档案资源信息化刍议

随着信息化时代的到来，在未来的信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平的不再是自然资源、历史条件等，而是包括知识在内的各种信息，信息将成为知识经济时代最为重要的资源。信息化已成为全球经济竞争的制高点，它是衡量一个国家和地区的国际竞争力、现代化程度、综合国力和经济成长性的重要标志。尤其是我国加入世贸组织以后，一个企业能否在国际竞争中不被淘汰出局，在很大程度上取决于其信息化管理的水平。

档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源，档案资源信息化是新世纪档案事业发展的必然趋势，是国民经济和社会信息化的一个重要组成部分，是将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。要正确理解档案资源信息化的内涵，还应从以下几个方面来把握。

一、档案资源信息化的核心内容是档案信息资源的建设。档案资源信息化的对象主要是档案资源，因此档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案资源的合理配置和数字化、网络化，才能真正实现档案资源信息化目标。

二、档案资源信息化的基础是信息技术的应用。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关信息技术为工作手段和技术基础，档案资源信息化离不开信息技术在档案领域的应用。

三、档案资源信息化的目的是档案信息资源的社会共享。信息化的目的是信息资源的有效开发与利用，这同样也是档案资源信息化的实现目标，档案资源信息化就是要通过计算机网络的信息传输，最大限度地实现档案信息资源共享，从而创造档案的社会效益和经济效益。

通过档案资源信息化，可以建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，运用现有集中统一管理的档案工作原则与管理体制，实现档案信息资源的网络管理和合理配置，实现档案即时信息和历史信息的链接利用，实现档案室基础与档案馆主体管理的一体化，从而使档案信息资源成为国家的宝贵信息战略资源，成为社会化的信息主体，这是档案事业可持续发展战略的重要内容。档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录，但经过信息化的档案是可重复、多平台利用，以创造最佳的经济效益和社会效益。

通过档案资源信息化，实现档案资源信息的社会自由共享，可以进一步提高社会档案意识，提高档案的社会开放和利用程度，提高档案标准化水平，强化社会化服务功能，从而实现档案事业“依法治档”的局面；通过档案资源信息化，实现档案信息的数字化、网络化，可以进一步增加档案信息和档案工作的科技含量、技术含量，带动档案人才、技术、管理、理论等各个方面的发展，从而实现档案事业“科教兴档”的目标；通过档案资源信息化，采用先进的信息管理手段和社会服务功能，全面理顺信息条件下档案传统管理与现代管理的关系，实现档案馆网和档案资源的科学、合理配置，实现馆室一体化、文档一体化以及标准化等先进的档案科学管理，从而实现“科学管档”的要求；通过档案资源信息化，利用网络这一最为有效和先进的信息传播方式，大力开发档案信息资源，加快档案开放步伐，提高档案的开放性和利用的主动性，实现全社会档案信息资源的自由共享，实现档案的社会价值和经济价值，这是充分“开发用档”的有效途径。

档案信息资源建设是档案资源信息化的一项基础工作，其核心内容是档案信息资源库的建设。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库，才能有效地实现档案信息的共享，满足社会对档案信息的需求。

档案要成为可利用的信息产品，需要进行对档案的组织、加工和生产，按照不同历史时期、不同载体的档案资源情况，建立两大资源信息系统。一是要建立档案目录数据库系统，将以往形成的、可开放利用的档案按照规范的著录和标引要求，建立档案目录数据库，通过网络检索利用及信息反馈形式，提供档案原件的利用服务；二是要建立档案文本信息资源库，通过档案行政管理手段，协调各单位形成的电子文件、电子档案，组织上网提供利用。

随着网络技术的发展和应用，档案信息在检索手段、途径、范围和检索的效率上都发生了根本的变化，它突破了时空的限制，实现了服务角色的转换，同时克服了信息间的脱节问题，使实现最大化的档案信息资源共享成为可能。可以说，信息网络化为档案信息的社会化服务提供了最佳的技术手段和实现途径。