即时通信方案范文

即时通信方案篇1

关键词：医院 档案管理 信息化管理

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0064-01

当代社会发展迅速，信息技术的发展也日新月异，社会各阶层也越来越意识到信息技术对工作和生活方面的各种积极作用，医院方面对于档案信息化管理也更是初窥门径。紧跟社会的形式发展走向，提高了医院信息科学化管理的重视，摒弃陈旧档案管理制度，积极完善医院的工作方式，逐步健全管理制度。

一、医院信息科学化管理的积极作用

1.方便初始资料的保存

初始资料对医院来说是至关重要的。在医院传统管理模式中，这些资料都是以最古老的方式被保存着[1]。时间流逝，这些纸质的资料难免会面对越来越多的问题。比如需要存放的空间越来越大，温度湿度气候的改变以及其它的物理环境对纸张的影响越来越大，所以需要投入的更多资金进行维护和保养，造成档案管理工作难度大、可用率低、易损易坏。信息化管理的档案制度就不会存在这些问题。初始资料经过信息技术处理后，通过简单的操作即可查阅，既省去了繁琐的翻找过程，又不用担心如反复查找纸质资料对纸张产生的损坏，也省去了大量纸张的存放产生的空间，增加了医院对空间的利用率。信息资料经过备份处理后，不用再担心资料的丢失或者破坏。

2.完善档案的处理方法

对不同类别的档案进行分类处理是医院的重要工作之一。传统档案处理方式需要投入大量的人力物力时间及空间[2]。信息化管理的档案制度则可以完美的解决这些问题，可大大提高档案管理工作人员的工作效率。档案的信息化管理与人工归档方式相比有明显的优势，比如即时存档，即时查取，即时修改，即时转换，能够有效完善档案管理制度。

3.方便医院各部门之间对资料的交流和沟通

传统的档案处理模式不利于医院各部门之间对资料的分享及沟通。不同类别的资料分门别类存放于医院各部门科室。查阅其他科室的资料对工作人员来说繁琐困难。信息化管理后的档案存放于医院的局域网中，即查即阅，效率极高。经过加密处理的资料也可提高安全度。

二、完善信息化管理档案制度的方法和意见

1.提高档案信息化专业管理工作对医院的积极作用

档案信息化管理对医院的长远发展起到积极、深远的作用，所以上至领导阶层、下至普通员工都要充分意识到档案管理信息化的势在必行[3]。医院通过管理思想的不断转变，有效的摒弃了传统思维模式的束缚，促进档案管理工作人员学习全新的工作方式方法，不断完善细致化档案管理模式，通过多层次、多方面的档案管理工作内容不断推进医院档案管理信息化工作建设，促进医院档案管理事业健康发展。

2.完善档案信息化管理工作制度

档案信息化管理制度的完善可保证档案管理工作的健康发展。

2.1岗位工作细分化

要详细规划工作职责，岗位工作落实到个人，并未将职责也落实到个人，通过岗位工作内容细化，能够有效找到工作责任人，促进员工的责任心培养。

2.2制定规范化医疗档案信息管理制度

医院要在国家相关档案信息管理法规指导下制定完整、健全、科学的档案信息化管理制度，通过现代化档案管理软件的配置，要适应多种类格式文档的存储和浏览工作，配备系统的互联网功能，为医院系统化管理服务，保证医院业务需要，保证医院与员工之间、医院与卫生系统之间对档案方面工作的交流与沟通[4]。

2.3建立完善的软件维护保养制度

医院要建立完善的软件维护保养制度，保障医院档案信息管理系统的正常运行，防治因为档案管理软件维护和保养不当，造成的档案丢失情况发生。

2.4制定科学的用户查阅管理权限

医院通过制定科学、严谨的用户查阅和管理权限，有效保障了医院档案信息的安全性，并且通过管理权限的严格规定能够促进医院档案管理的正规化进程。

2.5建立公平的奖罚政策

医院通过建立公平、公正的奖罚政策，积极促进员工的工作积极性和责任感，培养了员工的主人翁意识，有效提高医院档案信息管理工作的效率。

3.信息化档案管理技术的使用有效提高了档案管理工作人员认知水平

医院通过现代化档案管理技术的使用有效实现了档案的信息化管理流程，τ谧ㄒ档牡蛋傅蛋腹芾砉ぷ魅嗽毙枨罅吭嚼丛酱蟆H绾翁岣叩蛋腹芾砉ぷ鞯淖ㄒ敌允且皆汗芾砉ぷ魅嗽钡氖滓问题，可以通过直接引进熟练掌握互联网技术以及档案管理专业的技术性专业人才进行医院档案管理工作人员的人才储备，提高整体档案管理工作队伍的综合素质；也可以通过对员工进行现代化信息档案管理工作内容进行专业化培训，并积极制定教学目标，并实行公平、严格的末位淘汰制度，促进医院担纲管理工作的有效进行。

4.完善的现代化档案管理工作设备

医院通过自身综合实力的分析，理智的扩大档案信息管理建设工作的投入力度，并且有效促进办公设施的综合配备，更换现代化档案管理设备也是档案管理工作的重要环节之一。档案信息化管理需要相应的工作设备，医院也要根据自身经济综合情况进行经济方面的投入[5]。专业的现代化管理软件、高科技档案管理系统硬件、存储设备等综合设备的配备能够有效提高医院档案管理工作质量与效率。专门配备必须的计算机、打印机等一切基础设施的工作室也是必须条件之一。

结束语

随着社会主义现代化科技不断发展，医院档案现代化信息管理模式也逐步走上历史舞台，通过专业化、职业化、科技化、现代化等多效管理能够不断提高医院的综合竞争力，有效加强了医院档案管理信息化建设进程，并且有助于医院的服务效率提高，促进医院管理的科学化发展。

参考文献

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[4]瞿明红.探析新时期医院档案的信息化管理[J].办公室业务，2013（21）：151-152.

即时通信方案篇2

1开展档案信息资源开发

档案信息资源的“开发”与“利用”许多时候被作为同义词使用，此处所讲的开发，不仅包括原有意义上的档案查阅、编研、开放、公布档案等含义，而且更加强调深度挖掘档案信息资源的效益，使之可以与非档案信息资源共同发挥应用潜力和价值，从而产生叠加效益。在档案信息化建设日益深化的背景下，更多的档案信息资源开发形式成为可能。第一是传统形式的开发，即常规的一般性的档案查阅利用活动。第二是科研形式的开发，即通过综合比较研究档案信息资源，形成科研成果。第三是经济形式的开发，即挖掘档案信息资源的潜力，形成经济效益。第四是市场形式的开发，即通过市场运作方式，形成档案信息产品乃至产业。档案信息资源开发的主体不仅包括档案工作人员，更重要地是要体现开放性，吸纳和吸引更广泛的人员和组织参与其中，根据不同档案的属性开展档案信息资源开发活动，发挥最大效益。

2促进档案信息资源利用

促进档案信息资源利用是建立方便人民群众的档案利用体系的重要内容，重点在于通过档案信息化建设拓宽档案信息资源利用渠道。第一是能够查得到。在关键字检索的基础上，逐步建立模糊查询系统和搜索引擎。这就要求在档案数字化环节不仅应有图形格式文件，还应有相关联的文档格式文件，以便查找。第二是能够查得全。不仅要保证单一档案信息查得全，还应有相关辅助信息。需要建立信息甄别机制和智能化查询系统，建立、健全和完善分类指标体系，防止因为海量信息造成信息排序紊乱和信息湮没。第三是能够查得准。既要求数字化的档案与档案原件无论在形式上还是信息内容上都能够满足用户需求，又能够保证档案信息的准确度，包括模糊查找所获档案信息的准确度。第四是查得容易。就是充分借助多种媒体，在传统媒体基础上，通过档案信息资源网、移动手机网络、有线电视网络等，均可查阅。第五是查以致用。即通过数字认证等技术手段，能够使多媒体查阅的档案达到法律效力要求。同时，用于非法律用途时，档案信息的格式应有大众化的服务途径，能够方便利用者编辑使用。

3保障档案信息资源安全

保障档案信息资源安全的要求是多方面的，基于档案信息化的档案信息资源安全体系建设是整个档案安全体系的重要组成部分。第一要保证“人”的安全。设计身份识别系统，赋予不同身份人员以不同的查阅和管理权限，符合保密工作和档案工作规范要求。第二要保证“源”的安全，在有效保护原件的基础上，确保初始数字化成果安全，防止篡改。第三要保证“质”的安全，对数字化的档案信息资源进行异质备份，多手准备。第四要保证载体安全。通过采取技术安全策略，防止网络攻击和失密事件发生，避免数字化的档案信息因软件系统和相应设备等的更新而不可读取。第五要保证环境安全，采取应急减灾措施，实施同城异地备份和异域异地备份策略。关于防火、防盗、防震等具有普遍意义的“八防”措施，不必展开细说，应按照相关规定贯彻落实。

即时通信方案篇3

关键词：微观视角 用户回访 网络系统 实践应用

有些档案网站具有“公众留言”的平台，但是实际使用率并不高，或者形同虚设，在档案网站中处于“角落”位置，并无与公众交流，渴望得到用户反馈的意识。通过具体指标构建档案用户回访网络系统更是少之甚少。目前档案用户回访网络系统的使用率不高，档案馆很少与用户进行情感交流与信息反馈。针对此类情况而从宏观环境做出努力必不可少：即努力使得档案馆作为服务机构更广泛的被大众接受、档案馆的服务功能进一步加以完善、更多的档案用户愿意向档案馆寻求利用档案的帮助，从而促进档案网站的建设发展。而从微观角度而言，则更为重要。即通过档案用户回访网络系统在微观技术上的不断完善，丰富系统界面，运用各项数据库技术及计算机软件，提高档案用户回访网络系统的现实价值。

一、档案用户回访网络系统介绍

档案用户回访网络系统主要是通过在档案馆网站中增加档案用户回访调查这一网络平台，通过具体的指标让用户进行选择以及通过用户的总体评价及建议，得出档案馆在提供利用档案服务工作方面的整体情况。包括存在的问题及不足之处，从而了解用户对档案馆提供利用服务的满意程度和用户的需求情况从而进行自我完善与提高。①

档案用户回访网络系统的构建主要是通过具体的评价指标，让档案用户进行评价。评价指标包括：档案自身质量指标（可细分为档案信息准确度、档案信息完整度、档案信息实用价值度）；档案馆服务质量指标（可细分为档案馆提供服务的态度、速度、提供服务的环境）；以及档案用户的主观感知价值度指标。档案用户回访网络系统通过给予档案用户提出总体评价及建议的系统平台，从而得到更加准确量化的评价结果。

二、档案用户回访网络系统应用中的现实阻碍

档案用户回访网络系统应用于档案网站中具有重要意义，不仅有利于档案馆工作人员了解自身工作的不足之处，而且该系统的应用也是基于用户视角，完善档案用户服务的一个重要方面。然而，在具体的应用过程中，档案用户回访网络系统的实践性并不高，依然存在各个方面的阻碍。如何提高档案用户回访网络系统在网站中的实践性，增加档案用户的使用率，需进一步完善该系统。

档案用户回访网络系统应用中的现实阻碍，笔者主要将其归为两个方面，即宏观角度和微观角度的阻碍。通过档案工作的大环境及该系统自身的一系列扩展过程，提高档案用户使用率及满意度，实现该系统构建的初衷及意义，帮助档案馆工作人员提高服务水平，进行自我学习与完善。

（一）宏观视角

档案用户回访网络系统应用的阻碍从宏观角度来说主要是档案工作的大环境存在的不足与障碍。目前，档案馆作为服务机构被人们接受的并不是很多，实际来馆利用查询档案的用户数量有限，检索档案网站的用户人数也并不多，档案用户本身数量有限。因此，利用档案后主动进入回访系统提出主观评价及建议的人群数量更加稀少。如需增加档案用户回访网络系统的使用率，必须对档案工作的大环境做出努力：如进一步加强档案馆的提供利用服务，做好档案馆宣传工作，开展档案展览等系统活动。档案馆服务形象的提升，利用档案的用户数量增加，将有助于增加档案用户回访网络系统的使用率。

（二）微观视角

从微观角度来说，档案用户回访网络系统自身技术性的不足是影响其使用率的主要障碍。例如：系统本身界面的不完善，过于被动等待档案用户的使用，不通过技术手段改进服务方式，依靠被动服务而不增加主动推送服务等。微观视角下的障碍更直接的影响到系统自身的使用率及实践性。

宏观环境的努力虽然有效，但却是一个长久发展，循序渐进的过程。仅仅依赖宏观角度的改变远远不够，促进档案用户回访网络系统的应用更需要从微观系统自身及用户角度去提升系统技术性的应用，以主动提供系统服务，替代被动等待档案用户使用的方式。从微观视角出发，提高档案用户回访网络系统的现实应用。

三、微观视角下档案用户回访网络系统的现实完善

微观视角下档案用户回访网络系统的完善可以从系统自身界面及用户角度来提高系统的技术性构建。从系统的角度而言，完善用户回访网络平台在网站中的整体界面，丰富及创新界面内容，从而使该系统不仅具有评价指标，还具有其他方面的界面内容。从用户的角度而言，提高档案用户回访网络系统的使用率不能将希望完全寄托于档案用户身上，依赖档案用户主动性。档案馆应通过网站技术让更多的档案用户充分了解该系统，采取主动的推送服务，将系统信息主动推送到档案用户手中。

（一）基于系统自身界面的完善——指标数据统计技术

档案用户回访网络系统中的指标数据统计技术是指利用数据库及计算机中的Fusion Charts Free软件，提取数据并进行分析，对档案用户回访网络系统中的两项指标即档案自身质量指标和档案馆服务质量指标各自进行数据统计，并做出折线图。从而得出各评价结果的优劣排名。

1. 指标数据统计技术应用的意义

将指标数据统计技术应用于档案用户回访网络系统具有重要意义。对于档案用户而言，回访系统的界面更加丰富，有利于提高档案用户的满意度。通过图表和统计数据显示，档案用户能够直观的对该档案馆提供服务的情况有大致的认识，增进档案用户与档案馆的情感交流。档案用户对回访系统的满意度增加，必然会增加使用该系统的档案用户的潜在人数，最终提高档案用户回访网络系统的使用率及现实应用性。

对档案工作人员而言，指标数据统计技术有利于档案工作人员对评价数据进行统计，从而得出用户对各个评价指标的评价结果。通过图表对评价结果的比较分析，档案馆工作人员将了解到档案馆各个方面的优劣。例如档案自身质量指标中档案用户对该馆档案信息准确度的评价，或档案用户对利用后的档案信息的实用价值及其满足用户查询需求程度的评价；对于档案馆服务质量指标而言，档案工作人员也可以了解到档案用户对接受服务的态度、速度、及档案馆的环境的评价情况。通过数据的评价结果，档案馆可以了解到自身不足之处，对于评价低的质量指标进行全面的改进与完善，对于用户评价高的指标继续保持优良的工作方式。档案用户回访网络系统通过指标评价数据统计技术，实现使用该系统的初衷，即对档案馆提供服务方面不断进行自我完善，从而又从宏观角度促进档案用户利用档案，增加档案用户回访系统的使用率。如此循环往复，相互促进，从宏观和微观角度共同提高档案用户回访网络系统的现实应用性。

2.具体构建及系统界面

指标数据统计技术在档案用户回访网络系统中的构建，主要是对系统具体评价指标的用户评价结果的数据统计排名。具体而言，即对档案用户回访网络系统中列出的前两个指标即档案自身质量指标和档案馆服务指标分别应用Fusion Charts Free软件进行具体的折线图分析。

对于档案自身质量指标（细分为档案信息准确度、完整度、实用价值度）而言，将其中的档案信息准确度、完整度、实用价值度作为横坐标，将优、中、差作为纵坐标。根据档案用户对各个指标优、中、差的评价的数据，分别列出各自优、中、差的折线图，可以比较三大指标即准确度、完整度、实用价值度各自的优、中、差的比例。通过权衡优、中、差三者的比例数，从而得出档案用户对档案信息准确度、完整度、实用价值度的评价优劣，从而找到评价较低的指标进行改进与完善。同时，档案馆也可以比较每一个指标例，如准确度这一项中的优、中、差的比例，通过比较，找出用户对单项指标评价的优劣度及该单项指标需要进步的空间。同样道理，对于档案馆服务指标（可细分为档案馆提供服务的态度、速度、提供服务的环境），可做出相同原理的折线图进行分析，从中寻找到不足之处，并在档案馆服务态度，速度，环境方面进行改进及完善。

（二）基于用户视角的推送服务——页面自动弹出功能

推送服务是一种主动性和个性化较强的信息服务方式。具有新颖、及时、主动等方面的特性。服务方不需要客户方的请求即可主动地把数据送至客户端。同时，推送服务也需在用户许可范围内提供主动服务，具有一定的限度。②减少档案用户回访网络系统现实应用的阻碍，不仅仅依靠系统自身界面的完善，还需要通过计算机技术改变传统的被动等待用户利用的方式。因此，应用基于用户视角的推送服务，采取主动提供服务的方式，将系统推送给用户，从而增加档案用户回访网络系统的使用率。

1.档案用户回访网络系统中信息推送服务的意义

档案用户回访网络系统中引入信息推送服务，设置回访系统页面自动弹出功能具有重要意义。档案用户利用档案网站查询信息，由于网站的内容较多，档案用户可能忽略档案用户回访这一网络系统。或者档案用户并无主观自觉性去主动利用档案用户回访网络系统。因此，被动等待用户积极主动的利用远远不够。通过推送服务，主动将档案用户回访网络系统推送给用户，对于档案用户而言，有利于减少现实档案用户在档案网站中寻找此回访系统的时间；对一些潜在档案用户而言，有助于其发现档案用户回访这一网络平台，激发其评价档案馆服务优劣的兴趣，提高档案用户的满意度。对于档案馆而言，档案用户回访网络系统的信息推送服务，有助于主动提供信息，增加档案用户回访网络系统的知晓率及用户的使用率，同时，对于档案网站信息化建设的完善，也具有创新性的帮助。

2.具体构建

档案用户回访网络系统运用推送服务，页面自动弹出技术的具体构建，即在档案用户浏览完档案网站准备关闭时，自动弹出档案用户回访的一个提示对话框。内容为：是否对档案利用服务进行评价？可选择“是”或“否”。档案用户回答“是”后，即可自动链接进入档案用户回访网络系统页面，进行评价。

通过微观角度的研究，提出两个方面的技术改进，对于档案用户回访网络系统的现实应用性将起到一定的帮助。在以后的进一步发展中，该系统还能进一步扩展其功能。如利用用户注册的姓名或用户IP对用户首次使用该系统进行的评价结果与该用户再次进入此评价系统的评价结果进行对比，分析在此阶段同一用户评价结果的不同支出，以审视档案馆自身是否有所改进。当然，这些功能的扩展也需建立在宏观环境下更多的档案用户将档案馆视为服务机构为前提。随着该系统的不断发展，相信档案用户回访网络系统也会如其他网站中的用户回访系统一样，逐渐被应用于现实中并为档案用户提供满意的服务，为档案馆提供改进服务的依据及建议。

注释：

①彭清清.档案用户回访网络系统建设探析[J].档案与建设.2012（06）：21-22.

②王娟，田辛玲.信息推送服务在数字图书馆中的系统应用探讨[J].中国教育信息化.2009（23）：88-89.

即时通信方案篇4

关键词：逾期借阅档案；档案借阅；档案催还；档案用户

Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins.

Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users

不管是在学术界还是在实际工作中，我们一贯强调加强档案利用，扩大档案利用，档案利用为纲，等等。企业一般用利用率考察档案工作情况，档案利用本身往往被当作追求目标，利用率越高，档案工作的价值才得以实现。一味追求利用工作量，以至于利用的后续工作被忽略了。在利用工作开展过程中，笔者发现档案超期不还现象很多，这不仅影响了他人的借阅，降低了档案的利用率，也影响了档案部门整体服务形象。只有认真分析借阅超期的原因并采取相应措施，才能减少超期现象的发生，实现档案部门和档案用户的和谐双赢。

1 档案超期不还原因分析

通过调查，笔者发现造成借阅超期主要有以下原因，也反映出档案部门的一些问题。

①借阅制度不健全，没有制定违约和赔偿处理办法，超期不归还没有惩罚措施，有些档案用户就会长期占有所借的档案，想还就还，不想还就不还，造成档案归还率低。

②工作重点大部分放在提高利用率、档案信息化等方面，很少顾及档案用户的违规行为，没有严格执行催还，致使档案超期不还现象屡屡发生。

③催还方式单一，催还力度不够，负责提供利用的档案人员工作主动性不高。催还采用的是温馨提示的方法，档案用户再次借阅时档案人员提醒其归还超期档案，责任心不强的档案人员根本不进行催还。

④未开通网上续借服务，没有根据用户行为习惯提供服务，档案用户无法对未使用完毕已到期的档案方便快捷地进行续借。档案用户对网络具有很强的依赖性，倾向于网络化操作，不愿意到档案部门办理续借。

⑤档案工作的辅助地位和服务性质，致使档案部门没有话语权。业务部门认为档案部门应该服从其工作需要。

2 解决档案超期问题方案研究

2.1 设置合理的借阅期限。借阅期限过短，档案用户未使用完毕，只好逾期使用；借阅期限过长，档案用户容易将久置不用的档案忘诸脑后，同时也增加了档案遗失的风险。合理的借阅期限，既能满足档案用户的需求，又可缩短档案在档案用户手中的滞留时间，加快循环周期，降低拒借率。

设置借阅期限，必须兼顾科学性、合理性和灵活性，在调查、统计和分析的基础上，根据档案利用周期重新确定借阅期限和续借次数，有些档案利用者很少，可以适当放宽借阅期限。如正常借期为60天，续借次数限制为3次，超出3次，档案用户可以提出申请，由部门负责人、档案部门负责人签字同意继续续借。

2.2 确定档案催还模式。档案催还是一个向档案用户发送信息的过程，而且是一个长期连续的过程。如何将不断产生的、大量的催还信息准确、可靠地发送给档案用户，是催还工作能否成功的关键。目前的催还方式主要有以下几种：

2.2.1 电子邮件催还。电子邮件是当今Internet上应用最广泛的信息服务之一，具有传递速度快、使用方便、费用低廉、不限地点等特点，利用电子邮件发送催还信息是一种方便、经济、快捷的方式，但其可靠性会因为个别档案用户不能及时注意到邮件而达不到催还效果。[1]

2.2.2 管理系统自动催还。目前国内外大多数计算机集成管理系统均可以自动产生逾期档案用户名单并自动在网上，这给档案人员和档案用户都带来了极大的方便。我们可以通过编程，用系统自动发送电子邮件的方式实现催还信息的主动推送服务；还有一种方式是利用档案管理系统自动给超期的档案用户发送提醒信息，在用户登录后自动提示。这也有个时间延迟问题，档案用户如果不查询档案，就看不到催还信息，使得催还工作的效果打折扣。

2.2.3 即时通讯工具催还。企业即时通讯工具有完整的通讯录，可以联系到每个部门每个人，加上这是内部联系的常用方式，软件开机自动登录，即使发送消息时对方没有在线，上线后也能及时看到留言信息，具有便捷性、实用性和及时性。即使没有企业统一的通讯工具，也可以用腾讯QQ联系，QQ是目前使用最为广泛的即时通讯工具。

2.2.4 电话催还。将超期信息统计汇总后，由档案人员专门进行电话催还，对比其他催还方式，电话催还的成本相对较高，但催还效果最好，是最直接、最可靠的方式。

2.2.5 下发催还通知。将催还信息打印清单，以通知的形式发给利用者所在单位。这种方式虽然原始，但仍然有效，可靠性也比较强。与电子传输方式相比，催还通知投递有一定时滞，催还通知并不能马上到达利用者手中。

2.2.6 网上公告催还。在主页上公布催还信息，包括档案名称、借阅者、借阅和归还的时间，档案用户根据这些信息可清楚地知道自己哪些需要归还或者续借。这种方式简便易行，但并非所有的档案用户都经常关注档案部门网站，档案用户是否接收到催还信息不能确定。[2]此外还有手机短信催还、专用催还软件催还等方式，档案部门应该做好催还效果统计，了解档案用户对催还方式的偏好，总结出哪种催还方式是最有效的。为了达到更好的催还效果，我们可以综合运用各种催还方法，用其所长，形成独特有效的催还模式。

笔者认为，这些催还方式中，档案用户都是被动接收催还信息，而且都是档案逾期了才催还，鉴于此，我们可以开展主动式档案催还，提前7天～10天用最便捷、实用的方式提醒档案用户所借档案即将到期，还可在档案管理系统中增加用户自行设置还档提醒时间的功能，使用户在档案催还中从被动变为主动，使提供利用服务工作更具人性化。例如档案部门提前一周用即时通讯工具提醒档案用户即将到期，超期则对其进行电话催还，最后对仍然没有归还的档案用户下发催还通知。

2.3 完善档案提供利用服务。①互联网改变了人们的生活方式，人们越来越依赖网络来解决遇到的问题，我们需要重新审视档案服务的方法和手段。档案服务都是面向档案用户的，故完善档案提供利用服务要以档案用户的需求分析作为立足点，根据用户利用档案的行为特征、习惯和用户的需求做出个性化服务措施。求便心理是档案用户最基本的心理特征，对此档案部门应尽快实现网上查询到期时间，档案用户忘记借阅日期时可以登录档案管理系统随时查看，并开通网上续借服务，满足档案用户简单方便的心理需求，减少超期问题。

②档案用户借阅的档案即将到期时，档案部门应利用现有资源，采用多种方式准确、及时地通知档案用户，这是避免档案用户借阅超期的关键。只是在档案超期后进行催还，收取罚金，会引起用户的反感，认为超期罚款是一种变相营利行为，档案部门应该提供催还人性化服务，即根据档案用户的知识结构、行为方式和心理倾向等有的放矢地为其提供定向化的档案到期提醒服务，解决档案用户忘记借阅日期的问题。[3]

③为了缓解档案资源的有限性与档案用户需求的无限性之间的矛盾，档案部门可以提供预约服务，档案用户根据自己需要，可以对正在出借状态的档案提出预约申请，档案管理系统根据预约相应地停止续借，发送请求及时归还的信息，对于续借的档案，要求利用者立刻归还。[4]举例来说：档案的借期是60天，出借的60天内，如果另一位档案用户急需使用这份档案，那么档案部门向其发送请求尽快归还的信息，并不允许续借。由于不能剥夺档案用户的正常使用权益，所以只能请求其使用完毕后尽快归还。若被预约的是在续借期的档案，档案部门则进行催还，要求利用者立刻归还。

这样不仅可以提高档案的流通率和利用率，降低档案部门拒借率，还可以让急需使用的利用者在最短时间内获得档案。为了保障预约催还取得实效，对于被预约的档案，采取较为严厉的超期罚款措施。

2.4 建立超期档案回收机制。造成借阅档案超期不归还的原因，一是档案部门领导对催还工作不闻不问，没有给予足够的重视。二是没有形成长效机制，想起了催，没想起就不催。我们要随时掌握催还情况，将档案催还纳入工作流程中，形成规范稳定的运行模式，对超期档案想尽办法“追”还，对遗失的督促档案用户履行相关手续，同时想办法补救，形成超期档案回收的长效机制。

2.4.1 完善借阅制度。没有可靠、易于执行的管理制度，各项工作的正常运行很难得到保障。图书馆超期罚款政策作为一项管理手段，得到世界图书馆界的普遍采用，并在长期的实施中被证明是行之有效的，我们也可以在档案部门中沿用。为了避免个别利用者长期独占档案，实现资源共享，保证档案的正常流通周转，降低拒借率，在档案借阅制度中增加超期罚款和超期限权等处罚条款，增加档案用户违约成本。[5]例如，明确规定档案借阅的超期罚金是每天1元，对预约催还的超期罚款是每天5元。对经多次催还仍不归还的档案用户，除了采用罚款的管理手段外，还应采取暂停档案用户借阅权利等措施来督促其按期归还档案。

2.4.2 建立信用机制。引入信用奖惩机制，采取积分制，对于信用记录良好的档案用户给予积分，并且不同积分段享有不同权限优势，可以延长借阅期限，增加续借次数，优先拿到排队等待中的档案等。相对的，如违反制度的，同样要给予惩罚，扣除一定的积分，或一个时间段内的权限限制。

2.4.3 明确催还责任。档案催还是利用工作的一部分，由负责提供利用的档案人员负责，即谁借出谁催还，将档案催还纳入工作职责，责任到人，并作为绩效考核点，与奖金挂钩，激励档案人员的工作积极性。

2.5 做好配套基础工作。①做好档案借阅期限、档案借阅规则和违约处罚措施的宣传工作，让广大档案用户知晓，引起重视。②有稳定的档案网络平台，为档案用户网上查询和网上续借提供技术支持，确保他们能够快速、准确和便捷访问。③完善档案统计工作。档案部门非常注重对利用工作量的统计，目前只有对利用卷（件）次和利用人次的统计，应该加强对借阅具体情况的统计，以便清楚掌握档案的借阅状态，到期时间，哪些应该进行催还，等等，继而确定采取何种方式催还。

3 结语

目前，还没有探讨档案超期问题的学术论文，笔者推测，一是出借这种提供利用方式在档案界应用不广泛，更多的是以阅览的方式提供利用。二是档案利用量不大，即使有出借档案，也是比较少的。本文探讨的档案超期问题更多存在于提供出借服务，并且档案利用量大的企业档案部门。

档案能否按时归还，不仅取决于利用者自身，还跟档案工作是否深入细致有关系。我们要根据档案用户的知识结构、行为特征、心理倾向和需求变化，不断改进工作方法和手段，不仅能为档案用户提供人性化的服务，满足其需求，还能最大限度地减少档案借阅超期现象的发生，使档案工作取得良好成效，实现档案用户与档案部门的和谐共赢。

参考文献：

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即时通信方案篇5

[关键词] 档案； 信息； 资源； 建设； 建议

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）13- 0072- 01

档案信息资源建设工作，是档案工作的中心任务，在整个档案工作中占有突出的位置。档案信息资源涵盖了政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等各方面内容，领域宽、潜力大。因此，加强档案信息资源建设是档案信息化建设的出发点和落脚点，是档案信息化工作的重中之重，应当贯穿于档案信息化工作的全过程。

1 加强档案信息资源采集

档案信息资源采集是档案收集工作的重要内容，也是丰富馆藏的重要任务。当前，档案信息资源收集工作总体上是好的，但档案迟归、漏归现象还很严重，各地、各部门之间发展也很不平衡。因档案信息资源采集不到位而造成的损失很大，许多民生领域工作也因为档案信息遗失或错误而影响公众利益。档案信息化建设的深入开展使档案信息采集手段更为先进，使许多过去难以顾及和完成的任务成为可能。要抓住有利时机，健全档案信息资源采集网络，积极而为，强力推动，加大档案执法工作力度，建立、健全和完善横向到边、纵向到底的档案信息采集工作体系，为建立覆盖人民群众的档案资源体系提供基础保障。

2 推动档案信息资源共享

档案信息化建设的推进，使档案信息资源共享具有比档案实体共享更为宽阔的视野，易于摒弃部门利益而达成共享协议。在此条件下，档案信息资源共享具有整合的功能，但这种整合不拘泥于档案实体的整合，而是更加侧重档案信息的整合，侧重发挥信息集合效应。从这个意义上来看，档案信息资源共享也就具有了共建的含义，对降低档案信息采集和管理成本，丰富档案信息资源内容具有重要作用。档案信息资源共享的目标是打破时空限制，实现全方位、全天候档案信息资源开放。从打破空间限制的角度看，档案信息资源共享首先要打破行政壁垒，突破部门和级别限制，在上级、平级和下级档案馆之间形成馆际资源共享；其次是打破职责界限，在综合档案馆、专业档案馆、部门档案室，乃至基层档案管理节点之间实现共享。从打破时间限制的角度看，档案信息资源共享可以“全天候”进行，也有即时响应的含义。当然，档案信息资源共享永远是相对的，最终也要受到保密要求、权限控制等制约，从而甄别不同档案的实际情况，在非共享、目录共享、部分内容共享和全文共享几种形式中有选择地组织实施。

3 开展档案信息资源开发

档案信息资源的“开发”与“利用”许多时候被作为同义词使用，此处所讲的开发，不仅包括原有意义上的档案查阅、编研、开放、公布档案等含义，而且更加强调深度挖掘档案信息资源的效益，使之可以与非档案信息资源共同发挥应用潜力和价值，从而产生叠加效益。在档案信息化建设日益深化的背景下，更多的档案信息资源开发形式成为可能。

第一是传统形式的开发，即常规的一般性的档案查阅利用活动。第二是科研形式的开发，即通过综合比较研究档案信息资源，形成科研成果。第三是经济形式的开发，即挖掘档案信息资源的潜力，形成经济效益。第四是市场形式的开发，即通过市场运作方式，形成档案信息产品乃至产业。档案信息资源开发的主体不仅包括档案工作人员，更重要地是要体现开放性，吸纳和吸引更广泛的人员和组织参与其中，根据不同档案的属性开展档案信息资源开发活动，发挥最大效益。

4 促进档案信息资源利用

促进档案信息资源利用是建立方便人民群众的档案利用体系的重要内容，重点在于通过档案信息化建设拓宽档案信息资源利用渠道。第一是能够查得到。在关键字检索的基础上，逐步建立模糊查询系统和搜索引擎。这就要求在档案数字化环节不仅应有图形格式文件，还应有相关联的文档格式文件，以便查找。第二是能够查得全。不仅要保证单一档案信息查得全，还应有相关辅助信息。需要建立信息甄别机制和智能化查询系统，建立、健全和完善分类指标体系，防止因为海量信息造成信息排序紊乱和信息湮没。第三是能够查得准。既要求数字化的档案与档案原件无论在形式上还是信息内容上都能够满足用户需求，又能够保证档案信息的准确度，包括模糊查找所获档案信息的准确度。第四是查得容易。就是充分借助多种媒体，在传统媒体基础上，通过档案信息资源网、移动手机网络、有线电视网络等，均可查阅。第五是查以致用。即通过数字认证等技术手段，能够使多媒体查阅的档案达到法律效力要求。同时，用于非法律用途时，档案信息的格式应有大众化的服务途径，能够方便利用者编辑使用。

5 保障档案信息资源安全

即时通信方案篇6

其实这种分析法是结合于定性分析和定量分析的系统分析法。一般层次分析法主要是经过明确问题，建立层次以及分析结构的模型，构造出其判断矩阵，对层次进行单排序，对层次进行总的排序这5个步骤来计算每个层次的构成要素占总目标的一个组合权重，这样不同的方案的一些综合评价的数据就能够得出来了，从而能够给在选择最佳方案的时候提供出一些依据。

但是以前的层次分析法有着很多的缺点，例如，对矩阵是否一致性进行判断和调整，在进行调整的时候还要进行大量的计算与修改；对矩阵的一致性和人们的一些思维决策能否保持一致性来进行判断；对一致性进行调整的时候，事先不晓得哪些元素是要进行调整的，所以只能靠自己的经验来进行调整，因此有一种盲目性。但是模糊层次分析方法能够把这方面的一些问题给解决了。

二、模糊层次方法的一些基本步骤

1．首先是根据自己的需要，来构建一个多层次的结构模型。

2．建立模糊一致的判断矩阵，把权重集给确定下来。设m1，m2，…，mn这种两两比较重要的程度的判断模糊一致的矩阵是

F=[f11 f12…..f1n

f21 f22…...f2n

fn1 fn2…...fnn]

其中fab主要表示的就是这层的第a个元素对这层的第b个元素有模糊的关系“…比…要重要的很多”这样的一个隶属度，fab越大的话，ma也就比mb更加的重要，如果fab为0.5的话，也就是说ma和mb是一样重要的。

3．模糊矩阵根据行来求和：

Zi =∑（f1b+f2b+…+fnb），i=1，2，…，n

4．对Z进行一个数学变换：

Zab =（Za-Zb）/2n+0.5

得出一个权重矩阵，即：

Z= [Z11 Z12Z1n

Z21 Z22Z2n

Zn1 Zn2Znn]

5．根据模糊一致化的判断矩阵Z来求出元素的一个权重集E=（E1，E2，…，En）来表示各个因素的一个权数的分配，然后对模糊一致矩阵的每一行的元素来进行求和（不包括自身），即Pi=∑（Zi1+Zi2+…+Zin）-0.5，i=1，2，3，…，n。

不包括对角线这些元素的一个总和是：∑（P1+P2+…+Pn）= n*（n-1）/2，其中式中的n是矩阵的一个阶数。

因为Pi所表示的是指标i对上层目标来说的一个重要性，因此对Pi进行归一化，从而能够得到每个指标的一个权重，即

Ei = Pi/∑（P1+P2+…+Pn）=2Pi/[n*（n-1）]，i=1，2，…，n

6．对方案的一个集合Q=（Q1，Q2，…，Qn）进行一个确定，n是方案的一个数目。把结构里面的各个元素全部映射到Q里面，这样能够把一个模糊的关系L给确定下来，即

L=[l11 l12… l1m

l21 l22… l2m

ln1 ln2 … lnm]

其中式中的lab表示的是单个因素a在方案b里面的一个重要的程度。

三、在电力通信里面的应用举例

主要就是对某一个电力通信的研发为例，在选择方案的时候主要利用的就是模糊层次分析的方法，先根据每一层，把要研发要素的一个层结构给列出来。

现在我们先假设有四个方案供选择，同时列出方案的一个集合，为P=（P1，P2，P3，P4）。

把最佳方案的一个模糊判断矩阵给建立出来，主要运用的是0.1到0.9的一个数量标度，即0.5所表示的是一样重要，0.6所表示的是稍微重要一点，0.7所表示的是明显的重要，0.8所表示的是重要的多一些，0.9所表示的是非常极端的重要。现在我们假设性能要比成本重要的多一点，那么能够列出的模糊判断矩阵就是：

M=[0.5 0.2

0.8 0.2]

然后能求出权重矩阵，即：

Z=[0.5000.425

0.5750.500]

接着再求出最佳方案的一个权重集是E=（0.425，0.575）

再利用一样的方法把性能与成本的一个权重集给计算出来，现在我们假设研发的这个成本要比购买的这个成本要稍微重要一点，购买的这个成本又比维护的这个成本稍微重要一点，研发的这个成本比维护的这个成本明显重要一点，电力的这个指标性能和基本的通信性能是一样重要的，稳定的可靠性能相对于基本的通信性能来说是明显重要的，基本的通信性能相对于其他的一些性能来说是重要的多了，稳定的可靠性能相对于电力的指标性能来说是明显重要了，电力的指标性能相对于其他的一些性能来说是重要的多了，稳定的可靠性能相对于其他的一些性能是极端的重要，这样能够把成本与性能的一个模糊判断矩阵给计算出来，即：

M1= [0.5 0.5 0.6

0.6 0.5 0.7

0.4 0.4 0.5]

M2= [0.5 0.5 0.3 0.8

0.5 0.5 0.3 0.8

0.7 0.7 0.5 0.9

0.2 0.2 0.1 0.5]

能够得到权重的矩阵Z1与Z2，即：

Z1 = [0.500.450.55

0.550.500.60

0.450.500.50]

Z2 = [0.5000.5000.4120.638

0.5000.5000.4120.638

0.5880.5880.5000.725

0.3620.3620.2750.500]

接着能够把成本与性能的一个权重集E1与E2给计算出来，即：

E1 =（0.333，0.383，0.283）

E2 =（0.258，0.258，0.317，0.167）

把结构里面的各个元素映射到这个方案的集合Q=（Q1，Q2，Q3，Q4）里面，能够得出模糊集合

L1=[0.40.30.20.1

0.30.50.10.1

0.30.30.30.1]

L2=[0.50.00.30.2

0.40.40.10.1

0.20.30.30.2

0.40.10.30.2]

其中式中的Lab所表示的是因素a在方案b里面的一个重要程度。从而能够把最后的一个综合评判给得出来，即是这个方案集Q的权，即：

K=ES=E[E1S1

E2S2]

从而得到K=[0.3500.2840.2240.143]

从权重能够看出来最佳的方案是方案1，最差的方案是方案4。

四、结语

总而言之，因为电力通信里面有非常多的方面（例如设备故障的一些通信方案以及对通信产品进行研发），在对最佳方案进行选择的时候基本上会出现模糊性的。例如，方案1在一些因素上会比方案2优秀，但是方案2在一些因素上又会比方案1优秀，因此，这也就在选择最佳方案的时候会非常不确定到底要选哪一种方案，模糊层次分析方法主要就是结合了定性和定量，科学计算和专家评价进行互补的一种综合评价的方法，从而对多指标的一些模糊性以及相对性的一些问题能够在一定程度上进行解决了。在评价对象非常多以及评价的精度要求不怎么高的时候，这种方法适用性会非常强的一种决策方法，从而在电力通信里存在着非常大的应用价值。

即时通信方案篇7

关键词：高校档案信息开发档案利用

高校档案是高校在从事招生、教学、管理、科研、基础建设和对外交流等活动中形成的，对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]作为一个特定的社会组织，高校的运作具有特定的内容和规律性，它的活动主体和活动对象，也具有明确的界定性和指向性。因此，高校在开发档案信息资源，满足档案用户利用需求时，也应根据其自身特点，采取适宜的方法来满足档案利用群体的需求。

一、高校档案信息开发利用存在的困难和不足

（一）管理归口上的不清晰造成高校档案工作的尴尬

根据有关规定，国务院教育行政部门主管全国高校的档案工作，省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。同时，国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。可见，高校档案工作处于双重领导状态，一重是教育行政部门，他们直接领导和评价档案工作质量，但在档案专业业务技术上却不太在行；另一重是提供档案专业技术指导和监督的上级档案行政部门，但它却不直接领导高校和高校档案工作，没有对高校档案工作完全的领导权和指挥权。高校档案工作处于两者的“夹缝”中生存和发展着，这必然使高校档案工作遭遇两难的境地。

（二）档案工作在高校普遍缺乏应有的重视和地位

因档案工作不直接创造经济价值，在大部分高校，档案工作或档案部门基本处于边缘地带，领导重视不够。据了解，珠三角大部分高校，尤其是高职院校档案工作地位普遍低下，主要表现在档案机构行政级别低下、专职档案工作力量薄弱、档案办公和库房设备条件简陋等。例如，在广东的绝大部分高职院校，档案部门的地位都远远低于同属高校信息服务性质的图书馆。以副厅级普通高职院校为例，图书馆一般列为副处级，而档案部门只有科级或副科级，甚至部分高校根本不设独立的档案机构，而只是将档案工作列为学校办公室的一项内容。因此，高校档案工作开展起来困难重重，尤其是在收集档案信息资源方面，经常处于无人理睬的困难境地，致使高校档案信息资源内容单一、不能将应归档的信息“颗粒归仓”。

（三）观念和政策导向上重收藏轻开发利用

对于高校领导来说，虽然他们天天都在利用档案或档案衍生材料，但他们很难认识到档案和档案工作的重要性，对档案和档案工作也没有深入的了解，因为他们需要利用的档案材料，都是由秘书来档案室借阅完成。在大部分高校领导心里，档案部门的工作也就是保管好学校的文件材料，不让文件材料丢失而已。在这样的意识支配下，档案工作重收藏轻开发利用的观念就逐步形成了。另外，国家在制定相关政策方面，对馆藏数量的相关规定，也助长了重藏轻用意识。例如：在教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》第二章第六条规定，“已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校应当设立档案馆。”[2]

（四）档案信息开发利用服务手段落后

档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。目前，绝大部分档案馆都是以传统档案信息开发利用为主，例如提供查询目录、档案馆指南、专题索引等，即使有一部分档案馆开设了远程服务功能，那也只提供档案馆馆藏信息开放目录的网上检索服务，没有实现档案信息的全文数据下载阅览服务。高校档案工作也面临同样的问题。据笔者调查，绝大部分高校档案网站，仅停留在档案行政规章和档案管理方式方法等信息的开放服务上，仅有的档案信息服务功能也是停留在开放档案的目录检索上，无法像图书期刊那样实现全文下载和阅读。

二、高校档案信息特征

高校档案信息资源，在其内容、管理方法、利用服务对象、利用效果反馈等方面具有自己独有的特征。因此，高校档案工作者在开发利用档案信息资源时，应抓住这些特征，做到有的、有效、有度、有力，高质量地服务高校师生的需求，最大限度地发挥高校档案信息的独有价值。

（一）高校档案内容特征

高校档案信息内容具有明确的指向性，都是围绕高校业务活动内容而展开，主要包括高校在教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和行政党群管理活动中形成的文件材料，这明显区别于社会其他组织机构。因此，由它产生的档案内容也明显区别于其他社会组织所产生的档案内容。高校档案工作者只有抓住了高校档案的内容特征，明确了高校档案馆库藏信息的特有内容，才能做到有计划、有组织地开发档案信息。

（二）高校档案信息管理方法特征

高校档案，无论是在档案信息的收集和分类，还是档案信息的保管上，都与行政机关档案管理方法具有明显区别。高校档案应遵循《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》等标准和规范，高校档案在收集方法上，应建立遍及各教学系部和管理机构的兼职档案信息员网络，由各兼职档案信息员协助高校档案馆完成档案信息的收集工作；在分类方法上，《高等学校档案实体分类法》根据高校工作内容和分工，将档案信息分成若干类别，便于高校档案信息的管理和利用；在保管方法上，许多高校的专门档案往往因具有明显的专业性和独享性，在整理、管理和利用上，具有独立的对象和目标，因此，大多高校实行管理主体与利用主体的分离，由档案馆统筹和监督指导，由专业业务部门完成整理，由档案馆统一保管，由专业业务部门专门利用。高校档案工作者只有抓住了这些特征，才能做到快捷、高效地开发档案信息。

（三）高校档案信息服务对象特征

高校档案服务对象是一个特定的人群，根据他们利用目的不同，可以将他们分为几类，然后可针对不同类的档案信息利用群来开发档案信息。根据高校档案信息利用目的，高校档案信息利用对象基本可分为因需解决本校行政事务管理过程中有关问题而来查阅档案的管理人员，因完成专业或实训基地申报而来查阅档案的教学人员，因解决个人待遇、身份和前途问题而来查阅档案的在校教师或学生个人，因解决工作中遇到学历、资历、课程成绩和出国等证明材料而来查阅档案的往届毕业学生。可见，高校档案信息服务对象具有明确的界定性，他们对档案信息的利用需求也具有可预见性，高校档案工作者抓住了这些特征，开发档案信息便可做到有的放矢。

（四）高校档案利用反馈特征

档案利用反馈，就是档案信息利用者将利用后的效果、意见和建议反映给档案工作者，由档案工作者根据这些反馈信息来改进档案工作的一个过程。由于高校档案利用群体的特定性和可预见性，在收集档案利用反馈信息时，高校档案部门具有独有的优势，除了被动地接收档案利用者的反馈信息外，还可根据事先预见和确定的几类档案利用群体有针对性的开展反馈信息收集工作，以便收集到精细、准确的反馈信息。

三、高校档案信息开发利用的新思路

（一）理顺高校档案工作管理归口

高校档案工作应有一个明确而权威的领导机构，让档案工作直接成为评价高校工作和高校领导工作的硬性指标。高校档案馆保存的是高校在招生、教学、科研、建设和管理活动中形成的有保存价值的文件和资料，这些资料，恰好说明了我国高等教育事业发展的历程，也是证明各高校在教育事业发展中存在的各种事实和问题的最好材料，它们是教育活动的重要组成部分。所以，高校档案工作，无论是机构隶属关系还是业务指导监督，应直接由教育行政机构实施领导，理顺领导关系，赋予档案工作在高校应有的地位。

（二）优化高校档案馆库藏档案信息

我们知道，档案馆档案信息收集工作的好坏，不在于库藏档案信息的多少，而在于数量和质量的辩证统一。库藏档案信息的查全率和查准率，是衡量库藏档案信息数量和质量辩证统一的两个重要指标。只有彻底改变重藏轻用的工作思路，不断优化高校档案馆库藏档案信息，提高库藏有用档案信息的“纯度”，才能充分开发利用有用的档案信息资源，使档案信息开发利用工作收到事半功倍的效果。严把档案归档入口关，将无保存价值的文件挡在归档入口之外；以档案的最低保管期限为周期，定期开展档案的鉴定工作，将无效无用的档案信息剔除，减少无效无用档案信息对档案检索的干扰；利用整理技巧维系档案信息的系统性、整体性，使相关的档案信息在“逻辑地址”上成为一个整体；剔除整合类高校库藏档案重复件，以免其降低有效信息的查准率，造成库存浪费；对于利用率高的优质档案信息，应进行有效重组或编研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通过这些措施和手段，可优化高校档案馆库藏信息资源，使高校档案信息开发利用工作更高效。

3.加强高校档案价值的宣传力度

只有那些利用过档案并为其解决重要难题的利用者，才真正体会到档案的重要性。没有利用过档案的人群，自然就感受不到档案的价值所在。所以，我们要加大宣传力度，宣传档案的价值。我们可以精选高校档案馆在开展档案利用中遇到的典型案例来进行宣传，让高校师生在一个个典型真实的案例中，认识到档案的价值和作用。当人人利用档案、人人重视档案的氛围已经形成时，档案信息开发利用也必将被提到新的高度。

（四）创新档案信息开发利用的思路

除了传统的档案信息开发利用方法外，高校档案馆还可根据其特殊的利用群体，利用现代信息技术和网络技术，尝试使用以下档案信息开发利用方法：

1.开展档案信息网上在线咨询服务。档案信息网上在线咨询服务，就是以网上互动的形式，根据档案利用者的利用需求，档案工作者为其提供档案信息与档案学科知识的一种方法。常用的在线咨询服务方法有：

电子邮件。档案馆可通过向全院师生公布电子邮件的形式，开展档案咨询服务。日前，电子邮件已经渗透到每个人的生活、工作中，查收和阅读电子邮件，已经成为大家的习惯。档案利用者可以通过电子邮件向档案馆发起咨询，以获得档案馆专业人士的帮助。

即时通软件。即时通软件，是指通过电脑或手机端安装即时通软件或者登录即时通在线网站来实现在线聊天、交流的软件，目前中国最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能开展在线服务外，QQ等即时通软件还能开展离线传输、绑定手机、手机QQ、QQ邮箱等多项拓展服务，让即时通软件开展信息咨询服务工作无所不能、得心应手。

BBS论坛。高校档案馆可以抓住高校网站这一重要平台，利用高校网站用户集中、专一的特点，在网站首页显著位置设置档案馆主页链接，并在档案馆主页显著位置设置BBS论坛链接。高校师生可以通过在论坛发帖的形式，向档案馆咨询有关档案问题，档案馆专业工作者以回帖或电话回复的形式回答发帖者的问题。

微博互动。目前，微博已经深入到每个人的生活和工作，“织围脖”已经成为时尚的代名词，它更新快，传播面广，立体式的互动交流等特点必将使档案馆在微博上的档案信息瞬间传遍世界，即使没有在线看到，还可以通过其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同时，高校档案馆还可针对高校档案利用群体的特殊性和稳定性，开展微群服务，使档案信息在同类型的档案利用群体中充分共享。

2.开展档案信息在线检索服务。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。其中，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。国外，档案信息联机检索技术发展较快，美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。[5]相比，在我国，这种技术应用还不多，与国外有较大差距。高校档案馆必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库，共享共用高校档案信息，这必将是今后高校档案信息开发利用的新方向。

3.开展档案信息网上展览服务。档案信息网上展览，就是档案馆将本馆可公开共享的档案信息在网上陈列出来，以便利用者阅览。高校档案馆可根据学校工作重点和热点开展档案信息网上展览，还可在校园文化建设、新生入学教育、爱国爱校专题教育等活动中，以图文并茂的形式开展档案网上展览，可以起到积淀校园文化、凝聚师生人心的作用。由于档案网上展览不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多样，目前已经在很多社会公共档案网站开始运用。但高校档案网站运用不多，这可成为今后高校开发利用档案信息的一个目标和方向。

参考文献：

[1][2]教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》.

[3]唐祖军.论基层档案保管单位库藏档案信息的优化[J].北京档案，2011（7）.

[4]百度百科：http：///view/3335697. htm

[5]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案，2009（1）.

即时通信方案篇8

案情介绍

国内出口商A公司是一家专门生产发电机组的大型民营股份制企业，产品远销中东、非洲、东南亚、欧洲、南美等100多个国家和地区。A公司内部管理较为规范，风险控制水平良好，在国内外市场上享有较高的知名度和影响力，是当地政府重点支持的企业之一。

B公司系A公司在尼日利亚地区的重要商业伙伴，双方已有长达4年的交易历史。在合作过程中，A公司与B公司之间采取季度订单方式完成交易，即B公司提前3个月下订单给A公司，A公司接单后生产备货完成交易，B公司随即销售货物至其下游客户。自建立贸易关系以来，双方合作顺利，从未出现过逾期付款问题，年均交易金额超过600万美元。

2008年底国际金融危机全面爆发以来，A公司为降低交易风险，在与B公司的合作中采取了更为审慎的交易方式，即由此前的DIP即期(付款交单)结算变更为L／c即期结算，旨在以银行信用为依托，规避可能面临的买方商业风险。

2008年11月，A公司向B公司出运一批价值106万美元的发电机组，约定结算方式为L／C即期。A公司通过国内交单行向开证行c提交单据后，c银行既未在审单时限内提出任何“不符点”，也未在信用证规定时间内履行付款义务。因投保了出口信用保险，A公司遂向中国出口信用保险公司(简称“中国信保”)通报可能损失。

案件处理

接到报损通知后，中国信保立即着手调查了解开证行拒付原因，同时指导被保险人积极减损。

调查核实损因经中国信保介入调查，开证行c未提出“不符点”，但始终未就信用证项下货款的拒付原因进行任何答复。经进一步调查核实，买方B公司已提取报损项下全部货物。中国信保经审理后认为，根据本案项下信用证约定适用的UCP600之规定，开证行在未提出“不符点”、未付款也未退单的情况下，擅自将信用证项下单据放给B公司，存在明显的信用问题。本案致损原因为开证行拖欠，属中国信保保险责任。

减损处理进展　鉴于B公司已提取货物，A公司通过交单行向开证行c抗辩无果后，遂向买方B公司追索全部欠款。B公司以尼日利亚奈拉大幅贬值对其造成汇率损失为由，要求A公司分担其部分损失金额(23万美元)，并在应付账款总额(106万美元)中进行相应扣减。此外，B公司同时提出，由于尼日利亚外汇管制严格、审批程序繁琐，进口商需在申请进口许可证并获得相应FORM M代码后，方可向银行申请开立信用证并对外付款，而整个FORM M代码项下货款仅能一次性对外支付，故即便A公司同意上述货款折扣要求，B公司也无法在办理本案信用证项下付款手续时直接扣减。基于以上原因，B公司要求A公司在收到信用证项下全额货款后，向其补发价值23万美元的货物，作为对B公司在本案交易项下所受损失的弥补。

最终处理方案　考虑到涉案金额较大，而因开证行c擅自放单导致A公司已丧失货权，虽然B公司要求折扣的理由无法成立(作为买方，B公司应自行承担国际贸易中的汇率变动风险，但却向A公司无理转嫁)，但从有效控制风险、最大限度减少损失的角度出发(预估损失率约为21％)，经中国信保审批同意，A公司与B公司就上述债务解决方案签署了正式书面协议。根据协议约定，B公司向A公司支付了本案项下全部货款106万美元。收到上述货款后，A公司于2009年11月向B公司出运了价值23万美元的货物。

案件启示

一、续作信用证业务应主要考察银行信用风险，但也应同时兼顾对买方商业信用的评估。

据中国信保了解，自2008年10月开始，由于铜、铝等上游大宗商品的国际市场价格大幅下挫，造成本案买卖双方交易产品(发电机组)的终端销售价格从订单下达到成品交付的几个月内严重缩水，致使B公司采购成本增加，销售进程受阻，加之汇率剧烈波动造成的损失(2009年上半年奈拉兑美元贬值幅度超过24％)，B公司付款意愿明显下滑。正是由于获悉B公司无力全额偿付信用证项下货款，故c银行亦未按照信用证的约定对A公司付款。因此，本案的致损原因虽然表面看似开证行拖欠，但根本原因还是买方商业信用问题(付款意愿下滑)。

从理论上讲，在信用证结算方式下，无疑应由开证行承担第一性的付款责任。但在银行资信较差的国家和地区(如尼日利亚、孟加拉国、韩国等)，银行信用往往会“异化”为买方商业信用，主要表现为开证行违反国际惯例及银行间操作规则，在履行付款义务前擅自释放物权单据，使进口商有机会提前检验货物，严重违背了信用证“单据交易”和“独立性”的基本原则；开证行与买家沆瀣一气，在买家的授意下恶意挑剔“不符点”，并以此为借口逃避付款责任。这都与出口商选择信用证交易方式的初衷相背离。在国际贸易竞争日趋激烈的背景下，如果出口商不得不选择采用信用证结算方式与资信较差的国家和地区的买方进行交易，必须首先做好开证行的资信调查工作，但同时也应兼顾对买方商业信用的评估。

二、信用证业务出险后，出口商应本着损失最小化的原则，尝试各种有效途径，制定灵活、务实的减损方案。

信用证业务出险后，出口商不必惊慌失措，而应本着损失最小化原则，尝试各种有效途径积极减损。以贸易实践中最常见的“不可撤销、不可转让即期付款信用证”为例，结合中国信保理赔追偿实务操作经验，我们为出口商在信用证业务项下的减损工作提供如下参考建议：一是在开证行未提出“不符点”但拒不付款的情况下，应通过交单行积极向开证行抗辩追索，要求开证行按信用证约定立即履行付款义务；二是如开证行以“不符点”为由拒付，应立即调查核实开证行是否按信用证约定适用的《跟单信用证统一惯例》规定的时间、行为及程序要求提出“不符点”，如发现开证行提出的“不符点”存在程序性瑕疵，应通过交单行积极抗辩；三是如开证行提出的“不符点”不存在程序性瑕疵，应与买方保持密切沟通，争取要求买方接受“不符点”，并指示开证行履行付款义务；四是如开证行提出“不符点”后买方不接受“不符点”，应要求开证行立即退单，并积极处理货物减少损失；五是如开证行在提出“不符点”后又擅自放单，一方面应通过交单行向开证行追究

违约责任(必要时可采取法律手段)，另一方面应同时与买方保持密切沟通，要求买方履行付款义务。

三、出口商在交易前，应尽可能全面了解目的国外汇管制政策和进口操作手续的特点，提前规避风险。

外汇管制是一国政府为平衡国际收支和维持本国汇率稳定，对外汇进出实行的一种限制性措施，其基本表现方式主要有对出口外汇收入的管制、对进口购汇的管制、对资本输入输出的管制等。其中，对进口外汇的管制通常表现为进口商只有得到政府部门的批准，才能在指定银行购汇，如委内瑞拉、埃塞俄比亚、尼日利亚等国家均采取类似的外汇管制措施。外汇管制再加上严格的进口程序，使得尼日利亚成为目前世界上少有的进口手续最繁杂的国家之一。出口商在对尼日利亚进口商的贸易过程中，应特别注意以下几个方面：

SONCAP(Standards Organization of Nigeria Conformity A s se ssment Programme)，即尼日利亚“强制合格评定程序”。SONCAP是尼日利亚国家标准局(Standard Organization of Nigeria，SON)为确保管制产品符合已获准施行的该国技术标准或其他国际标准，保护尼日利亚消费者免受不安全产品或不符合标准产品损害而进行的一种强制认定，于2005年12月1日起正式执行。SONCAP证书是管制产品在尼日利亚海关办理通关手续的法定必备文书，缺少SONCAP证书将造成管制产品通关迟延或被拒绝进入尼日利亚国内市场。

具体而言，SONCAP认证通常包括以下两个步骤：产品认证(Product Certifieation)和强制认证(SONCAP Certification)。其中，产品认证需要出口商向尼日利亚驻出口国的办事处提供检验报告后评估认定，审核通过后出口商将获得产品证书，该证书有效期一般为3年；强制认证则需通过“有事实根据的申报”(Substantiated Declaration)或“未经证实的申报”(unsubstantiated Declaration)申请获得，在每批货物出运之前，均需申请SONCAP证书以办理通关手续。