对高校院系办公室工作的一些思考

摘 要： 高等学校的院系是高校的基层教学、科研和学科建设单位，院系所设的办公室则是高校基层综合事务处理部门，起着承上启下、沟通内外、协调左右的中心枢纽作用。其工作水平的高低、工作人员素质的强弱，直接影响着高校的发展，是高校各项工作能否顺利开展的关键因素。本文对高校院系办公室工作的特点进行了阐述，对存在的问题进行了归纳和总结，并就如何做好高校院系办公室工作提出一些见解。

关键词： 高等院校； 院系办公室； 管理体制

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）09-0103-01

目前我国高等院校进入了深化改革、快速发展的大好时期，学校的发展重心由规模扩张逐渐向全面提高教育质量和办学水平转移。随着学校改革与发展的深入，高校院系办公室在管理体制、管理理念、管理设施、工作人员的素质与能力等方面存在的问题日趋尖锐化，亟需得到相关部门领导的重视。高校的院系是高校的基层教学、科研和学科建设单位，院系下设的办公室则是高校基层综合事务处理部门，起着承上启下、沟通内外、协调左右的中心枢纽作用。因此，努力改进高校院系办公室的工作方法，提升工作人员素质，从而推动高校建设和发展势在必行。

一、高校院系办公室管理工作的特点

（一）综合性强。高校院系办公室的工作涉及面广，头绪多，繁杂琐碎，具有综合性强的特点。具体表现在：一是工作的来源，既有自己院系领导交给的工作，又有上级各主管部门下达的任务；二是工作范围，既涉及到本单位又要协调外单位；三是工作内容，既有专业性较强的工作，又有一般事物性的工作；四是服务的对象，既有本校教师又有学生，还有学校以外的一些人员。

（二）协调性高。可以说，协调职能贯穿于高校院系办公室工作的全过程，它主要包含了以下几方面内容：1.信息协调。高校院系办公室是各个院系的窗口，通过信息的收集、处理、传递，使院系内部各部门之间、院系与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。 2.关系协调。关系协调的目的是调整和改善院系内外、院系与学校及校内外的各种关系，由于不同分工、人员素质不齐及思想差异等原因，在工作中难免会有矛盾出现，办公室的职能是调整和改善这些现象，通过沟通协调，妥善处理好这些关系，减少或避免各种摩擦，培养团结协作的精神，创造良好的工作氛围。

（三）辅和服务叠。院系办公室的工作具有辅和服务性的双重特点。从办公室工作任务来看，首先，从内容到方式，都是根据领导工作的需要来确定的，不具有行使权力的性质，都是辅助和服务于领导和领导工作的；其次，从办公室工作的机构的性质上看，办公室工作都是围绕领导的工作来办文、办公、办事的，为领导当参谋助手，属于办事部门，不是职能部门，更不是权力部门；第三，从办公室工作的指导思想上看，办公室工作要围绕院系工作的规划和发展目标，为领导服务，为教师和学生服务。

（四）执行力强。高校院系办公室属于执行层，不属于领导层和决策层，所完成的工作属于执行性工作，也就是有效利用资源，顺利贯彻战略意图，保质保量完成预定目标。对个人而言执行性体现出来的就是执行力，也就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力。

二、高校院系办公室工作中存在的问题

1.据调查，高校院系的办公室工作人员多数学历不高，且这些工作人员中多数不是行政管理专业出身，在业务能力方面存在较大差异。工作人员普遍工作素养不高，有相当比例的人员对办公自动化程序的应用能力不强，从而导致工作开展不畅，慢落实或未落实等现象普遍存在。

2.高校院系办公室综合了行政、教学、科研、学科、研究生等各个部门的工作人员，部门划分是绝对的，但在实际工作中，工作任务往往具有相对性，这就要求院系办公室运行工作既要分工又要合作。但是不同部门的工作人员都有自己的领导，从而导致虽分工明确但团结协作工作不好开展。

3.由于目前高校普遍不存在竞争淘汰机制，且缺乏有效的监督管理，从而存在部分工作人员工作态度不端正，办事拖沓不积极，服务意识不强的普遍问题。

4.一些院系办公室同志不愿花时间学习专业知识，不愿学习“办公自动化”，使得工作效率低下，无法适应学校发展的需求，给教师、学生提供的信息不足，导致时机延误甚至错失。

三、改进高校院系办公室管理工作的有效途径

（一）加强队伍建设，提高工作人员的综合素质。1.提高政治素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地。院系办公室工作政策性强、责任大的特点，决定了办公室工作人员必须具备较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性，只有这样才能在大是大非问题上坚定立场，在事关全局的问题上头脑清醒，抵御各种风险，应对各种复杂局面，经受得住各种考验。因此，办公室工作人员必须努力加强政治理论学习，不断提高理论政策水平，避免出现政策性错误。2.提高业务水平。院系办公室是教学、科研、学科建设等的综合办事部门，它所办理的事务纷繁复杂，既有常规性、连贯性的日常事务，又有突发性、临时性的实务事件。要做好学院办公室工作，就必须不断的实践创新，总结经验，通过理论学习、实践总结，不断进步。3.必须具备宽阔的胸襟和团结合作精神。院系办公室的每个工作人员虽说都有各自负责的方向，但由于办公室所办事务牵涉面广，涉及人员多，许多事情需要多人共同参与、团结合作才能完成。

（二）转换思维方式，由参与主导型向参谋主导型转变。院系办公室工作人员从被动办理事务到主动参与管理服务，将被动应付思维定式和思维习惯转换成强化工作计划式。领导工作的主要任务是了解和掌握本单位的情况，根据上级的指示精神，制定方案，指导全局工作。而要做出科学的决定决策，就应当取得第一手资料，掌握决策所需的信息。办公室的每一位工作人员就要在办文、办会、办事的日常性工作中，主动研究学校各个时期的动向性问题，针对领导工作需要，积极提供建设性意见和工作措施等建议；在领导决策之前，加强调查研究，为领导提供真实、准确、详细、全面的情况及切实可行的参考意见和预案；逐步做到“雨前送伞”、“雪中送炭”，变被动服务为主动服务，由参与主导型向参谋主导型转变，发挥办公室工作人员的参谋助手作用。

（三）增强协调能力，构建和谐办公环境。协调能力包括内部协调能力和外部协调能力。内部协调也叫横向协调。院系办公室工作千头万绪，主要可分为常规性工作和突发、应急的实务性工作，其主要办公室人员有办公室主任、教务秘书、行政秘书、研究生秘书、科研秘书、学科建设秘书、教务员等。由于分工不同，各自的职责也不同。因此，协调好办公室工作人员之间的关系，最大限度地发挥每个人的聪明才智，是学院办公室进行内部协调的首要任务。其次，办公室人员自身应加强内部的团结协作意识，同心同德，以诚待人。做到忙而不乱，杂而有序，确保办公室工作在一种和谐、融洽、朝气蓬勃的内部环境中顺利进行。

而外部协调也叫纵向协调。随着高校教育体制改革的深化以及利益格局的多样化，各方面的矛盾越来越多。院系办公室的重要职能之一就是在自身的职权范围内，协调本部门与学校各部门之间错综复杂的关系。首先，办公室工作人员要熟悉学校教学、科研、学科建设、管理等情况，了解各部门的具体工作和业务，避免在协调工作时因主观盲目性而引起的矛盾和摩擦。其次，办公室工作人员要具备一定的语言沟通能力和协调能力，能够在工作中科学地、巧妙地与各部门人员进行沟通和交流，达到事半功倍的良好效果。再次，在工作中遇到矛盾时，要摆正自身的态度，充分掌握情感在协调艺术中的作用，采取换位思考的方法，尊重和理解他人的困难，认真听取对方的意见和建议，及时遏制矛盾的公开化和扩大化，构建平等、协作、和谐的办公室工作环境。

四、结束语

综上所述，随着我国高等教育改革与发展步伐的不断加快，作为高校院系办公室工作人员，要不断解放思想、更新观念，努力提高院系办公室管理工作的效率和水平，使之更好地为学校的教学、科研、学科建设和广大师生员工服务。