谈谈基层动物卫生监督所的档案管理

摘要：档案工作是工作情况的说明，基层所档案是最基础，最原始的资料，是考核工作的重要依据，也是给后来者积累历史工作资料的财富。大多考评、评后、认证等工作都需要档案材料的支撑，有利于后期合理有序地开展工作，为政府宏观调控提供科学依据。为准确判断形势，科学指导生产发挥重要作用，档案工作已经是重要工作之一。根据工作实际，就如何做好档案工作浅谈几点。

关键词： 动物卫生； 监督所； 档案管理；建立； 分类

中图分类号：TU264+.6

动物卫生监督档案是指过去和现在的动物卫生监督机构在从事政治经济、科学文化、监督检查、监督管理等活动和工作中形成的，对国家和社会具有保存、利用价值的业务材料、图表、报表、声像、学术论文等等各种形式的历史记录。是广大动物卫生监督工作者的劳动成果和智慧结晶，它正确的反映了我们动物卫生监督工作中的历史面貌，是一种储备的资源，是开展各项动物卫生监督工作的重要凭证和依据，为今后的工作考查、研究提供经验、教训，具有很高的社会效益。因此，抓好动物卫生监督档案管理，为更好地提高动物卫生监管水平，提供服务是十分必要的。

一、档案材料的准备要求

收集、整理、统计动物卫生监督档案资料，包括文件、公文、执法文书、传真、音像、电子载体（光盘、U 盘），报表，业务材料等。其中应归档的文件材料应包括文件的种类、份数及每份文件的页数、文件中应有的请示与批复，保证文件的完整性。要提高质量，不要光收集红头文件，还有收集动物卫生监督工作中每一方面每一项内容，如研究、调查、检疫、监督管理、培训指导等，无论是结束或中断、成功或失败，延缓或取消、或中途移交等，在完成或告一段落时，都应形成业务资料，这样才能使归档的材料真实地反映出本单位的历史面

貌，为今后的工作发挥更大的作用。

二、动物卫生监督档案的种类

2.1 红头文件类 主管单位省所、市局来文，外单位来文，以及本单位发文。

2.2 业务文件类 政策性文件、参考文件、科技成果。

2.3 业务资料类 业务会议、业务学习记录、各种调查报告、动物卫生监督书刊、技术资料、标本、业务论文、工作计划、总结。

2.4 监督管理类 业务培训、指导，“两员”队伍管理、违章违纪记事，重大案件调查笔录、各种票证的领取使用情况。

2.5 病害处理类 病害动物及其产品的检出、判定及处理记录等。

2.6 报表类 所内动物卫生监督月报表、季报、半年报、全年报。

2.7 基本建设类 包括所内业务机构设置、人员安排记事。

2.8 其它类 各种检疫监督设备、化验室仪器设备购置、使用情况，证、章、标志、检疫印章的登记、使用，办公室库房物品出入库登记。

三、动物卫生监督档案的立卷步骤

3.1 按年度分开立卷 将文件按来文单位，以年度形式分开，把属于同一时间段内的文件组卷，材料过多的，可分上下卷。

3.2 编写归档文件目录 包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数等。

3.3 卷内文件编号 卷内材料应当齐全完整，无重份或多余材料，并统一用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页码，页码编写在页面正面的右上角。

3.4 案卷归档，填写封面，设定保存期限 涉及国家机密、商业机密和个人隐私的文书档案要重点保存。

四、建立专用档案时，分电子档案和纸质档案

电子档案，保存在电脑或u盘里；纸质档案保管要有专用档案橱或档案柜，根据档案应保存的年限妥善管理，用标准的档案盒将各类档案分类归档，分类建档，项目齐全。并在档案盒正面和侧面贴上标签，标注档案名称。一般分为：防疫档案、检疫档案、监督档案、畜牧业生产档

案、畜产品安全档案、草原建设档案等几大部分。

五、有专业的统计管理人员

选素质高，业务能力强的人员担当统计人员，对村级防检疫人员报送的基础数据进行分类整理归档，并将部分数据填报业务报表上报，同时监督采集数据的真实性和准确性，规范建档，符合规定要求，与国家和国际接轨，满足国家评估认证等工作需要，确实做到行有迹，查有据。

六、各种档案的建立与管理

6.1防疫档案部分

免疫档案：详细记录各种畜禽的春秋集中防疫及补针的免疫情况和免疫卡存根。防疫报表档案：防疫月报表，季报表，年度报表及春秋集中防疫报表，周报表。疫苗管理档案：包括各种疫苗领取发放台账，报废及无害化处理记录。疫情处置档案：记录疫情举报人，电话，内容，发生地，处置结果等。防疫物资管理档案：各种防疫器材，设备，及易损耗物品出入库管理使用记录。防疫员管理档案：记录防疫员，检疫员的学习培训，工资管理考核考勤的情况。疫病监测档案：记录本辖区各种畜禽抗体检测信息及资料。

6.2检疫档案部分

检疫报表档案：包括检疫月报表，季度表表，年度报表及各种数据。产地检疫档案：报检记录，产地检疫登记表，引入动物检疫记录。经纪人管理档案：记载辖区内经纪人的信息，经营范围及畜禽种类。交易市场，屠宰场管理档案：交易市场临栏检疫记录，宰前检疫记录，产品检疫记录，消毒记录，及交易市场屠宰场的详细信息。检疫证明档案：各种检疫证明领取发放记录，畜禽标

识领取使用证录。

6.3监督档案部分

屠宰场监督档案：记录屠宰场的监督检查情况，一般每月2次。规模场监督档案：记录辖区内各规模饲养场的免疫，检疫，存出栏，疫病监测等情况。交易市场监督档案：记录辖区内各交易市场监督情况，一般每月监督检查2次。无害化处理监督档案：记录辖区内动物及产品及废弃

物的无害化处理的开展情况。隔离场监督记录：记录每次隔离畜禽的具体情况。种畜禽监督档案：详细记录种畜禽的来源，去向，及各种性能的生产情况。饲料兽药经营场所监督档案：记录饲料兽药的来源，有无瘦肉精等禁药物添加剂检测的督查情况。区域所执法人员管理档案：记录检疫员，协检员，监督员，防疫员的详细信息及考核考勤值班记录。

6.4畜牧业统计档案

畜牧业生产统计档案：记录辖区内每月度畜禽各自然村存栏量，饲养量，出栏量及自繁引入动物数量，和月度，季度报表。防疫员巡查记录，饲养户按月核查表，畜禽分布定位数据采集表，饲料兽药经营加工场所统计档案。记录辖区内饲料，兽药，生产加工经营场所的详细信息。

6.5草原管理档案

记录草原建设面积、坐标点、草原分布、是否围栏、种草的密度及护草员的责任状、草原承包合同等方面的资料。

6.6畜产品安全档案

瘦肉精检测记录、检查用药记录、对饲料添加剂经营单位的检查记录、无公害畜产品检查记录、对奶站的检查记录，并做好监督管理档案。

6.7文件档案

收集上级和本级政府下达的各种文件。总之，基层所的档案，要不断进行优化升级，建立畜牧业生产加工，畜产品安全追溯，草原管理三维立体档案管理体系，实现行业管理数字化，信息化，正规化。

七、结语

动物卫生监督档案的管理，为我们的动物卫生监督工作提供了有法可依、有章可循的依据，建立了沟通信息，提供了政策、技术资料；为动物卫生监督工作的发展提供了经验、教训并指明了方向，为我们更好地提高今后的监管水平提供了措施、范例和典型资料。总之，在动物卫生监督工作各方面迅速发展的过程中，动物卫生监督档案都发挥着重要的作用。

参考文献：

[1] 季辉.对动物防疫监督档案立卷的探索.[J]中国动物检疫.2003.

[2] 吕游.增强档案管理意识 提高档案管理水平.锦州畜牧兽医在线.2009.