电子档案管理细则范文

电子档案管理细则篇1

关键词：高校财务管理；财务档案管理；信息系统；电子档案

中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）009-0-01

一、高校财务档案管理信息化系统开发方法及技术

1.软件工程开发模型

针对高校财务档案信息化管理而言，从高校财务档案工作的繁杂程度以及信息化系统的特征视角出发，采用基于C/S架构的思想，在C#.NET设计环境中中，运用SQL Server数据库知识进行高校财务档案信息化管理系统设计。从信息化管理系统的开发流程来看，常见的软件工程开发模型有传统瀑布模型、改进的螺旋模型、面向对象的喷泉模型、形式化方法模型等。结合高校财务档案管理的实际情况对各种模型进行详细的分析可知，形式化方法模型能够有效的克服很多问题，实现了可以产生无缺陷软件的承诺。

2.结构化设计方法

高校财务档案管理信息化系统应具备独立性特征，而且应有多个单一功能的模块组成，因此在高校财务档案信息化管理系统的设计中采用结构化设计方法，结构化设计的步骤为：评审和细化数据流程图确定数据流程图的类型将数据流程图映射到软件模块结构并设计上层逐步分解高层模块并设计中下层模块结果优化描述模块接口。结构化方法中常用的设计图包括业务流程图、数据流图、数据字典、HIPO图等。

二、系统需求分析

1.系统设计目标与需求

对于高校财务档案管理信息化系统而言，系统需求分析是整个系统设计的开始，而系统设计的目标则为系统设计指明了方向。针对高校财务档案管理业务流程的详细信息分析可知，信息化管理系统应实现用户管理、财务档案管理两类功能，其中用户管理应包含用户的增删、权限与密码管理等；财务档案管理则包含档案录入、修改、查看、打印、删除、统计等功能。此外，高校财务档案信息化管理系统的设计必须要保证安全性和保密性，并且还要针对不同类型的用户设定不同的管理功能。

2.系统功能需求

功能是刻画系统行为、特别是系统与环境关系的重要概念，因此在设计高校财务档案管理信息化系统时，必须进行客户需求分析，根据客户的实际需求设计系统功能。从高校财务档案管理活动来看，信息化系统要涉及扫描员、档案管理员、主管领导、系统管理员、档案查询人员、纸质档案管理员等人员角色，针对这些角色的实际需求，信息化系统应实现以下功能，即电子档案建档、电子档案变更、电子档案查询管理、档案统计、系统管理、纸质档案管理等功能。

3.非功能需求

系统的非功能需求包含性能需求和安全需求两个方面。性能需求方面需实现系统的可维护性、易操作性、可扩展行和开放性，尤其是可扩展性，在信息技术快速发展的今天，必须保证系统的可扩展性来确保系统的软硬件不过时。对于安全需求而言，需要满足容错性、系统的外在环境安全性、系统每部安全性、系统运行安全性等需求。

三、信息化系统设计分析

1.系统总体设计

从高校财务档案管理信息化系统的实际需求分析来看，系统设计需遵循以下主要原则，即实用性和效益原则、安全性原则、灵活性和扩展性原则、信息查询的高效性和设备管理的有效性原则。系统设计的总体结构分为三层，第一层为财务档案管理系统，第二层包含系统管理模块、实物管理模块和电子档案管理模块，第三层是从第二层的基础上进行更细化的设计。系统管理模块包含系统参数设置、用户管理、权限管理、数据备份与恢复；实物管理模块包含纸质档案入库管理、纸质档案出库管理、纸质档案借阅管理、纸质档案归档归还管理；电子档案管理模块包含扫描录入、电子档案归档、电子档案变更、电子档案查询、电子档案综合统计。

2.系统功能模块设计

财务档案管理系统分为三个功能模块，及系统管理模块、实物管理模块和电子档案模块。系统管理模块的用户管理功能中，可以实现新增和修改用户信息，可以实现用户角色设置。权限管理功能中对存在的权限进行分类、配置权限之间的关系。在用户管理中，设置一名系统管理员，可实现对其他用户的管理，包括创建、修改密码、删除、赋予角色等。针对纸质档案，需要对档案进行统一的ID号编制，并来将该ID编号录入系统，以便查找、借阅等。电子档案应具备档案建立、编辑、增加、修改、删除、查询以及管理等功能。电子档案的录入包含纸质档案的扫描、编制等，还包含新建电子档案的录入。

3.数据库设计

在高校财务档案管理信息化系统的数据库设计中，系统E-R图可分为7个实体，即纸质档案、电子档案、管理员、档案借阅、档案归还、档案变更、普通用户。主要数据表则包含普通用户表users、管理员表admin、电子档案信息表DigitalArchives、纸质档案信息表PaperArchives、质档案借阅信息表PaperBorrowing、纸质档案归还信息表PaperReturn、电子档案删除信息表DifitalDelete。在纸质档案管理的数据库表中，要包括编号、档案室和档案柜号、凭证批次、业务ID、借阅者及借阅时间、归还时间等信息。

参考文献：

[1]陈娟娟.高校财务档案信息化管理研究[J].行政事业资产与财务，2015（6）.

[2]黄克勇.基于J2EE的高校财务项目预算管理系统设计与实现[D].湖南大学，2010，12.

[3]马英.信息化背景下的高校财务档案管理工作探析[J].统计与管理，2014（10）.

电子档案管理细则篇2

一、医院综合档案管理存在的问题

（一）缺乏对综合档案管理重要性的认识

人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题的出现。

（二）档案管理制度不完善

目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升，部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。

（三）电子档案不完善

现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。

二、医院综合档案管理问题的解决策略

（一）提高档案管理意识

提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩，全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。

（二）加强档案管理制度建设

加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制，明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对档案的查阅、使用。

其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一，安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。

（三）加强电子档案建设力度

对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。

在信息化高度发展的今天，我们必须加强电子档案建设力度，强化电子档案原始记录性。具体来说，可从如下方面入手：第一，严格执行电子档案管理规范等国家相关法律标准要求，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安全性。第二，加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒，保证网络完全。第三，做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。笔者建议，将电子文件保存在塑料保護套中，并将其放在安全、稳定的环境中保管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等干扰。重视原始记录，保存档案原始记录是我们的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值。在日常档案管理工作中，必须严抓这一工作并形成长效运行机制。

三、结语

电子档案管理细则篇3

二、档案学专业硕士研究生的研究方向、研究内容：

（一）档案学基础理论

档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。

（二）电子文件管理

本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。

（三）企业档案管理

本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。

（四）历史档案与史学研究

档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。

（五）档案保护技术

档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。

那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.

第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.

第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.

第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.

二,档案学热点问题举要

(一)与电子文件管理有关的基础理论问题

1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.

2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:

(1)档案管理的前端控制思想;

(2)档案鉴定中的前端控制;

(3)档案集中过程中的前端控制;

(4)档案保护的前端控制;

(5)档案编目的前端控制;

(6)档案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;

(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;

(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.

3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗

4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."

5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:

(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]

(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]

(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]

(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]

(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]

6.数字档案馆的建设与发展问题.

7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.

8.电子文件的运动周期的划分问题.

(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考

1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.

2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.

3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."

4."实物档案","口述档案"概念之争.

5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.

6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.

7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.

8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.

9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".

10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".

11.档案管理体制的变革问题.

12.档案工作原则与规则的关系问题.

13.档案种类划分问题.

14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.

15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.

16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.

17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.

18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义

(三)档案学自身的基础理论问题

1.档案学研究对象的表述问题.

2.档案学的学科性质问题.

3.档案学与文书学的关系问题.

4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.

5.现代管理理论对档案学研究的影响.

(四)档案管理信息化问题

1.档案网络建设中的信息管理问题.

2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.

3.文档信息化与文档有效管理问题.

4.文档核心信息资源的开发利用问题.

5.网上档案信息的法律地位问题.

6.档案信息网络安全问题.

7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.

8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.

9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.

(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点

1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.

2.关于保管期限的标时与否的争论.

3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗

4.电子文件的集中与捕获问题.

5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.

6.归档制度的建立与完善问题.

7.档案实体分类方案的编制与应用问题.

8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.

9.成套性与客体全宗问题.

10.实体分类与信息分类问题.

11.传统著录与电子文件著录的区别问题.

12.信息社会中档案编研工作的特点问题.

(六)档案信息管理应用理论研究热点

1.公民权利与现行文件公开,保密问题.

2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.

3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.

4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战

(七)档案史学研究方面热点问题

1.档案的起源问题.

2."档案"的辞源问题.

3."信息","文件","公文"的辞源问题.

4.甲骨档案中的"贞人"问题.

5.甲骨档案的内容结构问题.

6.文书档案连锁法的重新评价问题.

7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.

8.简牍档案的发现及其史料价值问题.

9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.

(八)专门档案管理领域的热点问题

1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."

2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."

3.人事档案管理问题.

(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.

(2)建立国家人事档案中心问题.

(3)擅自建档,造档问题.

(4)擅自扣档问题.

(5)擅自弃档问题.

(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.

1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题

2.《文书档案保管期限表》的讨论.

3.《档案法》的修订.如档案的开放期问题.有的同志认为:"为了全方位的,系统的开放档案,笔者建议:不设置30年的开放期;而是档案从形成之日起就对社会,公民开放.""同时在开放之时要制定''''安全例外''''与''''一般例外''''."再如,档案的开放原则问题.有的同志认为:"档案开放原则,是指国家一切公民都有权利用国家档案馆的档案文件."而有的同志则认为:"档案的开放原则将发展为:国家一切公民都有权利利用国家档案部门(包括档案馆和档案室)保存的档案文件."

4.《政务信息公开条例》与文档信息的公开制度.

电子档案管理细则篇4

提高领导和职工对档案管理工作的重视水平。档案管理工作中最重要的问题就是不管是领导还是一般职工，对它的重要性的认识都还不够到位，认为档案资料并不是工作和决策中的必需品，因此对档案工作无需过分重视。甚至有些部门为了部门利益，甚至不配合档案管理工作，对一些需要归档的文字资料拒绝上交，或采用各种方式拖延。这对档案管理工作都是十分不利的。为此，应当通过教育、宣传、督促等各种手段，进一步提高各级领导职工的对档案重要性的认识。同时，档案管理人员也应当主动履职，主动加强与其他部门的沟通交流，做好档案管理服务工作，让所有人员认识到档案管理工作带来的工作便利，从而扭转干部职工对这项工作的错误认识。

2、进一步做好新形势下技术电台档案管理工作

2.1要做好档案资料管理工作

随着时代的发展特别是电子信息技术的进步，许多档案资料的介质从传统纸质文件逐渐向纸质与光盘、硬盘复合转变，记载的内容从简单的文字向文字与音视频并存转变。特别是技术档案，这种转变的趋势更加明显。档案管理工作要主动适应这种变化，积极创新工作办法，加强对这些复合档案资料的管理工作。一是对传统纸质介质的管理，在按照传统方法做好对纸质介质档案管理的同时，也应当适应时代的进步，加强对传统纸质档案的电子化工作。比如，对于一些文件资料、技术图纸等，可以通过扫描的办法录成电子图像进行归档；对于一些零散的，无需保持原貌的文件，则可以通过文字转换输入的方法形成新的Doc文档或图表进行归档保存。二是对于现在新产生的电子档案，主要是借鉴传统档案管理理念，在电脑上对其进行归档。同时，由于电子档案介质的脆弱性，要注意加强对光盘、硬盘等介质的保管，定期进行备份存储，确保安全。

2.2要对档案管理建章立制

制度是确保工作有序开展的前提，在档案管理领域也是如此。因此，一是要结合技术电台工作实际，对现有的档案管理工作制度进行完善，让档案管理工作从源头到终端都有章可循，同时要对收集整理、日常保管、借阅使用等工作的流程进行细化完善，让所有职工对档案管理工作流程都有明确的理解，这样也能提高他们对档案管理工作的配合程度。二是要对新的电子科技档案的管理制定制度。应该说，电子档案在生成与保护方面还是存在很大的区别的，比如在程序版本、存档格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明确，将造成电子档案管理工作的混乱，这就要求对电子科技档案的管理采用与纸质档案不一样的制度来对这些情况进行规范。

2.3要加强档案管理队伍建设

档案管理工作是一项涉及面广、专业程度和精细化程度都很高的工作，而技术档案又因为其的特殊性，对管理人员的要求更高，这就要求电台要建立一支高素质的档案管理工作人才队伍。一是既要有专职的档案管理人员，又要有兼职的技术档案管理人员，各司其职，各负其责，确保技术档案的准确性、完整性和有效性。二是要加强对档案管理人员的教育和培训，提高档案人员对档案工作、保密工作、技术工作的认识，提高档案管理工作人员在现代信息社会条件下电子档案管理的业务水平，增强档案管理人员的政治觉悟和职业道德，增强档案管理人员的责任心，确保档案资料安全可靠。

3、要让档案管理工作更好服务于技术电台

如果档案资源不能为今所用，那它就是百无一用的“死信息”。因此，档案管理工作必须要注意加强档案资源的开发，让档案支援能够方便有效地服务于生产、服务于发展。在技术电台的档案管理工作中，一是要让档案数据便于查阅。要按照档案的类别和时间顺序，建立档案的检索数据库，让档案使用者能够方面地照到所需要的档案信息。对于电子档案，还可在内部网络建设技术档案专栏，以方便档案使用者能够在自己的办公室或野外办公场所就能够及时查询和使用。二是要注意档案资源在使用过程中的保护。对于纸质档案，原则上不得带出档案室，以免受损毁坏；对于不的档案，可提供复印服务；对于电子档案，则应当注意防止在使用过程中的篡改等行为。总之，技术电台档案管理工作在技术电台安全运行中具有重要意义，必须要进一步加强电台全体职工对档案管理工作重要性的认识，并通过加强资料管理、加强制度建设、加强人员队伍建设等方式进一步加强档案管理工作，提升档案资源开放利用和安全保护水平，让档案管理工作更好地服务于技术电台的播出运行和发展工作。

电子档案管理细则篇5

关键词：文书档案 管理 电子化

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2013）05-0196-01

随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。

一、文书档案管理信息的电子化的优点

电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。

1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。

2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。

第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。

第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。

第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。

三、加快推进档案信息化技术的基本原则

1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。

2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。

四、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。

五、结束语

现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期

[2]俞锦福；探讨文书档案管理信息的电子化应用《时代报告》2011年12月

电子档案管理细则篇6

提出如下意见，农业部、国家档案局下发了关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》农经发〔2010〕12号）以下简称《意见》现转发给你并结合我市农村土地承包经营权确权颁证（以下简称农村土地确权颁证）档案管理工作实际。请一并贯彻执行。

一、规范农村土地确权颁证档案整理工作.统一标准。

主要集中在各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）各行政村（社区）各地要按照不同档案门类进行准确区分，农村土地确权颁证工作中形成的大量文件材料。对农村土地确权颁证业务工作中形成的档案材料，应当纳入专门档案管理；对各种会议材料、计划总结、统计汇总等档案材料，应当纳入文书档案管理；对电子声像类档案材料，应当纳入电子档案、声像档案管理。

一）文书档案类文件材料

包括机构成立、意见、方案、指导性通知、计划、总结、简报、会议记录、规划、报告、检查记录、统计汇总等文件材料。1.归档范围。各区县（自治县）人民政府、各镇乡人民政府（街道办事处）农村土地确权颁证工作中形成的文件材料。

分为永久和定期，2.保管期限。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）要求。定期一般分为30年和10年。

以“件”为单位，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）整理这部分文件材料时应纳入机关文书档案统一整理归档。按照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）进行整理。

按《市村级档案管理办法》规定，各行政村（社区）整理这部分文件材料时。统一纳入村级文书档案的经济发展类”按照《市文书立卷与案卷构成的一般要求》或《市机关归档文件整理实施细则》要求，以“卷”或“件”为单位进行整理。

二）农村土地确权颁证专门档案类文件材料

1.归档范围。农村土地确权颁证材料包括农村土地确权颁证入户核实（汇总）表、国土“二调”面积核实表、田（土）面积丈量记录表、现场勘界确认材料、承包土地空间位置图、农户委托书、承包土地确认面积公示表、农户签字确认的承包地块及面积分摊表、农户土地承包经营权证登记簿、土地承包经营权证书登记表、新证领取表、原证注销登记表、公告材料；土地承包情况汇总清册、土地承包经营权登记台账；农村土地确权颁证人员花名册、集体经济组织成员讨论形成的承包面积确认落实方案、村民代表会议决议、会议记录；补充完善的土地承包（流转）合同、依法调整承包土地方案、注销（变更）土地承包经营权申请、登记材料；其他方式承包申请颁发农村土地承包经营权证书申请、登记等材料；其他农村土地确权颁证专门档案材料。

2.保管期限。农村土地确权颁证档案永久保管。

此次农村土地确权颁证工作结束后，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门在农村土地确权颁证工作中形成的农村土地确权颁证档案作为自身全宗内一种专门档案保管。农村土地承包经营权证登记簿一式二份。必须移交区县国家综合档案馆保存一份，农业行政主管部门用作日常登记管理留存一份。

应以各镇乡人民政府（街道办事处）为独立全宗单位，乡镇（街道）级的农村土地确权颁证档案。集中统一整理，参照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）要求，以“件”为单位进行整理。一般以每户形成的且能按户分开的所有文件材料作一件，用线或不锈钢钉装订，同一全宗内以行政村（社区）顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列并从1开始编制顺序号，加盖归档章、编制归档文件目录，装入文书档案盒保管。各镇乡人民政府（街道办事处）形成及整理农村土地确权颁证档案时，可根据需要一式数套。

村（社区）级农村土地确权颁证专门档案参照上述方法整理。

三）电子档案、声像档案类文件材料

农村土地确权颁证工作中形成的电子、声像档案的归档整理按照国家和市相关要求执行。其中电子档案按照《市电子文件归档与管理细则》执行；照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）执行；声像档案按照《市档案局关于进一步加强声像档案管理的通知》渝档发〔2010〕43号）执行。

请按《意见》要求，原缺失二轮承包方案、合同、申请书、台账等补充完善材料。分类归档。

二、做好农村土地确权颁证档案移交和利用工作，强化服务。

要按照农业部、国家档案局《意见》要求，各区县（自治县）农业、档案行政主管部门。切实加强对本辖区农村土地承包档案管理工作的指导和服务，充分抓住本次开展农村土地确权颁证工作的有利时机，认真做好相关管理工作，全面规范完善农村土地承包档案。

按照农村土地确权颁证档案归档范围和整理要求进行集中整理，各镇乡人民政府（街道办事处）应在农村土地确权颁证工作结束三个月内。经区县农业行政主管部门、档案行政管理部门检查验收合格后，移交至镇乡人民政府（街道办事处）综合档案室进行妥善保管。镇乡人民政府（街道办事处）按照国家规定的时限向所在区县国家综合档案馆移交档案时，应将农村土地确权颁证档案一并移交；不具备安全保管条件的可提前移交。

电子档案管理细则篇7

【关键词】电子档案；统计台账；档案馆

电子档案统计台账主要包括档案馆中文书类电子档案统计台账、科技类电子档案统计台账、数码照片统计台账、数字录音录像统计台账、会计类电子档案统计台账等几种类型。深入探究档案馆电子档案统计台账的构建对提升档案馆电子档案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立电子档案统计台账应注意的问题

（一）坚持“准确、及时、连续、系统”的原则。在档案馆的日常管理工作中，各种档案资料在入库上架或者销毁、移出之时应该及时进行统计台账登记。其中，在登记的过程中主要按照档案资料的年度进行分别登记，避免将多个年度的档案资料进行合并登记。

（二）注意计量单位的使用。在档案馆的电子档案管理过程中，其容量大小的统计单位是“GB”，而数字化录音录像的电子档案的时间在统计中以“小时”为准，这与档案馆的总库藏量最为适宜。因此，在档案馆的电子档案统计台账的登记过程中，应该充分注意各个计量单位的换算，并严格根据自身单位的实际情况选择相应的计量单位，这样不但方便档案资料的统计，而且还能够更加准确地反映电子档案的库藏变化情况，有效提升电子档案的统计效率和准确性。

（三）统计方法要科学规范。在当前档案馆的电子档案管理过程中，主要采用的是光盘进行保存，但由于每张光盘内的电子文件储存较多，统一进行每个文件计算则非常麻烦，而且无法保证其准确性。因此，针对这种问题，便需要档案馆的工作人员直接从光盘的属性或者文件夹的属性中去查看电子档案资料的数量和容量大小。但是，在使用这种方法进行统计的过程中，应该尽量剔除光盘中自身所具有的，或者刻录制作过程中的管理性文件数量的大小，以确保档案资料的统计规范性。

（四）电子档案统计台账要电子化。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该充分利用EXCEL电子表格的强大筛选功能，逐步实现统计台账的电子化，以便在一张表格中得到自身所需要的多个数据。同时，还可以充分利用公式进行计算，从而全面提升档案馆电子档案统计台账的工作效率和准确性。

二、档案馆电子档案统计台账的建立策略

（一）设立与馆藏门类及分类、管理规则相匹配的统计体系。在档案馆电子档案统计台账的建立过程中，应该合理地将不同类别的档案资料纳入到统计体系中，其主要包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案、人事档案等。只有这样才能够更好地满足不同的统计需求，更加全面真实地反映档案馆的馆藏情况。同时，在建立电子档案统计台账体系时，应该根据不同类型进行逐层下探，构建不同类型的档案资料分账。总之，为了保障档案馆电子档案统计数据的真实性，避免出F不缺项、不漏项、不交叉、不重复的现象，需要在电子档案统计过程中将深度逐步下探到二级类目，甚至还可以延伸到三级类目，从而有效提升档案馆电子档案的统计精细度。

（二）设立横纵结合的档案统计项目。档案馆通过建立电子档案统计台账，不仅能够在一定程度上反映档案日常管理工作状况，而且还能够反映单位的发展情况。其中，电子档案统计在广义上是具有推广价值的，即从档案资料统计工作人员的实际情况出发，坚持横纵结合，充分突出多样性的原则。同时，在档案馆电子档案统计体系的构建过程中，虽然纵向内容是主体，但是横向的内容仍不可缺少。这是档案馆电子档案管理部门对电子档案管理工作的重视程度和建设力度准确把握的重要指标。

（三）建立与管理层次相适应的层级体系。在我国档案馆电子档案的管理过程中，根据统一领导、分级管理的档案事业管理体制，应该始终坚持以立档单位为基本单位进行管理，充分尊重各种档案资料的来源；立档单位基层档案馆在管理中应该始终以整理单位的卷、件档案资料进行管理，全面准确地维护档案馆内部各种资料的内在联系；坚持构建与本单位相适应的统计层次，确保“全宗账”能够在一定程度上反映本单位的基本情况。其中，案卷账需要准确反映不同种类档案案卷的总数、长度和比例等各项基本情况。因此，便需要根据实际情况构建多级账来进行处理，以总账下有分类账、分类账下有分户账、分户账下有明细账，确保各个层次相互对应，保障电子档案统计台账建立的规范化。

（四）建立和维护精确的统计表间关系。电子档案统计台账并不是一张或者几张报表，而是一整套涉及全面的档案资料数据表，所以无法避免在年表内、跨年报表之间出现承接、汇总和总分的关系。通常情况下，具有特殊载体总量的电子档案资料会体现在档案馆的库藏总账中，而永久性档案资料藏量一般在各种分类账中体现出总值相等的数量平衡关系，而增量的归档表又与总表、分户、分类表之间存在加减平衡的关系。这种关系呈现出动态的现象，但并不是简单的加减，而是建立在强烈的逻辑基础上的一种需要统筹考虑的关系。

三、结语

总而言之，在档案馆的各类档案资料的统计过程中，应该始终保持清晰明确的统计思路，采用先进的统计技术和手段，全面分析档案馆的档案管理工作，再制定科学合理的统计方案，以便能够更好地满足各个单位对档案资料的应用需求，从而全面提升档案资料的利用效率。

【参考文献】

[1]程巧.浅论立档单位档案统计台帐的设计及实施[J].档案时空，2014（12）：18-20.

[2]龚丽瑛.档案馆电子档案统计台账的建立[J].档案管理，2015（03）：88.

电子档案管理细则篇8

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。