国外大学人事档案管理

一、分门别类的个人档案管理

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

二、规范有效的电子档案管理

同纸质档案一样，电子档案是高校功能、政策、决策、程序、运转及其他活动的见证，其包含的信息具有历史价值。哈佛大学人事档案管理中的电子档案管理介绍了电子档案的管理方案、电子邮件的管理建议以及电子档案的命名规范和扫描工具的利用。

(一)利用电子档案系统来管理各种电子档案

哈佛大学人事档案管理的经验表明，可以利用电子邮件的分层目录结构(多层邮箱或文件夹系统)以及桌面的电子档案系统来管理电子邮件和其他电子档案。通常来说有三种方案。方案一，建立不同类别的文件夹，将个人文件移到文件夹中保存。方案二，建立不同类别文件夹并为每个类别建立按年份排列的子文件夹，再将个人档案移到各文件夹中保存。方案三，先按年度创建文件夹，再根据类别在年度下建立文件夹，从而将个人档案放到不同文件夹保存。

(二)对于电子邮件的管理建议

电子邮件的超大容量使其比其他任何档案的管理更有难度。哈佛大学档案馆提出的对于电子邮件的管理建议如下:将电子邮件按文件夹的形式组织起来易于识别其存放位置和内容;当归档管理时要考虑到附件的内容;使用系统提供的规则程序来整理和筛选接收到的电子邮件存放进相应的文件夹中;用相同的方式组织接收和发送的信息;在没有加密的情况下不要通过电子邮件发送机密信息，电子邮件并不是一种安全的传输方式;运用命名规范来使组织和排序简便化。

(三)采用统一标准的命名规范

电子档案表现形式与纸质档案明显不同，如若不注意规范电子档案的命名，而使用电子软件默认的初始化命名，则势必使电子档案的查找利用难度增大，同时也不利于电子档案的分类保存，因此电子档案必须使用统一标准的命名规范。哈佛大学档案馆认为，使用命名规范能够在文件和共享驱动器中保持一致性，使得分类整理更具有预测性，同时能够控制版本并在没有仔细检查的情况下提供文件和文件夹的内容线索。创造的命名规范将满足有用的分类，节约空间、缩写、符号、格式日期等条件，以提高排序，保持尽可能简短的名字，让它们容易阅读，并使用文件名来表达作者和版本控制信息。

(四)充分利用扫描工具，保证备份

哈佛大学档案馆认为，很多珍贵的纸质档案因为年份久远，保存难度大，其档案价值难以发挥，即使对纸质档案进行修补也不能保证其完整性，且这些原始文件为实现永久保存，不能提供原件利用，只能以复制件的方式提供利用，扫描件便成了珍贵档案提供利用的一种有效方式。扫描是一种管理档案和强化工作流程的有力工具。对于原始档案和扫描件的处理必须遵循高校档案的管理、保存和销毁的法律法规。同时，为了保证扫描件的提供利用，需要加强与扫描件相关的元数据的管理，元数据提供了上下文、记录的内容和结构，没有此元数据，扫描档案将失去大部分的证据价值和内容。此外，要注重扫描件存储所需的软件和计算机硬件得到定期维护保养，使得档案易于读取利用。

三、在线利用的干部档案管理

作为高校人事档案的主要内容之一，干部档案无疑是高校人事档案管理中的一个不可或缺的部分。哈佛大学人事档案管理中的干部档案管理可谓是与当今社会接轨，不仅实现了干部档案的在线利用，而且开展了档案数字化工程，干部档案管理技术性颇强。

(一)通过联机检索系统在线利用的干部档案

哈佛大学干部档案管理的代表组成部分即校长档案。校长档案不仅介绍了校长的职责、建校四百多年来校长角色的转变，而且收集了历任校长的行政办公文件和个人文档。其中行政文件记录了校长从制定机构政策到参与学术项目的各种高校正式业务，个人文档则刻画了校长们的生平，包括任职前后的事业以及学术追求和家庭活动。更值得一提的是，关于大多数校长们的个人文档的详细叙述资料都是提供在线阅览的。除了那些易碎的难以保存的原始文件限制利用以外，很多文件都是开放利用的。可在网页上直接浏览的个人文档分为两类:文件目录和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大学建立的联机检索系统，可以通过名称或者例如“教师”、“学生”、“通信”、“日记”、“剪贴簿”等检索词进行人事档案目录的网上索引，人事档案在HOLLIS系统上都可以查询到目录。除了检索人事档案的目录之外，部分人物传记档案也可以在HOLLIS系统上检索出来，如希欧多尔•罗斯福收藏集(TheodoreRooseveltCollection)和埃米莉•迪根森档案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事档案的主要内容都存储在HOLLIS系统中可供查找利用。

(二)干部档案的数字化工程

哈佛大学干部档案已全面实现了数字化管理。从2004年开始，哈佛大学档案馆开始对收存的档案进行二次加工，并于2009年对档案进行了数字化处理。信息技术的开发利用离不开资金的投入，西德尼•维伯基金的支持使得这一档案数字化工程开展十分顺利并取得了成效。其中，档案数字化工程对早期校长们的论文进行了数字化处理使其成为了在线利用资源，同时部分文档还有电子扫描件。档案数字化工程让哈佛大学的人事档案管理在一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理，这一数字转换使得珍贵的不能提供原件利用的档案也能以电子档案的形式实现其档案价值，也保证了档案原件的完整和永久保存。同时也为不能来馆查找利用档案的人员提供了远程查找的便利性。

四、离职员工档案的全方位管理

哈佛大学的人事档案管理工作十分重视离职员工的档案管理。在学校的管理规章制度中，有专门的关于离职员工档案管理的规定，可以说哈佛大学离职员工档案的管理是有规章可循的。哈佛大学的离职员工档案管理涵盖了离职员工档案管理的方针政策、责任划分、档案的处理以及离职员工预先自行整理档案的指导意见。

(一)以学校规章为据，妥当管理离职员工档案

哈佛大学的人事档案管理特别注重按照国家的法律法规以及学校的规章制度的要求来管理，离职员工档案的管理也不例外。当一位员工离职时，根据学校文件管理政策，所有经其负责的文件都要进行评估和处理。哈佛大学档案馆要求学校办公室设置好程序以确保员工在离职时其所有的文件都得到了恰当管理，同时，重要的学校信息不能因为疏忽而被损坏或公开。

(二)明确的责任划分，完善离职员工档案的移交工作

哈佛大学档案馆对离职员工档案管理的责任给出了明确的划分。预离职员工及其领导以及档案的交接人员对档案的管理负有责任。离职之前，员工应向其上级领导提供一份其所占有的学校文件的清单并告知每份文件的存放位置。可能的话，员工及其领导应当一同对文件进行检查。否则，员工的直接上司须对确保文件被正确地保管、移交或销毁负责任。这些程序可以作为离职手续如离职清单的一部分记录下来。当需要信息技术人员确保电子文件的移交、保管或删除的准确性时，员工的领导有责任运用学校的政策对员工的电子文件进行处理。办公室应当设置好电子文件清理的初始化程序。在没有得到离职员工的领导的明确批准的情况下，信息技术人员不得采取任何删除学校文件的行动。

(三)加强对离职员工预先处理档案的指导

哈佛大学档案馆对于预离职员工离职前自行处理档案给出了一些指导意见。对于现行文件和非现行文件的处理应该区别对待。现行文件应当移交其他员工进行保管，在特定情况下，员工的地位以及文件的敏感性可能要求移交记录应存档。在查阅一般的文件目录以及任何特别文件目录之后，再决定非现行文件是否保存。非现行电子文件需要打印的，取决于电子文件价值的时间长度以及电子文件的电子形式是否有存在的必要。在决定对文件进行保存或销毁之前应当联系文件管理服务中心。在离职之前，可以与同事或领导沟通交流他们所需要的资料，以大致确定保管和销毁的文件范围，为确保档案材料的保全性，可查阅文件目录来决定文件是应当被销毁还是交由同事或移交档案馆，确定之后可先自行分类然后交由单位处理。哈佛大学档案馆特别强调，要注意所有格式的档案的保存或销毁或移交的规则，也应当检查所有公共工作空间和个人工作空间的可存放文件的地方，以防有所遗漏。

五、专业的档案管理人员

在专业人员的配备方面，哈佛大学的人事档案管理不仅具有一支专业的档案管理人才队伍，且每个档案管理人员都具有专门的职责分工，相较于其他档案馆单一的档案文员而言具有绝对的优势。

(一)档案管理人员各司其职，分工明确

哈佛大学档案馆每一位档案管理人员都有自己专门负责的档案管理部分，同时其档案馆的主页上都有每位工作人员的工作内容和联系方式。这样一支训练有素、专业能力强、分工明确的档案管理人员队伍由以下人员组成:综合档案管理人员(包括高校档案管理员、档案馆助理)，馆藏服务类档案管理人员(包括馆藏服务档案专家、加工处理档案专家、特殊材料编目/处理档案专家、项目经理)，公共服务类档案管理人员(包括研究员、高级参考档案专家、参考资料助理、资产管理助理、公共服务档案专家)，馆藏发展类档案专员(包括馆藏发展联合高校档案专家、馆藏发展/鉴定档案专家)以及档案管理专员(包括档案管理服务的联合高校档案专家、高级电子档案分析专家、档案操作专员、档案管理助理、档案经理、档案分析师)等。各位档案管理员不仅具备基础的档案专员知识，而且都能熟练进行计算机操作，同时不同档案管理专员能满足各种档案管理的需求，切实做到了各司其职，人尽其用。这种分工明确的专业化的档案管理得益于哈佛大学几百年来档案管理经验的积淀，也使得哈佛大学档案管理工作开展得愈发成功。

(二)档案管理人员培训

哈佛大学的人事档案管理无一例外地是在与联邦政府的合作下进行的。哈佛大学档案馆每年将选派人员参加由联邦政府展开的档案管理人员培训班，以定期培训的形式强化档案管理人员的专业知识和素养，提升其档案管理水平。同时，各种档案协会也会定期开展档案学术交流，并对档案人员进行知识培训。哈佛大学专业档案人才队伍的养成除了各位档案管理人员先前的学术修养的铺垫外，也得益于定期的档案管理人员培训。

作者：陈奕 单位：湖南第一师范学院