档案信息化建设刍议

【摘要】随着信息化进程的加快，现代化高科技手段的普遍应用，社会各个阶层对档案的需求也在不断加大。传统模式下的以手工为主的管理模式已经不适应现代信息化技术的发展和要求，档案工作重心向信息化发展已成为必然的趋势。

【关键词】档案管理；档案信息化

伴随着全球信息化的飞速发展，档案信息资源也日益猛增。传统模式下的以手工为主的管理模式已经不适应现代信息化技术的发展和要求。特别是计算机及其网络化的普遍应用，档案工作重心向信息化发展已成为必然的趋势，加快档案信息化建设可以说是刻不容缓。信息化的浪潮对档案管理事业是一个巨大的冲击，但也同时推动和促进档案管理观念的转变，档案管理正从单一的实体管理提升到更高层次的信息化管理模式。信息化建设的全面推广和应用，将使档案部门能够更为方便、更为准确、更为快捷的为社会各界人士和民生服务，满足不同层次间的需求。从而真正体现档案的重要价值。

一、档案信息化的定义及重要意义

所谓档案信息化的定义就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，并提供社会利用，加速实现档案管理现代化的进程。其本质就是档案信息化把档案管理模式从以档案实体管理为重心向档案信息化管理为重心进行转变的过程。

档案信息化的重要意义在于两个方面：

第一档案信息化是世界信息化管理的客观要求，档案信息化建设是历史发展的必然趋势。档案信息化建设的目标是在现代化技术条件下，全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理提高信息利用率。

第二档案信息化建设是新时期我国档案工作的重大战略决策，特别是在科技文化、社会保障、卫生医疗、教育就业等诸多民生领域全社会都在迫切要求档案信息化建设加快发展。目前，伴随着电子政务网络的建立及办公自动化传输网络化的普及和推广，电子文件管理和共享已被普及。而以往的纸质文件已经无法满足社会对现行文件利用的及时性、方便传播和利用的需求，随着民生服务领域的不断深化和拓展，政府大规模进行简政放权将原有的大部分政府职能向街道、乡镇等基层组织下放，并把向社会购买服务作为减轻行政成本的一种手段。促使各行各业信息系统建立和完善起来，形成了大量的信息化数据，这些大量的信息数据的收集保管和提供利用无疑带动了档案信息化的管理方式的转变，建立健全档案信息化管理的法律法规，逐步实现档案信息管理的统一平台，将档案的实体管理提升到档案信息化、网络化管理水平是当前我国档案事业的重要战略任务也是实现国家信息工程的重要组成部分。档案资源信息化意义重要而且深远。

二、档案信息化建设的成败取决于全社会档案意识能否真正建立起来。

随着全社会档案意识的发展，人们的档案意识达到了空前的高度。但是受到知识结构、认知程度、经济条件等综合因素的限制，全社会的档案信息观还没有完全形成。档案意识还相对薄弱。而在档案意识还相对薄弱的社会里，社会管理者的档案意识如果受到制约，档案事业的发展空间和方向将严重受阻。还有社会组织、社会大众的档案意识甚至少数档案工作者档案意识的淡泊也会从不同程度上影响到档案事业包括档案信息化建设的进程。为最大限度地减少上述不利因素对档案信息化事业的阻碍作用。

三、档案信息化建设必须经过充分的调研分析，经过反复的分析论证，才能进行系统的开发和建设，切忌要避免盲目建设带来的资源浪费。

档案信息化建设的重要前提是争取单位的重视和支持，提供必要的资金和人员物资保障。档案信息化是指以信息技术为基础，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机储存、网络传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，最大限度达到档案信息资源的共享，使档案信息资源产生更大的社会效益和经济效益的过程。在信息化高度发展的今天，各单位应将档案信息化建设安排到与本单位现代化管理同步发展，做到通盘考虑。与本单位信息建设共同规划、共同安排、同步实施，在资金投入、物资保障、技术培训方面给予支持，使档案信息化建设与本单位整体建设同步进行。

四、档案信息化建设应该在各类系统运行比较稳定的基础之上，在各个子系统的功能完善的条件下实施建设，以保证档案信息化系统的稳定运行。

1.档案信息资源数据库建设是档案信息化建设的核心内容之一，是档案部门信息化工作的重要组成部分。在建立起特点突出、利用方便、配置合理的档案信息数据库基础上，才能有效地实现档案信息资源的共享。

2.经过全面应用档案信息化系统，极大地推动了档案信息化建设的进程。档案管理应用软件的开发推广是档案信息化建设的重要环节越来越受到人们的重视和关注。如清华紫光档案管理信息系统，东方飞扬档案管理系统等都广泛深入地应用到档案管理事业之中。

五、档案信息化建设是一项技术性和业务性都非常强的工作，所以要求档案信息化管理人员必须具备一定的计算机知识和档案业务知识。

现阶段我国档案部门从事档案信息化工作的专业人才，要么是具有一定档案工作背景，计算机知识薄弱。要么是具备计算机专业背景而又缺少档案专业知识。这两种结构在工作实践中都存在实际问题。第一档案专业和计算机人才没有很好地融合，在实际工作中无法有效的交流，达到效益最大化。第二实际参与档案信息化工作的人员少，学历结构上，业务能力上结构性欠缺。易造成档案信息化人才队伍的良莠不齐。

针对目前档案信息化人才的不合理状况，应加大既有档案技能实践经验又具有一定的计算机专业知识的复合型人才培养。1是通过高等教育来实现采取和高校联合培养定向培训的模式从深层次解决档案部门的人才问题。2加大职业教育的力度，面对档案信息化建设，在职业教育上有针对性的加强人才培养。3是加强档案业务人员的培训工作，坚持各级档案部门领导干部的进修制度，及在职人员信息化知识的教育和知识更新继续教育等。