对提高建设工程档案质量的思考

【摘要】建设工程档案就相当于工程建设的一部纪录片，记载着工程中各方面的信息，可以为今后的施工提供借鉴经验，也能成为今后工程事故的排查依据，可当前，档案管理工作的重要性被逐步的淡化，档案管理意识薄弱，这对于建设工程的发展是非常不利的，必须要予以纠正。

【关键词】建设工程档案；质量；管理

中图分类号： G270 文献标识码： A

前言

文章就建设工程档案对建设单位的重要作用进行了介绍，对建设工程项目档案质量的现状进行了阐述，通过分析，并结合自身实践经验和相关理论知识，对提高建设工程档案质量的措施进行了探讨。

二、工程档案质量在促进工程建设中的作用1.工程档案是建设工程的重要部分建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。2.工程档案是建设工程质量的直接载体建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。3.工程档案质量是优质工程评选的主要载体工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动中看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的。

三、建设工程项目档案质量的现状1.法制观念淡薄，对档案工作不够重视

有些单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案管理工作可有可无，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；一方面由于管理的不到位，另一方面档案意识的缺乏，导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性和完整性。2.档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确

有的单位对项目档案工作缺乏统一管理，对设计、施工、监理等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，档案工作是上级档案部门的事，甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的建设单位既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。3.档案整理工作薄弱

不少单位的档案工作纯粹停留在收与管的层面，档案的整理工作难以提升，档案没有在项目建设中得到很好的利用。当前不少单位的档案主体观念存在偏差，影响了档案工作管理水平。不少单位几乎把人事档案当成了本单位档案的全部，而忽略了自身发展所形成的真正能确定命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响了档案的开发利用和单位的发展。这是导致档案工作者在有的单位没有地位，可有可无的最主要的原因。4.建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过档案专业培训

目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案专业培训，缺乏专业知识，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性。

四、提高建设工程档案质量的措施

1.高度重视建设工程档案管理工作工程项目建设是百年大计，工程档案管理同样也相当重要，没有工程档案资料将后患无穷。建设工程由于涉及的单位和环节众多，形成的各种工程档案资料较多，所以要想把工程档案管理工作做好，建设单位必须从工程项目立项开始，就要建立健全档案管理工作的规章制度，明确工程档案管理岗位责任，指定专人负责工程项目的文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、归档工作。统一负责对本单位及设计、施工、监理等参建单位的工程档案资料进行管理、指导和监督。确保工程项目档案管理工作与项目建设同步进行。

2.落实档案管理人员，完善档案管理制度在建筑企业中，公司和分公司都有相对固定的组织机构和工作生活场所，一般都设有档案机构，配备了专职档案人员，而项目部由于队伍的流动性和工作的单一性，往往不设档案机构和档案人员。这样一来，就出现了作为施工企业档案主体的施工档案生产地无人管理档案，施工档案的编制多由工程技术人员或其他临时人员完成，质量必然得不到保证。因此落实人员，完善档案管理制度就显得尤为重要，为了搞好项目部的档案工作，在项目部人员构成中，项目经理应明确指定专门人员负责项目施工过程中文件材料的收集、整理、归档工作，其工作直接接受项目技术负责人指导。项目部要根据工程竣工验收要求和与建设单位确认的原则，建立文件材料归档制度，明确项目部各有关部门在文件材料归档工作中的职责，提出归档材料的质量要求。项目部可以采取经济手段督促档案工作的开展。做到奖罚分明，层层把关。

3.提升档案管理人员自身的素质

档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是否齐全档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。建筑工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

4.开发利用档案信息，促进档案管理工作做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对建设工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

五、结束语

我国建设工程项目的档案信息不准确、材料不全等问题是建设工程的一大问题，对建设工程管理和今后的发展是非常不利的。随着社会的发展，建设工程越来越多，工程档案信息量也会越来越大，提高建设工程档案质量势在必行。

参考文献：

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