医院荣誉档案的管理与利用

荣誉档案是指单位在各项工作和服务中取得优异成绩并受到上级部门、友好单位、各级领导及社会知名人士的奖励、表彰与称赞所获得的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、奖章、勋章等等各种形式的文件及实物，是一个单位档案的重要组成部分。医院荣誉档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动性等特点，真实地反映了医院的光荣传统和历史足迹。

近年来，为丰富医院综合档案室的室藏档案，完整反映医院历史面貌，我院开展了荣誉档案的收集、整理和利用工作。荣誉档案从载体上分为文书和实物两类，文书类有获奖文件、先进材料等等；实物类有奖杯 、奖章 、匾牌、锦旗、证书等等。因为它们从形式上属于不同载体，从保管与利用的角度看，两类档案分开立卷保管较为合适，一是便于档案的整理；二是便于档案的保管；三是便于档案的利用。笔者在二级医院从事荣誉档案管理工作多年，就如何加强医院荣誉档案的管理及利用工作谈一下个人认识。

一、?医院荣誉档案的收集

收集工作是档案管理工程的基础，医院荣誉档案的文书类档案资料一般是通过文件下发，所以大部分是收集整理存贮在医院的综合档案管理部门；而荣誉档案的实物类有很大部分分散存放在各相关业务部门，如综合类获奖奖品存放在院办公室，工会组织参加活动的获奖奖品存放在工会，团委组织参加活动的获奖奖品保管在团委，其他部门参加活动的获奖奖品也相应保管在本部门，一些职工参加各种活动的获奖材料保存在个人手里。这种分散式管理形式首先不符合档案管理的要求，也不利于安全保管，更不便于工作上的利用。根据档案集中统一管理的原则与要求，荣誉档案管理变分散为集中是最佳的选择。随着现代化信息的发展，医院档案信息化建设也日新月异。为满足社会及医院各项工作对档案信息的需求和要求 ，档案管理工作的完善，档案信息的齐全，管理手段现代化已成为档案工作发展的趋势；而实现医院档案的完整与安全，必须实现档案工作的规范化、标准化、现代化管理。医院要集中统一管理好荣誉档案的文书与实物两类档案资源，应建立健全好管理制度，明确收集范围，将具有保存价值并反映医院历史全貌的各项工作获奖的各类文书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书等等，均收集归档并由综合档案部门集中统一管理，这样既能丰富医院室藏档案资源，又能维护档案的完整安全。

（一）收集范围。医院荣誉档案是医院在进行各项工作活动中直接形成的，它是记录医院发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面 ：

（1）上级政府颁发给医院的荣誉类；

（2）医院在医疗技术、科研、教学等活动中获得的荣誉类；

（3）上级工会、团委、妇委会等组织开展的各项竞赛活动获奖类；

（4）兄弟单位、群众、团体赠送的锦旗、牌匾等；

（5）职工个人在进行医疗、护理、教学、科研、管理等工作中获得的奖项。其中职工个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等，其原件仍由个人保管，医院综合档案管理部门采取征集复印件或拍摄照片进行保存。

（二）收集方法。为丰富医院室藏档案，应抓好档案的收集工作，主要开展好定期收集与平时收集两项工作。综合档案管理部门首先要抓好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种获奖信息，以便有的放矢，使收集归档材料完整，能够全面地反映医院所获荣誉的情况。其次是建立档案收集 网络，健全各部门、处室兼职档案员队伍，督促完成业务部门平时的收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集并于次年五月定期收集归档，移交医院综合档案室。

二、?医院荣誉档案的整理?

医院荣誉档案文件与实物的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映历史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面荣誉档案又有其自身的特点，它是集文书与物品为一体的档案，在整理过程中只有从荣誉档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对荣誉档案的优化管理。首先，制定适合荣誉档案管理的归档、分类、编目、上架、保管、利用等实体方案。医院荣誉档案的文书类材料要按照《医院文书档案工作规范》的规定，相应归入医院档案各门类文书档案类，并与其他门类文书档案一样进行整理、归档编目、上架、保管、利用。另外对荣誉类实物档案要将其单独编为特殊门类进行管理，此方法的优点主要是便于保管和利用档案。实物档案整理以物品为一个自然保管单位，所以要以件为单位逐个编制归档号，分类可采取在全宗内按年度顺序、载体形式进行实体编号整理，也可根据奖品的载体、形状不同分为奖杯类、证书类、锦旗类等几个类目。其主要的目的是为存贮保管和利用方便。实施对荣誉档案不同类别进行分别归档、保管与管理，同时要适应档案信息现代化发展的需要，其档案目录的编制应与计算机管理同步进行，建立机检和手检两用功能的检索服务系统，编目内容在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案实物分类目录，这既是档案整理的重要环节，也是提供利用查找的关键这一步工作的质量直接影响到日后档案检索利用的工作效率。其编目的步骤首先应按年度和分类项目进行编目造册，编著内容应全面记载实物档案的各个要素，如档号、获奖内容、颁奖机构、获奖单位（姓名）、时间、柜号、保管期限等等。其次应编制相应内容的实物标签，置于实物明显部位标记，以便查找利用。

三、医院荣誉档案的保管与利用

医院荣誉档案文书类资料的保管与利用，遵循文书档案的保管与利用的原则、方法进行；而荣誉档案的实物类的保管与利用，首先应考虑它的特殊性，它是一件件物品组合而成，其载体及形态各异，既有纸质类、金属类、玻璃类，又有布质类，更有大有小，有高有矮，也有硬有软，其保管的柜架也需区别于文书档案，它应陈列置于直观易见、便于放取处，既利于对外参观展览，又利于查找利用。为此，我院于2010年在医院综合档案室进行升级达标创建活动时，设置了医院荣誉陈列室，将综合档案室收集整理的实物类荣誉档案移进荣誉陈列室，并精心选择能体现医院发展脉络和内涵的实物档案进行陈列展示。医院荣誉档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，充分展现和映了一所医院的发展史与荣誉史。我院多次用这些实物举办展览，制作宣传画、宣传栏，充分利用它的特殊性和直观性，说服力和感染力，开展各式各样的宣传教育活动，同时我院可通过荣誉陈列室，对职工进行德育教育，促进医院各项工作的发展，使广大职工树立爱院与勤奋工作的思想。医院档案工作的宗旨就是为医院各项工作提供档案服务，对档案资料进行收集、整理 、保管的目的是为了提供利用。只有开展档案资料的利用工作，才能充分发挥档案信息的有价作用，真正为社会和医院各项工作服务。

（作者单位：山东省宁津县人民医院 ）