加强档案信息资源建设的几点建议

[摘 要] 档案信息化建设是当今世界信息化深入发展背景下的产物，是电子政务建设的重要组成部分，档案信息资源建设是档案信息化建设中重要的一环，本文从加强档案信息资源采集、推动档案信息资源共享、开展档案信息资源开发、促进档案信息资源利用、保障档案信息资源安全等方面出发，探索信息资源建设的措施，以实现档案工作的最大价值。

[关键词] 档案； 信息； 资源； 建设； 建议

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）13- 0072- 01

档案信息资源建设工作，是档案工作的中心任务，在整个档案工作中占有突出的位置。档案信息资源涵盖了政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等各方面内容，领域宽、潜力大。因此，加强档案信息资源建设是档案信息化建设的出发点和落脚点，是档案信息化工作的重中之重，应当贯穿于档案信息化工作的全过程。

1 加强档案信息资源采集

档案信息资源采集是档案收集工作的重要内容，也是丰富馆藏的重要任务。当前，档案信息资源收集工作总体上是好的，但档案迟归、漏归现象还很严重，各地、各部门之间发展也很不平衡。因档案信息资源采集不到位而造成的损失很大，许多民生领域工作也因为档案信息遗失或错误而影响公众利益。档案信息化建设的深入开展使档案信息采集手段更为先进，使许多过去难以顾及和完成的任务成为可能。要抓住有利时机，健全档案信息资源采集网络，积极而为，强力推动，加大档案执法工作力度，建立、健全和完善横向到边、纵向到底的档案信息采集工作体系，为建立覆盖人民群众的档案资源体系提供基础保障。

2 推动档案信息资源共享

档案信息化建设的推进，使档案信息资源共享具有比档案实体共享更为宽阔的视野，易于摒弃部门利益而达成共享协议。在此条件下，档案信息资源共享具有整合的功能，但这种整合不拘泥于档案实体的整合，而是更加侧重档案信息的整合，侧重发挥信息集合效应。从这个意义上来看，档案信息资源共享也就具有了共建的含义，对降低档案信息采集和管理成本，丰富档案信息资源内容具有重要作用。档案信息资源共享的目标是打破时空限制，实现全方位、全天候档案信息资源开放。从打破空间限制的角度看，档案信息资源共享首先要打破行政壁垒，突破部门和级别限制，在上级、平级和下级档案馆之间形成馆际资源共享；其次是打破职责界限，在综合档案馆、专业档案馆、部门档案室，乃至基层档案管理节点之间实现共享。从打破时间限制的角度看，档案信息资源共享可以“全天候”进行，也有即时响应的含义。当然，档案信息资源共享永远是相对的，最终也要受到保密要求、权限控制等制约，从而甄别不同档案的实际情况，在非共享、目录共享、部分内容共享和全文共享几种形式中有选择地组织实施。

3 开展档案信息资源开发

档案信息资源的“开发”与“利用”许多时候被作为同义词使用，此处所讲的开发，不仅包括原有意义上的档案查阅、编研、开放、公布档案等含义，而且更加强调深度挖掘档案信息资源的效益，使之可以与非档案信息资源共同发挥应用潜力和价值，从而产生叠加效益。在档案信息化建设日益深化的背景下，更多的档案信息资源开发形式成为可能。

第一是传统形式的开发，即常规的一般性的档案查阅利用活动。第二是科研形式的开发，即通过综合比较研究档案信息资源，形成科研成果。第三是经济形式的开发，即挖掘档案信息资源的潜力，形成经济效益。第四是市场形式的开发，即通过市场运作方式，形成档案信息产品乃至产业。档案信息资源开发的主体不仅包括档案工作人员，更重要地是要体现开放性，吸纳和吸引更广泛的人员和组织参与其中，根据不同档案的属性开展档案信息资源开发活动，发挥最大效益。

4 促进档案信息资源利用

促进档案信息资源利用是建立方便人民群众的档案利用体系的重要内容，重点在于通过档案信息化建设拓宽档案信息资源利用渠道。第一是能够查得到。在关键字检索的基础上，逐步建立模糊查询系统和搜索引擎。这就要求在档案数字化环节不仅应有图形格式文件，还应有相关联的文档格式文件，以便查找。第二是能够查得全。不仅要保证单一档案信息查得全，还应有相关辅助信息。需要建立信息甄别机制和智能化查询系统，建立、健全和完善分类指标体系，防止因为海量信息造成信息排序紊乱和信息湮没。第三是能够查得准。既要求数字化的档案与档案原件无论在形式上还是信息内容上都能够满足用户需求，又能够保证档案信息的准确度，包括模糊查找所获档案信息的准确度。第四是查得容易。就是充分借助多种媒体，在传统媒体基础上，通过档案信息资源网、移动手机网络、有线电视网络等，均可查阅。第五是查以致用。即通过数字认证等技术手段，能够使多媒体查阅的档案达到法律效力要求。同时，用于非法律用途时，档案信息的格式应有大众化的服务途径，能够方便利用者编辑使用。

5 保障档案信息资源安全

保障档案信息资源安全的要求是多方面的，基于档案信息化的档案信息资源安全体系建设是整个档案安全体系的重要组成部分。第一要保证“人”的安全。设计身份识别系统，赋予不同身份人员以不同的查阅和管理权限，符合保密工作和档案工作规范要求。第二要保证“源”的安全，在有效保护原件的基础上，确保初始数字化成果安全，防止篡改。第三要保证“质”的安全，对数字化的档案信息资源进行异质备份，多手准备。第四要保证载体安全。通过采取技术安全策略，防止网络攻击和失密事件发生，避免数字化的档案信息因软件系统和相应设备等的更新而不可读取。第五要保证环境安全，采取应急减灾措施，实施同城异地备份和异域异地备份策略。关于防火、防盗、防震等具有普遍意义的“八防”措施，不必展开细说，应按照相关规定贯彻落实。