会计档案信息资源刍议

第一，会计档案信息资源内涵拓展。《会计档案管理办法》明确列为会计档案管理范畴的是会计凭证、会计账簿、财务报告和其他等四大类会计核算专业材料，而不包括单位的财务预算、计划、制度、规章、合同等文件材料。从单位信息化管理的需要来看，大量的会计核算专业材料和与其相关的其他文件材料，在客观反映单位经济业务的功能上具有相互佐证性和依托性，相互间存在着广泛而密切的对应关系，会计档案信息资源应横向拓展成以会计核算专业材料为核心的，涵盖会计核算、财务管理、涉税事务、资产管理、商务合同等相关文件内容的集成信息资源。在计算机网络环境下整合已有的会计档案信息资源，从各种各样的信息源中，抽取先前未知的、完整的信息来做科学决策。单位的会计档案原始信息通过一系列的程序处理，包括与其他信息元素的组合，产生新信息，这些信息通过再处理及与其他信息的再组合，又产生新的信息，通过这样不断地传递与组合周而复始的运行，形成可持续利用的会计档案信息资源。它主要包括两部分内容：通过信息挖掘生成各类用于决策的管理报表和储备资料；生成预测模型。

第二，会计档案信息资源的利用。通过对会计档案的有效管理、开发和利用，可以妥善解决单位产权纠纷、改善经营结构、提供决策支持、创造经济价值和社会价值。会计档案信息资源的利用包括基础利用和深层次利用两部分。一是做好会计档案的编研工作。会计档案为单位历史沿革的编制提供了重要的信息来源，如单位资产规模扩大的历程、股权投资关系的变更、负债规模的增减变化、历年利润的增长和税收贡献等。二是充分发挥会计档案的凭证作用。在单位内部管理工作中利用会计凭证，加强内部制度的相互牵制与控制，促进单位内部的分工协作；在各类检查和审计工作中对经济业务的发生是否合理合法进行监督，以保护单位财产和资金的安全合理使用，保证财务计划和财务制度的贯彻执行，提高单位经营活动的经济效益；在解决单位内外部的经济纠纷中利用会计凭证，可以严格单位内部的经济责任制，查清问题的责任归属，为解决纠纷提供具有法律效力的依据。三是利用数据统计完善会计档案信息资源及其利用。会计档案资料是统计调查资料的一项重要来源，同时根据统计工作中发现的会计档案信息资源与其不适应的地方加以完善，建立更加科学的会计档案信息资源系统。可以市场为基础，建立一个由政府主导的单位会计档案信息资源中心，并通过该中心对单位提供的会计原始数据进行汇集和整理，以实现单位会计档案更大范围地利用。四是会计档案在构建单位财务危机预警系统中的利用。从会计档案信息资源利用的角度来看，构建一个提供有效预警信息的财务危机预警系统必须做好两方面的工作：一方面，做好会计档案管理的基础性工作，从源头上切实防范提供虚假失真会计档案资料；另一方面，建立一个详尽的会计档案信息资源数据库，通过数据库来实现对各类预警指标的更新管理。并对预警数据进行实时跟踪，使单位能及时修正经营模式或策略，避免财务危机。五是会计档案在贸易摩擦应诉中的利用。以会计档案为载体的会计信息由于反映了单位日常经营业务而成为最重要的法律依据。无论是在反倾销提起、调查还是应诉举证中，都存在很多事项涉及会计档案资料的举证问题，需要充分利用会计档案提供各种数据和材料。单位在提供会计档案资料时，务必做到详实、准确和完整，特别是数据资料应该做到全面、清晰和规范。