城市社区档案管理方法范文

城市社区档案管理方法篇1

关键词:世界城市 首都 档案工作

一、建设世界城市为首都档案工作的发展提供了新平台

随着我国国际地位的不断提高和国际影响力的不断增强,北京市委市政府提出首都发展新的奋斗目标,即要深入贯彻落实科学发展观,瞄准建设国际城市的高端形态,从建设世界城市的高度,加快实施人文北京、科技北京、绿色北京发展战略,以更高标准推动首都经济社会又好又快发展。世界城市是国际化城市的高端形态,对全球的政治、经济、文化等方面具有重要的影响力。建设世界城市成为北京瞄准的新目标,但是建设世界城市是复杂而又工程浩大的社会系统工作,需要一个漫长的过程。根据城市总体规划确定的北京城市发展目标定位,第一步是构建现代国际城市的基本构架,第二步到2020年全面建成现代化国际城市,第三步到2050年成为世界城市。作为城市记忆工程的主要承担者,档案部门要站在世界城市角度,按照世界城市标准,重新认识首都档案工作;要以面向全球的国际视野,敢为人先的创新精神推动档案工作。档案工作要主动融入首都现代化国际大都市发展全局,大局之中谋划、全局之中定位。

二、积极贯彻“服务先行”战略,为首都各项事业提供高水平的服务

档案服务是档案工作发挥社会作用,为经济和社会发展作出贡献的重要途径。要积极贯彻“服务先行”战略,使档案工作为首都社会、经济、文化等各项事业更好地服务。在档案服务中贯穿公共化、均等化理念,对城市和农村、政府和公民、国企和民企等都要做好服务工作。

档案馆是收藏文化资源的主要部门,是文化事业的重要组成部分。随着我国经济的发展和人民物质生活的丰富,人们更多地关注精神文化生活,档案部门必须进一步提高公共文化服务的质量和水平,拓展档案文化资源建设的视野。北京市档案馆要率先建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地和档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆,为北京建设文化中心作出贡献。

随着社会建设的不断拓展,新的工作不断出现,档案部门要及时了解,及时跟进,提供相关服务。档案部门要紧密关注社会建设,继续做好社会保险档案、社会救助档案、保障性住房档案等民生档案工作,为保障民生和社会稳定服务。截至2008年9月,北京市有新经济组织106.7万个、新社会组织2.8万个①。档案部门要及时为有档案管理需求的“双新”组织提供档案管理服务。

世界城市是全球金融中心、全球经济管理和控制中心。金融行业、企业总部大都位于寸土寸金的城市中心,他们产生的档案数量庞大,为节约资金,会有代存、代管、代整档案等需求。档案行政管理部门要大力培育档案中介组织,鼓励其开展寄存、代整等相关服务,为首都经济发展服务。

三、行政区划改革和重点功能区整合将增强档案部门的交流与合作力度

在北京市委十届七次全会上,市委书记刘淇同志作了题为《从建设世界城市的高度努力提高首都科学发展水平 加快实施人文北京、科技北京、绿色北京发展战略》的工作报告,提出“借鉴上海浦东新区、天津滨海新区调整行政区划的经验,加快推进行政区划改革和重点功能区整合”。上海市将南汇区行政区域划入浦东新区,天津市撤销塘沽区、汉沽区、大港区,设立天津市滨海新区。目前,北京也在积极探索行政区划改革和重点功能区整合工作。现在北京市有一个市级综合档案馆,一个市级专门档案馆,按照行政区划设立18个区县级档案馆。未来行政区划改革和重点功能区整合将打破档案管理的行政区划框框,区县档案部门之间的交流与合作将会增强,档案管理的体制机制将有新突破。

四、世界城市建设促使首都档案信息资源共享工作提速,远程服务能力进一步提高

档案信息资源共享可以增大档案信息的价值,避免档案资源浪费,档案信息在更大范围的应用共享是档案工作的最终目的,也是档案工作进一步发展的内在要求。

北京市档案资源建设取得了很大成果,为档案信息资源开发和共享奠定了基础。截止到2008年底,全市各级档案部门拥有档案机读目录5941万条,档案全文数字化近7000万页,市区两级档案馆建立了专题档案信息资源库。②市档案局2009年组织了全市国家综合档案馆民生档案资源共享和农村档案资源共享两项试点工作。选取昌平区、平谷区的4个村作为农村档案资源共享试点村,试点工作已经圆满结束。全市国家综合档案馆民生档案资源共享工作也正在积极开展之中。这些都是对档案信息资源共享工作的有益探索,是便民工程和民心工程。

北京市档案资源整合、共享程度与建设世界城市的要求相比,与公民档案信息需求相比还有差距。欧美各国在档案资源社会共享方面所积累的经验值得我们学习。美国档案与文件署(nara)在20世纪90年代组织建成了档案信息导航系统(nail),能检索到200多个档案馆(包括10个总统图书馆)的数字化资源,英国建立了全英联合王国的共享网络。③北京其他行业资源共享工作也值得档案行业学习。例如北京市科委建立“首都科技条件平台”对分散于北京近百所高校院所的科技资源进行有效整合、开放共享,实现了企业科技研发需求与科技资源供给的有效对接。

档案部门要探索建立“首都档案信息资源共享网络平台”。在组织上由市档案局(馆)统筹领导,各区县档案馆积极参与。平台以数字资源建设为核心,以共建共享为基本途径,努力建成资源丰富、技术先进、服务便捷、覆盖城乡的数字档案服务体系。平台以网站为外在表现形式,其后台数据库包括相关的档案信息资源数据,可以通过网站的检索界面搜索相关的档案信息资源。档案信息资源共享系统由各个专项档案信息资源共享子系统构成,实现文书档案、科技档案、专门档案等各类档案资源的共建、共享。利用者所需档案信息只要保存在某个档案馆内,即可在首访的档案馆查询并可异地开具档案证明。

档案部门要开展首都档案信息资源共享模式与运行机制、档案信息资源共享相关法律问题的研究,为首都档案资源共享提供理论支持。档案信息资源共享是一个系统工程,涉及的档案信息管理领域是一个较新的领域,共享模式和运行机制需要加强研究。信息资源共享方面的立法不完善,影响档案信息化的发展。档案部门要不断协调和解决档案信息资源利用与安全、档案信息公开与保密等之间的矛盾,通过制定和实施相关法律,鼓励档案部门开展档案信息服务。

五、城乡一体化建设的加快要求档案部门对产生的问题作出及时应答

城乡一体化是我国现代化和城市化发展的一个新阶段,是北京建设世界城市的重要阶段。档案部门应做好城乡一体化过程中的档案工作,记录好城市变迁,更好地服务于城乡一体化工作。

加强征收补偿档案管理。搬迁问题是目前社会关注焦点,倍受期待的“新拆迁条例”——《国有土地上房屋征收与补偿条例(征求意见稿)》于2010年1月29日。档案部门应该以《国有土地上房屋征收与补偿条例》的为契机,规范相应档案的管理。城市房屋征收补偿档案记录了城市的改造过程,反映了城市发展的变迁,与公民切身利益密切相关,是城市建设和管理的珍贵资料。但是,目前没有征收补偿档案的管理制度。制度的缺位是相关档案归档不齐全,整理不规范的主要原因。档案行政管理部门应该与相关业务部门积极沟通、联合制定征收补偿档案管理制度,规定归档范围、整理规范、利用制度及归属流向,以保障国家权益和公民的切身利益。

做好重点村改造过程中的档案工作。2010年,北京整体启动50个重点村进行城乡一体化改造。档案部门要以重点村改造工作为契机不断拓展档案工作视角,延伸档案工作领域,使档案事业发展融合到社会发展的洪流中。在改造过程中,档案部门要主动介入,将其纳入指导监督工作的重点,指导相关区县档案局做好撤并重点村改造过程中的档案工作。此外,在城乡一体化进程中,档案部门应主动记忆城市变迁,利用照片、影像、地理信息系统等传统和新兴技术手段多角度、全方位、立体地反映城市面貌的变化,更好地保存城市记忆。

六、引导国家自主创新示范区建立与其地位相匹配的档案工作

北京中关村已经发展成为“一区十园”跨行政区的高端产业功能区,是全国最大的高科技园区,在北京建设世界城市的发展进程中,中关村是发展动力和引擎。目前,园区的档案由中关村管委会办公室管理,有文书档案2万余卷(件),照片档案约1千张,档案用房总面积72平方米,库房54平方米。与此相对比的是,天津滨海新区建立了集图书、情报、档案于一体的泰达档案馆,占地面积6.67万平方米,档案库房面积3600平方米。上海浦东档案馆占地2.8万平方米,总建筑面积4.6万平方米,其中档案用房建筑面积1.3万平方米。中关村国家自主创新示范区的档案工作与其他省市同种类型的开发区、示范区相比还有一定差距。北京市档案行政部门要督促中关村管委会建立与地位相匹配的档案工作,引导其建立功能齐全、设施设备一流、保障有力的档案馆。

七、加强档案干部队伍建设,使首都成为全国档案人才资源高地

档案工作更好地服务于世界城市建设,还需要有一支知识复合、业务娴熟、能力突出、结构合理的人才队伍。目前,北京档案专兼职档案员数量众多,但拥有档案专业学历和专业职称的人员少,全行业人员整体专业素质亟待提高。北京市档案管理部门应以培养高层次档案专业人才为突破点,加强高级档案人才培养相关理论问题研究,重点抓好对档案行业领军人物、学科带头人、优秀中青年专业技术骨干的培养,带动全行业整体水平的提高。要不断完善档案人才工作机制,开展多种形式的档案干部教育培训工作,增加档案专业人才数量,改善档案专业人才结构,创新管理方式,营造档案专业人才成长的良好环境,使首都成为全国档案人才资源高地。

注释:

①张旭.北京已有一百多万个新经济组织和新社会组织.新华网.2008年12月12日.

②北京市档案局.积极实践 勇于创新 推动档案信息化建设向前发展——在北京市档案信息化工作会议上的报告.

城市社区档案管理方法篇2

“十二五”期间，永吉全力推进城乡建设各项工作，城建档案工作亦随着城市建设步伐的加快呈现出强劲发展势头。如何加强馆藏建设，合理利用馆藏，成为今后城建档案工作的重点。如何加强城建档案馆藏建设，应抓好“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集;将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道;将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识;将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值。

近年来，随着城市建设的高速发展，各地城建档案事业也得到了蓬勃的发展，馆藏数量均大幅度提升。如何加强馆藏建设，合理利用馆藏，成为今后城建档案工作的重点。

“十二五”期间，永吉创新发展理念、抢抓发展机遇，精雕细琢抓亮点，浓墨重彩建县城，全力推进城乡建设各项工作，城建档案工作亦随着城市建设步伐的加快呈现出强劲发展势头。但也要看到，馆藏问题仍困扰着城建档案工作的发展。如何加强城建档案馆藏建设，我认为应抓好“四个结合”。

一、将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集

在业务指导上，应勤跑工地，坚持项目追踪，了解情况，随时进行检查指导，把政策与要求讲透。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保城建档案收集完整、全面。一些重点工程或民生项目，由于领导重视、社会关注、情况特殊而享有一些特殊政策，对其竣工档案归档的监督难以落到实处，对这些项目的档案收集工作，要积极向领导汇报，及时与企业沟通，改善与建设单位的关系，争取建设单位的积极配合。在档案接收方面，应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。永吉县城建档案工作在省、市城建档案部门的悉心指导和建设行政主管部门的关心支持下，城建档案管理日益完善，我县城建档案接收的范围包括城市规划基础材料、城市规划档案;城市建设工程档案，包括工业建筑工程档案、民用建筑工程档案、市政公用工程档案、交通运输工程档案、水利工程档案、城市战备工程档案;城市建设勘测档案。通过《竣工报告》、《档案专项验收意见书》等管理手段，保证了档案接收渠道的畅通。从我县的做法来看效果很好。近几年，永吉县大、中型建设项目工程档案接收达到了100%进馆;地下管线普查补绘的地下管线档案按要求完整、准确接收进馆;建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，按建筑工程法规全部向城建档案馆移交，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收;有计划地接收征集了城建历史档案和录音、录像、照片等各种载体的档案。并连续接收了县城、乡镇（包括开发区）规划审批档案资料。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，强化了归档收集，做到了应收尽收。

二、将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道

城建档案涉及部门多，内容包括城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小，归档率较高;而非建设系统的建设工程档案种类多，数量大，收集矛盾多，难度大。因此，要运用行政、经济、法律等手段，突出重点、以点带面，积极做好收集工作。一是城市地下管线档案，要主动与有关部门沟通，采取有力措施，加强此类档案的收集。如县通过开展地下管网普查，制定《城市地下管线工程档案管理条例》，保证了管线档案按要求归档。二是开发区的档案。开发区的城建档案是城建档案的重要组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则，依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。三是围绕社会主义新农村建设的目标，和农村人居环境建设目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。

丰富馆藏包括量的扩展和质的提升，在扩容提质上，要注重以下三方面：一是严格按城建档案归档范围接收档案，不在此列的拒之门外，确保专馆专用，节约政府公共资源。二是以最低限度数量的档案保存最大限度的必要的信息量，尽量避免重复的、价值不大的档案进馆，确保数量优化。三是对整理不规范、残缺不全、模糊不清的资料尽量拾遗补缺，修订完善，确保质量优化。

三、将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识

城建档案管理工作是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案接收难度大。我们要充分运用法律法规赋予的权力，主动开展工作。一是加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识。要大力宣传《档案法》、《建筑法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使之深入人心。如我馆近几年结合城建档案日大力开展建设工程街路宣传、资料员培训，向建设、施工、监理单位的技术负责人和工程资料员宣传城建档案法律法规和技术规范，提高他们的素质和工作技能，产生了较大的成效。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案行政部门对基层单位的年度目标管理考核，将档案接收和馆藏量增长列为量化指标，年初下目标、年终抓督促，强化行政管理和工作责任意识。三是充分利用法律法规授权，依法治档。一方面，在充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上，结合实际，制定本辖区《城建档案管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》以及城建档案接收归档、开发利用管理等方面规范性文件。另一方面，每年可以适当开展执法检查，对不按规定执行的建设单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍拒不移交构成违法事实的，上报建设行政主管部门立案，依法予以行政处罚。

四、将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值

城市社区档案管理方法篇3

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。

2城建档案工作现状分析

目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。

湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。

我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。

3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务

挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:

3.1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。

积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。

株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。

3.2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。

地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。

2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。

3.3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。

当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。

当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。

3.4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。

总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。

对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。

做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!

参考文献:

[1]求真实务,开拓创新,全面抓好中小城市建设档案工作——建设部办公室主任李秉仁在全国中小城市建设档案工作座谈会上的讲话.2006-11.

摘要:本文立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,提出城建档案工作为和谐社会建设服务的新思路。要解放思想,转变观念,建立城建档案信息资源主动服务工作机制。重点抓好村镇建设档案工作、重大建设项目档案工作、地下管线档案工作,推进城乡建设档案工作信息化。

城市社区档案管理方法篇4

一、提高认识，完善机制，努力开创经济领域档案工作新局面

党的十六届三中全会作出《中国共产党中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，提出了完善社会主义市场经济体制的任务和要求。做为档案部门要认真学习领会，同时要结合本地区经济发展规划，充分发挥档案部门职能，不断加强和拓展档案工作服务经济领域的力度和广度，努力在不断创新中打造档案工作新亮点，开创经济领域档案工作新局面。

1、全力做好农业农村档案工作。一是要继续推进小城镇档案馆室建设。经过近几年的努力，全区小城镇建档工作已取得良好开端，下步要在现有基础上按市《小城镇档案管理办法》和全市“村档乡管”会议精神，进一步理顺管理体制，使大桥镇综合档案馆整体工作再上新水平，同时要加快桑梓店镇档案馆建馆进程，在加大指导力度的基础上积极组织协调，力争年底全面完成。二是要整合农业农村档案信息资源，初步建立以镇档案馆为中心，以农业科技站为骨干的服务网络，为农民提供产前、产中和产后服务。三是要开展以规范农民承包合同档案为重点的专项检查活动。各乡镇和村居在土地承包、租赁等活动中，要严格按照有关规定，与农民签定有关协议、合同，同时有关各方要按档案保管要求，保证协议合同等档案材料的安全，防止在落实合同过程中出现的盲目性和随意性，保护农民合法权益不受侵害。

2、进一步提高民营企业档案工作水平。近年来，全区经济持续高速发展，民营企业已成为我区“建设新天桥、实现新跨越”经济建设队伍中的生力军，因此建好民营企业档案，服务民营经济发展，既是档案部门服务于经济建设的中心工作，也是档案部门深化服务领域的内在要求。在档案进民企工作中，要进一步加大宣传力度，引导更多的民营企业树立档案工作理念，增强做好企业档案工作的自觉性。对山东百斯特电梯公司等已建立档案工作的企业要进一步提高规范化、现代化管理水平；对济南黄老太食品有限公司等几家规模以上的民营企业将作为今年民营企业建档的工作重点。

3、抓好建立信用档案工作。信用档案是企业、中介机构和个人等进行信用评估的重要依据，要按照市档案局制定的《关于加强信用文件管理意见》的要求，积极协调工商、税务、物价等部门建立信用档案，并在逐步完善提高的基础上，努力拓展信用档案工作新领域。

二、加强学习，更新观念，把“在服务中谋生存，在创新中求发展”的工作思路切实落到实处

围绕中心，服务大局，是档案工作永恒的主题。全区档案工作者要与时俱进，更新观念，紧跟全面建设小康社会的步伐，以“档案工作只有在服务中才能争得地位，只有在不断创新中才能谋求发展”的全新理念找准档案工作服务中心、服务大局的切入点，创造性地开展各项工作。在确保完成2003年度机关、企事业单位文书立卷工作任务的基础上，今年我区档案服务与创新工作将力争在以下几个层面取得突破。

1、进一步深化社区档案工作。社区档案和人民群众息息相关，搞好社区档案服务是档案部门实践“三个代表”重要思想的真实体现。因此，对社区档案工作要常抓不懈，要在全面完成社区建档的基础上，抓紧做好建章立制工作，把社区档案工作与各项社区建设活动紧密结合起来，丰富社区档案门类，健全社区档案工作体系，推动社区工作开展。继续完善下岗职工和失业人员、孤寡老人等特殊需求户档案，更好地为社区困难群众服务。同时要充分利用社区档案工作平台，指导各街办和社区管好退休人员的人事档案和健康档案。配合创建文明家庭，开展“特色家庭建档”活动。下半年要在全区评选出10户建档特色家庭参加市百家特色家庭建档评选活动。

2、积极做好就业和社保档案工作。针对全区劳动就业和社会保障档案的管理现状，我局将制定有效措施，重点抓好城镇下岗失业人员再就业档案的建档管理，为制定就业计划、开展就业培训提供服务。同时加大对农保处等社保机构业务档案的指导和管理力度，提高农村社会养老保险档案的管理水平，推动全区社会保障工作的健康发展。

3、着力抓好城建档案工作。一是抓好全区重点项目档案的收集整理归档工作。对列入区重点建设项目的城建单位要做好跟踪、监督和服务。二是抓好药山、桥北两个工业园区各类档案的收集整理和保管利用工作。具备条件的园区要建立独立档案室，条件尚不成熟的园区要与所在办镇协商，采用代管、代存方式，确保工业园区档案安全。三是抓好城建档案利用服务工作。要充分发挥已有地下管线档案的作用，制定相关措施，强制有关施工单位查阅地下管线档案，减少和避免相关事故的发生。

三、加大力度，夯实基础，确保档案基础业务建设健康发展

1、把标准馆舍建设列入议事日程。近几年，随着档案事业的飞速发展，区档案馆现有库房已远远不能满足进馆档案门类和数量迅猛增长对档案馆建设水平提出的新要求，为此，区档案局已向区政府提出建馆申请，争取区档案馆新馆建设尽快列入区建设规划。

2、积极开展“档案资源建设年”活动。各级档案部门要按照省、市档案局关于开展“档案资源建设年”活动的要求，把档案资源建设作为今年基础业务工作的重点来抓，力争在三个方面取得新突破。一是档案接收要有新内容。要根据形势发展和利用需求的变化，围绕“突出地方特色，反映时代特色”制定扩大档案馆接收范围的具体方案，尤其要抓好北园、泺口和药山等地区具有一定代表性的基层单位的档案进馆试点工作。二是档案征集要有新重点。要以纪念济南开埠百年为契机，重点做好济南近代以来历史档案资料的征集工作。要突出抓好老城区、老街巷的档案征集工作；抓好反映济南不同历史时期民风民俗、民间艺术、历史人物及方言等方面档案的收集和整理工作。三是机关单位档案收集要有新范围。机关档案室要适应机关职能的转变，进一步修订完善归档范围，在完成常规文件的收集归档任务的基础上，做好部门独立承办或代政府承办的重要工作、重大活动档案的积累、归档工作。四是现行文件的收集利用要有新举措。要在现有工作的基础上，不断深化制度建设，提高工作水平，并争取将其纳入政务信息公开体系，保证可公开现行文件的及时收集。进一步创新提供利用方式，更好地为领导决策、群众生活服好务。

四、与时俱进，加快发展，努力实现档案管理现代化，档案资源信息化

随着信息化技术的广泛采用和电子政务的加快推进，档案信息化建设已成为当前档案部门面临的一项重要而紧迫的任务，全区广大档案工作者要及时调整思想观念，顺应信息化时展要求，并按照国家档案局提出的文档一体化原则、电子文件与纸制载体并存原则、网络安全原则和《济南市信息化建设实施意见》的要求，制定切实可行的信息化和电子政务建设规划，分阶段、分步骤，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。

1、努力推进档案信息网站建设。档案信息网站是实现档案资源信息化的基本载体，是衡量档案信息化水平的重要尺度。因此，年底前区档案局馆要基本建成规范的内部局域网，不断丰富网页内容，力争用一到两年的时间，开通独立的互联网站，实现档案资源的共享。

2、加强档案机读目录数据库建设。建立档案机读目录数据库是实现档案管理现代化的有效手段，是打好馆藏档案信息化基础的重要一环。为加快完善档案目录数据库建设，区档案馆按照有选择、分阶段、按步骤的思路，力争今年将馆藏主要全宗档案、可公开现行文件等热点档案目录全部输入微机，把现行文件阅览和档案查询利用工作变成便民利民的窗口、政府与百姓沟通的桥梁。

3、做好电子文件归档试点工作。电子文件归档是新生事物，各级档案部门要在认真学习国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的基础上，积极探索，勇于实践。区档案局将挑选1到2个电子文件收集保管较好的单位进行归档和接收进馆的试点工作，条件成熟后，逐步推开。

五、加强队伍建设，坚持依法治档

档案事业要发展，干部队伍是关键。全区各单位要按照政治强、业务精、作风好的要求加强档案队伍建设，全面提高档案工作者的法律法规意识和政治业务素质，为进一步加大依法治档力度提供可靠的人才保证。

1、加大教育培训力度，全面提高业务素质。按照全市档案工作会议精神要求，结合我区实际，今年要重点抓好“一个学习”、“两个培训”、“三个宣传”。“一个学习”指对“三个代表”重要思想、十六大和十六届三中全会精神等政治理论的学习；“两个培训”指档案基础业务培训和档案信息化培训；“三个宣传”指要做好对《中华人民共和国行政许可法》、修订后的《山东省档案条例》和《山东省档案管理年度考核办法》的宣传。通过以上的学习、培训和宣传，要使全区广大档案工作者做到政治理论水平有大的提高，档案业务能力有明显加强，法律法规意识有新的提升。同时要将政治理论的学习、法律法规的学习、档案业务培训同实际工作结合起来，力求以档案队伍建设和人才培养为依托，实现档案事业的可持续发展。

2、加大以法治档力度，进一步完善持证上岗制度。依法管档用档，是促进档案事业健康发展的重要保证，各单位要把依法治档意识贯穿工作始终，注重依法治档与业务工作的有机结合，做到融档案执法与业务建设之中，切实保证依法治档落到实处。同时与区人大、区政府等有关部门加强协作，继续加大档案行政执法力度，每年下半年的档案行政执法检查要做为一项常规工作，长抓不懈；要结合档案管理年度考核情况，实行档案执法检查通报制度，对严重违法并造成严重后果的事件，要依法严肃处理。同时要按照《山东省档案条例》的有关要求加大持证上岗培训力度，全区在职档案人员一律严格遵守先培训后上岗制度，凡是未取得“档案工作人员岗位资格证书”的人员一律不能从事档案工作。

3、逐步完善档案管理年度考核制度。《山东省档案管理年度考核办法》自去年颁布实施以来，有力地推动了全区档案事业的发展。区档案局要在现有基础上，按照《考核办法》要求，进一步完善考核机制，做到一年一检查、一年一评比、一年一总结，对检查不合格的单位要亮黄牌，限期整改。同时区档案局要根据考核结果，并结合全市创建“示范档案室”活动的开展，按照“抓两头，促中间，带整体”的工作思路，在全区确定10个规范化档案室和10个欠规范档案室，做为重点联系和帮扶对象，带动全区档案工作整体水平的提高。

城市社区档案管理方法篇5

[关键词]家庭档案 管理 归档范围

一、家庭档案的用途

1.家庭建档能够促进家庭和睦,强化道德观念,加快社会文明建设。国家颁布实施的《公民道德建设实施纲领》,对推进家庭道德建设和全社会文明建设具有深远意义。《中国档案》上刊登了沈阳市家庭档案普及率高、建档早的家庭档案经验介绍,笔者从中深受感触。家庭是社会的重要组成部分,家庭档案是家庭的重要成员之一,也是社会和每个家庭的重要环节,每社会家庭时刻都离不开档案,在人们的以上中,只是在档案发挥应有作用的时候才被大多数家庭重视。因此,让档案走进家庭,走进居民生活,能够使档案工作与家庭美德建设融为一体,从而提高家庭文化品味,增进家庭生活情趣,提高家庭生活质量,发挥档案重要作用,才真正能够体现档案的作用。

2.建好家庭档案能够提高社会综合管理水平。普及推广家庭建档,这是整个社会管理中的重要基础性工作,是提高社会综合管理的重要举措。一是城市社区和农村集体建立家庭档案便于城市社区及村镇掌握所属居民家庭综合情况,为开展社区和农村工作提供各相关活动依据;二是通过家庭建档便于掌握社区“弱势”群体的情况,搞清楚居(村)民家庭的所有情况,可以对家庭成员及体、老、病、残、失业人员、特殊需求户、“低保”外来家庭和外来家庭计划生育等情况做到了如指掌,对居(村)民有针对性地做好服务和救助工作;三是通过家庭建档,掌握“优势”群体情况。居民家庭建档后,就可以掌握居民中那些具有什么专业知识、有何特长。通过利用家庭档案在社会经济建设等方面为居民提供就业等机会。

3.建立家庭档案可以发挥居民自我教育,自我管理,自我服务的功能。居民在生活中形成的家庭档案,真实地记录了一个家庭的发展过程,反映了家庭生活变化及社会的进步情况。通过家庭与家庭之间的相互来往、交流,也会积累丰富居民的生活经历,展现各自家庭的特点。社区和农村委员会通过家庭档案也可以对那些有困难和犯过错误并且愿意接受帮助的特殊家庭户进行救助,城市社区也可以有针对性地组织优秀的家庭居民,为建设学习性社区和学习性社会提供积极服务。

4.建立家庭档案有助于发挥和谐安全城市社区的积极作用。社区通过建立家庭档案,不仅能够了解社区各家庭成员工作生活等方面的情况,还能够了解外来流动人口的去留、工作生活等情况。有利于社区的安全管理,为全社会经济和文明建设的更快更好发展做出应有贡献。

二、家庭档案的归档范围

1.证书类:包括全家的毕业证书、结婚证书、荣誉证书、资格证书、聘书、职称证书、独生子女证等。

2.通讯录:记有亲朋好友、同学同事的姓名、住址、电话、单位等简单情况。

3.信函类:同学、战友、朋友、父母子女来往的信件。

4.发票类和说明书:指家庭购置家电、高档生活日用品等物品所开据的发票、随物品带的说明书。

5.金融类:银行存折、证券债券、信用卡和记录的起至日期、金额及编号等。

6.家庭大事记:内容是家庭成员毕业、升职、加薪、入团、入党、受表彰、出版书稿的日期,以及亲属乔迁、出国、红白喜事等。

7.照片类:家庭活动拍摄的照片、录音带、录像带、购买的光盘,结婚等重要活动刻录的光盘等。

8.图书:家庭藏书主要指文学、学生课本、工具书、杂志合订本、报纸等几类。

9.实物:有保存价值的生活日用品。

10.个人特长:字画、集邮、有价收藏品等。

11.外来流动家庭:家庭成员个人详细档案资料。

三、家庭档案管理的措施

1.规范格式,各自管理。这里应该分二方面来归档:一是家庭居民档案:应由家庭自己建立、自己保管、自己利用的归档方式。家庭档案的建立,把有价值的档案信息集中进行管理,防止了分散保管所带来的不安全因素的发生,也使得有价值、有影响的档案长久的得以延续流传。二是由社区建立第二份家庭档案,类似于过去的社区、村民档案,在此基础上,要增加城市社区及农村村民每个家庭居民养老医疗、低收入、低保、残疾家庭、见义勇为个人家庭、为社会和社区做出贡献人员家庭、五保老人等档案资料。建立好这些档案,使城市社区及农村村民党组织能够及时掌握各阶层家庭工作生活等状况,便于社区为他们提供方便优质服务掌握第一手资料。

2.抓点带面,逐步普及。城市社区及农村档案家庭建设是全社会精神文明建设的组成部分。因此在开展家庭档案工作中要注意做到循序渐进的宣传、倡导,地方档案行政部门要帮助组织、指导居(村)民自建家庭档案。即对一些家庭条件好,文化层次高,形成文件材料较多,又有建档要求的家庭,要提前帮助建立家庭档案。在建立家庭档案过程中,要让居(村)民本着自愿的原则,抓点带面,使建档家庭在社区、农村多宣传家庭的用途,要使更多的居(村)民了解档案,形成自建家庭档案的意识,档案部门要积极配合社(村)区档案人员做好居民建档知识的培训指导,使他们学会建档知识,使居民及每户之间相互学习,也使每个家庭建立档案的步伐逐步得到顺利开展。

3.家庭建档,统一指导。根据每户家庭实际,家庭建档应该建立在以“户”为一个单位的基础上。一是社区档案室要按照青岛市档案局关于社区档案信息管理的要求,按装社区档案信息管理系统,社区结合居民分布情况,编成几个小组,把所属辖区内的家庭及其主要成员的基本情况全部录入进档案信息管理系统内。这样,社区对每个家庭的情况达到记录在案。二是社区档案室要形成每个家庭居民的纸质档案,按照一户一贷或一户一盒的归档方法,类似前几年的村级档案中的村民档案。三是实行动态管理,随着居民家庭情况的变化,要不断补充新的内容。把社区居住人口的情况摸清楚,从纸质档案到电子档案全面反映了居民家庭的情况,档案成为社区工作的得力助手。

城市社区档案管理方法篇6

1城建档案工作体系的确立

随着城市建设的不断发展，自治区12个盟市都设立了城建档案馆（室），9个县级市中有7个设立了城建档案馆（室）。城建档案管理体系基本建立，在自治区城乡规划建设管理中发挥着重要作用。全区现有城建档案工作人员260人，其中大专以上文化程度240人，占工作人员总数的92％，具有档案专业高级职称人员42人，中级职称人员83人。同时，各地根据本地区城建档案事业的发展和干部队伍建设的需要，加强了岗位培训工作，从业人员素质得到了较大提升。

2城建档案工作的法制化、规范化

2013年7月1日起施行的《内蒙古自治区城乡规划条例》明确规定：城乡规划组织编制机关应当将依法批准的城乡规划，按照国家和自治区有关规定，报送同级城镇建设档案机构存档。申请办理建设工程规划许可证时应当提交建设工程档案报送责任书。建设单位应当在竣工验收后6个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料，并报送同级城镇建设档案机构存档。《内蒙古自治区城镇建设档案管理办法》自2010年8月1日起实施以来，各地区认真贯彻落实《办法》，有的地区依据《办法》制定或修订了本地的城建档案管理办法。目前，呼和浩特、包头、赤峰、乌兰察布、乌兰浩特等5个城市先后出台了城建档案管理办法。各地结合实际制定了具体的档案接收、整理等一系列配套制度和文件，从而进一步规范了城建档案的归档报送程序。如：呼和浩特市建委制定了《呼和浩特市建设工程竣工档案报送规定》；包头市制定了《建设工程档案的移交规定》；乌兰浩特市人民政府颁布了《乌兰浩特市建设项目综合验收管理办法》等。这些文件可操作性强，使档案接收更加科学、合理、规范。同时，各城建档案馆也建立了比较完善的内部管理制度。

3加强城建档案馆藏档案和馆库建设，逐步提高设备配置

近几年，在各级规划、建设行政主管部门和城建档案馆的大力宣传、共同努力下，城建档案接收进馆数量明显增加，质量大幅提高。据不完全统计，全区城建档案馆馆藏档案超过120万卷，照片14万张，录像带3600多盒，光盘4000多张，还有各种底图、资料等，极大地丰富了馆藏，为更好地服务于城市建设打下了坚实的基础。特别是一大批国家、自治区重点建设工程项目竣工和市政基础设施工程项目竣工档案的接收进馆，为城市规划、建设和管理积累了宝贵的资料。目前，全区城建档案馆房面积近16000m2，软、硬件设备配置逐步改善，为档案的接收、保管和利用提供了有力的保障。

4推进城建档案信息化建设

以建设数字档案馆为主要目标，对全区各盟市旗县馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合，建设各类专题数据库，开展地下管线数据普查，实现地下管线信息的动态管理，建设公开档案信息平台和非公开档案内部共享平台，建立档案信息资源深度开发和广泛共享机制，充分发挥档案信息资源的作用。建立城市建设档案电子信息库，实现城建档案收集、管理、利用的电子化，全面提高内蒙古自治区城建档案信息化建设水平，使档案事业发展能够适应自治区经济建设和社会发展的要求。

5增强档案利用服务意识，提高服务水平

档案的有效利用是档案管理的最终目的。全区各级城建档案馆充分利用馆藏档案资源，积极改进工作方式，做好档案利用服务。2014年，提供利用档案近10000人次。城建档案既为城乡规划编制、基础设施改造提供了可靠资料依据，也为老百姓解决房屋拆迁，邻里土地房屋纠纷等提供了帮助，取得了良好的社会效益。

6贯彻落实《城市地下管线工程档案管理办法》，积极组建城市地理信息中心

内蒙古自治区认真贯彻执行建设部《城市地下管线工程档案管理办法》，加强地下管线档案的报送、接收管理等工作。各地制定了的地下管线工程档案的查询制度、告知制度、专项预验收制度、移交等制度，并在逐步落实。内蒙古自治区20个设市城市按照《国务院办公厅关于加强城市地下管线建设管理的指导意见》（〔2014〕27号）《内蒙古自治区人民政府办公厅关于加强城市地下管线建设管理的实施意见》（内政办发〔2015〕3号）和《住房城乡建设部等部门关于开展城市地下管线普查工作的通知》（建城〔2014〕179号）要求，开展了城市地下管线普查工作。为进一步做好地下管线工程档案管理工作，通辽市起草了《通辽市城市建设档案管理办法》，对地下管线工作做出了明确的规定和要求。呼伦贝尔市开展了地下管线补测工作，并根据住房和城乡建设部《城市地下管线普查工作指导手册》对管理系统进行了完善。乌海市对地下管线普查资料进行了详细复查，会同各管线管理单位对普查出来的地下管线数据做了进一步核对，并对新建的地下管线工程资料进行了实时收集、补充，进一步完善、改进地下管线数字化管理软件，逐步建立地下管线二维、三维图形，利用现有馆藏资料和普查资料开展了地下管线数据库建设，积极为建设单位提供地下管线查询利用工作。阿拉善盟为加强地下管线工程的城建档案管理和信息化工作，实行管线工程备案制度，及时更新管网数据，调配专人维护地下管网规划系统；完善资源共享机制，整合资源，建设政府与企业之间信息共享与服务平台，最大限度地避免重复探测，提高管线系统的利用率，充分发挥地下管网规划系统的指导作用。

城市社区档案管理方法篇7

市管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和

国城市居民委员会组织法))和《浙江省实施<中华人民共和国

档案法>办法》及国家有关档案工作的规定，结合本市实际情

况，特制定本办法。

第一条城市社区档案是指社区党组织、社区居民委员会

等组织和居民在实行“自我管理，自我教育，自我服务”等实

践活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。城市社区档案的主要门类有文书档案、会计档案、科技档案、居民档案和特种载体档案。

第二条城市社区档案工作应贯彻集中统一管理的原则，对各种门类和载体的档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。

第三条城市社区档案管理是社区开展党的建设、社区精神文明建设、社区服务和社区治安等各项工作的重要基础性工作)各社区要加强对档案工作的领导，明确责任人和工作职责，并将之纳入社区工作计划和议事日程，切实解决档案工作中遇到的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第四条市档案行政管理部门和民政部门及街道办事处、镇人民政府负责所辖区内的社区档案工作的监督和指导。

第五条社区居民委员会应依法建立健全档案工作，设立综合档案室，配备档案管理员。档案管理人员应掌握档案管理

基本知识和基本技能。

第六条社区综合档案室应具备以下条件：

（一）有兼职档案员；

（二）有档案管理制度；

（三）有档案保管箱柜；

（四）有档案实体保存。

第七条社区综合档案室工作任务：

（一）宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律、法规、规章和标准；

（二）指导、监督社区各组织机构文件材料的归档工作；

（三）集中管理社区的全部档案和资料；

（四）积极提供档案利用，为社区的各项工作和居民生活服务。

第八条社区档案管理人员工作职责：

（一）按时收集、整理和管理本社区的各类档案；

（二）对全部档案实行安全有效保管；

（三）编制档案检索工具，为档案的利用创造便利条件；

（四）密切配合社区各项中心工作，积极提供档案利用。

第九条社区党组织、社区居民委员会、社区所属的企事业单位应建立健全文件材料归档和档案管理制度。凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料，都应向社区综合档案室归档，任何单位、组织和个人不得据为已有或擅

自销毁。(本办法参照有关规定见附件)。

第十条归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。

第十一条各类档案的归档文件材料应按时归档。文书材料在办理完毕后，每半年集中归档一次；会计报表、帐簿、凭证等材料由会计人员整理完毕后，隔年向档案室移交归档；科技文件材料在科技活动结束后的一个月内归档；特种载体文件

材料在形成后及时归档。

第十二条鼓励社区、居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。

第十三条城市社区各类档案按下列办法进行整理、编号：

（一）文书档案按年度——问题（社区党群管理、社区社会事务管理、社区服务管理、社区综合治安管理、社区人口与计划生育管理、社区环境卫生管理、社区文化教育管理、社区社会保障管理）分类，参照《归档文件整理规则》整理，按年度——问题——保管期限排列编号；

（二）会计档案按年度一一类别形式（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理，按类别——年度排列编号；

（三）科技档案中的基建档案按工程项目分类整理，按项目——时间排列编号；产品设备仪器按型号分类整理，按型号——时间排列编号；

（四）社区居民档案按居民小组或门牌、楼号分类，按户整理，按居民小组——楼号——门牌顺序排列编号；

（五）特种载体档案按载体形式分类整理，按载体形式——年度排列编号。

第十四条社区档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确统计和登记，并按规定向街道办事处和乡镇机关报送档案工作基本情况统计表。

第十五条社区应建立档案鉴定工作小组，根据《城市社

区文件材料归档与不归档范围及档案保管期限表》，对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作小组由档案室和有关业务部门的人员组成。通过鉴定，确定档案的存毁，调整档案保管期限和档案密级，出具档案鉴定报告。对失去保存价值的档案，应清点核对，编制《销毁档案清册》，经必要的审批手续后，核准销毁。

第十六条严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理：

（一）在指定地点销毁。注意保密；

（二）不得出卖或用作其他用途；

（三）应指定监销人、经办人两人以上并共同执行，同时在销毁清册上签名，以示负责；

（四）销毁清册应归档永久保存，并报街道办事处和乡镇机关备案。

第十七条档案管理人员调离工作岗位时，应在离职前办理档案交接手续。•

第十八条各社区应根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，不断改善档案保管条件，确保档案的完整与安全，形成档案数量多、有条件的社区应设置档案室保管档案。

第十九条档案管理人员应定期对档案及保管状况时行全面清点、检查，并形成安全检查记录，确保档案不丢失、不损坏；发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。对特种载体档案，要定期检查信息记录的安全性，运用配备的设备进行检查、监测。

第二十条档案管理人员应保持档案及档案装具、库房、设备的整洁，做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物。档案装具周围禁止吸烟和存放易燃、易爆物品。

第二十一条社区档案实行专人保管。档案室应建立全宗卷，以积累存贮本社区有关档案案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十二条社区综合档案室应编制档案案卷目录、归档文件目录、文号对照表等必要的档案检索工具，为利用档案创造条件；有条件的要应用计算机建立档案文件级条目或重要档案全文数据库，进行档案的存贮与检索。

第二十三条社区综合档案室应建立和健全档案利用制度，查阅和借阅档案必须办理查阅、借阅手续。

（一）本社区工作人员和居民因工作需要或生活需要，均可利用档案。外单位人员有正当理由并持有合法证件，经社区居委会同意，也可利用档案；

（二）凡利用档案者都应按规定填写《档案利用登记簿》，写明利用者、利用目的、利用内容等；

（三）查阅档案应在社区办公室内进行，一般情况概不外借。如确需外借的应填写《借阅档案登记簿》，并经社区居委会主任同意。借阅档案必须按期归还，借阅时间最长不超过7天，到期仍需利用的，应办理延期借阅手续；

（四）查阅档案必须保管好档案，不得丢失和损坏；

（五）查阅有密级的档案(如社区居民档案)需经本社区领导批准后才可查阅。查阅者必须严守秘密；

（六）档案利用者必须维护档案的完整与安全，不得在档案上勾画、拆散、调换、抽取、涂改、污掼、折叠档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密；

（七）借阅者利用完毕后应填写《档案利用效果登记表》，交档案室存查。

第二十四条社区综合档案室应围绕城市社区建设、社区居务公开、社区居民自治、社区服务等各工作，开展档案利用和编研工作，逐步编写大事记、组织机构沿革等各种编研材料，积极主动地开发档案信息资源。

第二十五条本办法由乐清市档案局负责解释。

城市社区档案管理方法篇8

关键词:城建档案工作; 管理体制; 争议

1引言

目前，关于城建档案工作管理体制的争议比较大，从上到下议论纷纷，人心不稳，直接影响到了城建档案日常工作开展和长远发展规划。而且个别省市还从争议发展到了行政操作层面，暴露出一系列现实问题。档案行政部门提出城建档案工作应该整体划归档案行政部门管理，其理由为:目前城建档案工作体制是长期计划经济形成的产物，不利于市场经济管理和依法行政，城建档案工作始终属于档案工作，只能有一个行政执法主体，那就是档案行政部门，不能将执法主体分割，从而使城建档案工作的执法主体为建设行政部门，而且将城建档案工作整体划归档案行政部门管理有利于整合档案资源，实行大部门的管理体制。

应该承认，这种观点是有道理的，而且符合依法治国的基本方略和党的十七大关于机构改革的精神。问题是我国正处于社会转型时期，这个转型的过程是相当长的，不是一蹴而就的;我国城建档案工作由建设、规划行政部门管理已经有半个多世纪的历史渊源，不能说存在就合理，但存在自然有其存在的原因和道理，变革则需要变革的准备和环境。无数历史事实和教训告诫我们，条件不成熟，变革不仅会事与愿违、适得其反，甚至会造成严重的后果，带来巨大的损失。我们从历史、现实和未来发展三个角度对城建档案工作进行研究和论述，有助于我们看清问题的实质，有助于我们判断和决策。

2历史:我国城建档案工作管理体制形成和发展的历程证明其是适合我国国情的，是有生命力的，是能够持续发展的

2.1 我国城建档案工作管理体制是几代党和国家领导人以及国家档案局领导高度重视、亲切关怀、正确领导和大力倡导、积极推进的结果，是在总结城乡规划、建设和管理经验教训的基础上得出的共识。

1990年3月，国家档案局经请示江泽民总书记同意，印发了江泽民同志视察上海市档案局工作时的重要讲话。江泽民同志指出:“我对档案工作重要性认识的加深，是从市政建设工程中的管道问题开始的。从去年以来，我们在施工的过程中，屡次把管道挖破了，因此我就想到这个问题。……关于城市基础设施竣工图以及地形图的完整，包括煤气管、自来水管这些管道档案的完整，还是应该由建委领导。但是我认为，档案局应该加以督促。”

1980年9月，中央书记处书记、国务院副总理万里同志在全国科学技术档案工作会议上的讲话中指出:“你们提的科技档案工作要以专业主管机关领导为主(曾三①同志插话:科技档案专业性强，与生产、建设、科学研究联系密切)，我看可以这样提吧，好不好!科技档案以专业机关领导为主(曾三同志:档案部门进行检查、监督、指导)，你们同意这个方针了吧(曾三同志:这回讨论了)?定下来可以吧?这个工作不依靠各个专业机关加强不行，应当以他们为主。比如建设方面的档案非以建委系统为主不行(曾三同志:城建档案不是建委就搞不好)，城建档案归城市建设委员会或规划局嘛!”

1981年3月，曾三同志在国务院工业、交通等专业主管机关科技档案工作情况交流会上的讲话指出:“去年全国科技档案工作会议上又一次肯定了科技档案工作按专业统一管理的方针，后来国务院批准的三委一局的《科学技术档案工作条例》中，也做了明确的规定。”

国家档案局原局长冯子直同志指出:城市建设档案工作，在六十年代是在曾三同志的提议下，得到了周总理、李富春、万里等老一辈革命家的重视和支持，逐步引起人们的重视。党的十一届三中全会以后，随着城市建设的发展，城市建设档案工作有了很大的发展。这对城市的规划、管理、建设起到了积极的作用。建设部为此做了大量工作。

1981年12月，国家档案局副局长李凤楼同志在城建档案工作长沙座谈会上指出:城建档案管理工作是整个城市管理工作的一项重要内容，城建档案工作是在党中央和国务院的重视和关怀下发展起来的;城建档案馆的基本任务是“在建委、城建局，有的是规划局的领导下，对向它移交城建档案的基层单位的档案工作进行业务指导、督促和检查”，城建档案馆“对外是市的城建档案馆，对内则是市建委或城建、规划部门的一个处(科)”。“确定这么一个工作体制，是为了更好地、更有效地把城建档案工作开展起来，这并不是降低了对档案业务管理机关的要求或者减轻了档案业务管理机关的责任。相反，在这种新的形势下，对档案业务管理机关提出了更高的要求。各级档案业务管理机关，今后要把城建档案工作和城建档案馆的工作看作是整个档案工作的一个组成部分，积极主动地配合各级建委、规划部门、城建部门作好业务指导、监督和检查工作。档案业务管理部门还应当协助和配合建委和规划部门、城建部门抓好城建档案人员的培训工作。这项工作也是当前城建档案工作中一个迫切需要解决的问题，不把培训工作搞好，工作要开展起来是有许多实际困难的。”②

由此可见，对城建档案按专业统一管理，各城市建立城建档案馆，由建设、规划行政部门管理，全国由建设部统一管理是历史发展和积累的结果，创业之初和发展的相当长一段时期，不仅没有管理体制之争，而且正是因为国家档案工作主要领导和档案行政部门的促进，才逐步建立起各地城建档案工作管理机构和工作网络，开展城建档案业务工作，并不断发展壮大。

2.2 多年来，全国人大、国务院、建设部、国家档案局出台了一系列与城建档案工作相关的法律法规和政策文件，对目前我国城建档案工作管理体制进行了明确要求和具体规定。

《城乡规划法》第四十五条、第六十七条和《建设工程质量管理条例》第十七条、第五十九条及《汶川地震灾后恢复重建条例》第七十条，都规定建设单位应当向建设、规划行政主管部门移交工程档案资料，并赋予建设、规划行政主管部门对未按规定移交档案的单位进行处罚的职权。国务院批准的《科学技术档案工作条例》第二十七条规定:“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”;第二十八条规定:“大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案”;第三十五条规定:“国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府的各专业主管机关，可以根据本条例的精神，结合本系统、本地区科技档案工作情况，制定实施细则”。中共中央办公厅、国务院办公厅的《机关档案工作条例》第四条规定:“中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查”。《档案法》第七条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。《档案法实施办法》第四条规定:“国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法”。根据以上法律法规的精神，城乡建设环境保护部、国家档案局1987年1月颁布了《城市建设档案管理暂行规定》((87)城办字第585号)，建设部制定颁发了《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)、《城市房地产权属档案管理办法》(建设部令第101号)、《城市地下管线工程档案管理办法》(建设部令第136号)等部门规章，并设立了“建设部城建档案工作办公室”，负责对各地区城建档案工作进行业务指导。

2.3 在目前我国城建档案工作管理体制之下，我国城建档案工作得到了持续健康发展，形成了相当的规模，产生巨大的社会效益和经济效益。

自上世纪六十年代以来，特别是八十年代以来，各省、自治区、直辖市建设厅(建委、规划局)都建立了城建档案工作管理机构，全国有600多个城市建委、规划局设立了城建档案馆，1200多个县建设局设立了城建档案室(或馆)，共有从业人员9万多人，馆藏档案1.8亿余卷，城建档案利用已累计产生80多亿元可测算社会效益。这些城建档案馆(室)或是各城市建委(建设局)、规划委(规划局)的直属事业单位，或是县(市)建设局(规划局)的内设机构，其业务均归口建设、规划行政主管部门管理。它们在服务城乡规划、建设和管理工作，促进地区经济与社会发展中，发挥了重要的积极作用，得到了各地区党委、政府及社会各界的充分肯定和赞誉。目前，我国城建档案工作体制从实体规模上已经超过了现有综合档案管理体制。在建设部是一个工作办公室，但在全国则是一个相当庞大的体系，对我国建设事业而言，堪称“牵一发而动全局”。

3现实:我国城建档案工作在建设事业现实土壤中的“三大创新”注定目前我国城建档案工作与建设事业管理体制无法剥离

3.1 业务工作创新

我国城建档案工作是档案实体管理与业务工作管理并举，而以业务工作管理为重，已与建设行政程序融合在一起，创新形成了诸如建设工程档案编制报送“一书两证”制度、与工程质量和安全监督工作融合的工程档案备案制度、工程档案编制现场业务检查和监督制度等工作制度，通过抓建设工程档案的真实性、系统性、完整性，保证了“高水平、可操作”的建设行政管理，促进了建设工程质量，促进了建设工程规范管理，促进了建设领域反腐败工作。如建设工程档案编制报送“一书两证”制度就完全改变了综合档案事后管理的工作模式，突出的是“服务前移，职能前置”:在建设工程报建之初，建设单位要签订《报送建设工程档案责任书》后才可以办理规划报建和施工报建手续，明确建设单位主要领导、主要技术负责人、专职档案资料人员对建设工程档案负终身责任，不仅要严格按照工程进度和业务标准规范如实编制工程档案，还要经常性接受检查督促，按时报送移交，工程竣工移交使用后，发现档案有问题，还要追究责任;在工程竣工验收前，一定要将工程档案报城建档案馆初步验收，验收合格取得《初验认可证》后才可以召开竣工验收会;验收备案后，要向城建档案馆完整移交建设工程竣工档案，取得《报送建设工程竣工档案合格证》后才可以办理物业产权产籍手续。“一书两证”制度把城建档案工作与建设工程管理程序融合在一起，是一种程序性管理，是档案工作的业务创新，管住了档案的源头，从真实、系统、完整编制工程档案的角度出发，促进建设工程管理，实际上行使的是一种建设行政职能。长沙市城建档案馆最近几年通过城建档案业务工作创新，做到了建设工程档案业务指导率、档案收集率和档案合格率都达到100%，每年接收档案30000多卷，长沙市建设工程质量也显著提升。如果由档案行政部门来管理城建档案工作，不仅无法融入建设行政程序，而且根本无法收到建设工程档案。

3.2 专业领域创新

作为建设事业内在机构，随着各地城市建设迅猛发展，各市城建档案工作内涵不断发掘、外延不断拓展，城建档案馆的专业领域已大大超越静态纸质档案库房管理和查阅利用，已涵盖地下管线GIS、建设信息中心、声像多媒体管理、数字城建档案馆、数字城市基础平台、建设信息和建设成就宣传展示等，这其中许多都是投资上百万元、甚至是数千万元的信息化工程，不仅成功解决了城建档案信息资源整合和共享的问题，而且把城建档案的现势利用信息充分发掘和提取，极大地服务了城市规划、建设和管理等工作，使城建档案工作具有了异地备份、防灾救灾减灾和反恐应急等战略性作用和地位，远远地超越了一般意义综合档案的查考研究、修史编志的作用。如长沙市城建档案馆由财政投资3370多万元，全面开展了数字城建档案馆的建设工作，已完成了地下管线GIS的建设，成为了全市建设信息中心和全市城市应急管理决策平台，从城市建设和管理的角度，根本离不开这一机构和队伍。

3.3 法制建设创新

除国家法律、法规外，全国各地还出台了一系列地方性法律、法规，从机构、职能、执法主体、法律责任等方面都对城建档案工作作为建设事业的重要组成部分进行了规范。其中，不仅有城建档案工作管理立法，还有城建档案专门工作如地下管线工程档案工作管理立法，还有大量政府规范。如西安市通过市人大出台了《西安市城市建设档案管理条例》，长沙市通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》、怀化市通过市政府令出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》、益阳市通过市政府令出台了《益阳市城镇建设档案管理办法》等。立法是现实需要的产物，是长期工作经验的总结，是庞大公共资源和智慧的积累，更是对行业和社会未来发展的规范和指引。法不变，体制亦不可能变，变则势必引起执法和行政的混乱。而要变体制，势必变法，更弦易辙，人为切断城建档案工作与建设事业管理体制的经脉血肉。生剥硬夺，皮之不存，毛将焉附?

4未来:我国住房和城乡建设工作自身发展离不开城建档案工作

4.1 我国是最大的发展中国家，城市化正处于起飞阶段，我国住房和城乡建设工作相当长时期仍将保持大规模高速发展，这种发展规模和速度将比城建档案工作创业初期和发展早期还要显著。城建档案产生量、建设工作对城建档案利用的需求依赖都只会是有增无减。从湖南省来讲，以长株潭一体化“两型”社会建设为龙头，湖南“3+5”城市群正在崛起，今后5年城市建设投资将超过改革开放30年的总和。单单从长沙来讲，2008年起就全面启动了“大河西”先导区建设，将在河西1200km2的区域再造“4个长沙”。在城建档案工作异常繁重之际，体制争议实在不是什么锦上添花的事。

4.2 离开城建档案工作，建设工作跨行业协调的行政成本将显著增加，工作效能将显著下降，建设工作将打乱仗。特别是基层建设管理工作如建设工程质量和安全监督、区县建设管理等工作将无法落实，出了质量和安全问题将无据可查。长沙市对建设工程的管理，包括工程质量、安全检查，包括对区县(市)建设局的目标管理考核，都必须有城建档案馆参加，离开了城建档案工作，建设工作精细化管理就是一句空话，目标管理也无从落实。

4.3 目前我国建设事业不能承受分割城建档案工作之痛。我国综合档案工作体系模型从人才、档案实体来讲，是上大下小，研究和管理力量及档案实体价值主要集中在上层，特别是中央一级;而我国城建档案工作体系模型从人才和档案实体来讲是上小下大，业务工作人才和档案实体重点在基层。如果骤然将城建档案合并到综合档案管理，因为专业隔阂和人才短缺等方面的原因，城建档案工作从工作队伍到工作能力、到档案收集、到开发利用等方面肯定都会大滑坡，这对建设事业中长期以来形成的城建档案工作和谐发展局面不啻是灾难性的后果。

5结论