高职院校收费管理系统数据表和功能模块设计

摘 要：本文主要针对SC高职院校收费管理系统开发运用过程中系统数据表及结构和系统功能模块设计进行介绍，分析系统中的数据表结构设计以及按照实际需求设计的系统功能模块及功能。

关键词：收费管理；数据表；功能模块；设计

中图分类号：TP311.52

SC职业技术学院是一所面向全国招生的专科层次职业院校，在校学生规模为12000人，生源主要来源于国内二三线城市，城乡学生居多。长久以来学生收费一直是学院财务部门的一项复杂、繁重且过程漫长的工作，为了提高收费工作效率，做到实时提供收费数据，快捷查询、汇总，促进和提升欠费摧收管理工作水平，2005年学院自行开发设计了一套以SQL server为后台数据管理，VFP编制运用程序界面的C/S模式收费管理系统，并于同年开始试用，经过五年的修改、完善和扩充，目前该系统的运行完全能满足学院收费管理各方面的需求。本文就五年来的系统开发设计中数据库表结构设计和功能模块设计的经验作个总结，以期对高职院校及一般高校的收费管理系统开发设计工作提供一些帮助。

1 数据库表及结构设计

数据库表及结构设计需要考虑几个方面：一是系统需要服务哪些方面的工作；二是合理设置数据库中表的数量；三是根据需要确定数据库表结构的字段。

根据学院收费管理工作的实际需要，以实用、够用、满足需要为原则，在数据库中设计了用户、部门、专业、班级、专业学费标准、年级收费标准、新生缴费、学生缴费、收费入账流水记录、收费流水记录、收费作废流水记录、其他收费项目和其他收费流水记录等13张主要的数据表。

1.1 用户表结构设计

用户表是控制进入系统的操作人员以及操作权限工作表，其目的是保证数据的安全和明确责任的分工。基于此在结构上设计了6个字段：用户代码C（3）、姓名C（12）、简名C（4）、密码C（10）、操作级别C（1）、系统管理C（2），通过读取该表控制进入系统的人员和操作权限。

其中用户代码、操作级别和系统管理在系统中通过添加或选择由系统程序自动定义代码。用户代码从001开始自动添加；操作级别在系统中有二个，一是管理员，负责系统中基础数据录入维护以及重要数据的修改操作；二是收费员，负责系统中收费操作，程序中管理员代码定义为1，收费员代码定义为2；系统管理在系统中负责系统数据的维护，程序通过逻辑选择定义代码，是定义为01，非定义为02。

1.2 部门表、专业表和班级表结构设计

设置部门表、专业表和班级表主要是考虑学生收费、查询、汇总需要，以便快捷地完成收费以及提供各系部所属专业、班级学生缴费和欠费数据用于系部学生缴费管理工作。基于此对三张表的结构设计如下。

部门表在结构上设计了2个字段：部门代码C（3）、部门名称C（20）。

专业表在结构上设计了5个字段：专业代码C（8）、国标代码C（8）、专业名称C（50）、收费代码C（4）、学费标准N（5），其中专业代码是学院内部管理的代码，它由部门代码（3位）+学院专业编码（3位）组成；国标代码是教育部对各专业统一制定的代码。

班级表在结构上设计了5个字段：班级代码C（20）、班级名称C（50）、专业代码C（8）、收费代码C（4）、学费标准N（5），其中班级代码由入学年份后2位+专业代码+分班编号（2位）组成。

专业表和班级表在字段设计上都设计了收费代码和学费标准二个字段，其目的是为了适应国家对收费标准的调整后“新生新办法，老生老办法”这一管理规定。新生读取专业表收费，老生读取班级表收费。

以上三张表在代码设计上的关系：部门代码专业代码班级代码

1.3 专业学费标准表结构设计

专业学费标准表主要针对新生入学时由于没有分班，只有专业信息，为便于收费而设置。其结构设计了4个字段：专业代码C（8）、专业名称C（50）、收费代码C（4）、学费标准N（5）。

本表在系统优化设计时可考虑取消，用专业表代替。

1.4 年级收费标准表结构设计

年级收费标准表是对全院所有年级按专业大类而设计的一张收费项目标准表，项目内容包括住宿费和按国家规定统一收取的代购代管费，不包括学费标准（学费标准通过专业表和班级表中的学费标准字段控制）。由于收费项目国家有严格规定，因此表结构设计只包括国家规定的固定项目，在程序设计时没有考虑动态改变其收费项目。

基于国家政策，年级收费标准表结构设计了10个字段：标准代码C（4）、名称C（14）、标准金额N（4）、住宿费N（4）、书籍资料费N（4）、体检费N（4）、防疫费N（4）、床上用品费N（4）、军训服装费N（4）、大学生医保N（4）。

专业表、班级表、专业学费标准表中的收费代码与本表的标准代码对应，通过代码读取表中各收费项目的金额。

1.5 新生缴费表和学生缴费表结构设计

新生缴费表是一张录取新生的缴费标准表，它在导入新生数据时，通过专业代码、收费代码读取生成。由于高职校院普遍存在报告率不高问题，存在一定比例的录取学生不到校就读，设置该表的目的是新生报到时从中调取学生缴费信息，完成收费并将收费记录写入学生缴费表中，避免学生缴费表中出现无效的记录。

学生缴费表是一张在读学生缴费情况结果表，是系统中的主要数据表。记录每一个学生实际的缴费情况。

以上二张表为了信息上一致，结构上采取了相同结构设计，设计了27个字段：高考报名号C（14）、报到号C（14）、姓名C（12）、性别C（2）、班级代码C（20）、学号C（20）、专业代码C（20）、学生类别C（5）、身份证号C（20）、银行卡号C（20）、银行卡金额N（5）、收费代码C（4）、标准金额N（4）、减免金额N（4）、减免原因C（100）、欠费金额N（5）、上期欠费N（5）、实缴金额N（5）、学费标准N（5）、学费N（5）、住宿费N（4）、书籍资料费N（4）、体检费N（4）、防疫费N（4）、床上用品费N（4）、军训服装费N（4）、大学生医保N（4）。

1.6 收费入账流水记录表、收费流水记录表结构设计

收费入账流水记录和收费流水记录二张表是学生每一笔详细缴费记录表，是系统中的主要数据表。前者为已经完成对帐并进行会计处理的流水记录表，该表内容由对帐后的收费流水记录表导入，不能进行任何记录修改，它是校验学生缴费表准确性和学生查询详细缴费情况的基础表；后者为实时收费且能够进行作废删除修改的流水记录表，该表内容在实时收费录入时完成，在对帐无误后，通过入账操作导入收费入账流水记录表并清空，入帐后该表为一张空表。设置二张收费流水记录表目的是解决在实时收费过程中由于多种原因（如收费操作员金额录入错误；同名同姓学生缴费对象录入错误；学生缴费时票据已经打印，但学生缴纳现金或银行卡上金额不足等）造成收费记录不实而需要修改的情况。

二张表在结构上采取了相同结构设计，设计了17个字段：流水号N（5）、报到号C（14）、姓名C（12）、学号C（20）、缴费方式C（1）、缴费类别C（1）、缴费日期D（8）、收费员代码C（3）、实缴金额N（5）、学费N（5）、住宿费N（4）、书籍资料费N（4）、体检费N（4）、防疫费N（4）、床上用品费N（4）、军训服装费N（4）、大学生医保N（4）。

其中流水号根据缴费先后系统自动编号；缴费方式和缴费类别在系统中通过选择由系统程序自动定义代码。缴费方式在系统中有二个，一是现金，二是银行转帐，程序中现金代码定义为1，银行转账代码定义为0；缴费类别在系统中有二个，一是本期费用，二是上期欠费，程序中本期费用代码定义为1，上期欠费代码定义为5。

1.7 收费作废流水记录表结构设计

收费作废流水记录表是一张作废记录备查表，该表内容只能查询，不能进行任何记录修改、删除。当对收费流水账表中某记录进行作废删除修改操作时，收费流水账表中该记录被删除，同时该记录进入收费作废流水记录表。设置该表的目的，一是会计内控制度需要，二是便于检查作废删除修改是否存在误操作。

由于收费作废流水记录表是对收费流水账表中记录进行作废删除操作生成记录，因此它结构采取了与收费流水账表相同结构设计。

1.8 其他收费项目表和其他收费流水记录表结构设计

学院收费工作除了国家规定的对学生进行的收费外，还存在许多其他项目的收费，如学生自愿参加的职业技能培训和鉴定的收费、职工的各种缴款、外单位人员的缴款等。在收费系统设计时，将这类收费通过其他收费项目表和其他收费流水记录表进行管理。

其他收费项目表是一张收费项目的动态管理表，该表可以根据实际收费情况随时进行项目添加和删除，在表的结构设计上只设计了项目名称一个字段，字段类型为字符型，宽度为50个字符。

其他收费流水记录表是记录每一笔其他收费的记录表，该表结构设计了7个字段：流水号N（4）、姓名C（12）、缴费备注C（20）、缴费项目C（50）、缴费日期D（8）、收费员代码C（3）、实缴金额N（5）。

除以上13张数据表外在本地程序目录中还根据新生数据导入和查询的需要设计有高考录取专业与系统专业代码对照表、高考录取地区代码表；根据票据打印的需要设计有票据打印字段数据临时表等。

2 功能模块设计

以实用、够用、满足需要为原则，通过对系统的需求分析，在系统功能模块设计上设计了系统管理、在校生收费管理、新生收费管理、学生收费数据查询、学生收费数据统计五个模块。系统的功能模块如图1所示：

图1 系统功能模块图

2.1 系统管理模块

系统管理模块由基础数据管理、数据处理、EXCEL文件导出等三个部分组成。

（1）基础数据管理部份设计了部门管理、专业管理、班级管理、收费标准管理、用户管理等五个方面的操作，实现部门、专业、班级、用户项目一次录入全局应用的功能。在操作上各部分均能进行增加、更新、删除信息数据。

（2）数据处理部份设计了收费数据校验、收费年度结转、收费数据备份、收费数据恢复、SQL命令窗口等五个方面的操作，实现收费数据准确性验证、年度收费数据库建立与结转、数据备份和在系统出现问题时数据的恢复功能。

收费数据校验通过收费入账流水账表记录对学生缴费表记录进行准确性验证，若学生缴费表记录与收费入账流水表记录有不同，以收费入账流水表记录为准进行更正。在实际运用系统过程中由于网络传输和数据运算方面原因，会出现收费流水表记录已经写入数据，但学生缴费表记录没有进行相应的更新数据运算，造成学生缴费数据不准确的情况，因此设计了这一校验功能。

收费年度结转是在本年度收费工作结束时将本年度收费数据形成一个只能查询不能编辑修改的历史数据库，对当前操作的数据库的学生缴费表的欠费金额项结转至上期欠费项，同时将数据库中涉及到学生本年度实际缴费的数据清空，开始新年度学生收费管理工作。在设计系统时，为了快速检索数据并进行数据运算，采用了财务软件的设计思路，将过去各年度的收费数据作为单独的历史数据库进行管理。

收费数据备份和收费数据恢复是对当前操作的数据库进行备份和恢复操作，以备系统出现问题时进行恢复处理。

SQL命令窗口是为专业人员直接利用SQL命令维护数据库而设计的一个入口界面。

（3）EXCEL文件导出部份实现对数据库中的表以EXCEL文件格式导出到本地功能。

2.2 在校生收费管理模块

在校生收费管理模块由标准收费和其他收费二个部分组成。

（1）标准收费部分设计了在校生收费、收费数据入账与作废、添加学生、学生变动数据编辑、学生身份证资料导入、学生银行资料导入、学生银行资料导出等七个方面的操作，实现对学生进行本期费用或上期欠费的实时收费并打印票据、对实时收费数据及时入账或作废、学年中途转入学生的添加和在校学生的收费标准、班级、专业、费用减免、休学、退学等变动编辑，以及学生银行资料的导入导出功能。

（2）其他收费部分设计了其他收费、其他收费项目编辑、其他收费查询与作废、其他收费数据统计等四个方面的操作，实现对学生和其他人员进行其他项目的实时收费并打印票据、对实时收费数据查询或作废、其他收费项目的添加或修改、删除等编辑，以及对其他收费进行全部或按日期进行统计功能。

（3）新生收费管理模块

新生收费管理模块由新生收费、新生数据处理、新生缴费统计等三个部分组成。

1）新生收费部分设计了新生收费、添加新生二个方面的操作，实现新生实时收费并打印票据和少数临时录取新生的录入添加功能。在程序设计上新生完成收费后自动转入在校生收费数据表，后续管理在在校生收费管理模块中完成。

2）新生数据处理部分设计了新生录取数据导入、新生录取数据清空、新生银行卡号导入、新生银行卡划账金额导入、新生银行资料导出、新生报到数据导出等六个方面的操作，实现对新生录取、报到、银行等资料的导入导出功能。

3）新生缴费统计部分设计了按部门、按专业、按地区三个缴费统计操作，满足不同对象对新生报到缴费数据的需求。在程序设计上除统计数据外，还可根据需要导出EXCEL文件格式的统计表。

（4）学生收费数据查询模块

学生收费数据查询模块设计有入账数据查询、作废数据查询、学生个人本期缴费查询、学生个人往年缴费查询和往年班级缴费查询等五个方面的操作，满足不同查询需求。

（5）学生收费数据统计模块

学生收费数据统计模块设计有全部学生和在读学生的收费统计、操作员和管理员当日收费统计、全部流水记录和当日流水记录统计、年级收费统计、专业收费统计、部门收费统计、减免统计、学生名册等十一个方面的操作，满足不同统计需求。在程序设计上除统计数据外，还可根据需要导出EXCEL文件格式的统计表。

3 总结

通过五年实践与运用，有以下经验教训：

（1）在开发学生收费管理系统，设计系统数据表和功能模块时，要根据学院自身收费管理工作的特点，以实用、够用、满足管理需要为目的，不要过于追求数据结构的全面和功能的面面具到，当有新的管理需要出现时，可以通过升级来完善。

（2）在开发中，财务人员要融入开发团体并起主导作用。财务人员和编程人员一定要密切配合，共同完成开发与运用，否则做出的东西，只能是一个花架子，浪费人、财、物，不但提不高管理效率，还会增加财务部门后期的数据清理工作量。

（3）由于系统是以应用程序作为界面，所以各功能模块尽可能的做到界面简单易懂、交互性强，便于使用者快速上手。

参考文献：

[1]刘志勇.SQL Server 2005宝典[M].北京：电子工业出版社，2007，1.

[2]周予滨.Visual FoxPro 5.0中文版编程宝典[M].北京：中国水利水电出版社，1998，4.

作者简介：尹特进（1960-），男，重庆市潼南县人，本科，应用数学与经济系副主任，副教授，主要研究方向：会计学。

作者单位：四川职业技术学院，四川遂宁 629000