社区档案管理制度

为了加强城市社区档案管理工作，更好地为社区发展和城

市管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和

国城市居民委员会组织法))和《浙江省实施<中华人民共和国

档案法>办法》及国家有关档案工作的规定，结合本市实际情

况，特制定本办法。

第一条城市社区档案是指社区党组织、社区居民委员会

等组织和居民在实行“自我管理，自我教育，自我服务”等实

践活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。城市社区档案的主要门类有文书档案、会计档案、科技档案、居民档案和特种载体档案。

第二条城市社区档案工作应贯彻集中统一管理的原则，对各种门类和载体的档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。

第三条城市社区档案管理是社区开展党的建设、社区精神文明建设、社区服务和社区治安等各项工作的重要基础性工作)各社区要加强对档案工作的领导，明确责任人和工作职责，并将之纳入社区工作计划和议事日程，切实解决档案工作中遇到的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第四条市档案行政管理部门和民政部门及街道办事处、镇人民政府负责所辖区内的社区档案工作的监督和指导。

第五条社区居民委员会应依法建立健全档案工作，设立综合档案室，配备档案管理员。档案管理人员应掌握档案管理

基本知识和基本技能。

第六条社区综合档案室应具备以下条件：

（一）有兼职档案员；

（二）有档案管理制度；

（三）有档案保管箱柜；

（四）有档案实体保存。

第七条社区综合档案室工作任务：

（一）宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律、法规、规章和标准；

（二）指导、监督社区各组织机构文件材料的归档工作；

（三）集中管理社区的全部档案和资料；

（四）积极提供档案利用，为社区的各项工作和居民生活服务。

第八条社区档案管理人员工作职责：

（一）按时收集、整理和管理本社区的各类档案；

（二）对全部档案实行安全有效保管；

（三）编制档案检索工具，为档案的利用创造便利条件；

（四）密切配合社区各项中心工作，积极提供档案利用。

第九条社区党组织、社区居民委员会、社区所属的企事业单位应建立健全文件材料归档和档案管理制度。凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料，都应向社区综合档案室归档，任何单位、组织和个人不得据为已有或擅

自销毁。(本办法参照有关规定见附件)。

第十条归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。

第十一条各类档案的归档文件材料应按时归档。文书材料在办理完毕后，每半年集中归档一次；会计报表、帐簿、凭证等材料由会计人员整理完毕后，隔年向档案室移交归档；科技文件材料在科技活动结束后的一个月内归档；特种载体文件

材料在形成后及时归档。

第十二条鼓励社区、居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。

第十三条城市社区各类档案按下列办法进行整理、编号：

（一）文书档案按年度——问题（社区党群管理、社区社会事务管理、社区服务管理、社区综合治安管理、社区人口与计划生育管理、社区环境卫生管理、社区文化教育管理、社区社会保障管理）分类，参照《归档文件整理规则》整理，按年度——问题——保管期限排列编号；

（二）会计档案按年度一一类别形式（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理，按类别——年度排列编号；

（三）科技档案中的基建档案按工程项目分类整理，按项目——时间排列编号；产品设备仪器按型号分类整理，按型号——时间排列编号；

（四）社区居民档案按居民小组或门牌、楼号分类，按户整理，按居民小组——楼号——门牌顺序排列编号；

（五）特种载体档案按载体形式分类整理，按载体形式——年度排列编号。

第十四条社区档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确统计和登记，并按规定向街道办事处和乡镇机关报送档案工作基本情况统计表。

第十五条社区应建立档案鉴定工作小组，根据《城市社

区文件材料归档与不归档范围及档案保管期限表》，对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作小组由档案室和有关业务部门的人员组成。通过鉴定，确定档案的存毁，调整档案保管期限和档案密级，出具档案鉴定报告。对失去保存价值的档案，应清点核对，编制《销毁档案清册》，经必要的审批手续后，核准销毁。

第十六条严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理：

（一）在指定地点销毁。注意保密；

（二）不得出卖或用作其他用途；

（三）应指定监销人、经办人两人以上并共同执行，同时在销毁清册上签名，以示负责；

（四）销毁清册应归档永久保存，并报街道办事处和乡镇机关备案。

第十七条档案管理人员调离工作岗位时，应在离职前办理档案交接手续。•

第十八条各社区应根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，不断改善档案保管条件，确保档案的完整与安全，形成档案数量多、有条件的社区应设置档案室保管档案。

第十九条档案管理人员应定期对档案及保管状况时行全面清点、检查，并形成安全检查记录，确保档案不丢失、不损坏；发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。对特种载体档案，要定期检查信息记录的安全性，运用配备的设备进行检查、监测。

第二十条档案管理人员应保持档案及档案装具、库房、设备的整洁，做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。档案装具周围禁止吸烟和存放易燃、易爆物品。

第二十一条社区档案实行专人保管。档案室应建立全宗卷，以积累存贮本社区有关档案案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十二条社区综合档案室应编制档案案卷目录、归档文件目录、文号对照表等必要的档案检索工具，为利用档案创造条件；有条件的要应用计算机建立档案文件级条目或重要档案全文数据库，进行档案的存贮与检索。

第二十三条社区综合档案室应建立和健全档案利用制度，查阅和借阅档案必须办理查阅、借阅手续。

（一）本社区工作人员和居民因工作需要或生活需要，均可利用档案。外单位人员有正当理由并持有合法证件，经社区居委会同意，也可利用档案；

（二）凡利用档案者都应按规定填写《档案利用登记簿》，写明利用者、利用目的、利用内容等；

（三）查阅档案应在社区办公室内进行，一般情况概不外借。如确需外借的应填写《借阅档案登记簿》，并经社区居委会主任同意。借阅档案必须按期归还，借阅时间最长不超过7天，到期仍需利用的，应办理延期借阅手续；

（四）查阅档案必须保管好档案，不得丢失和损坏；

（五）查阅有密级的档案(如社区居民档案)需经本社区领导批准后才可查阅。查阅者必须严守秘密；

（六）档案利用者必须维护档案的完整与安全，不得在档案上勾画、拆散、调换、抽取、涂改、污掼、折叠档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密；

（七）借阅者利用完毕后应填写《档案利用效果登记表》，交档案室存查。

第二十四条社区综合档案室应围绕城市社区建设、社区居务公开、社区居民自治、社区服务等各工作，开展档案利用和编研工作，逐步编写大事记、组织机构沿革等各种编研材料，积极主动地开发档案信息资源。

第二十五条本办法由乐清市档案局负责解释。

第二十六条本办法自之日起生效。