图书档案管理方案范文

时间:2023-12-01 00:27:39

图书档案管理方案

图书档案管理方案篇1

关键词:高校;图书馆;档案;管理

1.引言

图书馆档案管理工作是高等院校重要的日常工作之一,分析当前我国高校图书馆档案管理的现状,将有助于进一步发展和创新高校图书馆档案管理工作,全面提升图书馆服务教学活动和在校师生的水平。

2.当前我国高校图书馆档案管理工作的现状

2.1高校图书馆档案管理工作取得了一定的成效

一直以来,我国高等院校的图书馆档案管理工作随着高等教育的发展逐渐走向成熟和完善。绝大多数高校对图书馆管理工作的重要性有了一定的认识,并且研究制定了相应的管理制度,培养和建设了各自相对稳定的管理人员队伍,对图书馆管理工作的现代化、信息化、科学化建设作出了一定有意义的思考和探索。这都为进一步发展和创新我国高等院校图书馆档案管理工作提供了可资借鉴的经验,奠定了良好的工作基础。

2.2高校图书馆档案管理工作的意识有待进一步加强

虽然,当前绝大多数高校对图书馆档案管理工作的重要性和必要性有了一定的思想认识,但是,由于办学方向和管理理念的偏差,仍有部分高校对高校图书馆档案管理工作认识不到位,其工作意识有待进一步加强。一方面,部分高校对图书馆档案管理工作不够重视,认为与日常的教学活动相比,图书馆档案管理是可有可无的;另一方面,认为图书馆档案管理工作只需要做好基本的档案整理就可以了,缺少工作的主动性和创新性。

2.3高校图书馆档案管理工作的制度有待进一步完善

长期以来,许多图书馆管理工作不发达的高等院校由于在档案管理工作方面的经验不足、意识薄弱,而没有能够研究和制定出一套完整和规范的工作制度。一方面,对高校图书馆的材料搜集以及档案的归类、维护、借阅等工作缺乏规范的工作制度,造成了部分高校图书馆的档案管理,影响了档案的系统性、完整性和规范性;另一方面,对高校图书馆档案管理工作的从业人员缺乏规范的工作制度,在人员的进入、奖惩、教育、培训以及日常管理等方面缺乏规范性和科学性,影响了工作人员工作的规范性、主动性以及积极性。

2.4高校图书馆档案管理工作的人员素质有待进一步提升

当前,我国部分高校的图书馆管理工作从业人员的工作水平良莠不齐,其综合素质有待进一步提升。一方面,个别高校因为对图书馆档案档案管理工作的重要性和必要性认识不到位,而没有安排专业的档案管理人员从事图书馆的档案管理工作,影响了档案管理队伍的稳定性,制约了图书馆档案管理工作的创新与发展;另一方面,部分高校对图书馆档案管理从业人员考核、教育、培训缺乏系统性和科学性。由此可见,高校图书馆档案管理工作的人员素质已经在一定程度上影响和制约了档案管理工作的创新与发展。

2.5高校图书馆档案管理工作的信息化有待进一步发展

众所周知,信息化水平普遍较低,已经成为制约我国当前高等院校图书馆档案管理工作快速发展的主要瓶颈之一。信息化水平低,极有可能导致图书馆的管理效率低下、服务能力有效,不但不利于读者的借阅,更严重阻碍了档案文献的维护和管理。

3.创新和发展高校档案管理的重要意义

3.1创新和发展档案管理有利于进一步推动图书馆建设

档案管理工作对图书馆在教学、科研、管理以及服务等方面的各项事务有着全面而规范的记载。因此,加快创新和发展高校图书馆档案管理工作,将有助于总结图书馆日常工作中的得与失,重整工作思路,完善工作措施,从而进一步推动图书馆的建设。

3.2创新和发展档案管理有利于更好地服务读者

图书馆档案管理工作影响和制约着图书馆服务广大读者的水平。这是因为,图书馆档案记录和整理了图书馆在服务校园师生工作的探索过程中遇到的问题和解决的思路。因此,加强创新和发展档案管理工作,有助于进一步挖掘和创新图书馆服务读者的新做法和新思路,不断提升高等院校图书馆的服务水平。

3.3创新和发展档案管理有利于加强高校文化建设

众所周知,图书馆是高等院校中的重要文化符号,是高等院校文化的重要载体,而图书馆档案管理则是高等院校文化建设的重要发力点。图书馆档案对于记载和传承高校校园文化,推广高效文化建设有着非同一般的特殊意义。由此可见,创新和发展档案管理有利于加强高校文化建设。

4.如何创新和发展高校档案管理

4.1进一步提高对高校图书馆档案管理工作重要性的认识

正确的思想认识,是开展好任何一项工作的重中之重。因此,就高校图书馆档案工作而已,要想进一步创新和发展,校方必须进一步提高对高校图书馆档案管理工作重要性的认识,加大对图书馆档案工作在人力、物力、财力上的支持和投入,逐步强化管理人员建设、管理设备配置、办公条件改善、管理技术引进等方面的科学化和规范化,为高校图书馆档案管理工作打下坚实的工作基础。

4.2进一步健全和完善高校图书馆档案管理的工作制度

通过工作实践可以知道,如果缺少规范而科学的规章制度,将会使档案管理工作陷入混乱。因此,为了能使档案管理工作有序开展,就必须建立一套完整的、可行的的人员、设备、工作方法和流程的管理制度,这是图书馆做好档案管理工作的必要手段和条件。

4.3进一步提升高校图书馆档案管理工作从业人员的综合素质

一方面,引进一批具有扎实的档案管理知识、丰富的档案管理工作经验、较强的创新能力和服务意识的档案管理人员,同时确保档案管理人员队伍的稳定性;另一方面,加强对高校图书馆档案管理工作人员在档案基础知识、计算机技术、管理知识等方面的教育和培训,采用丰富多样的训练、评估和考核形式,不断提升高校档案管理人员的综合素质。

4.4大力提升高校图书馆档案管理工作的信息化水平

大力提升高校图书馆档案管理工作的信息化水平,是推进图书馆现代化建设的可行途径之一。在研究和探索图书馆档案工作时,不断创新工作方法,大量引进专业的技术人才和先进的技术设备,逐步将传统的工作模式转变为计算机和数据库技术为核心的信息化的工作模式,最终真正实现高校图书馆档案管理工作的信息化管理。

5.结语

综上所述,当前我国高等院校图书馆档案管理工作取得了一定的成就,但仍存在一定的问题和不足,只有加强思想认识、完善工作制度、建设专业管理队伍和推动信息化建设才能逐步现象高校图书馆档案工作的发展与创新。(作者单位:云南大学艺术与设计学院)

参考文献:

[1]方敏,高校图书馆档案建设与管理工作研究[J],大学图书馆学报,2008(01):73-74

[2]丁凤玲,高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究[J],中小学图书情报世界,2009(02):63-64

图书档案管理方案篇2

一、图书馆档案管理工作中存在的问题

1、档案管理意识不强一直以来高校图书馆档案工作是作为图书馆管理工作的附庸,人们对档案管理工作的重要性普遍认识不足,档案管理工作没有从根本上得到重视。没有完善的档案管理制度,档案管理不规范,随意性强;缺乏搜集档案的主动性,建档不及时;有的工作档案只是记在脑子里。由此导致难以做好图书馆档案管理工作。

2、档案管理的设备和技术手段落后图书馆档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段,普遍落后于本馆各项业务,档案从收集到利用得不到应有的基本保障。有碍于提高图书馆档案管理工作的水平,妨碍了图书馆档案管理现代化进程,档案管理落后的状况难以为图书馆事业发展提供快捷、有效的参考咨询服务。

3、档案管理不规范图书馆档案是图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料,由于缺乏规范的管理制度,许多档案的收集、归放和利用只凭主观意识,简单的收集、随意的堆放、借阅的书籍不能及时归还,影响档案资料的检索和利用。

4、档案管理人员的业务素质尚需提高图书馆做兼职档案管理员的现象很普遍,缺乏专业知识的学习和专业技能的培训,档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作。兼职的图书馆档案管理人员所做的也只是一般的档案登记、收藏和不够规范的保管等工作,这与档案管理现代化发展的需要是不相适应的。

二、优化高校图书馆档案管理的措施促进图书馆事业发展

1、转变观念重视加强高校图书馆的档案管理工作转变观念必须落实到实处,领导要亲自抓档案管理工作,领导重视是做好图书馆档案管理工作的关键。要深刻认识图书馆档案是图书馆管理工作中不可或缺的重要信息资源,图书馆档案像一面镜子,系统地、全方位地反映了图书馆各项活动的真实情况,是对图书馆客观、公正地回顾和总结,是高校图书馆领导决策的重要依据,要设有专职的档案管理人员,做好档案的管理和利用对图书馆管理工作有着非常深远的意义。

2、建立健全档案管理制度规范的档案管理规章制度是做好图书馆档案管理工作的保证。要搞好图书馆档案管理工作,必须建立一系列科学、合理、适用的规章制度。要结合图书馆自身的工作特点和具体情况,制定出既符合《档案法》的要求,又适应于高校图书馆工作开展的各项档案管理的规章制度,图书馆档案管理包括档案的基础工作和档案的利用工作。

3、配备必要的设备、专职的档案管理人员在高校图书馆现代化和数字化建设快速发展的今天,档案管理现代化水平严重滞后于图书馆发展水平,这势必将影响图书馆事业的现代化进程。要应用现代化技术于档案管理,提高档案管理工作效率。加大对图书馆档案管理投入力度,配备必要的设备。设置专职档案员接受统一的培训,通过现代化手段管理图书馆档案,进一步提高图书馆档案管理中收集、处理、存储、开发、利用档案信息的能力。

4、提高图书馆档案管理人员素质图书馆档案工作人员的素质直接影响着档案管理的质量和利用。面对信息时代的档案管理的现代化进程,作为一名档案管理工作者,不但要有较强的政治素质和较高的业务水平,还应当要有勇于开拓创新,因此,要加强对高校图书馆档案工作管理人员进行基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等方面的培训。

5、规范管理确保档案材料的完整性图书馆档案的收集是高校图书馆档案信息化管理和有效开发利用的基础。档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用。收集是档案工作的基础,一定要把好收集关,要做到及时、准确、完整。无论图书馆日常管理档案,还是图书馆的业务流程档案,包括业务工作中产生的照片、录像等等均应及时加以收集,不断拓宽档案信息收集范围,及时、准确、全面地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作,确保档案材料的真实性和完整性。

6、加强档案资源的特色化建设高校图书馆应加强特色专题档案建设,各管要根据本馆的管理活动特色进行重点的收集、整理、储存,形成资料数量大、利用频繁、能够突出图书馆特色的档案。将有特色的资料有选择、有重点地形成专题,比如将读书活动设计、读书活动的展开、读书活动的成果、以及读书活动的反馈信息等全部资料集中归类整理形成专门的特色活动档案,这样一整套的特色活动档案不仅丰富了馆藏档案资源,也形成高校图书馆管理活动中的特色化建设。

7、加强档案数字化建设计算机的广泛应用和信息技术的飞速发展,对于图书馆档案管理工作而言机遇与挑战并存。用户对信息的需求是快捷、方便、准确,档案管理的现代化是图书馆现代化的重要内容之一,适应当今社会信息数字化的要求,图书馆档案资料要摆脱管理现化化程度落后的局面,加快图书馆档案的信息化建设。档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发,对档案信息进行数字化处理并建立数据库。

总之,档案管理是高校图书馆管理工作中不可或缺的一项工作。图书馆的许多工作都离不开档案工作的支持。首先应当树立正确的理念,建立健全档案管理规章制度,不断加大和改善经费投入,培养一批高素质的档案管理人员,做好档案收集管理和利用工作,加速档案管理工作的现代化进程,为图书馆事业的快速发展提供便捷的信息咨询服务。

参考文献:

[1]贾春勤.做好高校图书馆的档案管理[J].兰台世界,2006,(7).

[2]王梦菊.档案与图书一体化管理模式的思考[J].档案管理,2005,(5)

[3]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究 [J].大学图书馆学报,2008,(1).

图书档案管理方案篇3

关键词:医院图书馆;档案管理;管理新措施

1 医院图书馆档案管理工作的重要意义

医院图书馆档案是医院信息资源的基础组成部分,它经过工作人员长年累月地收集、整理、筛选和保存,是一种宝贵的供人借阅参考的图书资料,与医院发展关系密切,只有认真对待医院图书馆档案管理工作,才能更好的利用档案的凭证功能,保持档案这个特殊的信息获取来源。在现代经济、政治飞速发展的年代,人才辈出,各种医学研究也层出不穷,面对大量的、更新速度极快的信息,医务人员要进行科研,撰写专业论文就必须查阅大量的文献,从而又好又快地掌握有关信息了解学术动向。再者图书馆是医院发展的推动力,它可以丰富医护人员的文化生活,帮助提高医护人员的思想道德修养水平,促进两个文明建设的发展。

2 医院图书馆档案管理存在的主要问题

2.1 缺乏对档案资料重要性和科学性的认识,重视不够

医院管理者对图书馆档案管理的认识都存在一些误区,认为医院图书馆属于辅助科室,不能与其它医院内的职能科室直接带来经济效益,它的这种较低的地位,无法引起足够的重视;另一方面没有认识到档案资料在临床一线和教学科研中的重要作用。一些领导者普遍将学历比较低的人员或者年龄较大的退休人员安置在图书馆,导致图书馆科技含量低,无专业人员管理,影响发挥图书馆的作用。

2.2 医院图书馆馆员素质服务水平不高

t院主要招收学医学专业的人,这部分人缺乏图书馆学知识和档案管理工作经验,这些人员素质不能适应深层次图书期刊资源开发和高质量服务水平的需要。同时医院图书馆馆员队伍结构不合理,缺乏对专业人员的分类,使档案管理的规范程度不同,造成对档案信息资源的开发不足。另一方面对于管理人员本身而说,对待档案管理的态度消极,把图书馆档案管理工作当作工作发展的跳板,缺乏责任意识和敬业精神,极大地影响档案管理团队的纯洁和稳定,不能为医院发展提供高质量的服务,阻碍医院的长远发展。

2.3 图书馆档案的收集、整理等工作不够规范

一是图书馆档案往往只是被放人档案盒,没有根据档案材料的种类和重要程度得到及时收集整理和归档,严重影响档案管理水平。少数医院没有专用档案室,对于医疗病历档案、文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等缺乏保护措施和统一的管理标准和模式。二是医院档案的管理缺乏科学统一的管理模式和制度,不能紧跟科学技术和社会的发展而发展。

3 提高医院图书馆档案管理水平的策略

3.1 提高图书馆档案管理意识,增强档案的利用率

强化档案管理意识,医院的领导要做好榜样,领导重视是做好图书馆档案管理工作的重要保证和前提。医院领导应加大对档案管理的资金和人员投入,将档案管理纳入医院管理工作中,重视档案管理人员的工作岗位,提高各项档案管理经费,积极引进先进设施,使管理工作人员感受到工作的重要性,从而自主增强对待图书馆档案的责任和服务意识,确保档案资料更好的服务医院的建设。另外,医院不仅应对医疗工作予以严格的考核,还应加强对医院档案工作的考核工作,大力宣传医院档案管理的意义,重视档案管理工作,认识到图书馆档案管理与医院发展的密切关系。

3.2 提高图书馆档案管理人员素质

医院图书馆档案专业工作人员应该安心本职工作,热爱档案事业,有较强的事业心及服务精神,着力提高注重职业道德修养;对待医院重要文件档案资料应具备守口如瓶、严守秘密的政治素质,这些是做好档案管理工作的前提。同时积极学习和运用现代高新技术工具,提高信息开发应用能力和敏锐的信息意识。在档案管理工作中不断提高与团队的协调能力,自身的写作能力及对档案的管理能力。 另外档案管理人员要注重自身专业水平的提高,树立服务意识,积极参与开展的多种编研活动和培训,了解现代化医院管理内容,加强档案管理法制观念,加强对档案工作的各个环节和基本要求的了解。

3.3 加强医院图书馆档案科学管理工作

首先要配备先进的软硬件设施设备,充分利用现代科技手段,提高档案管理效率。其次要科学分类,按照档案部门的要求,根据图书馆的实际情况,分类整理和保存。同时加强创新档案管理,坚持与时俱进、标准化管理档案,使档案管理的各个环节和步骤都能够清晰、明确,保证档案完整、系统和正确,做好档案的开发和利用工作。再次还应重视医院档案中长期规划,根据医院发展规模和需要,充分考虑档案管理的设计和建设,推进医院的业务发展。最后必须理顺关系,建立科学的档案管理体系,健全规章制度,拓展档案的归档范围,明确职能,加强病案的规范化建设,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

3.4 加强医院图书馆档案管理信息化、现代化

传统的人事档案管理方法早已不适应现代医院的发展与需求,医院应重视档案管理工作和现代信息技术的结合,加强档案管理系统的开发与自动化档案设备。充分利用现代化技术,构建医院档案信息网络,对医院档案管理服务方式进行创新,积极拓宽服务范围、领域,充分发挥医院档案的价值作用。总之要加强信息资源的数字化、网络化与医院图书馆事业的结合,紧跟时代潮流,不断创新存储体系和服务体系,更好的开展医院图书馆档案管理工作。

4 总结

我国医改政策不断完善,也需要勇敢积极面对挑战。管理好医院图书馆档案不仅是职责所在,也是更好的处理医患关系,对患者负责的医德体现。为了让医院图书馆档案更好地发挥作用,使医院图书馆档案管理工作更加符合新时期的前进目标,必须改变传统的档案管理模式,积极应用新技术、新方法,大胆尝试、积极创新,使档案管理工作更加全面科学、有效和现代化。

参考文献

[1]郭敏.如何加强医院的档案管理[J].档案管理。2012(3).

[2]刘皓.医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国档案.2007(11).

图书档案管理方案篇4

多年来,我国十分重视环境保护工作,投入了大量的人力、物力和财力,特别是对环境保护的基础性工作——图书档案管理格外重视。环境保护图书档案是环境保护工作历史的重要信息记录,承载了众多的功能,它对我国制定各项环保政策起着至关重要的作用。环境保护图书档案资料是环境保护工作的重要信息组成部分,也是环境保护工作中十分宝贵的财富。环境保护图书档案资料已经成为环境保护工作发展的基础性载体。同时,环境保护图书资料也是整个社会图书资料的重要组成部分,是教育社会、服务社会的重要手段,在国家整个环境发展战略中起着越来越重要的作用。因此,我们必须高度重视环境保护图书档案管理建设。在当今信息化时代来临的情况下,提高环境保护图书档案服务水平和应用能力的最佳途径是建设环境保护图书档案管理信息系统。

1 环境保护图书档案信息化管理建设的中心-知识化管理

图书档案不是孤立、静止的文件,而是能动地,能为人类服务的知识载体,因此,图书档案的信息化管理也是知识化管理。环境保护图书档案一般是指:涉及环境保护内容的各种馆藏、档案、资料、实物等基础资料,包括入库的历史记录、服务评估等服务档案,广义的环境保护图书档案还包括图书采购档案、读者资料档案、借阅记录档案、文献典藏档案、情报交流档案等等。这类档案是对环境保护图书档案工作全面、系统的记录,对于环境保护图书档案工作的正常开展有着十分重要的意义。在当今时代,图书档案机构的中心功能已经转变为图书档案的服务与开发,图书档案管理已经成为知识的管理和知识的服务。人们已经对环保图书档案重新进行了思考,对利用知识管理的理念和方法已有了明确的认识。档案信息资源作为知识经济时代重要的战略性资源,其重要性在于这些信息能够转化为有价值的知识,能够服务于环境保护事业,服务于社会。环保图书档案工作者必须对此有着清晰的认识,将这种知识化理念带到信息化管理工作的各个方面。

2 进行环境保护图书档案信息化管理建设的必要性

这里的图书档案信息化管理建设是指运用信息化技术武装图书档案管理工作,提高现代化整体水平,面对档案管理的新情况、新形势,理论与实务界提出与之适应的新原则和理论,提出了建立信息化环境中图书档案管理的基本框架与方法,以实现档案信息服务的社会化。环境保护图书档案进行信息化管理概念的提出是社会发展的进步,也是形势的必然要求。

2.1 图书档案信息化管理建设是网络发展的必然要求

目前,各相关图书档案机构的图书档案管理工作多停留在对本单位业已形成的纸质文件上,管理方法简单,缺乏对大量电子数据的有效管理和利用。在当今大形势下,环保图书档案机构不得不面对数字化、网络化趋势的挑战,如何存储在各类档案馆库房中作为知识原始载体,如何最大限度地发挥档案实体作用,各图书档案机构自身下一步如何发展,是摆在图书档案机构面前的一个必须要解决的问题。而信息化管理将是解决问题的答案之一,因此,进行图书档案信息化管理建设成为时代的必然。

2.2 图书档案信息化管理建设是图书档案机构自身发展的必由之路

图书档案信息化管理建设的内涵非常丰富,既包括馆藏的建设、档案机构库房的建设、也包括检索工具的建设等等。各图书档案机构的发展是动态的,随着时间的推移,各种形式的图书档案数量不断增加,管理手段却相对滞后,各种图书档案资料的保管和利用已经成为困扰各类图书档案管理机构的显要问题。从国外的经验看,建设数字化档案馆和建设完整的档案数据库,实现信息化管理和计算机操作体系是解决这一难题的主要途径。

2.3 图书档案信息化管理建设涉及我国一系列重大政治、经济、文化任务的实现

图书档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、传播与广泛利用来实现的。信息的价值在于传播,而不在于储藏。档案部门作为信息服务机构,只有实现了信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务利用网络化,才可能最大限度地发挥档案的作用,对于贯彻科学发展观、科教兴国、完成“十二五规划”和精神文明建设有着深远意义。

3 环境保护图书档案管理信息化建设中需要注意的问题及主要措施

3.1 环境保护图书档案管理信息化建设中需要注意的问题

3.1.1 各类图书档案机构对环保图书档案信息化管理建设缺乏足够的重视 长期以来,环保图书档案工作发展相对缓慢,部分地区和部门的图书档案信息化管理建设严重滞后,很多图书档案机构对档案信息化管理建设的意义认识不足,并没有将档案信息化管理建设列入重要的议事日程。同时,很多环保图书档案机构编制紧张,人手过少,难以吸引信息化管理建设所需的人才,这些都导致了图书档案信息化管理建设的滞后。

3.1.2 一些图书档案工作者对环保图书档案管理的思维固化,缺乏创新 一些图书档案工作者对图书档案工作的意义缺乏认识,面对现代信息化和科技爆炸对图书档案管理方式的重大、深刻的影响,图书档案工作者不得不意识到,以往传统的档案管理模式已经不能适应新形势、新情况的要求,长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法严重束缚着档案工作者的思维观念,阻碍了管理方式的创新。

3.1.3 各类环保图书馆和各科研、学术机构之间缺乏联动,无法形成信息资源共享平台 目前,全国仅有少数环保图书档案机构能够实现完全的资源共享。虽然,很多图书档案、科研、学术机构目前已经有了先进的硬件条件,但由于管理体制和利益的多元化等原因,他们拥有的数据和信息基本都是孤立的,并没有形成有效的共享平台,严重影响的环保信息的利用。

3.2 进行环境保护图书档案管理信息化建设的主要措施

3.2.1 加强学习,提高对环保图书档案信息化管理的认识水平 要进一步贯彻落实科学发展观,不断提高环保图书档案工作者的对此项工作的重视程度,要把图书档案信息化建设工作提高到整个社会的高度,促进环保图书档案信息化管理建设与整个社会的其他工作同步发展,无缝对接;建立健全各项环保图书信息管理规章制度,以制度管理人,适当扩大环保图书档案机构的规模,扩大工作人员编制,提供图书档案发展所需的必要条件。

3.2.2 要转变思维观念,应对新形势下对图书档案工作的挑战 图书档案工作不是对用户的施舍,而是一项服务,当前部分图书档案部门存在错误思维,服务意识不强,阻碍了环保图书档案信息的充分流转与利用。同时,图书档案工作也是一项非常基础的工作,是对环保事业发展影响极大的工作,一些图书档案管理工作者思维固化,缺乏创新,因此有必要进行自我再认识与观念上的调整,重新认识环保图书档案工作的意义,同时,必须开动脑筋,发散思维,锐意创新,不断深化图书档案工作改革,把图书档案工作做实、做细、做好。

3.2.3 加快图书档案信息化建设,开展图书档案机构间的交流与合作,实现网络信息资源的共建共享 信息化时代给图书档案管理方便和快捷的同时,其海量的信息也给每个图书档案机构带来巨大的压力,信息技术使得图书档案管理工作面临着更新、更加复杂的难题。在新形势下,图书档案信息化管理建设是图书档案部门适应新时代和社会发展的必然选择,也是实现图书档案管理现代化的客观要求。图书档案信息化管理建设必须以档案的信息资源为核心,以档案的网络建设为基础,放远眼光,以扩大档案信息资源的利用率为目标。因此,必须开展图书档案机构间的交流与合作,实现稀缺信息资源的共享,实现多赢。网络时代打破世界各图书档案信息的界限,为开展各图书档案机构的交流合作提供了十分有利的条件。因此,建议由政府或行业组织牵头,加快我国网络信息资源平台建设,实现环保信息资源共享,意义重大。

3.2.4 大力加强图书档案人才建设,建立一支觉悟高,素质硬的队伍 进行图书档案信息化管理建设的前提是建立一支高素质的人才队伍,面对新形势、新情况,图书档案工作者要树立强烈的事业心,增强责任感和使命感,开拓其思路,发展其眼光、促使其与时俱进,学以致用,用科学发展观武装头脑,迎接信息化的挑战。各环境图书档案机构要贯彻国家对图书档案人才的有关优惠政策,给与这些人才应有的待遇,引进和留住人才,优化档案工作人员队伍结构。通过培养培训和再学习,提高图书档案工作人员的素质和能力,建设一支具有较高专业素质和综合实力,务实型、服务型相结合的团队,把环保图书档案信息化管理事业做大做强。

图书档案管理方案篇5

关键词:信息时代;高校;图书档案管理

前言

图书馆档案是反映一个图书馆业务活动情况和历史发展的原始记录,是图书馆工作成果的综合反映,有着极其重要的作用。随着信息技术的飞速发展以及互联网的广泛普及,图书馆档案管理工作正在朝着数字化的方向发展,其资料正在以数字化的形式进行收集、存储。可见利用信息技术进行图书档案管理已成为一种新的趋势,正在被广泛应用。

一、图书档案数字化的作用

(一)进一步开发利用了图书档案资源,创新了档案服务机制

利用信息技术进行图书档案管理工作的重要目的就是进一步开发图书档案资源,创新档案服务机制。只有在这中情况下,才能将图书档案的资源优势发挥到很好的程度,才会有可能在档案管理方面实现突破与创新,使图书档案能够更好地为高校图书馆工作以及其他的各项工作服务,让档案充分的显示其该有的活力。在档案管理工作数字化的形式下,通过建立图书档案管理网页,就可以有效地进行网上服务,实现档案信息的网上检索,既节省了检索时间和人力,又可以为学校的领导决策、组织教育教学、学校科研学术活动以及图书馆内的其他各种工作提供快速有效地检索信息,从而大大提高了学校的整体办事效率和办事水平。而且,通过开展网上在线服务,图书馆的档案管理工作这可以在档案管理网页上编写相应的专题,提供电子信箱、数据库查询等各类服务,其目的之一就是让学校的其他部门与图书馆的档案管理部门实现网上电子信息通讯,能够随时随地的及时快速的交流各种信息,这样一来,便实现了学校各个部门之间的有效交流,为学校的各项服务工作有质量的完成提供了重要的前提。另一方面,通过开展现行文件阅览服务,可以有效地帮助阅览者了解图书馆的整体概况、发展历史等各种方面的内容。

(二)提高了图书馆档案管理工作的效率

信息时代高速发展的今天,任何事情都会讲究效率,高效率的完成一件事情无论从何种角度来说,都是非常重要的。图书档案管理工作更是如此,若没有数字化的实现,图书档案管理本是一件非常繁琐的工作,不仅消耗人力,更需要占用相当多的时间才能保证高质量的完成。而信息时代的到来,图书档案数字化的实现,使这些问题很好的得到了解决,因此,就需要考虑工作的效率问题。图书馆档案的数字化管理大大提高了档案管理的工作效率,通过数字化的管理,图书档案管理人员能够有效地开展档案查找、咨询工作,很大程度的提高了档案管理工作人员的办事效率与办事水平。

(三)保证了图书档案文献的质量

图书的档案管理工作在图书馆的各项工作中都有着至关重要的作用,对于高效的整体发展更是有着潜移默化的影响。但是,很多高效普遍对图书档案管理工作的重要性认识不够,并没有专门的工作人员来负责相关的工作,大多是临时工作人员捎带兼管,因此,常常会导致图书档案管理工作非常被动落后,很多的档案材料得不到充分的整理与利用,不能发挥其存在的价值,甚至有些工作资料由于没有专人负责,就会随着领导人员的换届等原因而分散到不知何处,当某项工作需要这些资料的时候,必须临时去各处寻找,浪费很多的时间与精力,使工作效率难以提高。这些问题都是可以通过档案管理的数字化来进行解决的。通过数字化管理,可以将分散在各部门的文件档案资料集中统一起来,这样便不会出现难以查找等现象。还可以发现不完整的档案材料,并通过各种途径进行补齐。另外,对于一些因时间较长而出现褪色模糊、污损残缺等的字迹图案,还可以进行修复,保证其清晰度。还有一个很大的优点就是,图书档案数字化以后,数字化的副本可以进行异地保存,这样即使发生天灾人祸,也能最大程度的保持档案的完整性,有利于保存档案的原件。因此,无论从什么角度来看,图书档案的数字化对于其工作效率的提高都有着很大的促进作用。

二、图书档案数字化管理建设途径

(一)建立图书馆档案指南资料库

读者常常会处于各种需要,而对图书馆的档案资料进行查阅。建立一个图书档案指南资料库,旨在通过介绍图书馆档案部门的状况以及馆藏档案文献情况等,使进入该数字档案系统的读者能够按照该数据库的引导,快速并准确的查找到自己所需要的资料,实现其存在的价值。

(二)建立专门的资料库

为了方便读者,可以建立专门的史料汇编、专题文件汇编资料库。该资料库可以通过不断地积累与添加以及应用网络编辑系统,进行异地联合编译,使同一汇编材料不断被充实,能够更加的齐全,从而提高档案的使用效率,节省了大量的检索时间。

(三)建立开放档案用户目录数据库

建立开放档案用户目录数据库在数字化档案管理工作中是非常重要的,它是数字化档案管理工作能够高效有序进行的基础,是开展馆藏档案数字化工作的前提。该数据库的主要任务是对经过确认不合机密的档案信息资料进行汇编,在校园网或其他经授权的信息网络上供人免费查询使用。

(四)建立原文影响资料库

该资料库的主要功能是将档案中比较珍贵的,有珍藏价值的手稿、照片、图画等,通过扫描、压缩、转化等方式转换为图片、声音、影响文件等,并且按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等大容量的存储介质上,从而实现源文件信息以数字化的形式保存下来,使读者在网上便可以看到这些有价值的资料,也使这些珍贵的资料得到更多一层的保护。它与开放档案目录数据库结合起来,也能满足读者在网上任意查询所需信息的要求。

三、结语

当今社会是一个信息的社会,任何事物都在朝着信息化的方向去发展,图书档案管理工作,在过去是一项十分繁琐的,耗费人力与精力、时间的工作,且还很容易出现差错。但随着信息化的普及,图书档案管理也在朝着数字化的方向迈进。本文以高效图书馆的图书档案管理为例,分析了图书档案管理的现状,并由此提出了一些针对目前存在问题的解决和改进措施,旨在使数字化能够更好的应用于档案管理工作,能够发挥其更大的价值。(作者单位:朔州师范高等专科学校)

参考文献

[1] 黄敏.析高校图书馆档案数字化建设[J].四川档案,2006,6.

图书档案管理方案篇6

[文章编号]1005-6041(2016)03-0021-04

在信息化时代背景下,档案载体由传统纸质转变为先数字后纸质的载体产生形式,因此需要科学的技术手段进行管理应用。档案利用过程中,会产生具有附加价值的新档案,产生“二次归档”问题,如何保证数字档案的原始性,如何对档案“二次归档”,如何解决档案保密与档案利用的矛盾,是档案管理领域需要探索的方向。数字档案研究有别于传统纸质档案等偏向保存的研究,重点在于如何确保档案原始性和如何管理利用档案。数字档案无须过多考虑存放问题,而需考虑分级保密和存档价值问题。在新的时代潮流面前,针对高校图书馆档案管理混乱的现状,本文提出高校图书馆数字档案共享模式,试图在高校图书馆特定领域挖掘数字档案管理的新需求,使数字档案的管理和利用能够保障和推动高校图书馆发展。

1 高校图书馆档案管理研究现状

1.1 档案知识管理研究薄弱

档案学研究已由档案记录的保存演进至档案记录的管理[1],这与计算机、网络、数字存储等高科技技术普及有关。但档案学与图书馆学、情报学在知识管理研究领域上仍存在着差距。在定量方面主要表现为文献整体数量不足,期刊的集中程度不高,没有形成核心作者群,得到资助的基金比较少;在定性方面,档案学知识管理研究的关键词和主题不如图书馆学丰富,没有将知识管理的内涵和外延进行扩展[2]。这种差距与档案工作“重藏轻用”的特点和档案学整体发展落后于图书馆学有关,档案学应加强对知识管理研究的重视。作为图书馆学与档案学的交叉领域的图书馆档案管理,仍然停留在纸质档案回溯数字化、图书档案管理融合一体化阶段。档案管理要适应信息化时展需求,应吸取图书馆学、情报学研究理论和方法,通过知识管理应用技术,实现“信息”向“知识”演变。

1.2 档案管理手段单一

现有的高校图书馆档案管理手段以档案数字化、图书档案管理融合一体化为主,缺少档案演变为“知识”的形式及手段。对档案“信息”的评价、鉴定等行为仅限于档案管理人员个人对制度化管理的理解,而由此造成对档案留存价值评估处于封闭状态下的经验行为、制度行为。而制度和个人经验有时未能及时跟上科技发展的变化。当单个档案的部分缺失,档案管理人员时常以档案不全或该部分未达到留存价值等理由推诿,查阅档案用户很少就档案缺失部分提出严谨的异议。

1.3 高校图书馆档案管理服务理念缺失

我国高校图书馆信息化设施的普及阶段已基本结束,目前正朝着质量提升的阶段前进[3],然而高校图书馆档案管理服务理念局限于被动式查阅。高校图书馆侧重于党务、人事、设备、基建、财务等方面行文格式公事化的档案归档保存,其目的是有需求时提供查阅。此类服务方式属于档案学最原始的基本的查阅功能。现有高校图书馆档案管理在读者档案、新馆建设档案、人事档案、图书馆历史档案等方面都有涉及,但都没有提出“知识”化的服务概念。在一体化中进程中,图书、档案、情报一体化数字网站必须能够快速地接收、分析、处理新的信息,并将处理后的信息及时地传递给需要它的读者[4]。这类着重网络化的服务形式,忽视了服务的理念――“知识管理”主动式服务,此管理状态形成的原因是档案管理服务理念与信息化环境脱节造成服务理念缺失。

随着网络信息化蓬勃发展,国家图书馆“十二五”规划纲要中提出加快图书馆现代化转型,开创国家图书馆事业发展新局面,强调为图书馆界提供主动服务理念。高校图书馆档案服务理念应着重在主动服务、合作共赢、引领业务、开放资源等方面进行深化。建立档案管理主动服务理念,形成有效的共享机制,能够加强馆内各部门粘连性、加强校内职能部门之间的粘连性、强化馆际之间交流学习的粘连性。通过从档案管理演变成档案的知识管理,使得图书馆档案为图书馆发展提供有力的知识储备及共享平台。

2 高校图书馆档案信息化共享模式策略

档案学应扩大原有的研究领域,借鉴图书馆学、情报学的信息组织研究方式,来满足新技术环境下人们对档案利用方式变革的需求[5]。高校可以利用档案信息化共享模式建立档案共享平台,通过平台实现档案价值评估,确保档案的完整性和档案管理的规范化。构建档案管理平台以馆内共享为主,可推广到校内学科研究服务领域和馆际之间交流服务领域(见图1)。

2.1 高校图书馆档案馆内共享模式

图书馆档案馆内共享基于公平公正公开原则,是结合图书馆绩效管理,推动业务技术共享为核心的共享模式。馆内档案的共享内容包括:馆内各业务部门的年度工作计划,年度总结报告等量化数据,馆内不同业务侧重点的服务质量评价,馆员素质培训实践效果,设备采购选择参数等。通过共享模式加强全馆馆员的参与度,利用共享档案价值评估,进行有效的量化工作服务质量评定,形成完善的服务档案群。通过年度档案的比较分析,使业务侧重调整有据可依,馆员业务培训流程有章可循,创新服务的效果有表可查,馆员轮岗交接材料也能以档案形式保留。

2.2 高校图书馆档案校内共享模式

高校图书馆档案校内共享模式策略是以科学数据服务[6]、学科服务、读者特殊服务为指向的引导型共享模式。利用共享平台让校内师生读者充分了解图书馆的特色服务内容及服务效果,以达到宣传、凝聚关联读者群体的目的。对高校新开专业,院系拆分或合并等行为进行档案存档,根据相关教学需求通过档案共享模式跟进图书资源配置,使得行政角度自上而下的执行转变为自下而上的主动配合。

2.3 高校图书馆档案馆际共享模式

图书馆档案馆际共享模式策略是以打破高校图书馆间“贫富差距”,构建海量分布式档案资源库群、统一的档案知识型管理平台,实现图书馆馆际间合作共赢的泛合作型共享模式。档案馆际共享模式能有效地进行业务部门档案交流、创新服务档案的价值评估和图书馆学术交流。共享策略的目的是节约馆际合作交流成本,提供馆际合作成功案例,使区域的发展不平衡具体方面得以量化表现,采取“跟随战略”使落后的高校图书馆发展有所借鉴。特别是针对高校图书馆的评估要求可以有依据地适度调整,针对高效益低成本创新特色服务能迅速推广,针对高效价值的服务体系由国家层面的统筹规划投入从而缩小地域性差距。

3 高校图书馆档案实现信息化共享的措施要求

3.1 档案信息化共享的硬件设施要求

档案共享硬件设施要求数据库分布式管理存储、有集中安全的异地备份。档案虽然提供查阅功能,但并不是所有范畴的档案都可以完成公开。分布管理存储使数字档案具有地域性的存放地点,可以有效地保护档案安全性,有效防范系统维护人员登录档案存储设备服务器,有效地保护档案共享范围。利用异地加密的备份手段,可以规避突发情况下档案存储数据库遭受灾难性打击,加快重建修复进度,确保档案管理系统可靠运行。

3.2 档案信息化共享的技术平台要求

本着节约成本,缩短开发周期出发,利用开源系统如Dspace等为基础平台,对档案管理平台进行配置和二次开发。技术平台重点是优化检索方式,简化档案录入提交的步骤,达到易录优检的效果。通过爬虫技术提取有效的关键词,组合档案录入时设置的主题词进行爬虫检索。以明晰的(档案前期的)需求分析进行相关检索,使检索结果以完整的连续存档显示。当存档部分内容有等级限制时,可通过用户级别进行隐性显示,以方便用户知晓并提出查考申请,经核准后,单独进行档案传递推送。

3.3 档案信息化共享的标准化要求

文档、音频、图片的档案存储相对于目前存储设备容量不构成负担,如何完整记录保存才是关键之所在,因此,档案信息化过程中需要执行标准化规范。真实地实时记录档案,并对档案进行跟踪记录,确保档案的完整性以方便档案的查考。引入“标准化”可以通过平台设计来量化档案录入的元数据量。“标准化”过程是通过实践让“标准”不停修正的过程,并通过平台管理应用强制执行的过程。在档案分类、分级和鉴定等量化过程需要平台以“标准化”的规范,在界面上设定简单可视符合思维逻辑判定的布局。

3.4 档案信息化共享对建档馆员的素质要求

馆员参与档案信息化建档的过程主要是把档案信息知识化的过程。规范培训内容及流程,加强归档工作的日常化、分类的规范化,适度放宽分布式参与程度,使馆员在归档交流中以常态化进行建档管理。特别在档案保密分级制度和对档案完整性的概念理解上,对完整的档案进行合理拆分提交,并对拆分各部分进行分级保护,达到档案内容分级保护的效果。馆员参与档案的建档、管理及评价有利于馆员自身业务服务水平的提高,有利于档案价值的传递推广。建档共享过程也是馆员相互学习促进的过程,达到相互共赢的目的。

3.5 数字档案原始性的存储技术要求

确保数字档案的原始性是档案管理最为核心的保护技术之一。解决的办法是依赖开放性Linux操作系统的用户权限功能,在数字档案在归档后,让系统定时对数字档案进行写权限的提升,禁止用户对数字档案进行修改增删操作。通过分布式存储技术,使存储与系统平台物理存放分离,并限定存储服务器的Root用户只能在存储服务器上登录,杜绝Root权限人员通过网络远程操作对档案进行修改增删。当需要对档案进行修改增删操作时,应视为档案进行“二次归档”的相关活动,应保留记录体现数字档案原始性。

4 通过信息化共享构建高校图书馆档案价值体系

明确档案管理的价值体系是执行高校图书馆档案管理共享理念前提。便利的获取方式,档案真实有效,数据原始且具有连续性,突显档案利用价值,并通过价值观来确定服务观。在图书馆数字化建设阶段,倾向追求读者服务为主的服务价值而忽视自身发展服务价值,目前应考虑图书馆自身发展需要,使馆员素质及图书馆自身能够稳定均衡发展,再进行下轮创新服务的发展。高校图书馆档案价值可从权威、考核及监督三个方面构建价值体系。

4.1 通过网络分布式数据库管理构建权威价值体系

高校图书馆档案分布式数据元收集的完整性体现档案考查核心价值。从归档的严谨角度,收集元数据不可修改只能追加,体现档案原始性的同时,也继承了档案文件的记录性,再现历史真实面貌的原始文献理念。通过丰富原始性数据积累为档案研究利用提供数据挖掘的条件。来源正统的权威性价值档案,让研究分析起点上建立在成功因子之上,使分布式数据档案管理得以进入良性发展。

4.2 通过网络信息化环境构建考核价值体系

高校图书馆业务档案有效记录图书馆服务质量和馆员工作成绩并进行量化管理,并作为绩效考核、高校教学评估图书馆考核的统计数据来源、新服务立项和院系专业改革等跟踪考核。在网络信息化的环境下,构建全面的参与评价考核机制,全面参与有利于考核价值的合理性和客观性,让考核价值体系在依托档案管理下公正地产生合理激励效果,考核价值体系也有利于指导档案归案细节。在档案管理和考核相互作用下,使档案管理制度及规范章程“标准化”,为“标准化”的可复制性创造条件。

4.3 通过网络信息化公开构建监督价值体系

高校图书馆档案共享平台有效监管高校图书馆投资、设备选购、新馆建设等发展项目。利用档案管理建立资金投入效益最大化为目的的监督机制,有利于图书馆集思广益、少犯错误和节能减排规避浪费。以自下而上的修正执行监督,能有效制约权力垄断格局,推进民主参与的进程。在图书馆改革修正的道路上,起到保驾护航的监管。明晰的档案管理的监督价值体系,让图书馆在有序合理、与时俱进的惯性下高速高效地发展。

5 结 语

图书档案管理方案篇7

[关键词]图书馆档案 数字化建设 信息编研

[中图分类号]G250 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2012)09-0120-01

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的,具有查考利用价值并归档保存起来的材料。在高职院校中,对图书馆的档案进行管理是一项重要的工作。一方面,图书馆的档案管理工作可以为校领导做出正确的决策提供依据;另一方面,图书馆的档案管理工作可以为教育、教学工作提供参考和帮助。在图书馆档案管理日益走向信息化、标准化、自动化、网络化的今天,高职院校的图书馆管理存在一些问题,需要我们去探讨解决的途径。

一、高职院校图书馆档案管理中存在的问题

1.档案缺乏集中统一管理:图书馆的档案种类繁多,有来自上级的文件、本单位的各种会议记录、教学部门的教学成果、科研成果等等。由于种类多,在落实管理责任时,出现了互相“推诿”的现象,造成部分档案出现“无人管”,或者“管理不善”的现象,这种缺乏统一管理的现象,对日后查档将会造成不良影响。

2.馆藏档案结构并不合理。从档案门类结构来看,许多高职院校图书馆的馆藏文书档案比重较大,以业务档案为主的特色档案比重很小,内容亟待丰富。造成这种现象的原因之一是:高职院校图书馆档案发展的时间相对短,历史不够悠久,在图书馆发展初期,只追求馆藏数量,对质量没有严格把关,造成有些档案质量不高。

3.馆藏档案缺乏系统性和完整性。有些档案并未进行分类、标引、编目、排列,更没有进行二、三次档案文献的加工,使档案资源不成体系,难以得到有效利用。

4.档案资源的数字化建设缓慢。随着科技的发展,要求在进行档案管理时必须把纸质的档案管理变成数字化管理。这一过程的转变,需要投入大量的人力、物力和财力。在高职院校迅速发展的今天,无论是学生的日常教学,还是实习、实训,以及学校在同类院校中的招生等,都需要投入更多的关注,在这种情况下,往往忽略,或者减少对档案管理数字化的关注。

5.图书馆档案管理队伍整体素质偏低。目前,在高职院校从事图书馆档案管理的人员,有很多都不是本专业的管理人员,他们对档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能,以及与信息管理相关学科的知识掌握得少,对档案管理的基本知识缺乏了解,业务水平不够精湛,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。

二、解决的策略

1.加强重视。高职院校应该加强对高职院校图书馆档案工作的重视,增加人力、物力、财力方面的投入。信息共享程度低,已经不能适应学校发展的要求。因此,档案部门对利用率高的档案信息实行数字化信息处理,使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道,使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。

2.让档案工作为现实工作提供更多的方便。目前图书馆档案工作没有被更多的领导、老师重视的原因之一是档案工作在实际工作中起到的作用小。如果实现档案工作的信息化、网络化,在局域网上公布非保密信息,如规章制度、科技成果等,有效增加档案资源的利用率,达到主动服务的目的,就可以充分发挥档案工作的实用性,从而提高大家对图书馆档案管理的重视程度。

3.做好档案信息编研。目前,各学校根据《高等院校档案实体分类法》将档案信息确定为10个一级类目,分别为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等。这样,各学校档案馆就汇集了大量的信息资源,然而利用面广、作用大的编研成果仍然不多。因此,高职院校图书馆可将本馆的科研、学术活动情况,编制成图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等,在馆内外宣传、介绍、交流,提升图书馆档案资源的传播效果及影响力。

4.提高管理人员素养和服务理念。由于从事图书馆档案管理的人员很多都不是档案管理专业的人员,可以定期对工作人员进行培训,迅速提高工作人员的专业素质。由于档案管理工作比较复杂,枯燥,所以应该对工作人员进行“服务意识”教育,发挥他们的主人翁意识,为学校的发展做出自己的贡献。

虽然高职院校图书馆档案管理工作存在一些问题,只要我们积极主动地去研究、解决问题,相信在大家的共同努力下,很快就会实现档案管理的信息化、标准化、自动化和网络化。

【参考文献】

[1]胡政.浅谈高职院校档案管理[J].当代经济,2008,(4).

[2]冯强.主编档案管理(高职).中国农业出版社,2006年6月.

图书档案管理方案篇8

一、馆档案管理现状

余杭图书馆自成立以来有着近几十年的历史,图书馆档案资源非常丰富,主要涉及了人事档案,业务档案等多个方面的积累,但同时这也为档案管理带来了一定的麻烦。面对数量如此巨大的档案信息,其管理工作早已经被领导所重视和关注,一是制定了相关的规章制度对归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则及档案保管与利用等工作作出了明确的规定,全馆形成了一套完整的档案管理程序。二是我馆积极引进了相关档案管理工作方面的人才,并对其进行相关业务能力的扩张培训。三是合理的档案管理模式,形成了图书馆副馆长统筹,以部门副主任为主导,综合档案室专职档案员负责,部门兼职档案员辅助管理的网络的分级管理责任制,将档案管理落实到人,层层负责。四是提升档案管理人员的业务能力,加强培训,并加快建设数字化档案管理,提高档案管理效率。

(一)档案分类情况。经过多年的档案管理工作的探索,我馆不管是在档案数量和档案质量上都有所提高。目前我馆档案分为文书档案、声像档案(光盘、照片)和实物档案(赠品、奖状等)三大类。其中文书档案和图片档案按照现行的《杭州市档案管理条例》进行分类编目管理,并对相关重大活动设立了专卷,光盘档案和实物档案管理起步较晚,因此入藏量还较少,目前主要按年份保管期限划分。

(二)电子档案归档情况。电子档案是随着数字技术的发展应运而生的,它有着收集简单、存储方便、便于分类等特点广泛运用于现代的档案管理方面。目前,我国很多图书馆的档案管理一般采取“双轨制”,即机构文件在进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本,然后管理人员在对两种版本进行分类整理,形成档案的双套归档。我馆目前现行的电子归档办法就是“双规制”,并且归档时会在纸质档案的卷内目录备注项中注明相应的电子文件的存址,便于查找。

(三)档案备份情况。归档备份能有效的避免文件、纪录、照片等大量信息因为计算机原因而丢失,目前档案除保存在档案员进行日常档案管理的电脑上和相应的电子存储设备上,同时将档案内容定期刻录成光盘作为光盘档案进行保存,以确保档案资料保存万无一失。

二、档案管理存在的不足

虽然我馆正在不断的建设现代档案管理模式,并取得了一定的成果,但是在日常工作中也存在着不足,需要我们认真对待。

(一)档案管理工作的评价体系不完善。档案管理工作繁琐枯燥,但对工作的开展却极为重要。档案管理工作的评价体系是衡量档案管理人员在档案归档,收集,反馈等工作质量的一个标准,它既可以调动管理人员的工作积极性,又是科学合理管理模式的重要组成部分,档案管理工作的评价体系建设应该结合电子档案和纸质档案两个方面来进行考虑,并补充一定的奖励机制。不过在这些方面我馆工作还不够完善。

(二)图书馆档案数字化建设。虽然目前我馆实现了档案目录的计算机著录及部分纸质档案电子稿的归档保存,但是在数字化扩张上还有所不足,比如没有很好的将一些有特色可开放、保管期限较长的档案公开化,数字化管理不仅仅在于保存,还在于其数字化传播的运用。

三、档案管理中问题的解决

现代社会已经被数字化和信息化所覆盖,在现代档案管理工作中,数字化档案管理显的尤为重要,这不仅仅在于可以提高工作效率,还在于其对工作的衍生帮助上。我馆已经有了相对健全的管理模式和管理程序,工作人员对自己工作的范围和目标也就有了一定的了解,加大数字化档案管理的建设,以此来解决工作中存在的不足是相当有意义的。

(一)形成系统的工作评价体系。数字化档案管理会通过网络或者计算机的工作都会非常直观的表现出来,比如对于一份档案有没有归档、备份,有没有进行合理的筛选,这些都会直接呈现出来。可以说现代员工通过对数字化和现代化的知识培训,大多数人对于数字化档案管理的基本工作都有了一定的了解,问题在于如何保持员工的工作积极性。

专人有专事,专事有专责,当员工依靠数字化设备对自己负责的信息进行了整理和归档之后会形成一个有效的数据,上级负责人可根据全体员工的实际工作情况设立“优、良、差”的工作分级标准,参考依据可以分为对工作质量的参考,比如对于纸质档案可以从档案是否及时收档、装订是否整齐、分类是否明确、每卷有目录是否完整、立卷是否准确、档案是否全面等,对于数字档案除了上述要求外还可以综合考虑对电子档案业务掌握程度的考核、对出现机器规章时应变能力的考核等等,当然这些考核依据都有从实际出发,充分考虑到每一个员工的基本情况,比如一些年龄大的员工对数字设备学习慢,接受能力差等等,从具体环境中出发,设立一定的奖励措施依靠数字化带来的便利,提高员工工作的积极性和创新性,应变能力,杜绝消极怠工现象的出现,扭转社会对于图书馆档案管理工作的错误认知。

(二)图书馆业务档案细节管理。细节注定成败,图书馆业务档案管理应注意以下几点:(1)对于纸质业务档案管理,应统一档案用纸与书写要求和规范,及时修复破损档案,编制有个性和统一的读者活动资料填写格式。(2)对图书馆档案内容,进行规范化的检索标识,对一些常规性的文档应规定统一的标题或著录统一的检索关键词,(3)对业务统计资料的统计项目加以形式和内涵上的界定(4)案卷编排要明确归档时间,同一年度内再按业务部门或问题排列,一般合同、协议按签订年归档,不同年度的业务活动统一归入办结年。

(三)数字化档案管理发展的原则。对于数字化档案管理工作首先要对档案信息有着鉴选能力,对具有较高利用价值的档

案,对形成时间早、破损严重的档案,对图书馆自身形成的档案要有限选择。其次在数字化档案管理系统构建中,要有专门的小组研究制定档案数字化的近期和远期目标,并进行监督实施。然后是制定科学的、严谨的、符合实际需要的管理规章制度,特别是电子文档的安全管理制度。最后是构建具有平滑升级能力、高可靠性、良好性能的信息技术支撑系统,实现档案信息资源共享。

四、结束语

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