中小学档案管理现状探析

[摘要]中小学档案管理工作是学校的重点工作之一,是一所学校科学管理水平的重要标志。根据目前中小学档案管理的现状和存在的问题,提出了创新档案管理工作的对策。

[关键词]中小学档案管理工作现状对策

中小学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准,是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体。笔者根据档案管理的有关法规和要求,结合自身的学习和工作体会,就如何改进中小学校档案管理谈点粗浅看法。

一、中小学校档案管理工作的基本现状

就目前中小学校档案管理工作的现状来看,由于历史和现实的多种原因,主要存在以下几方面的问题:一是大部分学校的领导对档案管理工作认识不足,更认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用;二是档案管理人员缺乏。据了解,多数学校没有专职的档案管理人员,现有的档案管理人员一般都是兼职的,且业务水平低下;三是档案载体结构单一。受条件和设备等方面的制约,许多中小学校的原始档案多为纸质打印档案,仍有部分手工抄写、页面规格不一的案卷,而电子、音像、磁盘等介质的档案却很少;四是档案收集很不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多;五是管理条件不合格。不少学校没有专门的档案室(柜),不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件,档案材料随处散放,保管设备不齐全,直接影响着学校档案的保管和使用效果。

二、搞好中小学校档案管理工作的对策

1.加强领导,提高认识。提高中小学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识,是做好学校档案工作的前提。为此,教育主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容,列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导,至少要确定一名副校长分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》,深入进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法,扎扎实实地抓好学校档案工作。必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。根据“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足社会家长和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值趋向,以现念和创新思维来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。同时,要建立起一整套切实可行的档案管理制度,按照《档案法》要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。要按上级档案管理部门的要求,设立专职(或指定专人)负责此项工作。2.创造条件,规范建设。不管学校规模大小,均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作,并制定相应的学习培训制度,有计划地培养档案管理方面的专业人才,逐步中小学校档案管理人员专业化、固定化。因此,各中小学校一方面要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等,严格按规章办事。另一方面要专门设立档案室,所有档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

3.转变观念,强化管理。随着教育标准化建设的全面展开,档案管理工作也应更新观念,加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化,笔者认为:首先,观念要现代化,即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念。其次,在管理上要与时俱进,要确立加快发展中小学校档案管理的理念,制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化,即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率,确保档案服务工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用,越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性,同时也提高了工作效率。四是中小学校要在“农远工程”的基础上,加强计算机档案管理软件的开发应用,建立校园网或学校网站,与周边学校或名校建立长期的网络合作关系,逐步实现资源共享,将计算机作为档案管理的重要工具,进一步发挥学校档案的重要作用。

4.规范整理,达标上等。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中,应着重收集本学校形成的文件资料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每学期档案资料收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。同时,要根据教育主管部门和档案管理部门的要求,软硬件同步推进,在各方面积极创造条件,使每一所学校的档案管理工作达标上等。

加强中小学校档案管理工作,逐步建立健全学校档案,有利于对学校各项工作的正确评估,有利于查找和使用历史资料,而且有利于学校进行实施科学管理。事实证明,只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好,就一定能够发挥档案不可替代有应有作用。

参考文献:

[1]温晓玲.提高高校会计档案管理的意识[J].山西广播电视大学学报,2009,(6).

[2]朱继荣.对高校学生档案管理的思考[J].山西广播电视大学学报,2009,(6).