档案危机管理刍议

一、档案危机管理内涵的演变及其概念

从词源来讲，“危机”源于希腊语“Kinetin”，最初是一个医学术语，指人在生死之间，在两个世界之间，在这两种状态之间游离。在中国古籍的记载中，“危机”一词最早出现于三国吕安的《与嵇茂齐书》：“常恐风波潜骇，危机密发。”伴随时代的变迁和语言文化的发展，“危机”的含义不断延伸，所适用的对象也越来越宽泛。《现代汉语词典》中对“危机”的解释是：潜伏的危险或祸患；危险、困难的关头，如经济危机、政治危机等。危机研究的先驱C.F.赫尔曼对“危机”做出的定义是威胁到决策集团优先目标的一种形势，决策集团在这种形势下做出反应的时间十分有限，并且这种形势往往向令决策集团意外的方向发展。目前，国内研究危机的学者对于危机的定义大多借用国外学者的定义。国内最早研究危机管理的学者许文惠、张成福认为危机是一种改变或破坏系统平衡状态的现象，也可视为系统的失衡状态。我国古代思想体系中包含了许多危机管理意识，在博大精深的中国古代文化中不乏与“危机管理”相关的辩证论述，如“安而不忘危，治而不忘乱”、“居安思危，思则有备，有备无患”等等。但是关于危机管理理论与方法的研究最早起源于欧美国家。1915年莱特纳在《企业危机论》中首次提出危机管理，1921年马歇尔在《企业管理》中提到危机的处理方法，20世纪60年代美国学者提出危机管理（CrisisManagement，CM）这一概念。危机与不同的安全对象相关联，产生不同的层次，个人、家庭、组织、社会、国家乃至全球都会出现危机。我们也可以把危机的层次不断放大。单从社会层次来看，社会运行的方方面面都会涉及危机现象，如经济危机、政治危机、文化危机、环境危机等。现代关于危机管理的研究，从研究范围上来看，由最初的企业危机管理、政治危机管理已经逐步扩展到公共管理领域；从研究方法上来看，也趋于多样化多门类发展，社会学、经济学、政治学、组织行为理论等学科理论都被广泛应用到危机管理的研究中来。笔者将时间设定为“1995年—2015年”，分别以“危机管理”“企业危机管理”“政府危机管理”“公共危机管理”“档案危机管理”为关键词，在中国学术期刊网络出版总库中取消中英文扩展进行检索，检索结果分别8，399篇、987篇、795篇、422篇和5篇，从检索结果来看，档案危机管理理论研究力度远低于政府、企业和公共服务等领域。此外，国内外档案学界尚未有关于档案危机管理的著作，对于档案危机管理的定义还没有明确标准。鉴于多方面的研究，笔者认为，档案危机管理是一种对档案安全可能产生或正在产生的危机进行事先防范、事中反应、事后及时抢救的管理手段。

二、档案危机的特性

（一）突发性。

档案危机的突发性在于危机潜伏的隐蔽性。从哲学角度讲，由于人们把握事物的运动变化规律总是受认识能力和科技水平的限制，所以往往不能准确地预见危机。因此，如何建立有效的档案危机预警是档案管理部门亟待解决的难题，通过不断探索、实践将危机消灭在萌芽状态。

（二）复杂性。

引发档案危机的原因有很多，既包括可识别、可控制的因素，也包括诸多的潜隐性因素。档案危机的复杂性还表现在其多变性，如果档案危机爆发时没有得到及时处理或是控制的措施不当，可能会加大危机对档案安全所造成的损害。

（三）破坏性。

档案危机的出现对于档案事业来说可能是毁灭性的，如古代战乱对典籍、档案的毁灭，美国“9•11”事件使位于世界贸易中心大楼中的多家金融机构的电子数据毁于一旦。地震、泥石流等突发性自然灾害对档案的破坏更是难以恢复。

（四）普遍性。

按照危机的发生原因，档案危机可分为内部危机和外部危机。由于人才、资源、服务、管理等内部管理不当所造成的危机即内部危机；由于自然灾害、政治危机等不受档案部门控制的外部环境所造成的危机即外部危机。由于内外因的普遍存在，档案管理过程中不可避免地会遭遇到危机。

三、档案危机管理的系统流程

根据不同的研究侧重点，危机周期可以划分出不同的阶段。根据划分的详细程度，危机周期有三阶段、四阶段、六阶段等划分方法。美国的伯奇和古斯等专家把危机管理分为危机前、危机和危机后三个阶段。芬克（Fink）从医学角度将危机的生命周期分为征兆期、发作期、延续期及痊愈期，形象地描述了危机的从潜伏、爆发、高峰到衰落的整个发展过程。国内公共管理学者余潇枫将危机周期细分为六个阶段，分别是危机事前、危机事发、危机事中、危机事末、危机事终及危机事后。鉴于危机的发展周期，笔者将档案危机划分为危机前、危机中、危机后3个阶段。档案危机管理需要从危机前防御、危机中应急、危机后恢复三方面入手。完备的预警体系、法制和应急预案是预防危机的基础，而化解危机则是一个档案危机管理系统的核心。面对各类危机，档案部门首先要做好危机防御准备，提高危机意识，保证档案馆（室）建筑防灾设计标准，建立完善的预防、预警、预案体系。危机发生时档案主管部门要成立危机应急组织，及时启动危机应急预案，最大限度地降低危机造成的损失。危机爆发后，档案部门应与有关部门密切配合，对档案危机的原因、性质、责任、影响、损失情况、抢救措施及经验教训等进行全面调查评估，制定合理的善后恢复方案。

作者：韩双 单位：山东大学第二医院综合档案室

参考文献

1.中国现代国际关系研究所危机管理与对策研究中心.国际危机治理概论[M].北京：时事出版社，2003

2.李行健.现代汉语词典[M].北京：外语教学与研究出版社.语文出版社，2004