房地产登记档案数字化存在的问题和解决措施

一、房地产登记档案及其价值

房地产登记档案是指房地产管理机构在房地产物权登记活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。房地产登记档案反映了房地产物权设立、变更、转让、消灭的情况，是城市房地产物权登记工作的真实记载和重要依据。

房地产登记档案具有专业性、动态性、真实性、完整性、价值性、法律性等特点，最根本的作用是为物权确认提供依据，为社会各界提权证明，从而发挥定纷止争的效力。在城市化进程快速发展的今天，房地产登记档案资料越来越多，涵盖内容越来越丰富，档案查询利用率也越来越高。为提高工作质量和效率，需要将计算机网络技术充分应用于房地产登记档案管理工作中，结合现代电子信息技术对档案进行科学合理的管理，建立档案检索平台，为档案信息交流和利用创造有利条件。

二、档案数字化的定义

档案数字化是互联网时代产生的一种新型档案管理信息形态，是指利用计算机、扫描、数字成像技术等把各种载体的档案资源转化为电子档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式连接，利用计算机进行管理，形成完备的档案信息库，从而实现资源共享。档案数字化对档案信息的现代化管理和高效使用具有重要的意义。在目前城市化进程快速发展的形势下，房地产登记档案与社会各方面的联系越来越密切，利用率越来越高，为提高工作质量和效率，登记档案也需要进行数字化加工处理，为信息的高效利用创造有利条件。

三、当前房地产登记档案数字化中存在的问题

1.房地产登记档案内容与质量各不相同

由于房地产登记档案的管理从上世纪80年代末开始到现在，经过了较长时间的移交与传送，不同年代、不同区域的房产管理部门对登记档案的管理存在着不同的认识和问题，对登记档案重要性的认识存在着较大差异，档案管理人员的专业水平与业务素质也不尽相同，因此，房地产登记档案中也存在着部分问题或错误。如果不能及时发现与改正，房地产登记档案的质量将得不到保证，档案的查阅和利用将产生极大的不便甚至导致错误结果，专业工作人员利用资料也会造成相应的障碍。连云港市房屋产权管理中心在2002年启用新的房屋产权产籍管理系统时，集中录入了从1989年开始手工操作时的房屋自然状况及权利人等基本信息，由于时间紧、任务重，相应的质检工作又没有及时到位，导致录入的信息中所有权人姓名、房屋坐落、身份证号码等存在一定的不完整甚至错误，给日后的档案利用工作造成了极大的障碍，严重影响了档案查询结果的质量。因此，在2009年全面进行数字化扫描过程中，我们对系统内所有的房产基本信息全部进行了检查甚至重新录入，以确保数据信息与档案内容的完全一致，对这种状况进行了纠正。

2.单一的房地产登记档案存在形式

科学合理的房地产登记档案资料，是由文字、图表、录音、照片以及相关资料构成的。《房地产登记技术规程》规定，“房地产登记档案应采用文字、图表、声像等形式，其载体可为纸介质、电子介质等”。但在以往的房地产登记档案存储方式中，对于照片、录音、光盘等影像资料的重视程度不够，收集较少，造成房地产登记档案的存储方式单一，不能充分满足客户的需求。同时，由于房地产登记档案的特殊性，保存资料的过程中需要特定的平台与载体，需要采用多元化的形式存储登记资料，需要专业技术人员进行维护处理，防止遭受损毁，才能有效地管理房地产登记档案。

3.抗风险打击能力不足

房地产登记档案作为重要的产权资料，抗风险能力的提升应该作为档案管理工作的重中之重。目前，大量数字化信息都储存在硬件设备中，设备的安全直接关系到档案信息的安全和完整。电脑、硬盘、光盘等存储设备具有一定的保存年限，需要不断进行拷贝和更新，以维护数据安全。如果保管不当，可能发生损坏或老化等现象，导致数据损失损毁。

网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，但同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、技术落后、治理不及时等是产生不安全因素的根源。当前我国房地产登记档案的抗风险能力仍然较低，因此，对于风险的防范不仅应在基础工作上得到落实，也要在一些较大的自然灾害以及一些不可预防的因素上提高警惕，提出正确的解决措施，从而提升房地产登记档案的抗风险能力。

四、房地产登记档案数字化存在问题的解决措施

1.理清思路，制定房地产登记档案数字化建设发展规划

近年来，一些重点城市投入了大量资金，组织了大批专业人员，建设了一整套功能强大、覆盖面广的房地产市场信息系统，包括GIS系统、高标准的中控机房、通过飞机或卫星拍摄的三维立体城市房屋地图资料等，如此大规模的人力、物力、财力投入，放在中小城市，就目前而言，可能还是“不可能完成的任务”。因此，理清思路、制定房地产登记档案数字化建设的长远发展规划是非常必要的。各地要根据实际情况，量力而行，切不可盲目求大求全。另一方面，也要积极与有关部门沟通协调，寻求政府支持，以保障人力、物力、财力投入。

2.全面部署，建立完善的房地产登记档案信息管理系统

完善的房地产登记档案信息管理系统包括信息归集系统、信息检索系统和信息查询系统。

信息归集系统是房地产登记档案信息收集系统，能够全面、及时地对房地产登记业务环节出现的静态的、动态的文字、数字、图像、视频等信息进行收集，使房地产登记档案数据库得以形成。健全的信息归集系统要确保房地产登记档案信息资料的完整性、准确性，对库存数据进行及时更新，确保产权状况与档案信息之间同步变动。

信息检索系统是房地产登记档案信息输出系统，实现房地产登记档案数字化的目的就是为了管理方便、检索方便、利用方便。由于房产登记业务涉及面广、专业性强，初始登记、转移登记、变更登记、抵押登记、限制登记等不同业务类型又有着各自不同的特点，对登记档案信息的需求也有所差异。因此，必须建立一个多功能、多角度、方便、快捷的检索系统，将产权人姓名、身份证号、房屋坐落、产权证号、登记时间、业务编号、档案号等要素作为检索点，编制各种检索工具，实现多方位检索，从而提供高效、快捷的查询服务。

信息查询系统是房地产登记档案信息利用系统，它基于检索系统，具备详尽的查询功能。为了提高房地产登记档案的利用价值，应建立满足多层次、多方位需求的房地产登记档案查询系统，可设立电子触摸屏、语音查询、手机短信、房地产登记档案网站等，为客户提供房产信息便捷查询服务，同时做好档案信息的公开性与保密性之间的关系。

3.保证质量，做好新增档案资料录入、扫描

房屋登记机构要研制容量大、性能高的数据库软件系统，建立局域网，把扫描仪、数码相机等设备配备到档案的管理部门、服务窗口，对档案资料进行扫描、录入、利用等工作。扫描时，对纸质较差、薄、软、对折不齐、宽幅过大等不易扫描的文件，可改用平板扫描仪或通过图片拍摄等方式进行整理，对极不清楚的部分加以文字性的辅助描述，确保新增档案在归档上架前就能保质保量地完成数字化工作，电子库房与实际库房相对应，为后续的档案利用工作打下基础。

4.加快速度，完成“历史档案”数字化加工

对使用数字化软件管理系统之前库存的“历史档案”，房地产登记档案管理部门既可以自己扫描录入相关信息，也可以委托专业公司进行数字化加工。扫描软件应和其他业务环节采用的系统软件有技术接口，数字化加工的历史档案信息能够导入数据库系统，直接为局域网内各业务部门提供数据。

连云港市房屋产权管理中心档案室2009年与房地产专业扫描公司合作，按照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求和住建部“房地产交易与权属登记规范化管理考核标准”的要求，将40多万卷未实施纸质档案数字化管理的“老档案”全部进行了信息整理和扫描，使电子档案管理系统与产权产籍管理系统实现了无缝连接，建立了一个集中各种分类和密级的房地产登记档案系统，使纸质档案图像化，实行电子化集中存储、管理、索引、查询等，极大地提高了档案工作的现代化管理水平。

5.积极筹措，做好系统设备维护与数据备份

数字化管理使档案工作变得简单和方便，同时也对系统的安全提出了更高的要求，涉及计算机软件、硬件、网络及数据安全等。因此，要制定完善的保密、安全等规章制度，配备专业人员对服务器设施设备进行维护，配备密钥，对受理、审核、缮证、登簿、归档等不同环节的工作人员设置不同的权限，设置防火墙，定期进行数据备份，做好异地容灾备份等。采取纸质档案与电子档案同时保存的双套制措施，以防万一。

连云港市房屋产权管理中心建立了房地产登记档案信息库，由计算机进行档案的接收、整理、扫描、存储、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等，自动进行检索，实现档案信息传递网络化。在建立局域网时，充分考虑了网络速度、保密性、安全性、稳定性和可扩展性等多方面的因素，构建了严密的计算机安全保障机制。同时，对房地产登记档案数字化的结果进行了异地备份，哪怕在遭受意外导致数据损毁的灾害状况下，也能确保数据灾后快速恢复、重建，以保证房屋登记档案数据和业务系统的关键数据安全完整，保证系统稳定可靠运行，确保档案查询业务和房地产登记业务的正常进行。

五、结论

综上所述，房地产登记档案全面、真实地反映了房屋的所有信息，具有凭证和重大的参考利用价值。因此，要提高档案管理人员的综合素质，加强档案的收集、整理工作，加快档案数字化、信息化平台建设，为档案信息资源的开发利用创造有利条件，以进一步推动房地产登记档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

1.李嫒晗.如何提高房地产档案管理水平.兰台内外.2015.04

2.关逾 芦秀英.房地产登记档案利用浅析.黑龙江档案.2010.01

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