合理性、实效性，以此促进医院的快速发展。

参考文献

[1]张宇.医院信息化建设改革实证研究[D].南昌：南昌大学,2012.

[2]杨欣.医院信息化管理的相关问题研究[D].大连：辽宁师范大学,2012.

[3]蓝剑楠.医院人力资源管理对医务人员工作满意度的影响因素分析[D].杭州：杭州师范大学,2012.

[4]孔令华.某三级甲等教学医院人力资源管理现状及对策研究[D].济南：山东大学,2008.

[5]全筱筱.基于云平台的现代化医院综合管理系统的构建[D].合肥：安徽医科大学,2013.

[6]何巍.医院人力资源信息管理系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学,2013.

作者：翟晶 王忠 单位：首都医科大学附属北京天坛医院人力资源处