数字档案室建设实践与思考

数字档案室是指以电子档案为对象，以计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案的收集、整理、保管、保护及共享利用，数字档案室是各单位办公自动化的一个必需的组成部分，是单位信息化建设的基础内容。

南京市住建委以电子政务的全面建设与深入应用为契机，将数字档案室建设作为一项系统工程，全盘考虑，统一部署，既重系统开发又重档案信息资源基础建设，既重建设成果又重利用效果，探索了一条电子政务日益纵深的新形势下政府部门民生档案资源管理与利用的新途径。

建设背景

近年来，随着南京市城乡建设的突飞猛进和房地产市场的蓬勃发展，随着大部制改革和行政职能的优化整合，南京市住建委承担了统筹城乡建设、落实住房保障和推进建筑及房产行业发展的重要职责，积累了大量行政文书档案及城建、住房保障、房产等民生档案资料，档案年累积量达20余万件，住建委档案管理的工作与任务日益繁重。而随着信息化技术在南京住建委办行政办公及业务审批等领域的不断渗入，工作人员对档案信息利用的时间、空间和手段等观念也发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取所需要的档案信息。

建立数字档案室正是改变过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，使工作人员可以足不出户就能从网上利用档案，是实现档案信息资源高度共享的有效途径之一，是实现住建委档案信息资源共享的必然要求。“十一五”以来，南京市住建委不断加大信息化资金投入，大力开展“数字房产”、“数字城建”建设，建成了全委共享共用的0胁公自动化平台和电子政务综合平台，实现了住建委机关及33家委属事业单位行政公文、业务流程审批的网上电子化运转，实现了单位部门及相关业务间的协同办公，为数字档案室的建设提供了必要的基础平台和数据支撑。

技术路线

南京市住建委数字档案室基于前端控制的建设理念，秉承文档一体、馆室一体的宗旨，将数字档案室的建设纳入到南京市住建委电子政务规划及建设的总体格局之中，把数字档案室作为全委电子政务建设中一个必不可少的数据归集利用环节，紧密围绕档案资源整合与共享、异构档案数据信息管理、档案信息规范与安全、档案信息化技术应用等问题开展，以确保数字档案室的可持续扩展及应用，同时，数字档案室全方位考虑南京市住建系统行政及业务档案管理及利用等多方面需求，借助文档管理的最新技术和概念，充分发挥住建委自动化办公的软硬件优势，有效整合全委各类散落的档案信息资源，建成了南京市住建委统一的行政业务档案管理平台。

1　技术架构

为便于与OA平台、各业务应用系统实现无缝集成，充分保护住建委现有信息化建设投资，数字档案室完全基于B／S模式及业界领先的J2E E架构，采用了JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等编程技术，技术模式非常易于系统升级和向今后的先进技术实现迁移。

整个数字档案室参照MVC进行设计，将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离，不仅在功能上容易扩充，在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活部署，技术架构图示如图1。

2　应用架构

数字档案室应用架构通用灵活，可满足不同层面各类管理及使用人员的需求，图示如图2。

3　异构数据整合

数字档案室通过Web Service标准接口对非结构化档案信息及来自不同业务系统的异构数据库档案资源进行整合，将住建委机关及33家委属事业单位的各类行政办公档案、业务审批档案、多媒体档案、实物档案等全部纳入统一管理，实现了各类档案信息资源整合及异构分布式档案数据的管理如图3。

4　插件式开发模式

数字档案室采用组件插拔式开发模式，可根据用户要求进行定制挂接，增加或减少功能模块时只需进行适当的配置即可，不需对系统程序进行任何调整。组件插拔式开发模式使整个数字档案室成为一个开放平台，当增加新的业务功能时，只需对新增功能进行测试，新增模块的运行不会影响到系统其他模块，使开发周期大大缩短。插件式开发模式示意图如图4所示。

5　安全保障体系

为确保数字档案信息的安全，建立了住建委数字档案N,g安全保障体系，通过权限控制、加密存储、网络控制等实现对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制，同时，系统可通过日志管理、在线监控、介质预警等技术手段充分保障对档案调阅人员的有效监管。系统安全保障体系如图5所示。

6　CA身份认证

根据南京市政府办公厅2009年《关于加快我市网络信任体系建设的实施意见的通知》精神，为确保网络和信息安全，有效避免密码篡改及恶意攻击等行为，南京市住建委数字档案管理平台于2009年12月正式启用了CA身份认证，实现了数字档案管理平台与江苏省电子政务CA认证中心的对接，有效加强了档案室使用人员的安全控制，避免了密码篡改及恶意攻击等行为。CA身份认证示意图如图6所示。

7　全文检索引擎

数字档案室内置全文检索引擎，以Unicode编码为索引核心，具有多国语言处理能力，通过信息索引相关算法，将异质信息源进行整合，对非结构化文件、结构与半结构化的信息提供快速检索服务，全文检索引擎支持词索引、同义词检索、中英文容错等特性，支持HTM、HTML、TXT,DOC、PDK PPT,XLS、WPS等格式文件的全文检索。

成果与成效

数字档案室自2007年实施上线以来，运行正常，各使用部门反映良好，所取得的各项阶段性成果也得到了各级部门领导的认可和肯定：数字档案室有效整合了原有散落在各单位部门的档案资料，提供了便捷高效的数字档案查询利用平台，切实提高了查档效率和档案管理人员的服务水平与质量；大大降低了档案信息的维护成本，保证了档案数据的准确性、有效性和安全性；档案信息化技术的应用扩大和丰富了档案管理的范围与界限，使档案管理系统逐渐发展成为南京市住建委电子政务综合平台的数据存储中心，使全委的电子政务向全面纵深发展更近了一步。

截至目前，数字档案室已归档案资料已达165万余件，各部门07年以来业务档案巳及时归档并进行了规范整理，机关05年以来行政档案已归档入库并进行了规范整理，委属单位08年以来行政档案已归档入库并基本整理完毕。数字档案室应用成效如下：

1　实现了“文档一体，馆室一体”

数字档案室与OA办公自动化系统及住建委各类业务系统无缝集成，使行政及业务数据可自动归档，实现了文档一体，且可对已归档的行政文书及业务档案资料依照现行档案管理、著录、移交规范进行整理并形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交，实现了馆室一体。

2　实现了档案资源的整合与共享

有效整合了原有散落在各单位部门的档案资料，建立了涵盖住建委行政办公、城建、房地产市场、房屋拆迁、物业管理、房屋安全鉴定、住房保障、白蚁防治管理、公房管理、危旧房改造等各类档案的专题目录数据库，并将与住建委有关的各类音频、影像、实物等档案资料统一纳入数字化管理，实现了行政办公、业务、实物等各类档案资源的整合与共享。

3　实现了异构档案数据信息的管理

数字档案室通过标准接口的方式对各类非结构化档案信息和来自不同业务信息系统的异构数据库档案信息进行整合，纳入统一管理，实现了各单位部门对其所分管各类档案资料从生成、采集、加工、利用，到归档、整理、编目、借阅、鉴定、销毁等整个生命周期的管理。

4　确保了档案数据的规范与安全

数字档案室符合国家档案局、江苏省档案局及南京市档案局各项规范标准的要求，并通过各种技术手段建立了住建委数字档案信息安全保障体系，保证了档案数据的准确性、有效性和安全性，扩大了档案管理的范围，实现了对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制及监管。

5　促进了政府政务信息的公开

数字档案室实时接收来自办公平台及业务系统的大量第一手的新鲜档案资料，工作人员足不出户便可调阅相关档案资料，改变了原有手工被动的查档方式，为及时公开与公布涉及城建及房产等民生信息奠定了坚实的基础，政府工作人员可随时调阅相关档案卷宗，群众百姓也可依据依申请公开目录查阅所需档案资料，切实做到了信息公开、有据可查。

创新点

1　前端控制，全程自动化管理

数字档案室将系统、协调和前端控制的思想贯穿于档案系统设计、运行全过程，采用业界主流的技术架构与软件技术，实现了数字档案室与OA平台、电子政务平台及其他各类业务信息系统的无缝集成，使档案工作超前介人行政公文及业务信息的形成阶段，变被动为主动，实现了电子文件与电子档案的全程自动化管理。

2　用户分级，全生命周期管理

数字档案室分别面向普通用户、档案管理人员及系统管理人员提供多层面的、全方位操作平台，面向普通用户提供方便的档案信息检索利用平台，面向档案管理人员提供档案信息整理编研平台，面向系统管理人员提供维护监管与权限控制的平台。数字档案室灵活便捷，可根据不同用户的操作习惯定制相应的操作界面，大大减轻了不同层次档案管理及利用人员的工作量，实现了档案信息从收集、整理、利用、监管等全生命周期的数字化管理。

3　安全灵活，建立强大保障体系

数字档案室通过集成全文检索、加密存储、cA身份认证、授权控制、文件控制、日志跟踪、在线监控等先进的信息化技术，使数字档案的安全性与灵活性提升到一个新的层次，建立了数字档案信息的强大安全保障体系，充分确保了数字化档案资料的安全和保密要求，实现了对档案信息利用、存储及传输的有效安全控制。

4　文档馆室一体，永久真实保存

数字档案室以电子政务的纵深应用为依托，在确保与传统档案管理模式的有机衔接下，充分发挥现代化信息技术的优势，实现了“文档一体，馆室一体”，档案目录与档案内容可随时查询与移交，且移交后原档案产生部门仍可在数字档案室中随时调阅其所有电子档案资料，突破了传统档案管理的模式，实现了海量电子档案信息的集中管理及电子档案的永久真实保存，探索了一条新形势下政府部门民生档案信息管理与利用的途径与方法，为档案信息的深度开发利用及政务公开奠定了良好的基础。

问题与展望

经过近年来的探索与实践，南京市住建委的数字档案室建设虽然取得一定的成绩，但在建设及应用过程中仍然遇到诸多问题与困惑，传统体制的惯性及前瞻性规范制度的缺失都为数字档案室的进一步深化与扩展带来了―定阻力。

1　进一步提升与其他信息系统的集成度

数字档案室建设及应用水准有赖于O.A办公系统及其他各类业务系统的信息化程度，数字档案室的持久的生命力亦源于各类信息系统实时不断的数据支撑，如何进一步提升数字档案室与各类信息化应用系统的集成度是今后档案信息化的重点，在今后的信息化建设过程中，务必要将各类新建信息系统与数字档案室有机融合确保数字档案室成为有源之活水。

2　继续拓展深化民生档案资源的开发利用

民生档案信息的采集与管理最终目的是为了更好地服务社会与公众，虽然南京市住建委数字档案室建设取得了初步成效，但目前数字档案信息的使用与利用仍主要集中在单位内部，并没有真正扩大到社会与公众，在数字档案深度综合开发利用方面尚有较大提升空间，今后的工作中，要不断拓展深化档案资源的开发利用，使各类域建及房产民生档案资源充分发挥其应有的作用。

3　加快档案信息化建设及管理人才的培养

领导重视、资金充足、管理制度完善是数字档案室建设的必要前提，档案信息化建设及管理专业人才是数字档案室建设水平与质量的保障，尤其是既精通档案管理又精通计算机技术的专业人才，是目前数字档案室建设过程中所急需的。在今后的建设过程中，要不断加大培养和引进档案及计算机复合型专业人才的力度，只有进行细致翔实的需求调研、制定科学的建设方案、搭建合理的平台架构、对数字档案信息进行规范化管理，将各项工作落到实处，才能确保数字档案室走得更远。