市场经济下的企业档案与商业秘密

企业档案是记载一个企业兴衰和发展变化的宝贵财富和历史见证。人们不仅可以利用企业档案总结经验、分析现状、预测未来、科学决策，使之成为企业创造新财富的一种资源。但是企业转轨进入市场经济后，载有商业秘密的企业档案流失现象增多。一方面，有些技术信息和经营信息如产品配方、工艺流程、技术图纸、客户名单等核心材料收集困难；另一方面，由于管理上的漏洞，导致已经归档的保密档案外流，造成企业不可估量的经济损失。那么，如何解决市场经济条件下企业档案特别是负载商业秘密的档案的保密工作，已经成为许多企业亟待解决的问题。

一、企业档案与商业秘密的关系

企业档案是一个企业在各项活动中形成的全部档案的总和，记录着企业的商业秘密，是企业赖以存在和发展的基础。因此，保护利用好企业的秘密档案，把负载商业秘密的企业档案采取特殊程序保存借阅，是一些国营企业亟待解决的问题。现代企业想要在社会主义市场条件下立于不败之地，必须拥有属于自己的专利技术和技术秘密，生产出独树一帜的品质优良的产品，必须制定一套科学有效的营销策略，拥有自己的客户市场。因此，商业秘密在企业发展中起着愈来愈重要的作用，为了保护合法拥有商业秘密的企业经济权益，禁止不正当竞争，维护正常的社会主义经济秩序，笔者认为，由国家对商业秘密进行专门立法显得越来越迫切。

二、企业档案保密和商业秘密保护工作中存在的问题

（一）档案工作的失误成为商业秘密流失的重要渠道之一。至今，仍有一些企业没有及时更新观念，适应市场竞争所带来的种种变化，不重视档案工作，甚至不能划定自己的商业秘密，使自己辛辛苦苦经过几代人研制开发的新产品被同行业窃密，造成重大经济损失，却不能用法律武器来保护自己的权益。因此，要加强企业档案的保密工作，首先要划定商业秘密的范围，明确相关人员的保密权利和义务，堵塞由于工作疏忽而泄密的漏洞，是一个关键性问题。（二）缺乏系统的商业秘密保护办法。在我国，对商业秘密现有的司法条文可以散见于《反不正当竞争法》《经济合同法》《劳动法》等有关条款。商业秘密属保护知识产权范畴的一个概念，随着国人知识产权保护意识的增强，在我国，将自己开发研制的新产品、新技术作为商业秘密保护的做法越来越普遍，有关商业秘密诉讼的案件也日趋增加。在《反不正当竞争法》里，虽然明确规定了商业秘密的定义和范围以及构成商业秘密必须同时具备的四个要素。但是，由于缺乏具体条款。因此实施起来存在很大的难度。其中，市场经济中人才的流动是无法阻止的，尤其是参与了本企业高科技研制开发的人员流动，必将会或多或少地泄露该企业的科技信息。另外，经营销售人员的跳槽，也会将本企业的一部分固定客户带走，而诸如此类，都是无法避免的事实，虽然，商业秘密的保密性要求“不为公众所知悉”，但商业秘密对于某些特定的人来说都是公开的。（三）机读档案管理不善，存在很大漏洞。无法制止利用人员私自拷贝文件，而形形的档案间谍却利用高科技之便，利用计算机网络窃密。我们的管理人员因市场经验不足，辨别不出有些来访者的真正目的，用友好的方式接待。在不知不觉中使机读档案泄密。（四）企业档案保密工作定密难。企业秘密事项多以科技成果为重点，科技成果的定密依据是国家保密局、国家科委科技成果司1989年编发的《科技成果密级评价方法》，在社会主义市场经济条件下，企业秘密中商业秘密的比重越来越大，但目前国家还没有确定商业秘密的统一法定程序，没有商业秘密及其密级范围，保密期限的具体规定，所以企业的商业秘密管理的确定、管理、依法保护等工作更是难以开展。

三、做好企业档案及商业秘密保护工作的几点建议

（一）对科技档案人员进行商业秘密保护知识的教育，以增强其保护意识。由于科技档案管理工作失误造成本单位商业秘密泄露的新闻层出不穷。因此，对科技档案人员进行教育可以说是做好商业秘密保护工作的前提与思想准备。要使他们认识到，商业秘密保护兴衰存亡，关系职工切身利益问题，认识到无论是纸质档案还是声像档案，都是企业的无形资产，是无可估价的宝贵财富，必须把企业档案管理好，利用好，防止泄密。（二）要完善企业档案与科技资料的管理制度。明确规定各部门领导、科技人员、档案人员及相关人员的保密职责，制定适合本企业的保密制度，强化保密工作奖惩措施，对泄密、窃密等损害企业利益的行为要坚决进行惩处，绝不姑息。（三）对复制文件与档案要有严格限制。制订出相关措施及准许复制的范围，对涉及企业秘密的科技信息要经主管领导签字后方可复制。复制人员要严格把关，对复制者一视同仁，不管是谁，只要涉及商业秘密的企业档案，要坚决杜绝复制。对于机读档案，要采取特别措施，防止他人利用计算机获取商业秘密，例如光盘、磁盘档案，除本厂科技开发人员可以在档案人员的监督下，在档案阅览室利用外，一律不予外借他人。防止档案间谍利用高科技手段窃密。（四）制定商业秘密保护措施，合理界定商业秘密。建立科技人员档案，记录科技人员参与科技项目情况，与本单位重大科技项目参与人员鉴定书面保密合同，明确规定该合同人员的保密义务以及在若干年内不得流动等事项，使之具有法律效力。加强档案法制教育，提高职工自觉保护企业秘密的思想，在市场竞争面前，国有企业应尽快提高认识，转变观念，把保守商业秘密作为关系企业兴衰存亡的大事来抓。进一步提高企业人员的档案及保密意识，处理好商业秘密与科技交流的关系。

作者：隋翔君 单位：陕西法士特齿轮有限责任公司