高职院校行政秘书工作的创新

[摘要]作为高职院校行政秘书，主要工作职责就是为了更好地执行办公室的各种行政事务，保证各项工作的顺利进行。文章详细阐述了行政秘书的工作职责和工作特点，分析了行政秘书在行政管理工作中存在的问题和提高路径。

[关键词]高职院校；行政秘书；工作；创新

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）03-185-01

随着全国的职业院校蓬勃发展，办公室集教学、科研、管理于一身，成为了各工作的一扇窗口，行政秘书这项工作在学院的发展建设中起到了至关重要的作用。行政秘书既是院领导的助手和参谋，又是学院领导与师生的纽带和桥梁，它在贯彻宣传学校工作会议精神、保证学院日常工作秩序、内部及学院与其他部门之间的沟通合作等工作中都是不可或缺的。行政秘书能力的大小、素质的高低、工作质量的好坏作用发挥程度，将直接影响整个的行政管理水平。因此，行政秘书在新形势下，必须积极创新，不断提高自身综合素质和业务能力，与时俱进。

一、行政秘书工作职责

行政秘书在工作中涉及到学院方方面面的工作，涉及的工作面广而杂，归纳一下主要有以下5个方面内容。

（一）日常工作

高职院校办公室管理工作每天都在正常进行。日常工作是行政秘书工作职责的重点所在。日常工作中行政秘书负责以下4个方面：

学院时常有需要上报、下发的各类公文、学校通知，行政秘书要对各类需要上报的公文进行文字校对、呈送及存档管理工作；对各类学校通知进行传达。来自于上级或其他二级部门的各类文件，行政秘书必须做好文件登记、传达、反馈及归档工作。行政秘书要对需要的重要文件进行保存和分类，各类纸质档案的分类放在相应的档案盒里，同时在电脑中建立了资料档案管理库，并定期将资料集中整理检查，不但便于查找，更大大提高了工作效率。

（二）财务工作

财务工作是一项不容出差错的工作，需要行政秘书具备强烈的责任感和足够的细心。行政秘书要承担起本学院教师日常培训、办公用品、教学费用、集体活动等支出的报账。

（三）人事工作

行政秘书承担着本学院教职工日常考核考勤、奖惩工作、工资管理等人事工作。在具体的人事工作中，行政秘书应协助分管领导做好相应的工作。同时要及时的将院校的各项规章制度传达给新教职员工。同时要建立考勤档案及工资档案，各项工作做到有据可查。

（四）应急工作

对于行政秘书，在日常工作中，总会有一些计划外的工作要紧急处理。例如，领导临时的工作安排，或办公室其他人员因特殊情况缺岗，行政秘书要处理好这种临时性的突发替岗到来的份外工作。有时是教职工突然请假，要及时协调好其他教职工维持日常教学工作的稳定性。

二、行政秘书工作特点分析

（一）辅

的院领导每天的工作比较繁重，涉及的工作面广而大。因此这就要求行政秘书充分发挥辅助作用。学院领导起到宏观指挥作用，具体的琐碎的工作则需要行政秘书辅助完成。行政秘书要时时的跟踪相关的工作进程，及时的向领导进行汇报和提醒，对于工作出现的问题要及时地反馈给相关领导，便于事情的及时解决，圆满的完成领导交给的各项任务。

（二）繁琐性

行政秘书每天的工作种类繁杂，时间随意性较大，经常在一个时间段内做几种工作。从实际工作量来看，其繁琐程度使得实际工作任务远远超过了其岗位职责要求。

（三）重复性

由于行政秘书的工作具有日重复性、反复性和常见性，所以大部分工作都在不断重复的出现和办理的过程中完成的。

（四）服务性

为学院领导服务。行政秘书要积极主动的了解各类信息，并积极主动的向领导汇报，为领导提供决策的依据。严守工作纪律，服从上领导，积极协助领导开展整体工作，决策行政事务。为学院教职工服务。教师是职业院校的一线工作者，也是各的主导力量。行政秘书要为教职工营造一个和谐的工作环境。为教学与科研服务。教师的教学与科研与学院的发展都是息息相关的。

三、行政秘书的素质能力提升的路径

（一）在行政秘书中渗透高职院校管理文化

文化管理是人力资源管理的最高理念。文化的价值在于融合硬的组织结构与软的人力资源，整合组织资源，使之成为一个整体，服务于高职院校战略目标。应把树立共同的价值观纳入人力资源管理，把高职院校文化渗透到行政秘书管理中去，让行政秘书感觉到组织的温暖，增强成为高职院校员工的自豪感和责任感，自觉维护高职院校的利益和形象。

（二）提升文化素质

高职院校是人类文化的集散地，拥有古今中外的灿烂文化，被誉为“读书人的天堂”，行政秘书在高职院校工作，坐拥书城，拥有得天独厚的条件品味万卷书香。手不释卷，以书为友，通过阅读触摸大千世界，洞悉世事，增长智慧，陶冶情操，在博览群书中升华思想，提高阅读素养。首先是学习行政工作相关的专业知识，要不断的学习行政管理方面的理论知识，并把这些知识融会贯通充分的运用到实际中来。其次是人际交往能力，要想工作能够顺利进行，就必须要学习与人进行有效的沟通与交流，丰富自身科学文化素质，知识一定要广博，工作才能顺利的开展。此外行政秘书还要具备人事知、财务知识、计算机知识、心理学知识、所在学院的一般专业知识、档案学知识，其他的如外语、文学、经济学、法律、美学等等。

（三）理论与实践相结合

作为的行政秘书，一定要有较强的工作能力，才能最有效率的完成好每天的各项任务。站在先进的、正确的世界观角度抓住事物的本质，运用正确的途径来处理和解决问题。认真合理的安排好各项工作的具体时间，必须要分清主次和轻重缓急，做到有理、有节、有序、有效。切实的制订和落实工作计划，勤写善记、心思细腻、都是行政秘书提高工作效率的重要方法。

综上所述，在高职院校实行二级管理的新形势下，作为一名优秀的行政管理人员，学知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍。在工作中加强自身能力的培养，多思考多动手，善于总结经验教训，不断提高工作效率和行政事务水平。在做好本职工作的同时，积极探索更好的工作方法，与时俱进，开拓创新，为学院、为高职院校、为高等教育事业的改革和发展，尽自己的丝薄之力。