医院档案数字化的应用研究

【摘要】医院档案数字化管理就是以医院员工的需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软、硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化的加工能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。

【关键词】医院；档案；数字化；应用

【中图分类号】R197.3【文献标识码】B【文章编号】1008-6455（2011）04-0285-01

医院档案信息数字化是一种新型档案信息形态，是计算机大量应用于医院管理的必然结果。它把分散于不同载体的信息资源以数字化的形式存储，在现代信息技术普遍应用的基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

1 医院档案数字化的必然性

1.1 随着信息技术的进步，尤其是医院信息系统（HIS）的投入使用，组织管理已经开始转变为面向流程的管理，特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科技档案、病理切片档案、计算机数据档案等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理；而引入信息技术对传统医院档案管理进行流程再造，加快档案信息化建设，采用现代科学技术，对医院档案资源进行数字化管理，实现信息资源有效地整合和共享，已经成为档案管理发展的必然趋势，这也使得人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是实现医院档案事业可持续发展的一项重要内容。[1]

1.2 改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

2（HIS）的普遍应用对数字化管理提供了有利条件

医院档案主要涉及病案和行政档案两大内容，因此应当把档案管理划归管理信息系统；一般的HIS将管理信息系统细分为门诊管理系统、住院管理、药房管理、病案管理、医疗统计、人事工资管理、财务管理与医院经济核算、医院后勤物资供应、固定资产医疗设备管理、院长办公综合查询与辅助决策支持等若干子系统。HIS软件当中大都为病案和文档管理设计了相应的软件，初步解决了档案数字化的技术问题；另外，随着各类内部办公网络平台的建立，以及“电子病历”法律地位问题的逐步解决，逐步实现文档、病历的电子化只是时间问题。

3 医院档案数字化管理存在的问题和发展建议

3.1 基础建设的问题？ 数字化档案系统作为网上信息资源新的管理模式，具有高投入、跨学科、资源共享等特点，建设速度较为缓慢；技术力量、技术基础、数据库建设和人才储备等方面相对较为薄弱，这给推进档案数字化建设添加了难度。

3.2 纸质文件和电子文件并存问题:数字化档案室只是一个“信息空间”，要靠传统档案的信息资源相互联接才可以构成，它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此实行纸质文件和电子文件“双套制”,是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。

3.3 电子档案的安全保护问题:由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。

4 对医院档案数字化建设的几点思考

4.1 改善硬件是医院档案数字化建设的基础：数字化发展硬件先行，硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样,才能为以后医院数字化建设留足发展空间。

4.2 要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障:加强数字化硬件建设和软件开发；加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案正常运转，保持旺盛生命力。

4.3 医院数字化资源建设是发展档案管理数字化的前提条件:医院数字化资源建设要立足于做好医院馆藏资源数字化、社会资源医院馆藏化两个方面的工作；医院馆藏资源数字化就是根据医院的学科特点、科研方向和以后的发展规模，建立个性化的数据库，社会资源医院馆藏化就是对社会上已数字化的医疗信息资源进行收集、整合和利用,大力拓展网上资源[2]。

4.4 要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才，这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行；同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。

4.5 要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题，正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强；但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度；我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

总之，医院档案数字化管理与信息化建设是相铺相承的，计算机网络技术不仅可以大幅度提高办公效率，而且也使工作准确性大为提高，在高度信息化环境中，文件信息传输速度快、信息量极大，传统的文件和档案分开式管理模式已经远远不能适应，采用医院档案数字化管理将是我们档案管理的必由之路。

参考文献

[1] 陈红、龚伟伟.医院综合档案数字化管理的应用研究和体会[J].《南京档案》.2010. 7（5）：13-14

[2] 赵学武. 浅谈医院数字化档案建设[J].《中外健康文摘》,2010.31（8）：25