加强水利工程项目档案工作的探讨

摘 要：：档案是各种信息资料的汇集，水利工程档案能够从多个方面记录项目施工的状况，对其中施工管理出现的问题及处理进行记录。针对这一点，本文重点分析了水利工程项目档案管理的相关问题。

关键词：水利工程项目；档案工作；加强

中图分类号：G270 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）011(C)-0252-01

从水利工程项目档案内容上看，其主要记录了工程项目不同环节的处理状况，如：提出、立项、审批、勘测设计、施工、监理、竣工验收等，这样便能从各项信息中收集重点的内容，最终结合文字、图表、声像等来收录工程状况。可以说，水利工程档案是一项综合性的资料信息库，对档案加强管理也是水利部门必须要关注的问题。

一、水利工程档案的具体的特点

（1）渗透性：水利工程建设过程中需要运用到各个方面的知识内容，其不仅仅是本专业知识理论的记录，也对其他运用到的学科知识进行描述。水利工程档案的渗透性表现在多项知识的融合，如：科研、规划、设计、施工、管理等，这就使得业务性文书与科技档案之间存在较大的联系，大部分文书除了作为档案的前期活动记录外，也是各项科技研究成果的集合。

（2）局限性：这种特点主要是针对水利工程档案内容的时效性而言，由于工程项目实施所处的阶段不同，某一阶段记录的档案资料到一定程度后就会失去时效性。此外，水利工程改造的同时也是人们在改变自然的过程，有的项目实施会受到自然环境的制约，给档案信息的记录带来阻碍。尤其是对防治洪涝灾害而抢做紧急工程的信息等，常会受到时间、季节等方面的限制。

（3）差异性：由于各个水利工程项目大小不一样，给后期的档案记录工作带来变化，这些都会使得项目档案的周期差异变大。另外，在其他方面因素的影响下也会造成档案信息资料出现差异性。

二、水利工程档案管理优化措施

（1）严格控制质量

通常情况下档案管理质量的提升需内容完整、准确、系统；资料结构纸用笔规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁；竣工图和声像材料要经过领导审核批准。另外，对工程档案整编选择规范的档案整理软件，对信息资料优化处理后拟写案卷题名，编制案卷目录、卷内目录、备考表，规范装订，保证收藏的档案能将工程各个方面内容的信息记录清楚。

（2）制定分类方案

水利工程是一项复杂性的施工项目，这决定了工程档案资料内容的复杂性，在实际操作过程中必须要对档案资料进行详细地分类处理。在项目划分结束后需结合具体的工程单位需求，对复杂的档案内容具体区分开来，将文件进行分类管理后分开摆放。档案资料需顾及到各个不同的工程内容，既要包括大项目的内容资料，也要涉及到一些小项目的标准要求，不仅涉及纸制载体，也要顾及声像档案。在管理过程中包含的文件应有：工程可研、勘测、设计、施工、监理、竣工验收等建设的文件材料。对文件资料内容的真实性需经过领导审核，对其中存在的错误信息要及时调整修改。

（3）完善项目验收

对水利工程项目档案实施专项验收也是很重要的工作，在验收过程中可以处理好各种档案信息问题，同时能提前或与工程竣工验收同步进行。施工单位在验收过程中必须要注意一些厂家的档案问题，若达不到审核指标的则不得通过档案专项验收；未通过档案专项验收或档案专项验收达不到要求的工程，禁止通过工程的总体竣工验收。因而，必须在思想意识上对档案验收给予足够的重视，这样才能把握好档案的检验质量，从而制定出合理的自检工作报告。当审核工程档案的内容与质量标准要求一致后，便可向有关单位报送档案自检报告，然后提出档案专项验收申请。

（4）坚持同步管理

对工程档案工作、工程建设进程两者采取统一管理模式，能够促进整个水利工程项目资料的科学整合，从而保证了工程档案材料完整、准确、系统，为后期档案资料的孕育提供了帮助。采取同步管理的主要作用是将档案管理融合到项目实施过程中，从而提高工程档案的收集、整理工作。水利工程档案管理也要运用到项目管理的不同时期，掌握好多个方面的资料信息来满足档案同步管理需要。采取的措施包括：可行性研究、立项时，就应开始进行文件材料的收集和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议需做好水利工程档案的收集、整理；竣工后工程项目的检查工作需做好资料统计，对涉及的相关数据内容加以审核。同时，还要积极进行单元与分部工程质量等级评定、项目成果评审、鉴定，对于一些重要的档案信息要重点保护。

（5）完善移交管理

如果工程项目的资料足够完成，则保管单位能结合具体的档案编制要求，确定不同文件材料的归档份数，然后在工程项目结束后的一段时间内将其处理保存，在需要使用的情况下拿出来参考运用。而工程档案移交过程中应该编制案卷级档案目录，将工程档案交接单填写清楚。交接双方需做好目录与实物的核对，将档案交给经手人签字、加盖单位公章后确定。

结语：综上所言，工程项目档案有着重要的作用，积累了大量的数据信息资料，对今后工程单位参加施工作业有着指导意义。对水利工程档案文件我们必须采取多项措施进行管理，以更好地为水利事业服务。

作者单位：浙江省诸暨市安华水库管理处

参考文献：

[1]GB/T50328―2001.建设工程文件归档整理规范[S].

[2]水利部.水利工程建设项目档案管理规定[R].北京:水利部,2005.

[3]SL223―2008.水利水电建设工程验收规程[S].