浅谈对人事档案管理工作的认识

摘 要：本文通过叙述人事档案的定义及意义，浅谈了新形势下人事档案管理工作中存在的问题，并就改进人事档案管理工作中的不足，提出了的几点认识。

关键词：人事档案；管理；认识

中图分类号：G271 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）011(C)-0264-01

记录和反映干部职工个人参加各种社会活动的成长经历、思想道德、业务能力、工作业绩以及所受奖励、处罚等情况的原始记录是人事档案，它既是个人身份的象征，也是人们在办理工作调动、晋升职务（称）、出国政审、养老保险、退休的主要依据。随着新形势下市场经济体制的不断完善和人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作面临着新的挑战和机遇。本文从以下方面浅谈新形势下的人事档案管理工作。

一、人事档案管理工作中存在的主要问题

1、信息量不足，格式僵化，不能满足用人单位的需求。现行人事档案的格式和内容是在计划经济体制下设置的，其信息记录大多是反映个人经历、入党、入团、学业登记、家庭情况、社会关系、奖惩等情况等，其中对人的评价多是些空洞的政治术语，不能反映个人的人才类型、管理才能、技术专长、工作业绩、心理素质、个性特点等方面的情况，因而不能全面反映档案记录人的全貌。

2、内容失真，降低了人事档案的可信度。一是由于缺乏监督机制，档案在形成与补充过程中，个别人甚至个别组织出于某种目的，在填写档案材料时，不严肃认真，弄虚作假。二是档案从业人员对档案材料甄别能力差，甚至根本不检查，对一些假文凭、假职称、假履历等“来者不拒”。三是由于技术、设施等原因，在收集、加工、转递、利用诸环节中造成档案材料遗失、缺损、变形，导致人事档案信息失实失真。

3、相关政策的调整，减弱了人事档案的凭证功能。随着公共事业管理工作的迅速发展和各种法律法规的完善，一些涉及国计民生的政策、规定不再以“管、卡、压”等带有控制特征的面貌出现，相反更具有人性化，更具有人文关怀的特点。如广东新近出台的政策：只要在专业技术岗位工作，农民也可以参加职称评审。随着国家政策的调整，人事档案原有的一些不可替代的凭证功能正在逐渐消失。

4、随着人才竞争的加剧，一些地方出现了弃档现象。由于市场竞争的加剧，人才在社会经济发展中的作用越来越重要，人才流动也越来越普遍。为了引进更多高层次、高学历、高技能人才，各地都在纷纷出台各种优惠政策。一些经济欠发达地区的单位，为了留住人才，采取“不同意调出、不同意转移人事档案、不同意迁移户口”的留人“政策”；与此相反，一些发达地区的单位为了吸引人才，则采取了“不要调出手续、不要人事档案、不要迁移户口”的办法。人事档案管理工作中出现的这些新问题、新情况，严重地干扰了我国人事档案管理工作的正常开展。

二、对改进人事档案管理工作的几点认识

现行的人事档案管理工作与社会发展对人事档案管理的要求存在着严重脱节的问题，使人事档案管理严重滞后于社会经济发展。那么，如何摆脱各种因素的干扰，改进我国人事档案管理工作，以适应社会发展的需要呢？

1、顺应时代的需要，打破现有僵化的人事档案管理模式。随着《公务员法》的颁布实施，干部队伍分级分类管理将成为主流；事业单位将实行聘用制；企业将打破干部、工人的身份界限，鼓励人才合理流动，双向选择；非公用制经济成分日益扩大，从业人员将呈现出来源广、层次多的特点。在这种形势下，如果仍然以个人身份来管理档案而不按从业性质来管理档案，势必会造成人档分离。要适应市场经济发展和人事制度改革的需要，就要不断改进和完善人事档案内容。

2、加强人事档案管理法制建设。市场经济是法制经济，为了使人事档案工作更好地服务于社会主义市场经济建设，必须加强人事档案工作的法制建设，确保人事档案工作的规范化、制度化。目前，我国人事档案管理工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律、法规。由于人事档案工作涉及面广、情况复杂，要使所有的人事档案管理工作都有法可依，任务还相当艰巨。从国家已出台的法律、法规和规范性文件来看，其规定过于笼统，缺乏配套措施，不易操作，直接影响了有关法规的具体执行。因此，要使人事档案工作有法可依，有章可循，就应该合理规划、有步骤地协同有关部门制定或修改相关人事档案工作法规，另外要加强执法力度。

3、加强人事档案管理工作现代化建设。一是要建立准确、完备的人事信息数据库，通过办公自动化网络系统，方便、快捷地为各级领导和相关部门提供所需要的人员基本情况及综合信息。二是重视人事档案“纸质”材料的收集，为干部的考核、任免，人才的聘用、选拔，职工退休手续的审核、批准，提供详细、完整、真实可靠的依据。三是加强业务培训和基本功训练，通过多层次、多渠道的培训，不断提高档案管理人员业务素质。四是引进和培养一批具有开拓创新精神、政治思想素质好、法制观念强、专业基础扎实、信息处理能力强的高学历、多层次的复合型人才，为人事档案工作提供人才保障。五是建立科学，实用的人事档案管理办法。

4、构建地区或系统人事档案管理中心。人事档案的管理由于部门不同、权限不一，因而造成了分散的多头管理状况。这种管理模式是造成假档、弃档现象的主要原因。在一个地区或系统建立一个档案管理中心，对本地区、本系统的人事档案进行统一管理，这样既可以减少假档、扣档、弃档等现象发生，同时还为了人事档案的标准化、现代化管理创造了条件。

作者单位：延长油田股份有限公司档案馆