人员技术的档案管理及电子化论述

〔摘要〕探讨了实验室专业人员技术档案管理的重要性，分析人员技术档案应包含的内容以及实验室人员技术档案管理的现状。并根据现状提出完善人员技术档案管理的措施及电子化支持等。

〔关键词〕人员技术档案管理；电子化

〔中图分类号〕R197.3〔文献标识码〕A〔文章编号〕1002-2376（2016）03-0097-03

实验室专业人员技术档案是实验室的技术性档案资料的重要组成部分，专业人员技术档案包含了实验室人员的学历、工作经历、专业技能、所受培训、工作业绩、科研成果等各个方面，是实验室人员整体情况的最直观、最真实的综合体现。人员技术档案不仅反映了实验室人员个人的技术能力，也是一个实验室技术能力的体现。实验室建立完善、有效的专业人员技术档案，是对实验室认可准则规定的遵守，在实验室评审和认可机构对实验室能力认可的过程中是不可或缺的证明材料。同时，完善且便于查询的专业人员技术档案可以提高质量工作的管理效率，对质量管理体系的持续有效运行也发挥重要的作用。想要获得完善且便于查询的专业人员技术档案，加强专业人员自身对专业人员技术档案的认识，实验室应从以下方面着手。

1完善的制度

专业技术人员档案的管理不能仅仅依靠简单的收集，保证不遗失。还需要完善的制度，依靠专业的档案管理技术，建立档案管理的制度。专业技术人员的档案管理应设立归口部门，配有专职或兼职的人员负责，规定职责，建立人员技术档案管理制度和相关的程序文件或作业指导书，做到职责明确，有章可循。实验室的人员技术档案管理的归口部门一般为质量部或人力资源部，收集部门为科技管理相关部门、质量部和人力资源部等，实验室应在质量管理手册中明确各部门的职责，并配套编写相关的程序文件。特别是对专业人员技术档案本身如归档范围、留存期限以及保存要求等做出详尽的规定。

2完善的内容

CNAS-CL01:2006《检测和校准实验室能力认可准则》5.2.5条款：“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获取。”根据文件要求，人员技术档案至少包含专业人员的教育背景（如学历、学位证明）、工作经历（如职称证明、证明专业技能和经验的记录或能力确认证明）、培训、考核证明资料、授权和资格确认以及取得的证书、技术水平证明材料等内容。

2.1教育背景

CNAS的各领域应用说明对专业人员的教育背景提出了相应的要求，表1以医疗器械检验实验室为例，列举了医疗器械检验领域涉及的应用说明中对专业人员的教育背景及工作经验要求。当然，实验室人员在工作中进行了继续教育，也应及时将继续教育的学历学位证书等证明材料归入专业技术人员的档案中。

2.2工作经历资料

实验室人员在进入实验室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作经历与本实验室现有工作相关时，实验室在建立人员技术档案时应收取之前的证明资料，如工作履历、聘书、职称证书等。这些证明材料可以证明专业人员的相关工作时间，弥补教育背景的不足。在特殊岗位授权时，专业人员技术档案可以起到关键的查询作用。

2.3培训证明资料

实验室的专业技术人员在专业相关工作期间，为维持或增强技术能力，必须接受符合岗位要求的培训，获得相应的培训证书或者上岗证书。以医疗器械检验领域实验室为例，专业技术人员应取得的上岗证书，见表2。需要注意的是，很多培训证书是有有效期的，需要对人员资质进行维持。另外有一些内部培训，是没有证书的，证明材料为单位的培训记录表。

2.4授权和资格确认

本部分包含了专业人员上岗授权和持续授权的证明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5规定：“实验室管理者应对特定人员进行授权，”特定人员包括：样品管理人员、抽样人员、检测和校准人员、报告签发人员、特定设备操作人员以及提出意见和解释的人员等等。这些人员的授权文件也应保存在人员技术档案中。由于实验室人员工作经历的增加，实验室能力范围不断的扩充，专业技术人员的人才流通等因素，专业技术人员的授权能力也是每年都在变化中的，如何维护专业技术人员的授权与资格确认，是专业人员技术档案管理的一大难点。很多实验室采取建立专业技术人员的年度授权书的形式，虽符合CNAS对实验室评审的要求，但并不利于个人技术档案的查询，因此电子表1医疗器械检验实验室人员教育背景、工作经验要求分析化的授权书即成为了必要的补充手段。

2.5科研成果

实验室人员的科研成果如科研项目、标准编写、文章发表等也是专业技术人员的能力表达方式中不可或缺的部分。其证明材料也是最难收集的，需要依靠专业人员本身的意识和实验室各个相关部门的配合。

3有效的实施

目前，专业人员技术档案收集的渠道主要分为实时收集和集中收集两种方式。实时收集指个人日常取得的有关专业技术证明和业绩成果材料，如学历证书、资格证书、论文、专著、科研及培训教育形成的材料等，及时收集。这需要技术档案管理人员的细心与耐心。集中收集指集中在年终考核后一次性收集。这需要部门间的配合。经过多年的摸索，很多实验室都建立了自己的收集模式。以我实验室为例，专业人员入职后，人力资源部即会将人员的教育背景资料、工作相关资料转到质量部进行预建档，待专业人员完成室内考核转正后，正式建立该人员的技术档案，并集中收集该人员自入职到转正期间的培训、能力授权等相关资料归入专业技术人员档案中。然后转入实时收集的模式，随时根据人员情况更新完善人员技术档案。在建立和收集过程引入人员技术档案的电子化管理，将技术档案编写电子目录并将证明材料电子化作为附件上传，方便统筹规划专业人员的继续教育、职业发展规划，专业技术人员也可以实时掌握自身的技术档案情况。专业技术人员离职后，人员技术档案转回人力资源部与人事档案合并归档。当然，每个实验室的实际情况不一样，只要保证可以收集到技术人员完整的技术相关证明资料的运转模式都是可以被接收的。

4存在的问题

专业技术人员对技术档案认识不足。专业人员技术档案是一个不断变化的有机体，它伴随着专业技术人员的职称晋升、绩效成果、培训教育、科研及、年度考核等个人工作能力及业务水平的整个过程，不断产生的证明材料，在这些证明材料不断补充的过程中，包含了该专业人员的多方面多层次的发展。长期以来，部分专业技术人员对技术档案认识不足，档案意识比较薄弱，将个人的技术材料自己保留，不提交归档，致使档案收集归档欠缺完整性或造成遗失。给个人查询以及单位统筹职工能力发展带来了困难。档案管理人员专业知识薄弱。档案管理的工作是一项专业性和技术性很强的工作，但很多单位专业技术人员档案的管理人员为兼职，没有经过档案专业正规培训，专业知识薄弱，档案管理经验不足，很难专心钻研档案管理的相关知识，简单的将档案管理工作等同于保管材料，只有人员职称晋升、评优等需要才查查资料，认为只要档案不遗失就可以了，这势必会造成档案资料收集不齐全、分类不规范的弊端。档案的查询。专业人员技术档案的保存一般为按入职顺序，每人一档，档案中按材料的自然顺序收录进档案。以前的查询仅能依靠翻阅纸质档案，但这个方法有很多弊端，如查询不方便，仅能够纵向查询一个人的档案，不能够横向查询单位整体的人员档案情况，还有纸质档案常常翻阅会增加破损、遗失率。

5解决问题的对策与方法

完善管理制度。在现有的程序文件中进行细化，制定出人员技术档案的归档范围、不同材料的归口部门、保管期限等具体要求。将人员技术档案的完善纳入工作计划和目标管理考核。结合各部门的工作，核查漏归、错归档情况，并将责任明确到个人，通过目标责任制的实施，促进专业技术人员积极完善个人技术档案。如通过培训管理模块，核查培训证书的归档情况等。加强宣传，增强意识。人员技术档案管理部门应加强对人员技术档案收集管理工作的宣传，通过多种形式，让专业技术人员充分认识技术档案的重要性，增强归档意识。加强技术档案管理人员培训，提高人员素质，提高档案管理人员的专业水平，定期安排档案管理人员参加档案管理专业培训班，通过有计划的专业培训，提高技术档案管理人员专业水平和整体素质。实行人员技术档案电子化管理。首先，制作全体专业人员技术档案的电子化目录，电子目录可以概括的掌握全所人员的技术能力情况，比如哪些人员受到过相同的培训，有追加的系列培训应派哪些人员继续参加，哪些培训证书到期需要重新培训或证书延期等。而且电子目录可以将培训进行简单的分类，对制定年度培训计划及预算提供有效的证据。第二，实施人员技术档案电子化管理模块。将纸质材料进行扫描，上传，在查询时可以调出电子版本的材料，提高查询速度和准确率。在该模块中还可以设立各种统计维度，方便对全体专业人员的技术档案的统筹管理。在模块中开放专业人员自我查询的功能，可以方便地查询到自己的技术档案内容，改变了纸质档案时代必须到档案存放处翻阅的繁琐查询方式。综上所述，完善的专业人员技术档案的收集管理工作，是实验室全面了解专业人员的业务情况和技术水平的可靠的信息资源，促进了实验室人员能力建设和科研工作的开展。而专业人员技术档案的电子化管理，为做好专业人员技术档案的收集和管理工作提供了高效而且先进的技术手段，对人员技术档案的发展提供了强大的保障。

作者：张蔓 李文 屈媛媛 单位：北京市医疗器械检验所