档案馆危机预防评价体系的构建

摘要：档案馆危机管理是档案馆管理和保护工作的一部分内容，是档案安全保障体系建设中的一项工作。本文以档案馆的危机预警为研究对象，从实际情况出发，遵从现行档案法律、法规和标准，探讨档案馆存在的主要危机因子，构建档案馆危机评价体系，明确危机预警模型评估的内容和方法，通过綜合分析，提出切实可行的危机评估条目及其指标，从而为档案馆危机评价工作的规范化、可操作化和统一化提供参考。

关键词：档案馆危机 危机体系 危机评价

建立档案馆危机预防评价体系和方法的前提是根据档案馆的实际情况确定危机因子，根据各因子的关系建立预防模型，通过此模型完成整个危机评估过程。在模型的构建过程中，根据一定的危机管理研究理论和方法，找出纸质档案保护、管理和抢救过程中的各项危机指标，并为其进行危机指标威胁赋值，分析各个环节的危机情况，通过风险模型的流程运行得出档案馆危机预警分析结果。

一、档案馆存在的主要危机因子

无论对于档案馆的危机因素分析，还是实际的安全评估，都需要在綜合分析的基础上，先确定档案馆危机预防评估内容，着重考虑评估工作的实际可行性和简易性。档案馆危机评估内容和方法主要依据：第一，档案法律法规与相关标准；第二，档案馆特殊的危机因素；第三，其他行业的安全评估办法；第四，已有的档案馆危机预防评估实践探索。

本文将档案馆危机分为内部和外部两大类，共计6个方面：管理危机、人才危机、安全危机、资源危机、各种操作活动危机、自然灾害危机（详见图1）。

人才危机主要表现在馆员队伍建设方面，由于缺乏高水平的专业技术人员，致使相对于现代管理和技术方面，无法解决实际工作中遇到的一些活动而构成的危机；资源危机是档案馆的馆藏资源优势没有得到充分的开发利用，没有充分挖掘现有档案的价值，建立完善的信息资源保障体系，使很多档案长期无人利用或很少利用而成为死档，在信息社会中渐趋失去档案利用价值；管理危机是由于档案馆管理水平还停留在几十年前，思想意识保守，缺乏创新意识，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏相应的标准而带来的危机；安全危机是指档案馆由于安全设备、装具、环境条件、泄密、网络安全而造成的危机：各种操作活动危机是在档案收集、整理、利用、保存、展览、信息再生和修复活动中由于操作活动不标准、不规范带来档案的破坏或隐患而产生的危机；灾害危机主要是指突发事件或自然灾害而带来的危机。

二、档案馆危机预警管理系统

档案馆危机预警系统的构建是一个系统工程，预警系统是应用预警理论和其他数据处理工具完成特定预警功能的理论和方法体系。预警系统包括预警指标体系，预警信息及反馈系统，预警结果评价系统以及预警信号模型。档案馆危机预警机制的实施包括信息的收集、信息的分析判断、信息的传递、制定预警方案和信息的反馈五个阶段，实施的主体是档案馆危机预警管理小组。管理小组要对收集到的信息要做出分析判断，并进行信息传递和启动应急预案。

依据危机预警理论，结合档案馆的特点，设计了档案馆危机预警系统（详见图2）。利用该系统，通过信息数据的输入，实现危机等级的判断。

三、档案馆危机预防评价方法

本文阐述的档案馆危机评估方法，为基线评估法，即以一套详细的评估内容和指标要求为基线，綜合衡量档案馆各项安全工作的优劣。具体评估时，采取基线法的綜合运用形式，即以档案馆危机綜合打分表（详见表1）进行常规评估，辅以抽查评估，綜合评判档案馆自身安全保障能力。

该綜合打分表的评估内容共由实体硬件、组织管理、防灾应变3个打分项和单项抽查辅助评估项构成，其中，三大打分项细分为29大指标，每个指标考虑其重要性和囊括的内容，分别赋予了不同的分值。各细化指标的参数和要求，均遵循现行的《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）和《档案馆建设标准》（建标103-2008）等现已颁布的国家标准和行业标准，评估有效期和分数等级划分同《市县级国家綜合档案馆测评办法》保持一致，便于档案工作人员的执行和专家组学者的綜合评判。

根据评估打分表的细分指标总得分，经过加权计算，得90分及以上为一级，80-89分为二级，70-79分为三级，69分及以下为不合格。其中，綜合打分表评分主体分为（A）实体硬件（馆舍、设备、装具）、（B）组织管理和（C）防灾应变三部分，各部分满分均为100分，A、B、C对应各自权值a、b、c（取值0～1），若评估总得分为Z，则Z=Aa+Bb+Cc。三部分各自权重值的确定尚待实践统计的完善，本文从一般档案馆安全保障的薄弱环节和实际情况出发，同时考虑各部分均衡性，倾向于取c为0.4，a、b皆为0.3，故总分计算公式为Z=0.3A+0.3B+0.4C。例如，某档案馆实体硬件部分得80分，组织管理得90分，防灾应变得70分，则总得分为79分，安全等级应为三级。

档案馆危机评价体系的建立和评价方法的科学选择为客观评价档案馆危机提供了保障，为安全管理提供了平台。危机评价工作的开展较为真实和客观地反映档案馆安全工作漏洞，各级档案馆真正缺乏的并不是各项安全保障规章制度，而是真正的危机和安全实践意识，档案馆的安全问题是关乎档案工作生死存亡的大计，要实现对档案馆安全的全方位保障，必须有科学全面的评估。