汽车研发企业的知识管理系统研究与实现

摘要:结合知识管理理论、某汽车研发部门知识管理现状和实际需求,本文提出了一个汽车研发企业的知识管理系统体系结构,并基于SharePoint平台构建其知识管理系统,为在汽车研发企业中建立知识管理系统提供借鉴。

Abstract: Combined with knowledge management theory, the actual status of knowledge management system in a automobile research and development enterprise and practical requirment, this paper presents knowledge management system architecture of a automobile research and development enterprise, and builds its knowledge management system based on SharePoint platform, which provides reference to the establishment of system.

关键词: 知识管理;知识管理系统;SharePoint;汽车研发

Key words: knowledge management;knowledge management system;SharePoint;automobile research and development

中图分类号:F273 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)25-0053-02

0引言

汽车工业作为国民经济的支柱产业,是高新技术和高素质人才集中的行业,也是技术创新不断,人才流动频繁,竞争日益加剧的行业。面对日益激烈的市场竞争,提高价值链前端,即汽车的研发水平是汽车生产企业的核心业务。汽车研发过程中反复用到跨领域的技术和专业知识,这些行业知识随着产品开发技术的不断更新发展,蕴含于产品设计的各个环节。因此汽车研发过程中,知识成为汽车研发设计活动中最重要的资源,成为决定其成败的关键因素。目前,很多企业除了重视显性知识之外,对隐性知识管理也越来越重视,但是现今大多数企业对隐性知识的管理仅仅是对纸质文档记录的管理。利用知识管理相关方法,有助于我们将隐性知识规范化、元素化,帮助我们最大化的利用员工的隐性知识,并且使得我们对隐性知识的利用更加的有效快捷。本文主要针对汽车产品研发设计过程中的隐性知识显性化、知识固化、再利用等问题进行研究,采用基于微软SharePoint技术平台构建某汽车研发企业知识管理系统,对汽车研发企业中的设计知识进行有效地整合和共享,对于制定合适的企业知识管理策略有关键作用,有效保证了企业的竞争力和可持续发展。

1汽车研发企业知识管理需求分析

参考国内外汽车企业对知识管理的需求,结合一些汽车企业成功的知识管理经验,并根据汽车企业及员工自身特点对知识管理提出如下需求:

系统应该对各种车型开发过程中的隐性、教训、重点技术攻关和常见问题进行总结收集、整理、审核、分类、存储和检索;对实际中的隐性知识进行显性化的提炼、电子化审核、存储和共享;建立各种知识库,以便于工程师查询、利用;建立专家数据库,提供问题征答、讨论平台;对各类知识进行分类、整理、存储并提供多种检索方式,方便使用;将知识管理融入产品、服务和生产过程。

企业对知识管理系统提出的需求主要从知识的分类,知识的流转过程,知识的存储,知识的利用各个方面出发,能实现汽车企业知识的有效管理。本文针对知识管理中知识显性化、积累和固化等问题,借助微软SharePoint门户平台来帮助汽车研发企业进行知识管理。

2汽车研发企业知识处理流程

汽车研发企业知识的处理流程应该包括知识收集、知识提交、知识审核、知识存储、知识检索、知识利用等过程。具体的知识形成和共享流程如图1所示,首先是对隐性知识的整理和收集,将收集的知识按照一定格式和要求撰写成技术文档,对提交的技术文档组织相关人员进行审核;如果评审拒绝了该知识,则将拒绝的原因及提交知识一并返回给知识的创建者;如果审核批准该知识,则将提交知识按一定的存储方式和存储路径存放到企业知识库中。企业中的其他员工只要具有权限就能检索和查看该知识。

3基于SharePoint的汽车研发知识管理系统

SharePoint是微软公司推出的企业级信息共享平台和协作平台。SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技术的一个完整的企业协作应用平台服务器。它通过引入一组集成的服务扩展了WSS 3.0提供的各种功能,如信息共享平台、文档管理平台、工作流平台、业务流程管理框架和开发基础框架,企业范围内的搜索功能、个性化内容和通知以及扩展的应用程序集成等服务。这些服务可以帮助企业将人员、信息、系统和业务结合在一起,更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。

3.1 体系架构本文给出的基于SharePoint平台的知识管理系统体系功能架构如图2所示。本知识管理系统的体系架构包含以下3层:展现层、应用层、数据层。

①展现层:用来提供系统与外界用户之间交互的途径,为系统的展现部分,该层将用户与系统的应用逻辑分离开来,可由JSP、ASP网页等实现,用户可以通过客户端Web浏览器、PDA等实现对系统的访问,从而实现对内容的个性化定制,知识的搜索,获的与自身相关的消息等。

②应用层:各种形式的知识;具有强大搜索功能,包含各种知识应用的导航界面;知识交流;能实现知识网上点评、评审电子化工作流、用户权限管理等。该层以传统的内容管理系统为基础,并整合先进工作流技术、单点登录等技术,具体提供完善的知识管理与应用管理层功能,主要包括系统管理、安全权限管理、工作流管理、个性化、内容管理、知识搜索引擎、等,是企业知识管理系统的主要部分,该层管理通过与Web展现层、数据存储层的交互而实现。

③数据层:负责知识资源的存储,包括元数据、关系/对象数据库、文件系统等,也可以建立在具体实体数据库上的虚拟数据库或数据仓库,其与应用层之间通过统一的数据存储接口进行访问。

3.2 功能实现

3.2.1 知识库建立知识库的目的是将所有散布在企业各个方面的现有知识汇集起来,通过文档管理的形式,建立一个庞大的知识集合 ,并通过一定的策略和权限对知识进行有效管理。根据知识来源类型的不同,可以分为文档和技术经验知识库。将知识收集后,再依据不同的知识结构和知识管理系统的功能需求,对所有知识进行分类管理,转化为知识管理系统中可供使用的知识对象,包括工作流程、工作模版、文档知识、技术经验。系统会根据用户类别自动赋予用户相应权限,知识创建者可以编辑修改以及删除自己的个人知识,管理者可以改动所有人上传的知识。知识管理系统使知识管理变的有序、合理,能够使用户更加有效、快速的利用现有的知识。

3.2.2 用户权限管理合理的授权能够保证员工只能访问授权的内容,恰当的层次划分可以简化授权的过程。本系统采用了基于SharePoint的多层分级用户管理机制,系统中用户的权限层级由底到高分别是查看组、审批组以及拥有最高权限的管理组。根据企业内部不同角色的成员分别赋予查看、上传、编辑、审批、以及管理权限。通过预先定义好的权限级别分配到各SharePoint组中,大大简化了管理员的权限管理工作。并且系统允许基于站点和库分层次来设定权限,默认情况下,每个层次会继承上个层次的权限。这种方式既提供了各成员对知识系统的可访问性、便捷性,又保证了重要文档资料的安全性。

3.2.3 搜索管理由于企业存在大量的信息资源,如文档、表单等,员工查找有用的文档或内容会越来越困难,导致大量时间被浪费,严重降低了工作效率。系统提供了强大的内容索引和搜索功能。这些功能可以方便快速的帮助用户搜索和查找网站、文档、人员和网站内容,以及任何其他符合需要的索引的企业内容,提高工作效率。这种搜索是对系统中所有可搜索内容的的检索,可以是隐性的主题、某一属性、或者是隐性中的内容等等。

3.2.4 工作流管理工作流可以帮助企业遵循一致的业务流程, 并通过管理业务流程中涉及的任务和步骤来提高企业的工作效率和生产效能。这样就使那些执行这些任务的人员能够将精力集中于执行工作任务而非管理工作流。在本系统中,采用二级审批,针对不同的知识文档的审批等级提交给不同的用户组,审批后根据审批是否通过决定文档的下一步操作。若是通过则将知识文档转入对应的知识库库,系统其他用户查询浏览下载;若没有通过则文档依然储存在上传知识库中,并且发送电子邮件给隐性提交者,等待提交者修改后,再次启动工作流(如图3)。

3.2.5 知识交流提供各种汽车知识的专题讨论板、在线问答、信息等功能。知识交流的设计我们以SharePoint内容的几种列表库为基础,利用“调查”表我们可以进行在线的问题收集,利用“讨论”列表构建属于系统的知识交流专题论坛,供工程师进行在线的知识交流讨论。

4结束语

本文介绍了在汽车企业中的知识管理需求,根据某汽车研发企业的实际情况,基于SharePoint平台建立了知识管理系统,并对该系统的功能体系架构组成、具体实现进行了深入的探讨。对知识管理系统在汽车企业中的应用提供具体指导,对汽车企业利用知识管理来提高产品开发水平,加强管理,塑造并强化企业品牌,提高企业竞争力具有借鉴意义。

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