规范学校档案管理 提升学校管理层次

作者简介： 梁景芝，女，汉族，党员，研究生学历。

摘 要： 学校档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，要适应新形势下现代化学校管理的需要，就必须进行规范化管理提升档案管理水平。本文论述了学校档案管理的现状问题和缺乏规范管理的具体表现，同时阐述了规范学校档案管理的意义和提升档案管理水平的措施。

关键词： 学校 档案管理 现状 措施

一、引言

通常情况下，学校档案管理部分由于封闭的环境和不被领导层重视，存在着很多管理问题并且缺乏规范管理的观念和措施。但是随着学校管理在新形势新时代下的新要求，学校档案管理如果不施行规范化管理，又怎么能适应学校提升管理层次的新目标要求呢？

二、学校档案管理现状问题分析

（一）档案服务受时间地域限制严重

各区域的学校早就普及了计算机的使用，不过学校的档案管理体系是一个单独的体系，配套的计算机管理体系没有和外界产生联系，仅仅只对档案部门的内部进行服务，从而在校园内部无法实现对档案进行录入、询查、检阅等的作用，并且资源的使用率低，实行服务的时间和区域有一定的限制，不能完全满足学校教职工和学生对档案服务的需求，从而使学校的管理工作不能得到很好的发展。

（二）不能有效降低人工劳动强度

目前，还有部分学校对档案的管理模式还是采用传统的手工操作管理模式，在传统的手工操作管理模式的基础上，把检索纸质的目录方式转化成计算机方式的档案检索目录，这种模式的特征主要是把档案信息的承载体作为中心，其服务的不是档案信息，而是承载档案的材料如：纸张、光碟以及声像等。 而“计算机管理”的作用就是对载体材料目录进行检查，对人工管理的档案进行辅助，因为更达不到运用信息化的手段来对档案数据进行处理。其本质就是不仅没有使手工管理的工作减少，反正使手工操作的任务加大了。

三、学校档案管理缺乏规范管理的表现

（一）档案管理制度不健全。 部分学校因为档案管理的模式过于简单，没有一套完善的管理体系，从而促使档案管理的情况混乱，造成档案资料遗失等情况。

（二）档案管理机制落后。 部分学校都是每个科室的资料由本科室来管理，把其中比较重要的文件又部门的负责人进行保管，虽然有专门的人员进行保管，但是借阅这些资料的时候没有按照借阅的规范来进行。

（三）档案资源信息传递速度慢。 还有一些学校没有对档案资料进行统一规范的管理或者说管理不合理，从而不能把信息资料进行及时的总汇，导致档案资源信息传递速度缓慢，降低了学校实行工作的效率。

（四）档案资料保护措施不到位。 对档案资料没有配备防水、防潮、防虫药物的措施，以及“十防”工作没能得到很好的落实，从而使档案资料的储存以及保管期限受到了很大的影响。

四、学校档案规范化管理对提升学校档案管理水平的意义

（一）规范化是实现学校档案管理现代化的前提

发达的技术、合理的分工以及良好的配合是实现现代化档案管理的基础。学校的档案管理系统是一种比较复杂的体系，它需要操作技术能够全面的维持统一和协调。 要使学校的档案管理能够规范，就必须建立和制订一套完善的体系来实现学校规范的档案管理，让管理工作的协调性有个科学的依据，有效的把每个部门和业务环节统一起来，从而形成一个有机的整体，使每个部门的工作都能顺利的进行。

（二）规范化是实现学校档案科学管理的重要手段

科学的档案管理意思是：依据档案的特点，使用高科技与科学的管理来对档案管理的工作进行开展。科学的档案管理主要包括以下几个特点：管理规范、工作高效、技术新颖，在根据学校的特点和规律建立相应的档案管理制度，让档案管理人员能够按照相关的制度对档案进行有效的管理，从而使档案管理的工作能够高效、高质量的进行。

（三）规范化有利于提高学校档案管理的质量和工作效率

国家档案局明确规定了档案的质量、规范以及工作。虽然学校档案区别于机关档案，但是它们的基本原则是一样的。这些规范和要求同时也是作为学校档案管理主要的依据。学校档案管理根据这些规范使档案管理工作的质量有了有效的保证。 档案管理的规范化是以整体、科学、合理的要求来替换混乱、不科学以及不合理的要求。让人力、物力以及财力能够合理化，可以有效的提高档案管理的工作效率。因此，学校档案管理工作应该严格按照国家档案的管理标准来贯彻执行，从而使学校的档案管理能够实现规范化和标准化。

（四）规范化是推动档案学发展的重要条件

档案学的概念是：它是基于社会科学与自然科学之中的综合性科学，并且具有很强的实践特征。档案管理工作的规范一定会使档案学理论得到有效的推动和发展，而档案学提供合理的理论以及科学依据又能促使档案管理工作实现规范化。

五、学校档案规范化管理的具体措施

（一）做好学校档案的基础工作

1、做好档案收集的作用不容忽视

在学校中管理重要档案的主要任务是进行素材的收集。档案的素材能否及时、齐全的收集，对档案其他环节是否可以有效的开展有决定性的作用。 当收集的档案材料不齐全、不含有利用价值、不整齐等，不但会导致档案管理的工作无功而返，还会使学科的评估受到严重的影响，从而没有一个重要的依据来决策学科建设持续有效的发展，甚至还会使学校今后的发展受到影响。

2、理顺档案管理体系，建立规章

对档案管理制订相应规章期间，要结合档案管理工作的规范来进行考虑，保证档案管理工作的道路能够合理化、制度化。在制订档案管理工作相应的制度中，需要明确的规定采集档案、整理档案、运用档案的职责，同时对档案资料进行制订职责范围的时候，应该明确专业档案员和兼职档案的员的职责，而且要按照不同的工作要求来制订履行的职责，以此来指引学校整体教职工和员工对档案管理工作由心的重视，共同把档案管理的工作做好。

（二）提高档案工作人员综合素质

1、档案管理人员需要不断的吸收新知识

如今，随着科学技术不断的进步和发展，管理档案的工作人员也需要具有一定的素质水平和一技之长。现今要想达到学校档案管理的工作条件，就应该从计算机方面着手，做到网络形式的档案管理，这种网络化的管理不但能使档案管理工作的质量得到保证，还能使管理工作效率得到提高，从而推进档案管理工作进入一个新的台阶，使管理工作可以更好、更优、更有效的服务于教育教学之中。

2、档案管理人员需要懂得创新素质

随着时代的快速变化，档案管理工作也随之出现了变化。要想在新时代中使档案管理工作能有一席之地，就应该顺应时代的发展，不断的创新和优化技术，使用新的套路去解决档案管理工作中存在的问题，优化档案管理工作的技术。

（三）创新档案的开放服务

1、切合学校各项工作的需求，主动提供服务

在提供服务之前，应该对学校各个工作项目的实际需求进行了解，让主观能动性充分的发挥出去，同时对服务的目标进行分析和了解，不但要对学科的带头人进行服务，还有对更多的学科教师进行服务。

2、创新服务模式需要现代化手段的有效运用

在实行档案管理的时候，可以利用各种不同的现代化手段来进行档案的管理，以此来提升查询学科档案的效率。同时，为了能够便捷的使用档案，在对相关的检索用具在进行编制的时候，要注意到每个学科的区别，针对不同的学科编制不同的搜索工具。另外，为了使档案的使用率得到提高，更应该使用科学的手段来对档案进行有效的管理。

3、研究开放方法，重视保密工作

学校档案里还包含着许多科研项目，所以在对服务进行加强的同时，还应该重视档案的保密工作。

六、结语

综上所述，学校档案管理工作应该全面施行规范化管理，才能以点带面，提升学校管理层次，让学校在已经逐渐走向现代市场化的教育行业中可持续化发展。 （作者单位：郑州市卫生学校）

参考文献：

[1] 杨丽. 浅谈学校档案管理模式的构建 [J].中国管理信息化，2013，6.

[2] 杨红霞.浅谈如何提高学校档案现代化管理水平[J]. 科海故事博览.科教论坛，2012，9.

[3] 农伟声. 浅谈学校档案管理的作用和意义[J]. 东方教育，2014，2.

[4] 何玉辰.学校档案管理及开发利用浅述[J]. 管理观察，2012，21.