规范学校档案管理工作,提升学校管理层次

摘要： 本文就高职院校档案管理工作的现状进行较为深入的探讨，并结合自身多年的档案管理经验对其中存在的问题提出了自己的见解。

关键词： 高职院校；档案管理；现状；见解

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）07-0244-02

0 引言

高职院校的档案主要体现的是一个学校的全体教职员工从事教育活动，日常管理以及学生的学习生活的整体概况，它能够反映出一个学校的发展历程，对学校今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。因而，规范学校的档案管理工作，对于整个学校的教学工作，提升学校的管理层次有着非常重要的指导作用。

1 学校档案管理工作的重要性

作为学校发展历史记录的见证，以及重要知识载体之一，学校档案承载着文件资料管理，高职院校文化建设，教职员工的档案管理，模范教师的优秀课堂教学交流视频，学生学籍管理等等。这些资料汇集着最能体现出学校真实现状的原始数据，对于学校而言是最为重要的信息资源，对于学校的发展具有推进作用。

学校档案作为记录学校的现有成果及发展历程的积累，对于学校教学工作的改进具有非常大的利用价值，通过对学校档案进行科学化，系统化的整理分析，可以比较科学理性地推导出学校整体教学工作的发展情况，进而给学校的教学领导者提供借鉴及改进的重要参考资料，对今后学校的形象的提升有着相当大的帮助。

2 当前各大高职院校档案管理工作的发展情况

学校档案管理工作虽然一直以来是学校日常工作的基础，但是长久以来人们对档案工作了解的不足，大多数高职院校对档案工作都或多或少地存在着不够重视的现象。基于这样的大环境，学校档案管理工作的相应资源及管理方法都无法得到应有的提高和改进，本文对这一情况进行较为细致的分析并整理如下：

第一，学校从事档案管理的人员对于档案管理的工作热情不够，意识不够到位，对于档案的利用率存在着普遍不高的形象。由于受以往档案工作氛围的影响，档案管理人员常常体会不到档案工作对于学校日常管理及建设的重要性，因而使得原来就不为各方所重视的档案管理工作更加不为人知晓。

第二，学校的档案管理从业人员专业素质普遍不高。纵观我国当前高职院校的档案管理人员，基本上都是临时抽调，匆忙上阵的居多，很少有科班出身的专业人员去从事此项工作。这些临时抽调的人员，由于其专业知识的缺乏，而在从事档案管理之后，正规的系统培训也未能跟上，这些因素常常会导致他们在进行档案管理工作时，很难提高档案管理工作的效率，最终将会大大制约学校档案管理工作的发展。

第三，学校的档案管理缺少相应的硬件支持。我国当前的绝大多数高职院校由于档案管理工作不够重视，直接导致了在实施档案管理工作时资金难以完全到位，资金不足使得档案在保存过程中很难得到正规的保护，因而极容易造成档案的缺失，损毁。另外，档案的现代化，电子化进程也必然受到资金不足的限制，这就使得档案在整理过程中，还得按照比较原始的方法进行，这样的结果不仅使得档案管理很容易出现混乱的情况，同时也极大地降低了档案的管理效率。

3 如何改进当前高职院校档案管理工作出现的问题

档案管理虽然存在着种种不足之处，但是随着学校领导对于档案管理工作认识的逐步加深及了解，档案管理工作也得到比以往大得多的重视。本文针对当前高职院校最为普遍的问题提出了相应的改进措施。

第一，继续加强对于学校档案管理工作的重视程度，将档案管理工作的重要性以非常直观的方式呈现到学校管理层的面前，以引起学校管理层的足够重视，争取到他们的支持。完善档案管理的制度，将原来比较松散的管理方式予以制度化，细则化，正规化，使之形成一整套完整的档案管理体系机制，从而推进高职院校档案管理工作的顺利发展。

第二，提供从业人员的业务素质。有着相当业务素质的管理人员可以极大地提高学校档案的管理效率及利用率。而要将档案管理工作做到位，不仅要求管理人员具有较高的政治思想素质和职业道德，而精深的业务素养同样重要。因而在要求从业人员的专业素养的同时，还要加强对其上岗后的专业知识强化培训，另外对于现代通用的现代化管理技术，方法也要随之跟上，这样就能让高职院校的档案工作跟上时代的步伐，与时代自然和谐地接轨，从而全方面地提高学校档案的管理水平。

第三，完善学校档案管理的必要硬件设备。档案管理的硬件设备是档案管理工作的基础，在进行档案管理时，要保证档案不会受潮，不会过渡暴露在强光下，不会受到过高温度的侵袭，不会受到虫类的侵蚀等等。此外，将档案分门别类地进行整理，归纳归档的综合档案室也必不可少。通过完善这些档案管理的硬件设备和设施，可以使得保存的档案得到最为妥善的保管，为今后的利用提高可靠的保障。

第四，提高档案的利用率，为使用者提供多样化的档案服务。随着信息时代的来临，所有的领域现代化，信息化势头不可阻挡。档案管理工作也越来越离不开现代化的高科技手段，要将原来手工管理的原始方法一跃而成为无纸化的现代化管理方法，要实现这一飞跃就必须得实行档案管理电子化。在纸质档案实现电子化后，所生成的电子文档就能非常便捷地提供给学校领导层，便于他们对其进行合理的分析了解，让他们能够比较直观地了解到档案信息的实用价值，加深他们对档案的了解，从而加大对档案管理的支持力度。另外，电子档案对于其他使用者而言，其方便程度也将远远高于纸质档案，使用者还能比较方便地通过网络对于他们所需要的档案进行远程调用。这样的改进可以极大的盘活原有的档案资源，使得档案管理工作得到越来越多的人的了解和支持。

第五，档案管理工作要做到与时俱进，与当前的高职院校自身的校园文化实现完美结合。将学校管理作为学校形象及价值观建设成果的重要载体，在此基础之上将丰富多彩的校园文化加以合理化地处理，使之与德育教育活动和谐结合，从而催生出具有时代特色，同时又不背离高职院校办学精神的合作产物出来。这样将最大范围地反映出当前高职院校的文化特色及历史底蕴，为高职院校的精神文明建设提供充足的素材及强大的资源支持，从而达到智育，德育两手抓的教学效果。

4 结束语

总而言之，高职院校的档案管理工作是学校日常管理工作中的重中之重，是学校管理工作中不可分割的一部分，这就要求所有档案管理工作的从业人员在做好本职工作中的收集，整理，分类归档的前提下，还要做好将整理好的档案资料实现其资源化，以方便提供给使用者相对快捷的服务。而要实现这一目标就必须将当前的档案管理工作以现代化的手段实现档案管理科学化，管理方法高效化，档案程序正规化，同时确立出完善的档案管理机制，将档案的利用价值充分地发挥出来，从而达到推进学校教学事业向前发展的目的。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J].镇江高专学报.

[2]周枫.做好学校档案管理工作初探[J].山东档案.

[3]傅荣校.档案管理现代化[M].浙江大学出版社.