科研项目档案管理中对项目任务书的解读

摘要：本文从档案管理的角度，提出了对科研项目任务书中涉及档案管理内容的把握，通过对科研项目任务书的解读，有效地控制项目档案的完整性、准确性、系统性。

关键词：科研项目任务书；项目档案；完整；准确；系统

《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。一般情况下，科研项目档案是在项目结束并完成成果鉴定后归档，也有研究周期长的，可阶段归档或按年度归档。基层档案人员如果在项目进行过程中，没有参与项目工作的开展，在对项目档案整理时，面对成堆的文件，会有无从下手的感觉，且档案材料是否准确、是否完整是心里没底，一片茫然的，怎样准确有序地完成项目档案的整理归档，是档案人员必须要解决的一个问题。

解决这个问题，一个简单有效的方法就是认真解读项目任务书，充分了解项目开展的工作内容，把握任务书为我们提供的档案信息，掌握所要产生的档案材料，从而高质量地完成档案的收集、整理、归档。科研项目任务书一般包含几个方面的内容：项目目标及工作内容、计划进度要求、任务完成形式、主要完成单位及人员、经费概算等，我们档案人员只要对这几个方面的内容进行仔细分析，充分了解本项目要开展的工作，完成的内容，达到的指标，并据此对收集来的档案文件进行整理核对，保证项目档案的完整性、系统性、准确性是没有问题的。

一、目标及内容

1、在此项内容中，对项目开展的目标、工作内容、实施方案进行了详尽的规定：通过开展某某方面的工艺研究，进行某些功能的设备研发或设备改造，解决实际工作中存在的某些问题，满足特定领域的需求。其中要开展的工作可能有研究方面的、工艺实验方面的、试验测试方面的、设备采购方面的，……，那么针对每个方面的工作内容，应该产生的档案材料，我们就有了宏观的概念，能够从管理角度把握项目档案的完整性。

研究方面的工作，应该产生研究方案、开题报告、调研报告、科技报告、年度报告、阶段报告、总结报告等；

工艺实验方面的工作，应该产生工艺方案，工艺设计、工艺规范、工艺报告，以及相应的检验规范、实验记录、检测报告等；

试验测试方面：应该产生试验大纲、试验方案、试验记录，试验报告等；

设备采购方面的工作，应该包括相应的采购文件：计划审批、采购技术条件，调试记录、调试验收报告，设备、配件的材质证明、交货清单等。

任务书中涉及到的工作内容提示了我们应该产生的档案材料，我们在对项目档案的收集过程中就能够做到有的放矢，目标明确，如有欠缺，就能够及时质询相关部门，确认材料的齐全。

2、工作内容及要求中，有些任务书还详细规定了各项工作应达到的技术指标，那么我们在收集到的文件材料中，还应开展对相应工作的核对，是否开展了相关工作，产生了相应的支持文件，完成了任务书的内容。

二、项目进度计划

在本项内容中，规定了项目每项工作开展的节点，那么我们在对项目档案进行收集时，就有了相应的时间节点，哪个时间段该完成哪些工作、提交哪些报告、产生哪些记录，便于我们向相关部门进行索取，这是档案工作的一个重要环节，也是对项目工作开展的督促。同时，在过程中对档案进行控制，还有利于把握档案材料的质量，对于有缺页、错页、签署不全等问题的材料责成相关责任单位及时进行整改，对测试数据与任务书目标值有差异的与责任单位进行确认，从而避免档案材料的质量问题，影响日后的验收，甚至利用。帮助项目管理部门推进项目进度，实现了档案管理部门的主观能动性，保证了档案的准确性。

三、项目达到的技术指标及成果

在本项内容中，确定了项目内容中必须达到的技术的量化指标，对项目应该产生的成果形式也作了具体的规定，比方有些项目就具体到研究报告多少篇，GF报告多少篇，实物样件多少件、样品几批，甚至还有专利申请、成果申报方面的规定，那么我们在整理项目档案时，就能够据此对档案材料的完整性进行核对，在工作总结、技术总结中是否对成果完成有所描述，专利、成果的申报、获批、授权资料是否齐全，样品、样件的照片、图片档案是否丰富完整，多角度收集档案材料，从而有效的控制项目档案的系统性、完整性。

四、主要完成单位及人员

这里的单位和人员，是项目档案的产生主体，他们才是实现整个项目档案的完整、准确的责任者，在我们收集、整理档案过程中，遇到问题、疑问需要求助，在对档案材料的内容、数据需要确认，在根据工作内容，有所欠缺，需要补充时，他们就是档案人员索取的对象。也就是说，与项目完成人员保持紧密的联系，是我们高质量的完成项目档案的归档工作的保证。

五、经费概算

在实际工作中，财务与档案似乎总是两个部门，各自负责的领域少有交集，但实际上，经费概算中也隐含了许多档案信息：如项目论证、方案论证评审费，档案材料中一定应有与项目论证报告对应的专家评审意见及上级部门批复；技术查新费一定对应有相应的查新报告；技术人员国内外学术交流及差旅费一定对应有交流文章及会议资料；材料费对应的是厂家的材质证明文件及我方的复验记录，……，从经费的使用情况，档案人员对任务书内容及成果形式中没有规定到的档案材料也能够充分把握，进行有目标的收集，为项目档案完整、系统提供了进一步的有效保证。

总之，一份项目任务书在手，无论档案人员是否亲身参与了项目的工作，只要认真解读项目任务书，充分挖掘任务书中项目档案材料的隐含信息，对项目档案的管理就能够做到心中有数，目标明确。我们对项目档案的管理工作也就不是被动盲目的，高质量地完成项目档案的收集、整理、组卷，保证科研项目档案的完整性、准确性、有效性、系统性，是完全可能、可行的。