中小学档案管理之管见

摘要:中小学校档案是中小学校工作的真实写照，它反映了中小学校在各个 历史 时期的工作和活动情况，在中小学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好中小学档案信息资源管理，确保中小学校档案的完整性和系统性，使中小学校档案更好地服务于 教育 、教学、教研等工作显得尤为重要。

关键词：中小学;档案管理

Abstract: small and medium-sized school archives is the true history of small and medium-sized school work, it reflects the primary and middle schools in different historical periods of work and activities, in small and medium-sized school work plays the role of the link. Therefore, how to do well the file information resources management of primary and middle schools, to ensure the integrity of the small and medium-sized school file and the systematic characteristic, school file made and better service to education, teaching and research work is particularly important.

Keywords: primary and secondary schools; File management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

2012年5月我区对所辖中小学进行了一年一度的督导检查。在此项工作中，有一项是对学校档案管理的专门督察。大多数学校的档案管理比较规范，但有个别学校存在对其重要性认识不够、管理滞后等问题。现就档案管理工作谈一下自己的浅见。

一、中小学校档案工作是学校精细化管理的保障

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验 总结 ，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案管理工作普遍存在的不足

1、对档案的重要性认识不足

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2、档案材料不齐全 不细化

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3、档案管理手段滞后 信息化程度低

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用 计算 机及 网络 技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、如何改进行中小学校档案工作

第一、建章立制 提高档案意识

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

第二、想方设法开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

第三、运用信息化管理提高管理效能

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用 计算 机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、 网络 技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

第四、档案管理与校园文化建设相结合

中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作者要争取校领导的支持，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育 教育 各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。

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