高校干部档案材料收集规律的思考

所谓干部档案材料的收集规律，是指获得和积累干部档案材料的过程，也就是档案馆（室）的档案管理人员在工作实践中将形成的反映干部情况的有关文件、材料，按照中组部《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，通过特定制度和专门方法集中起来以备建立干部档案，补充和完善干部档案内容进行的一项业务工作，它在干部档案管理工作中占有特殊而重要的地位，因此，不断探索、总结和运用干部档案材料的收集规律，科学准确地收集干部档案材料，是做好高校干部档案管理工作的关键。

1.收集工作在干部档案管理工作中的地位

1.1收集工作是干部档案管理工作的首要环节

干部档案不是自行产生的，也不是由档案管理人员自己编写的，而是干部档案管理部门的档案管理人员通过各种渠道将所管人员历史上形成、或新近产生的档案材料收集起来整理而成的。档案管理人员通过收集材料，把所管人员的有关信息材料统一收集整理组成案卷，为整个干部档案管理与建设工作提供物质保障。因此，收集工作是干部档案工作的起点，是贯穿于干部档案工作始终的一项经常性工作。

1.2收集工作是干部档案管理工作的基础

干部档案是个人经历和社会实践活动的记录，是历史地、全面地考察、了解干部和正确选拔任用干部的重要依据，干部档案必须能够全面反映每位干部的历史情况和现实表现。为此，要求干部档案材料收集必须及时、档案内容必须齐全真实。干部档案工作的许多环节都必须在收集档案材料的基础上，收集工作的好坏直接影响干部档案工作的各个环节，以至影响整个档案工作的正常进行。从档案鉴定工作来看，如果档案材料不能及时收集上来，材料鉴定就无法进行，这就所谓的“巧妇难为无米之炊”；从档案整理工作来看，如果一份材料收集不齐全，有头无尾或尾无头都会给档案整理工作带来较大困难，有的甚至还要返工重新整理；从档案保管工作来看，如果一个人的档案材料分散在多个地方，这就无法做到集中统一保管；从档案利用工作来看，如果档案材料收集不齐全，则会影响档案的查阅和利用，从而不能满足档案的利用需求。

1.3做好收集工作是档案工作与时俱进的体现

随着信息社会的快速发展，档案工作也要顺应社会发展潮流，更好地面对机遇、迎接挑战。现代化的管理手段既是当前档案管理工作的需要，也是高校信息工作的必然要求。干部档案内容只有向全面、完整、系统方向发展，才能适应当今组织人事工作需要，才能为组织人事工作提供参考依据。随着人才流动的加快，人事制、职务聘任制及各类保险的逐步实施，使得档案材料的收集工作呈现多元化、复杂化趋势。对干部档案管理工作也提出了更高的要求，完整、准确、规范的档案材料收集是档案工作实现信息化的基础，档案管理人员只有把干部各方面的新信息及时收集上来，才能提高高校干部档案工作效率和管理水平。

2.掌握干部档案材料形成的规律

掌握高校干部档案材料形成的规律，是高效率地做好干部档案工作的关键。干部档案材料的形成与其它事物发展一样，也有其自身规律可循，只要善于观察、分析和总结，善于研究干部档案材料形成的特点，就可以摸索出其中的规律性，掌握收集工作的主动性。

2.1时间规律

一定的时间形成一定的材料，也就是说有很多干部档案材料的形

成和产生是有时间规律的，比如每年“三八”妇女节各级妇联组织要表彰“三八红旗手”、“妇女模范“；每年“五一”国际劳动节各级政府和工会部门要表彰“劳动模范”、“五一劳动奖章获得者”；每年“七一”各级党委部门要表彰“优秀共产党员”、“优秀党务工作者”；每年“九月十日教师节各级教委、学校要评选”优秀教师“、”优秀教育工作者“等等；每次评选表彰活动都要产生和形成一批相应的先进模范人物的事迹材料和登记表。摸清和掌握上述活动的时间规律，就可以有针对性地及时把这些材料收集起来；否则，时过境迁，这些材料被失散或损失，就会造成不可弥补的损失。

2.2信息规律

干部档案材料是事后的记录，是信息载体，它所记载的内容作

为当时事件的消息必然会在一定范围内传播。所谓收集工作的信息规律，就是要善于把这些消息和干部档案材料的产生联系起来，判断哪些消息和哪些信息反映的情况会产生归档材料，进而予与收集。比如得知党代会，人代会、政协会、教代会、团代会召开的消息，就要及时收集会议形成的代表登记表和干部任免材料；收到有关领导调整文件，就要及时到组织部索取干部任免审批表和考核、考察材料；每当工资调整审批结束，就要及时到劳资科索要工资变动审批表；每年职称评定、职务聘任工作结束后，应及时到师资科索取专业技术职务评定表和聘任表；每当得知有入党消息公布，就要及时到组织部索要入党材料等。要掌握这些信息规律，档案管理人员应做到时刻关注学校发展动态，通过办公自动化和校园网络平台及时获取各种信息，以便完整地收集各方面形成的干部档案材料。

2.3变化规律

干部档案处于经常变动之中，不像文书等其它档案那样相对恒定，而是随着干部本人的发展过程形成相应的干部档案材料。一般地说，凡是干部档案记载的内容发生变化，就要相应的形成反映变化过程的材料。干部填写的履历表或登记表中单位或职务发生变化，就必然形成职务任免审批表或调动呈报表；干部由于职务、职称发生变化，其工资级别也相应变化，就必然形成调整工资审批表；干部任免审批表中参加工作时间、出生时间、入党时间发生变化，就必然形成干部历史的审查证明材料；档案中文化程度发生变化，就可能要形成新的学历学位材料等，当然现实情况也有与档案记载不一致的地方，这需要组织予以认真审核，做到人档完全一致；对于个别人参加工作时间越填越早，学历越填越高，经历越填越多的现象，应予以坚决制止。

3.建立健全档案材料收集制度

干部档案材料的收集，不是搞一两次突击性工作就可以完成的，它是一项贯穿于干部档案工作始终的长期任务。除不断增强对收集工作重要性的认识外，还必须把运用上述规律形成的一些行之有效的工作方法用制度的形式加以固定，使之制度化、经常化、规范化。

3.1建立干部档案联系人制度

档案联系人是指在档案材料形成部门指派一名负责本单位干部档案材料送交转递工作的专门人员，并要求各单位在档案材料形成后由联系人及时送到档案馆（室）。干部档案联系人制度的建立，可以全面、深入地开展档案材料收集工作，把反映干部德、能、勤、绩、廉的有价值材料源源不断的充实到档案中，提高干部档案的利用率。

3.2坚持档案定期清理登记制度

干部档案管理人员应主动、认真、定期对干部档案材料进行普遍清理核对，并运用送交工作在时间、信息和变化上的规律，捕捉和发现所缺材料的线索逐一登记，同时，为避免材料丢失对收集上来的档案材料也应及时逐份逐项做好登记，从而有计划的进行收集与补充。

3.3认真执行定期索要制度

干部档案管理部门不能坐等材料形成部门把材料送上门来，而是要根据实际情况，根据党组织和行政部门的中心工作，以及干部管理的特殊要求，如工资调整、职称评审、职务晋升、干部任免等工作中形成的材料，要集中重点收集，以保证干部档案材料齐全、完整，内容准确、真实，客观地反映干部全貌。

3.4坚持干部档案审核制度，严把材料入口关

凡是转入的干部档案及干部档案材料都要逐卷逐页逐项核对“三龄两历”，三龄即年龄、工龄、党龄，两历即学历、经历。发现档案材料前后矛盾不一致的，要认真审核认定，缺少档案材料要及时索要；对日常工作中收集到的各类档案材料也应严格审查核对，发现材料不齐全、内容不完整、手续不完备的一律退回材料形成部门重新补办。只有把好材料入口关，才能从根本上杜绝档案内容不一致现象的发生、维护干部档案的真实性、为组织人事工作提供完整、准确的信息服务。

3.5.建立现代化的档案材料收集平台

随着高校人事制度改革的不断深化，干部档案材料的收集、管理工作也越发显得重要，特别在干部选拔任用、职称评定、考核干部、办理退休等工作中所提供的详实参考依据，是其他任何证明材料都无法替代的。因此，干部档案材料收集是否及时、完整是做好干部管理工作的前提。当前，现代信息技术飞速发展，档案传统的手工操作管理模式已不能适应现代信息社会需求。为此，应加大投入，尽快建立现代化的档案材料收集平台，运用办公自动化及校园网络平台来收集档案材料。

综上所述，只有充分认识干部档案材料收集工作在整个干部管理工作中的特殊地位，掌握档案材料的收集规律，健立健全档案材料收集制度，才能做好干部档案材料收集工作，才能为干部管理工作提供坚实的物质保障。

参考文献：

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[2]周向玲.高职院校人事档案材料收集工作探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版）， 2008，（4）：159-160

[3]崔国栋，胡喜宽，武喜梅.高校人事档案材料收集工作探讨[J]兰台世界，2007，（6）：24-25

（作者单位：沈阳农业大学人事处；辽宁 沈阳 110866）