对高速公路的档案管理工作探讨

摘要：公路建设项目档案工作是一项系统工程，涉及项目从决策、设计、施工到交工、竣工验收直至日后的公路运营管理等多方面环节，文章对如何做好高速公路档案管理工作进行了探讨，分析了高速公路档案管理特点及现状，提出高速公路档案管理措施。

关键词：高速公路档案管理措施

Abstract: Highway construction project archives work is a systematic project, involving many aspects of project decision, design, construction to the completion, acceptance until the future highway operation management. This article discusses how to do well the highway archives management, analysis of the characteristics and status of highway management archives, archives management measures proposed highway.

Keywords: highway; file management; measures;

中图分类号：U412.36+6文献标识码：A文章编号：

前言

随着国民经济的不断提高和深入发展，我国的高速公路建设也进入了一个高速发展阶段，大规模的高速公路建设产生了大量的工程档案。高速公路工程档案是高速公路质量管理的一个重要方面，是高速公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证，做好工程档案资料的收集、整理、归档工作，可以为高速公路项目的建设(新建、改扩建)、使用、养护工作提供准确、真实的依据。

1高速公路档案管理工作的特点

1.1高速公路档案数量大、形成时间长。

高速公路建设项目的档案，贯穿筹建期、建设期、缺陷责任期直至竣工验收完成、交付使用，这期间的每一个阶段都会产生大量文件材料，使得作为整体的建设项目档案具有数量巨大的特点；而在这动态形成档案的过程中，筹建期有可能长达1-3年，建设期一般项目需要2-3年，缺陷责任期2年，也就是说从项目的提出、立项、审批、招投标、勘察设计、施工监理、交工验收、试运营到最后竣工验收至少历时4年，决定了档案形成时间跨度大的特点。

1.2高速公路档案形成单位众多。

一个完整的高速公路建设项目，涉及政府单位、建设、勘察、设计、施工、监理、科研、检测、监测、运营使用单位等，常常多达数十家。

1.3高速公路档案专业性强。

高速公路建设是一项专业性与技术性很强的工作，相应形成的档案也具有自身的内在规律，它既是一种专门档案，具有科技档案系统性、复杂性、技术性、长期性、变动性等特点，又需遵循一般档案管理的要求。

1.4高速公路档案载体多样化。

随着现代化信息技术的发展，高速公路建设项目开始越来越多的使用应用数据库系统软件生成各种文件材料，如OA办公系统、HCS计量系统、工程质量监督管理系统等，加上声像、视频技术的日益成熟，出现了大量使用照片、磁带、磁盘、光盘来记录保存的载体信息。

2 高速公路档案管理的现状

2.1档案管理工作不到位。

高速公路管理过程中形成的档案材料，是高速公路建设过程的历史见证，是高速公路管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在大多数高速公路项目，档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职、专业的档案管理人员负责档案的收集、整理、归档工作；二是仍有一部分高速公路项目在建设期间没有设立专用的档案室，各种档案没有定期移交、统一管理，办公和档案共存一室，缺乏必要的保护条件；三是在建设过程中，参建各方都更多的重视外业管理，忽视了对内业加强监管。

2.2档案管理工作未充分发挥合同约束的效用。

合同是约束参建各方的法律依据和纽带，但大部分项目在设计、施工、监理以及科研等一些涉及档案移交的合同协议中，对档案只提到寥寥数句，或干脆不提，使得参建单位在提交档案时缺乏主动性，难以保证工程档案的完整、准确和系统。应注意在合同、协议中设立有关档案的专门条款，详细约定需移交的档案份数、移交日期和内在、外观质量要求、电子化要求、相关的奖罚措施等。

2.3档案信息得不到充分利用。

高速公路管理过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为各级领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，将对高速公路未来的建设和管理起着非常重要的作用。但许多高速公路的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，在一定程度上造成了高速公路档案资源的闲置和浪费。

2.4档案结构不够合理。

从档案的内容来看，以第五类施工文件占多数，第四类工程管理文件因为涉及部门较多、第七类的竣工文件因为形成时间较晚、第八类的科研文件因为经手人较多往往未能完整、齐全的收集归档；从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的档案保存结构和内容，需要进一步加强调和。

3高速公路工程档案管理措施

3.1各级领导重视，建立健全档案体系。

项目开工伊始，建设单位由总工程师或技术负责人牵头成立项目档案管理工作小组，统筹、协调整个项目建设期间的档案管理工作，制定项目档案工作计划和档案管理网络，建立档案管理制度，制定档案编制办法，对文件材料的收集、整理和归档工作提出明确的要求。

监理、施工单位的档案管理工作同样实行总监、副总监或项目经理、总工分管，专（兼）职档案员负责的管理体系，明确各部室、各人的档案工作职责，加强考核，建立健全切合实际的档案工作管理制度。3.2统一管理，定期召开档案工作会议。

建设单位担负对项目档案工作统一管理的职责，对本单位各部室和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，定期召集各参建单位档案分管领导、档案管理人员参加项目档案工作会议，由各参建单位汇报项目档案工作现状、下阶段工作部署、目前存在问题和前期存在问题的进展情况等，对项目档案工作总体把控。

3.3加强业务培训，提高参建人员档案素质。

采取多形式、分阶段对各参建单位档案管理人员和相关工程技术人员进行档案管理、工程技术的培训，使作为第一手经办人的工程技术人员了解档案知识，档案管理人员熟悉工程建设。

3.4加强工程施工过程中的档案管理。

为确保档案工作与项目建设同步形成、同步归档，及时规范文件材料内在、外观质量，在施工过程中建设单位需定期对各参建单位的内业工作进行检查、指导。针对不同参建单位，编制不同的内容的《内业检查记录表》，定期按表进行检查、记录、通报，确保检查时不漏项，且在检查时应严格按单位、分部、分项工程完成情况抽查，确保内业的同步性。

3.5加强对查询利用率较高的档案管理。

为充分发挥建设项目档案的凭证作用、依据作用、参考作用、交流和宣传作用、监督作用，在施工过程中应重点加强后期查询利用率较高的档案的检查指导工作，如隐蔽工程文件、施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录、对工程质量影响分析、单位、分部和分项工程评定文件、原材料质保文件、不合格材料进退场记录、质量监督通报整改落实情况、变更文件、施工技术文件、竣工图修改部分等。

3.6加强对文件材料的闭合性要求。

文件材料在收集阶段应保证真实、完整、闭合。大部分档案管理员只注意对真实和完整的要求，忽视了闭合，应重点加强对闭合性的要求，尤其是招投标文件、合同文件、工程管理文件。如招投标类文件应闭合收集资格预审、招标文件、投标文件、评标文件、中标文件及相关上报、批复文件；合同文件应闭合收集合同立项文件、会签、执行过程、合同成果、验收、支付、结算等；工程管理类文件应闭合请示与批复文件。

3.7加强档案硬件建设，做好档案保护工作。

高速公路档案具有形成时间长的特点，为了有效维护档案的完整与安全，应加大对档案工作的投资力度，加强对档案库房、办公的硬件配置。如应配计算机、复印机、空调、碎纸机和整齐划一的档案柜等各类档案设备和用具、用品，为档案管理提供了良好的环境。

3.8加强档案工作的创新。

为了使高速公路建设档案能方便、快捷的为项目决算、审计和运营养护等工作提供服务，充分发挥档案的应有作用，应利用先进的科技手段，引用先进的办公软件实行档案微机管理，通过计算机对档案管理信息进行了收集、加工、存储、传输和查询，利用汁算机技术和手段建立了信息库和自动检索系统，逐步实现了计算机立卷，使文件目录、封面全部统一用微机打印，使案卷更加整洁、规范，提高了档案管理现代化水平。

4 结语

档案是社会实践的产物，是历史的记忆，是社会的宝贵财富。每一个企业都应十分重视档案管理工作，认真贯彻档案法律法规，全面加强档案基础工作、强化档案意识，不断提高档案人员的综合素质，使档案在各项工作中充分发挥效用，从而推动企业可持续发展，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

[1]吴晓琼.公路建设项目档案工作指南[M]，中国档案出版社，2005

[2]陈金玉.浅析高速公路工程档案管理[J]

[3]黄伟茹.公路工程档案管理的对策[J]

[4]付巧彬.浅谈高速公路工程档案管理，华东公路，2005．5