图书馆统计工作分析

【摘要】图书馆统计是图书馆管理链条中重要环节之一，图书馆统计是图书馆业务工作状况与实绩的客观反映，是制定各项业务标准的重要依据，也是工作质量持续改进与提高的数据平台。图书馆统计工作的水平和质量已经成为影响图书馆功能发挥的重要因素。文章就图书馆统计工作的特点、现状及改进做一初步分析，以期充实与提高。

【关键词】图书馆统计；自动化；制度化

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）04-225-01

一、图书馆统计工作具有以下基本特点

（一）数量性

通过数字揭示图书馆在特定时间内特定业务的数量特征，以定量和定性分析图书馆各项业务（如馆藏文献量、借阅量、读者数等定量统计及读者偏好、工作人员服务态度等定性统计），为领导做出正确决策提供数据支持。

（二）多样性

图书馆统计方法多种多样，按统计研究方法分类，可分为人量观察法、统计分组法、综合指标法、归纳推断法等；根据统计手段分类，可分为传统人工统计、自动化网络系统统计。

（三）连续性

随着知识需求不断更新，新的业务内容在传统业务基础上不断延伸更新，其业务的相关数据不断积累。这些数据不仅是对以往工作的最真实、完整的记录，也是宝贵的历史数据，是研究图书馆服务质量、图书馆管理活动发展规律的依据。对于这些规律与特性的认识，有助于统计质量的提高。

二、加强图书馆统计工作的几点建议

（一）统计工作制度化

要建立健全统计工作制度和标准，制度和标准的制订要切合实际、科学、完善，职责清晰，以规范统计工作，减少工作的随意性，确保统计数据真实、准确、及时。首先，图书馆管理者要对统计工作给予重视，提高统计工作地位，将视为管理链条中的重要环节，要有主要领导负责并合理分配人员，加强业务办公室与其他各部门的统计分工合作。专人对统计工作进行统一管理、业务指导和组织协调，并负责检查、核算、汇总各部门报送的统计数据。

各部门要有兼职统计人员负责搜集原始数据、填制报表及其他统计调查工作，从而建立以业务办公室为中心的统计工作体系，实行“馆领导一部门领导一兼职统计人员”的统计工作分级管理责任制，将统计工作分配到人，做到职责明晰。分工与合作相互协调，这不仅能够减少多头统计造成的“数据打架”情况的出现，还能准确、客观地汇总分析一线数据，确保分析结果真实可靠。其次，完善报表填报制度，实行数据质量责任制。各部门要严格统计报表填报制度，按规定的填报要求、及时登记、提交本部门相关业务数据，并报送业务办公室。此外，各部门应建立相应的业务统计台帐，按月登记主要指标数据，尤其是流通部门，更应该按日（周）登记统计台帐，做到日记录、月汇总，保存所有原始数据：数据上报后不得擅自修改，以免重复统计造成数据失真。图书馆还应加强数据质量的全员管理和全过程管理，对专兼职统计人员均实行责任追究制，谁出问题，谁负责，用责任意识来保持统计工作的准确性、连续性，不搞“突击”。再次，建立统计报告制度，重视统计分析工作。数据只是统计的原始形态，而统计分析报告则融合了数据、图表、实际情况、存在问题、改进建议及对未来预测等信息，更便于领导阅读、理解和利用，有利于上下级的沟通顺畅。各部门不仅要做好细致的数据统计，还要定期分析统计资料，提交阶段统计报告。例如，在每项统计调查结束或部门半年、年度总结时必须形成统计分析报告，向相关领导报告调查结果及本部门主要业务开展情况，从而为领导制订各项工作计划、布置工作任务提供科学的决策依据。

统计分析既是整个统计工作的核心环节，也是图书馆统计工作的薄弱环节，必须加以重视，以制度严格规范。

（二）统计工作标准化

统计工作标准化主要是指统计指标、统计口径、统计方法、统计格式等内容的规范化操作。图书馆可以参考评估定级所依据的《省级图书馆评估标准》（以下简称《评估标准》）制定统一的统计标准。因为《评估标准》的细则就是具体化的图书馆业务工作规范和行业标准，对于评估定级后的图书馆工作及下一次“迎评”工作具有极为重要的指导意义。图书馆需要确定一套完整、合理的统计指标体系，以便能全面直观地评价图书馆各部门乃至全馆的工作绩效。图书馆统计指标主要包括：图书馆基本情况统计、藏书统计、读者统计、文献流通统计、工作人员统计、经费使用情况统计及科研项目统计等。《评估标准》对这些指标进行了细化，并在细则中详细列举了具体指标对应的统计内容与方法，图书馆可以据此设置业务统计月报表及图书馆年报中表格的填报项目。随着图书馆的改革与发展，图书馆业务分工细致且相互联系，统计工作应将各种业务数据按一定的方式进行归类、整理和加工，以汇总表、一览表、统计表等具体细化表形式体现，并且要保证这些细表与月报表、年报表相一致，形成相对固定的统计表格样式，以免出现“数据打架”的情况。此外，图书馆应积极参与地域内、系统内的专题工作研讨会并组织本馆内部的专题工作研讨会，以便于同行之间沟通认识、交流经验，同时根据自身实际，也可在本馆内部甚至在本地域、本系统内形成统一的统计标准模式，以提高统计工作质量，实现信息共享。

（三）建立统计档案

统计数据与档案材料是相互对应的，档案工作是统计的基础。图书馆各业务部门在统计每项数据前就应将对应材料收集齐全，根据材料填报数据。在制定档案管理制度时，应对统计时将会涉及的基础材料、数据提出相应的要求，形成一套特定的统计档案工作流程。同时，根据档案具有连续性、积累性的特征，在平时就要养成随时保存原始材料、统计数据的习惯，注重积累有价值的统计原始数据、统计报表、统计资料，定期将这些连同统计分析报告交由管理部门，由档案人员按照本馆业务档案管理制度要求进行分门别类、立卷归档、妥善保存。