传统声像档案数字化工作

[摘 要]传统档案已难以适应现在生产建设的需要，已向数字化方向发展。目前的数字化与管理机制并不完善，很多问题需要我们去解决。数字化档案有其优点，也有其缺点，传统档案也有其优点，在解决问题之前，需要弄清楚数字化档案的优缺点，才能对症下药。经过论证及对比，传统档案和数字化档案有着互补的作用，可以相互利用，才能发挥档案的最大优势。

[关键词]传统档案；数字档案；相互利用

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0170-01

1、现阶段数字化档案并不完善

可能有些档案管理者认为，档案已进入数字化时代，传统档案完全没有存在的必要。而目前我们档案管理工作也面临着同样的过渡期，数字化档案机制还不是很完善，传统档案与数字化档案可以相互利用的价值。

1.1数字化档案仍有安全漏洞

数字档案电子文件在处理的各个阶段，由于没有专门的数字档案管理制度，人为改动信息，又没有原始信息进行对比，很难发现其错误的地方甚至根本察觉不出被改动过，这个是数字档案的安全问题。

首先，人为改动影响档案真实性。档案作为真实、权威性的凭证信息资料，而容易改动不留痕迹的数字档案，往往让原貌扭曲，而一些录入的档案管理人员没有专业的培训，这就很容易出现数字档案纰漏。其次，网络病毒的疯狂入侵，让数字档案存在容易篡改和删除的风险。电子文件在共享的便捷性上也增加了感染病毒的几率。病毒一旦入侵，第一受重创的就是计算机内大量的电子文件。数字档案的防范措施需要加强，才能保证数字档案不受到篡改、破坏，甚至是恶意删除。

1.2数字化档案的合法性差

档案真实性与合法性的重要标志是印章和签署，然而印章可签署程序难以在电子文档中实现，缺少法律凭证的作用。此外，数字档案需借助设备查阅，不够直观。数字文件的生成是一系列复杂的数字化过程，其中涉及了信息的识别、分类、输入、存储，编码等等过程，这些过程都是靠计算机系统和软件来完成和实现的。如果缺少一项，无论是系统不支持、还是软件不支持都不能实现数字化，这样就限制了数字档案的使用，甚至会出错，影响到数字档案的准确。再者，不少档案为了安全，会采取加密措施，把已经数字化的信息重新利用特定的规律进行编码和排序，这样的编码过程可能是极其复杂的，甚至是只有计算机才能做到的，如果想要读取就必须要借助计算机，但计算机是一种设备，会出现损坏和无法使用等情况，这就限制了电子档案的自由。造成文件信息读取必须依靠设备的场而，失去了直接阅读的能力，也失去了档案信息的可读性。

2、过渡阶段两种档案必然并存

2.1这是由传统档案的性质决定的

承载传统档案的记录形式是纸张。因为纸张不易腐朽或轻易改变形态，很适合长久保存，这也增加了档案的稳定性。并且传统档案是肉眼真实可见的，有些是亲笔书写不仅查阅方便且可信度高。首先，传统档案是原始证传统档案的信息较为可靠和真实。传统档案是发生事资料记录的原始载体，不可涂改和复制，这样也确保的据件所存事件、文件、资料的安全。对于公文、印章、签字等不可复制的档案具有绝对的优势。其次，传统档案的储存介质易长期保存。传统档案是以纸质为介质的，具有比较强的耐久性，只要防护措施得当合理，便可大大延长使用与保存时间。可以说，传统档案可以无限次地翻阅和使用，也不受电源、设备、软件等等条件的制约，任何时候都能查阅。

2.2传统档案过渡到数字档案期间的现状

现阶段，正是数字档案突飞猛进发展的阶段，也是数字档案不断探索和完善的阶段，在这个阶段里，是由传统档案向数字档案迈进的过渡期。过渡阶段是漫长的，是需要不断发现不足和改进不足的阶段，这就意味着传统档案必将与数字档案并存。首先，传统档案数量大，尚不能完全实现数字化。其次，传统档案与数字档案的互补性。传统档案的运用和发展可以追溯到数千年前。经过人们在应用中不断地完善和研究的深入，对于如何有效地利用和保管传统档案，旱已形成了一套完整的保护措施。并且传统档案以其特有的优越性很好地弥补了数字档案无法克服的缺点。

3、过渡期合理有效地利用两种档案

3.1数字档案的利用管理

传统档案一经转化成数字档案后其提供的利用方式也呈现多样化，这给利用管理工作提出了更高的要求。由于数字档案查阅方便快捷相对安全性也较低，从信息安全的角度考虑。

首先，要建立数字化档案管理系统网络。对数字档案实行与传统档案同样的文件级的管理，对存档载体进行加密；查阅利用文件时应采用复制件，以确保档案在利用中不被移动和改动，同时要及时催还归档；在利用中要采取严格的安全保密措施，实现最大化地利用数字档案。

对于保存数字档案的介质也要有所区分，光盘、磁盘、文本等形式，都要有所备份，以防止某种设备损坏后，对档案造成永久丢失的损失。当直观性很强的纸质档案变为各种数据光盘时，我们就无法直观地了解这些保存介质当中存储了哪些内容，所以应做好相对应的目录。

硬件设备要保持更新。随着时间的推移，电子档案所用的空间也在不断膨胀，检索和查阅档案时的速度也会有所下降，这就需要我们定时定期地对计算机硬件进行更新，当然由于电子档案越来越丰富的形式，输出形式也要随之变得多样化，让人查阅档案时尽量的生动和全面体验档案所携带的信息量。在硬件更新的同时，软件系统也要进行定期维护，以免病毒侵袭导致电子档案的损失。

其次，档案管理人员的业务水平需要提高。由于数字档案的不足，从传统档案转变为电子档案的过程中，不允许出现差错和纸漏，因为这样会直接影响数字档案的真实性和可靠性。如果管理数字档案的相关技术人员，缺乏一定技能，不能适应相关电子应用，必将导致数字档案的质量低、安全性差。众所周知，不少档案中，会同时设计文字、图表、数据、照片等多媒体的档案信息，只有能够全而掌握并整理这些资料的人员才能将数字档案准确无误地录入。因此将传统档案录入和电子设备的操作人员必须要不断提高自己的业务水平。

3.2传统档案与数字档案互为利用

根据现在的数字档案信息服务的基础与条件来看，离开了传统的纸质档案，原始信息变成电子档案信息后，就成为没有任何现实依据的纯数字。因此，当将某些具有原始信息的文件转化为电子信息后，纸质档案并不能被完全销毁，仍然需要保存在档案馆（室）中。对于那些可以完全电子化的档案信息，应当做到及时销毁和注销。这样一来不仅提高了档案本身的更改更新效率，也减少了纸质档案所占用的空间。同时解放了定期整理和保存维护纸质档案人员的劳动力。

有了电子档案的介入，对于档案的分类、归档土作也有所不同。纸质档案的分类一般按照直观的、可查询的方式分类，例如年代、时间、地点等进行检索查阅。而电子档案却有了更多分类形式，可以是概念上的分类，突破传统的分类方式。例如，人们在查阅电子档案时，可以输入关键词进行检索。这就使得传统档案分类时不可能放在一起的档案，有机会归为一类，方便了查询者找不到正确归类而苦恼找不到正确档案的麻烦。而对于档案管理工作者，可利用这一特性，更好地服务查阅者，提供查阅者更有利于自己的查阅方式和档案分类方法，这样就大大提高了档案的利用效率。

4、结束语

数字档案的运用为现代档案工作开辟了新领域，为有效地利用档案文件提供了丰富的资源。信息化的今天，数字档案在方便生活的同时，也将档案工作者从庞大的纸质文件中解放出来，节省了大量人力物力实现了办公自动化。尽管数字档案目前尚有诸多弊端，但随着数字档案的不断完善和发展，必将为现代档案事业开创新局面。