中小学档案管理计算机技术论文

1计算机技术对于中小学档案管理工作的作用

计算机技术的发展为我国行政管理工作带来了巨大的便利，在相关技术的支持下，学校等单位的行政管理工作都产生了自动化与数字化的变革，而中小学档案管理工作也在整个行政管理工作的变革中普遍获得了良好的发展。探讨计算机技术在中小学档案管理工作中的作用，有利于相关管理人员认识到计算机技术对于档案管理工作的必要性。

1.1有利于档案的收集录入

传统的档案收集管理工作往往是采用人工录入、纸质管理的模式，其工作量非常大而且错误率比较高，同时由于时间的推进，档案的积累会占用大量的空间，使得管理工作难度越来越大。而在计算机技术的支持下，如果能够为中小学建立合理有效的电子档案管理系统，实现档案管理工作数字化，能够为其信息录入、档案校对、档案存储等环节的工作都带来极大的便利，并且整个档案都由数据系统库存储，占用空间小，管理方便。而对于必要的纸质档案，在计算机技术的帮助下，管理者可以建立电子目录，一方面使档案的归类管理更加便捷，另一方面也规范了档案的目录形式。

1.2有利于提高档案管理工作的效率

由于中小学涉及的日常事务多，工作节奏快，档案管理的工作内容一直非常多，因此很多时候档案管理工作很难与日常工作的开展完全同步。而如果采用计算机技术支持档案管理工作，则在日常工作的开展过程中，也可以同步开展档案的管理工作。一方面档案管理人员可以初步的编译档案的大纲或者模型，在后期进行常规的读写或者修改，并在工作结束后进行校对存档。与传统的纸质档案管理工作相比，其便捷化录入方式和修改方式可以大幅度提高整个档案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的开展中，有了电子档案目录或者档案管理系统的支持，可以大幅度缩短整个档案查询、调取工作的时间，提高工作效率。

1.3有利于减轻档案管理的工作量节省人力成本

在计算机技术的支持下，中小学通过电子档案管理系统可以实现档案录入、采集、存档、查阅等工作的便捷化，因此，原本需要多人进行汇总的档案现在只需要一位工作人员加上计算机的支持就可以完成。从这方面看，计算机技术同时又促进了中小学档案管理工作量的减化以及人力成本的节约。

2计算机技术在中小学档案管理中的实际运用

计算机技术与中小学档案管理工作的结合改革了档案管理的内容，提高了档案管理的效率，使整个校园的档案管理工作获得了进一步的完善。因此，针对计算机技术对于中小学档案管理工作的作用，在此着重探讨计算机技术在中小学档案管理中的实际运用，以探索计算机技术在实际工作中运用的可行性。

2.1对档案管理工作内容开展数字化模式变革

由于中小学在日常的管理工作中普遍会涉及非常多的纸质文件，因此开展档案管理工作时往往会忽视数字化档案的建立工作。而随着现代化管理模式的开展，日常管理工作中产生的很多档案都可以采用数字化模式规范、整洁的保存下来，例如学校发展历史的记录、学生管理工作的记录、教师科研成果、学生学习成果等等。同时档案管理的目录也可以在计算机技术的帮助下由原来的纸质目录变革为电子目录，或者由客户端直接进行管理。完成这些工作的跟进才能使中小学档案管理工作真正实现现代化、信息化。

2.2自动化管理系统的引入

计算机技术对于档案管理工作的支持，是通过相关管理软件的使用获得的。因此，要想在档案管理工作的开展中发挥好计算机技术的作用，中小学管理部门必须根据自己的需求，聘请专业的团队为自己设计合理的信息管理系统，来保障档案管理工作获得软件方面的支持。虽然自动化管理系统的引入会造成学校管理成本暂时性的提高，但是数字化工作开展后，人力成本长期性的节约以及工作效率长期性的提高都会给学校带来巨大的补偿。

2.3规范计算机技术在档案管理工作中的每一步内容

计算机技术的应用可以融入整个档案管理工作，因此在资料搜集、档案录入、档案修改与存档、档案查阅等工作中，学校都可以通过计算机进行便捷化的操作。但是在实际使用过程中，学校要注意技术使用的规范以及相关权限的设置。由于计算机技术的便捷化，档案管理相关人员在数据录入等工作过程中，往往为了简便，省略了部分内容或者忽视了格式的设置。因此，办公系统中要设置相关的系统规则，规范电子档案数据的录入。同时在数字化的技术支持下，档案修改与查阅工作更加便捷化，学校要明确各方面的权利，通过客户端的管理将实际的权限设置于电子化的管理中，保持档案管理工作的严肃性和规范性。

2.4定期开展技术培训与系统维护

计算机技术给档案管理工作带来了极大的便利性，但是在实际的档案管理操作中，很多工作都需要特殊的技术来支持。因此在引进计算机技术的同时，学校应加强对于档案管理人员的技术培训，尤其是在信息系统操作方面的技术指导。由于传统档案管理工作的复杂性和枯燥性，很多档案管理工作都是由年纪偏大的人员负责，或者由部分教师兼职。在开展技术培训时，往往由于部分人员没有计算机基础，造成整个培训工作很难顺利开展。因此，学校要适时调整工作人员的岗位，为现代化的档案管理工作提供人力资源和技术支持。学校也应当高度重视软件的维护与更新。档案管理工作不同于日常的行政管理工作，关系到学校历史的记录以及相关工作证据的保存，因此档案数据库以及操作系统的维护工作至关重要。学校要与相关企业建立紧密的合作关系，通过企业的技术支持定期对整个电子档案管理系统进行维护，保障档案管理工作的有效开展。

3结语

计算机技术与中小学档案管理工作的结合大大的提高了档案管理工作的效率，促进了档案管理工作内容和方式的变革。由于教育的特殊性以及中小学管理工作的复杂性，其档案管理工作也普遍繁琐复杂。因此，合理采用计算机技术、加强电子档案的建立、定期进行技术培训和软件更新，才能将计算机技术的便捷化作用在中小学档案管理工作中完全发挥出来，才能以最有效的方式完善整个中小学档案管理工作，为学校的发展提供支持。

作者：安聃 单位：锦州市实验学校