谈谈教材档案管理

教材档案管理是学校档案工作的一个组成部分。具体包括教材的收集、整理、鉴定、统计和提供利用等多个环节。教材档案能为教材的管理、建设、研究和教材选用提供完整的信息资料，既有利于教材日常管理工作的开展，提高工作效率；也有利于教材建设，提高办学水平；还有利于选用合适的教材，提高管理水平。

一、教材收集整理的内容

1.教材实物。一是教材样本。将本校历年使用的教材（包括校本教材）都收集1本，按专业、年度进行分类存放，尤其是本校老师主编或参编、正式出版的教材，包括讲义、教学参考书和习题等，更要注意收集完整。二是教学资料。发现有适合本校有关专业使用的教材或教学参考资料，可收集1套，提供给教师作为参考、借鉴的资料。三是优秀教材。为帮助本校教师和学生及时准确地了解相关领域的最前沿信息，要注意收集高质量的教材，特别是历届教材评比中评出的本校相关专业大类的全国优秀教材。

2.相关文件。一是国家和地方教育管理部门关于教材建设方面的政策、措施等文件。二是校内关于教材建设和教材管理的文件。三是新闻出版单位、高校教材代办站以及新华书店等关于高校教材编写、出版，教材征订、教材发行等方面的政策和规定。

3.其他资料。一是教材出版信息。随着科技的飞速发展，新兴学科、边缘学科也在不断出现，出版的新教材、高质量教材数量日益增多，加之高等院校新专业的不断增设，这就要求教材管理者不断提高自身素质，掌握科技发展和专业教材出版的最新动态和信息，及时征订能够反映学科最前沿信息的新教材。主要是对《普通高等教育教材总览》、《高校出版社自编教材征订目录汇编》、《社科新书目》、《科技新书目》、《全国新书目》以及各种媒体刊载的新书简介、述评等方面的信息资料，要及时收集整理、记录、归档，以备检索之用。二是其他教材相关资料。包括：⑴上级教育教学主管部门对高校教材建设工作的评估鉴定、评优工作规定等；⑵知名出版社、公司、教材代办站、书店的联系方法如电话、QQ、网站等，全面掌握教材出版信息和服务信息；⑶教材建设资料；（4）教学和教材研究资料。

在教材收集整理时，对于教材样本以及已经装订成册的资料，可按专业排放；对于文件及较少的资料可用文件盒装好，以便于保存和查阅。此外还要有文字记载，列出全部教材档案目录。通过科学排列，便于管理，方便查询。

二、教材档案的利用

1.建立教材使用跟踪调查制度，及时进行意见反馈。每学期向教师和学生发放教材适用率和配备率调查表，进行一次教材质量使用情况调查，收集教师和学生对教材使用情况的反馈意见，掌握第一手资料。各二级学院（系、部）应积极配合，及时反馈有关信息，数据收集整理后，既可以在日后教材管理工作起参考作用，也可在主管领导决策时及时提供，以保证教材的不断优化，防止使用劣质教材和盗版教材。

2.在选订教材时帮助参考借鉴。预订教材时，可向教师提供教材档案库中所有的同类教材样本和新出版的教材信息查阅，尤其是师生对教材使用情况的反馈意见，通过对比研究，选择最适合于本校人才培养和专业需求的高质量教材，提高教学质量。

3.及时提供最新、最齐全的信息。（1）在目前自编、协作编写教材大量出现的情况下，可向教师提供一些高质量教材及同类教材的反馈信息，最大程度杜绝低质量自编、协编的包销教材。（2）使师生及时了解国内外相关学科的现状和发展前景，把握最新的科技动态，了解学科发展的最前沿信息。（3）本校历年所用的各种版本教材、教学参考资料以及各学科最优秀的教材都是有实用价值的资料，可为教师编写教材、获取信息提供极大的方便。（4）向领导提供教材方面的第一手资料，作为他们决策时的依据。

三、需要注意的几个问题

1.要有建立教材档案库和服务的意识。教材档案管理需要一定的时间和基础，在初期势必加大教材管理人员的工作量，要建好一个教材档案库，需要管理者自觉加强学习和研究，如果没有全心全意为师生服务的思想，没有教材档案管理的意识，是很难把这项工作做好的。

2.要加强教材管理人员的培训。目前高职院校中存在一个问题，很多教材管理人员知识结构和业务基础的局限性，不知道如何高效地管理教材档案。这就要求管理人员自觉提高业务水平，满足师生需求，同时也需要学校领导认识到教材管理的重要性，多提供业务培训机会，或通过规章制度激励、引导教材管理人员主动学习，加强自身建设，提升管理水平。

3.注意收集整理计划。主要是要按年度整理并装订好上级主管部门和学校教材工作委员会制定的教材建设计划、各专业的教学计划；按春、秋季装订好教材征订、追加计划和教材发行计划。

4.注意整理账册数据。对于教材管理部门，日记账和分类账等账册是日常工作中用得最多并且最原始的信息资料，还有教材征订清单、教材进库清单、教材出库清单、学生教材代办费结算清单等都要及时按年度装订成册，以便随时查阅。同时要收集并整理好每年的教材管理数据库资料，为防止资料丢失，还需及时进行数据备份，才能使教材档案管理发挥最佳功效。

参考文献：

［1］中华人民共和国教育部关于“十五”期间普通高等教育教材建设与改革的意见.中国大学教学2001（3）.

［2］米珍.高校教材档案建设.现代教学与管理2003（5）.

［3］周范林著.高等学校教材工作理论与实践.中国文联出版社1999.

［4］陈淼.如何使用大学图书馆.北京图书馆出版社2000.

［5］杨达寿祝源东主编.高等学校教材建设管理研究.天津教育出版社1994.

（作者单位：长沙环境保护职业技术学院）