高校档案资源建设的思考

高校档案馆作为学校档案的永久保管和利用基地，其档案资源建设是档案馆生存发展的先决条件。高校档案资源真实地记载了高校教学、科研、党政管理等职能活动及高校发展的历史轨迹，客观地反映和记录了高校教学、科研、党政管理等各方面改革发展的现状，是高校进行各项改革发展不可缺少的重要信息来源。丰富的档案资源既是档案工作的物质基础和基本前提，又是实现档案工作“服务功能”的根本保证。《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，高校档案部门在各级业务主管部门的监督指导下开展了一系列档案工作法治建设的活动，对加强高校档案资源建设起到了推动作用。2008年，教育部、国家档案局重新修订的《高等学校档案管理办法》，为进一步加强高校档案资源建设提供了法律依据。但是，由于档案工作不是高校工作的中心，在实际工作中往往被忽视，导致档案材料的收集成为高校档案管理工作中一个比较薄弱的环节。以笔者所在高校为例，近年来虽然在资源建设上有了较大进展，但依然存在诸多问题，如某些职能部门归档的材料不完整，零碎、分散；部分珍贵、重要档案收集不齐全，甚至积压在相关职能部门或个人手中。这些现象究其原因：一是归档部门或个人档案法律意识薄弱，为方便自己的工作不愿意将积累的材料交给档案部门；二是某些人存在“知识私有”的思想，认为自己所取得的成就、成果属于私有，自己保存天经地义；三是某些档案人员存在“求人归档”的思想，认为档案工作是求人的事，别人不归也没办法。笔者以为，只有科学地“依法治档”与“人文镇馆”，才能构建和谐环境下高校档案资源建设体系。

一、以科学发展观为统领，树立依法治档档案资源建设新理念

1、履行职能，为档案资源建设可持续发展创造条件

高校档案馆既是高校档案管理的行政部门，又是永久保存和提供利用高校档案的科学文化事业机构。其主要职能是贯彻执行国家档案法律、法规及规定，对高校各立档单位的档案及档案工作进行管理、监督、检查和指导，并依法集中统一管理全校党政管理、教学、科研、财会、基建、外事、出版、设备、产品、声像等不同门类和载体的档案。具体地说，就是依法对高校各学院(部)、各单位的档案工作进行监督、检查和指导，并依法对全校各门类档案集中统一地进行管理和利用。高校档案馆的两种职能对开展高校档案资源建设工作、发展档案事业有着巨大优势。高校档案部门要充分发挥档案管理职能的功能，认真履行监督、检查和指导职责，真正使两种职能的优势成为档案资源建设可持续发展的动力。

2、加强宣传。从思想上强化档案资源建设意识

档案意识是人们对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。高校档案部门要树立“依法治档”的思想理念，通过借助校园网、校报及档案馆网站等宣传渠道，开展广泛、深入、扎实的档案法制宣传活动，从思想上强化资源建设法律意识，增强高校各部门和教职工“依法治档、依法管档、依法用档”的档案意识和法律观念；要“见缝插针”，利用各种机会和场合，呼吁各部门重视文件材料的收集、整理(立卷)及归档，注重工作中“痕迹”的保存；强化各部门及每一个教职工“既是档案的制造者，又是档案保护者”的法治意识和责任意识，形成人人懂档案、知档案、爱档案、存档案、用档案的良好氛围。

3、规范管理，为档案资源建设提供制度保障

档案资源建设是一项复杂的系统工程，高校应根据国家档案资源建设的有关法律法规，制定行之有效的档案管理制度，明确和细化高校各门类和各部门档案材料的归档范围和保管期限，并用相应的法律、规定调整、引导和规范档案资源建设。通过行政手段或实行部门年度工作定量考核等相应的激励机制，大胆地在监督中进行指导，在指导中进行监督，确保档案资源建设和规章制度的落实。在管理机制上，建立健全档案工作管理网络，将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围；建立调离岗位监督检查和档案移交归档制度，确保职责工作活动中形成的材料齐全完整；树立职权法定和权责统一的观念，对履行职责而不作为造成档案积压、损毁、丢失或将档案据为已有的领导或个人，依法行使档案监督、检查职责。

4、依法治档，以业务指导促进档案资源建设

《档案法》明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”同时，教育部、国家档案局颁发的《高等学校档案管理办法》也进一步明确“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为已有”。根据这些法律依据，档案部门可以大胆开展档案业务监督、检查、指导，理直气壮地收集属于国家和学校所有的档案材料。要树立“依法治档”的观念，克服“求人归档”的思想，将档案法律意识贯穿于档案业务指导过程之中，并在指导过程中加强档案法律法规的贯彻、落实。同时，要加大个人从事职务活动或非职务活动档案材料收集、征集力度，使每一个教职工明确其职责范围内形成的文件材料属于国家和学校的，应当无条件地向学校档案部门移交。

二、运用和谐社会思想理念树立档案资源建设新思想

1、强化指导，推进档案资源建设健康发展

构建和谐的资源建设体系，必须协调处理好监督与指导的关系。高校档案资源建设不仅需要高校各级领导的大力支持，也需要各学院(部)、各单位及每一个教职工的密切配合，更需要运用和谐社会思想理念，加强档案工作各环节的指导。高校档案部门要广泛深入各学院(部)、各单位，了解他们的工作情况，及时提醒和指导专(兼)档案人员做好档案的积累、收集、整理和归档工作。树立和谐环境下资源建设思想，关注学校改革发展的重大问题和重大举措，跟踪教学、科研、管理等领域的发展方向，做到学校工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里，最大限度保留各类重大活动、重大事件的第一手资料。

2、重视民生档案，拓宽档案资源建设渠道

高校档案部门要认真贯彻以人为本的科学发展观，重视一切关于师生员工切身利益的档案资源。要把实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》作为推动高校档案基础业务建设的重要手段，作为加强资源建设的重要举措，及时调整、修改、扩大档案归档范围，建立符合高校工作实际、体现以人为本思想、重视民生的档案资源建设体系。坚持以人为本，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，切实将高校办学过程中有关个人教育教学、劳动就业与培训、收入与分配、医疗卫生、房屋分配、学籍、学生诚信、心理咨询及贫困生家庭情况等方面的档案材料纳入民生档

案的视野，纳入归档范围、保管范围、利用范围，从根本上实现档案工作的“两个转变”。

3、开展档案抢救和保护工作，推动档案资源建设

高校档案部门应通过不同渠道，采取不同方式，对学校各个历史时期遗留下来的，具有重要研究和利用价值的，国家需要永久保存的手稿、文件、纪录、音像文件、电子资源等珍贵档案史料和实物，实施有计划、有步骤地抢救、搜集、征集和保护。要拓宽收集(征集)渠道，加强与各级各类档案馆、文史馆、博物馆及高校档案馆之间的交流，查找、搜集、征集涉及学校建设发展的档案史料，通过“征集公告”，将档案资源建设的视野扩展到学校各个层面和社会各个方面，搜集散失于社会、民间或个人手中的档案史料；利用现代科学技术，定期跟踪校园网、互联网、广播、电视、报纸、图书等对学校及各类人士的相关报道；坚持档案资源建设与档案信息化建设同步，实现网上信息的采集和电子文件的全文查询与归档；积极开展“口述校史”、“学校记忆”工程，抢救濒临遗失的校史资源和历史记忆；采取积极主动措施，对积压在各部门的珍贵档案实施抢救和保护，并对内容独特、价值珍贵但载体质量差档案资料进行数字化处理。

4、创新管理体制，整合档案资源建设模式

结构合理、内容丰富的档案资源是档案部门开展服务的前提条件。随着时代的进步，档案管理体制、管理模式和管理技术也在发生着质变，传统的档案资源建设模式已经不适应当今信息时代的要求。高校档案部门要树立“大档案”意识，主动探索适合当今时代和学校发展要求的档案资源建设模式，以新的思维、新的理论、新的方法去应对这些新的变化。要把加强和促进档案信息资源建设作为业务建设的重点，在现代通信和网络传输技术条件下，大力扩展现代技术服务；通过网络、电话、传真、电子邮件等多种形式及时满足利用者的需求，使利用者真切地感受到利用档案的便利和快捷，主动地移交档案、利用档案；把整合档案信息资源作为档案资源建设的重要手段，将手中保管的历史资料变为人人想看的宝贵资料；通过不同形式的跟踪调查，对档案利用效果进行综合分析评价，及时做好利用档案信息的反馈工作；努力改善人员结构，积极引进具备档案管理、史料研究、陈展设计、档案装裱、系统开发与维护、录音录像与编辑等有高科技能力的档案专业人才；通过校园网和档案馆网页等渠道，开展各类陈列展览，介绍馆藏珍品，提供档案信息检索与查询，以引起学校和社会对档案部门的关注。