公文函格式范文

公文函格式篇1

商业公文函格式〔一)语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的生意腔，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

(二)内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

(三)态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

(四)主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

(五)格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

(六)地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

(七)要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

(一)信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

2.标题

作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：

(1)由事由加文种名称函构成，如关于要求承付打印机货款的函、推销函、订购函、索赔函等。

(2)先写事由二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如事由：机动车索赔。

3函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用x函〔xxxx〕x号或(xxxx) 函第x号的形式;二是采用直接编号的形式，如第x号。

4称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：

(1)泛指尊称。尊敬的后加称谓并加冒号，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊称中可以使用职务，如尊敬的办公室主任、尊敬的财务部部长、 尊敬的销售部经理等。

(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的先生、女士等，也可以使用职务，如尊敬的办公室石主任、尊敬的财务部张部长、尊敬的销售部王经理等。

5.收信人地址、单位

收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

(二)正文

正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

1问候语

问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如您好,近来生意可好，效益颇高等。如果是初次联系，可使用久仰大名，未亲雅教等词语。如果是回函，可使用惠书敬悉，不胜感激等词语表示感谢来函。

2主体

主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：

(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

3结尾语

正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是拜托之事，承望协助解决为盼，希望回函的结尾语是不吝赐函，静候佳音等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

(三)信尾

信尾部分包括四部分内容。

1祝颂语

所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有敬祝、顺颂、恭祝

等。

(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有商棋、金安、生意兴隆等。

2签署

签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

3日期

日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：

(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx 年8月18日。

(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加0，如20xx年08月18日。

无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20xx年08月08日，不能写成20xx年08月08日。

4附件

附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

商业公文函范文道歉函

xx市兴达贸易有限公司：

贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

候复

xx市光明家具有限公司

公文函格式篇2

公司商务信函格式范文1中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函

大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

中国科学院研究所(盖章)

一xxx年月日

公司商务信函格式范文2XXXX技术开发总公司：

我司于X年X月X日去函给贵公司，联系我司在XX向贵公司购买二宗用地(7000平方米和3000平方米)的办证事宜，贵公司也根据当时实际情况向我司作出了回复。

近来，上级管理部门在检查我司工作时多次墩促我司着力解决上诉二宗用地的历史遗留问题，明晰权属，为企业改制创造必要条件。为此，我司特致函贵司，望尽快办出二宗用地国土规划两证或复函说明二宗用地的现状，提出比较具体解决问题的办法。

此函

盼复

二0xx年X月X日

公司商务信函格式范文3尊敬的XX：

非常荣幸能与贵所成为租赁关系，该租赁合同正式起租生效时间为X-X-X日(免租期为一个月)。

目前贵所还有如下几项事宜未按合同洽谈中的承诺兑现。入住贵所已经1个多月了，以下3个问题也多次找贵所相关人员进行交涉，但到目前为止以下3个问题还没有得到解决，为此特再次函请贵所为我司解决如下问题，以免继续延误我司正常工作运行。

目前需解决的事项如下：

一、电信光纤问题(该问题目前已经严重影响到我司员工正常工作，给我司带来了工作上的极大不便以及一定程度的损失)。

二、贵单位放养有狗并且没有栓住，可以在院子里面随意走动。考虑人身健康和安全，请务必采取措施对4条狗进行圈养或者栓住。(由于4只狗整日整夜的守在大门口，不但吓唬到来我司的访客，也多次吓唬到我司的女员工)。

三、大门关闭时间问题(当时在谈租赁合同期间，我司已经提出，有员工需要加班，夏天不超过晚上22：00，冬天不超过晚上20：30，可目前贵单位在傍晚17：00已经紧闭大门)，由于我司员工出去晚饭回来之后没有大门钥匙已经多次被锁在门外，只好电话叫里面的同事来帮忙开门，非常不方便。

以上3个问题敬请贵单位尽快解决，以免继续延误我司正常工作运行，并引发不必要的租赁纠纷。

敬请复涵

汇报人：xxx

公文函格式篇3

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章

即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

公文函格式篇4

行政机关复函格式范文

关于政府信息公开的答复复函参考样式

受理机关发文字号

关于政府信息公开的答复

(申请人姓名或者单位名称)：

本机关于 年 月 日受理了您(单位)提出的

政府信息公开申请，经审查，现答复如下： 。

(受理机关政府信息公开专用章)

年 月 日

(联系人： ，联系电话： )

范文

北京市财政局 北京市地方税务局

机 密一年 京财函〔20xx〕XX号 特 急( 此文无密级和紧急程度)

关于北京市农工商联合总公司 20xx年度收取管理费问题的复函

北京市农工商联合总公司：

你公司《关于20xx年各级管理费列支办法的函》(京农管函〔20xx〕XX号)收悉。经研究，现就你公司收取管理费有关问题答复如下：

监于你公司因历史遗留问题造成包袱沉重，资金来源不能满足经费开支，根据北京市财政局、北京市地税局《关于印发税前扣除北京市国有企业上交主管部门管理费的审批管理办法的通知》(京财税〔xxxx〕171号)和《关于税前扣除企业上交主管部门管理费的审批办法的补充通知》(京财税〔xxxx〕886号)文件精神，同意你公司20xx年度在不超过所属单位销售(营业)收入2%的范围内，向所属单位收取管理费，用于你公司的经费开支。各单位在规定范围内上交的管理费可在上缴企业所得税前

扣除，各单位20xx年度按上述比例上交的管理费，允许你公司在上缴企业所得税前扣除。

特此函复。

主题词：财政 收费 办法 复函

抄送：(略) 北京市财政局办公室

20xx年x月xx日印发

函的分类

函可以从不同角度分类：

(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

函的格式

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交函的目的、根据、原因等内容，然后用现将有关问题说明如下：或现将有关事项函复如下：等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。{行政单位的回函的范文}.

(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如特此函询(商)、请即复函、特此函告、特此函复等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用此致、敬礼。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

撰写函件注意事项

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

公文函格式篇5

关键词： Excel 函数 应用技巧

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft Office的组件之一，是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。特别是Excel的函数功能更是十分强大，在生活和工作实践中得到重要应用。Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算。

Excel函数一共有11类，函数的基本结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，函数名称的前面就必须键入等号（=）。求和函数SUM、求平均值函数AVERAGE、求最大值函数MAX、求最小值函数MIN、计数函数COUNT都是比较常见的，在这里就不做介绍了。笔者就在教学过程中遇到的实际情况，对以下四种函数的使用方法进行简单介绍。

1.IF函数

主要功能：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

使用格式：=IF（Logical，Value_if_true，Value_if_false）。

参数说明：Logical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容，如果忽略返回“FALSE”。

应用举例：需要评判出学生的综合评定是否合格，评定标准是平均成绩在60分以上（含60分）为合格，否则为不合格。

操作方式：如图1所示，在I2单元格中输入公式：=IF（H2>=60，“合格”，“不合格“），回车确认后显示“合格”字样。

选定I2单元格，然后将光标放置I2单元格的右下角，光标变“+”后，纵向拉动至I8单元格后，得出如图2所示结果。

特别提醒：参数若是数值数据可直接书写，若是文本数据则要用双引号括住。

2.INT函数

主要功能：将数值向下取整为最接近的整数。

使用格式：INT（number）。

参数说明：number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。

应用举例：将公司工资表中的“基本工资”、“奖金”、“津贴”、“实发工资”分别进行合计计算，并且取整数。

操作方法：如图3所示，在D7单元格中输入公式：=INT（SUM（D3：D6）），回车确认后显示出“3707”。公式中的SUM（D3：D6）是先将“基本工资”一列纵向求和后，再用INT函数将求和的数值进行取整运算。

选定D7单元格，然后将光标放置D7单元格的右下角，光标变“+”后，横向拉动至G7单元格后，得出如图4所示结果。

特别提醒：在使用INT函数时，只能取整，而不能进行四舍五入。

3.MID函数

主要功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。

使用格式：MID（text，start_num，num_chars）。

参数说明：text代表一个文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的数目。

应用举例：利用身份证号码提取出生年月日。

操作方法：如图5所示，在C2单元格中输入公式：=MID（B2，7，4）&“年”&MID（B2，11，2）&“月”&MID（B2，13，2）&“日”，回车确认后显示“1989年08月27日”。公式表示的意思是：从B2单元格中的第7位开始取出4位的数值加上“年”，再加上B2单元格中从第11位开始取出2位的数值加上“月”，再加上B2单元格中从第13位开始取出2位的数值加上“日”。

选定C2单元格，然后将光标放置C2单元格的右下角，光标变“+”后，纵向拉动至C7单元格后，得出如图6所示结果。

特别提醒：在使用MID函数时，公式中各参数间，要用英文状态下的逗号“，”将其隔开。

4.MOD函数

主要功能：求余函数，即是两个数值表达式做除法运算后的余数，结果的正负号与除数相同。

使用格式：MOD（number，divisor）。

参数说明：number代表被除数；divisor代表除数。

应用举例：在办公用品采购单中，计算出购买的每项用品所剩余额。

操作方法：如图7所示，在F2单元格中输入公式：=MOD（D3，C3），回车确认后显示“1”。

选定F3单元格，然后将光标放置F3单元格的右下角，光标变“+”后，纵向拉动至F7单元格后，得出如图8所示结果。

x特别提醒：因为除数不能为零，如果divisor参数为零，则显示错误值“#DIV/0！”。

公文函格式篇6

[关键词] Excel；函数；统计

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）05- 0011- 02

各企事业及机关单位经常需要对职工信息进行统计和管理，比如说统计职工人数、性别、年龄、学历、职称分布的情况等数据信息。Microsoft Office中的Excel 是具有强大的数据分析和管理功能的电子表格软件，是办公室工作中很常用也很重要的一款软件。运用Excel函数功能并配合使用一些编辑技巧对数据信息进行统计分析，方便快捷，省时省力。现以Excel 2007为例，介绍创建职工信息统计表的方法和步骤。

1 创建职工信息数据表

（1）启动Excel 2007，创建新的工作簿。

（2）首先合并A1至G1单元格，输入“职工信息统计表”，然后输入职工基本信息：姓名、身份证号码、出生日期、性别、年龄、学历、职称。

1）多于15位数字的输入[1]。身份证号码多为15位或18位数字，而在单元格中输入15位以上数字后单元格显示方式会自动变成科学计数，且15位数后全变成零了，因此在输入18位身份证号码前，选定单元格B3，按右键弹出快捷菜单，单击“设置单元格格式数字文本”，将单元格格式设置为文本；或者在B3单元格输入身份证号码前输入一个单引号（英文状态下）“ ' ”，都可以输入18位的身份证号码。

2）从身份证号码提取出生日期、性别、年龄的信息[2]。从身份证号码中提取出生日期。从B3单元格提取“职工1”的出生日期并在C3单元格录入，操作步骤：选中单元格C3，输入函数公式：“=IF（LEN（B3）=15，19&MID（B3，7，2）&"年"，MID（B3，7，4）&"年"）&IF（LEN（B3）=15，MID（B3，9，2）&"月"，MID（B3，11，2）&"月"）&IF（LEN（B3）=15，MID（B3，11，2）&"日"，MID（B3，13，2）&"日"）” 并回车，立刻显示出生日期为：1978年04月24日。如果只需要出生年月，可以用left函数公式“=left（C3，8）”提取出生日期单元格C3“1978年04月24日”左起8个字符，即“1978年04月”。

从身份证号码中提取性别。从B3单元格提取“职工1”的性别并在D3单元格录入，操作步骤：选中D3单元格，输入函数公式：“=IF（MOD（（IF（LEN（B3）=15，RIGHT（B3），MID（B3，17，1））），2）=0，"女"，"男"）” 并回车，立刻显示职工1性别为“男”。

从出生日期中提取年龄。从B3单元格提取“职工1”的年龄并在E3单元格录入，操作步骤：在E3单元格中输入函数公式（1）：“=CONCATENATE（DATEDIF（C3，"2011-08-31"，"y"））”并回车，计算职工1至2011年8月31日的年龄；函数公式（2）“=CONCATENATE（DATEDIF（C3，TODAY（），"y"））” 并回车，计算职工1截止至当天的年龄。

3）使用智能填充技巧将其他职工的出生日期、性别、年龄录入。选中连续的单元格（C3：E3），将光标移到单元格右下角，当光标变成小黑十字时（即填充柄），按着鼠标左键向下拖动至E8单元格，将单元格（C3：E3）单元格中的公式连续复制到同列中下列连续的单元格中，即可录入其他职工的出生日期、性别、年龄。

4）由于出生日期、性别、年龄3列数据都是用公式计算的，计算出来的数据不能直接复制或者移动，否则就会显示公式出错，所以我们要将公式算出来的数据转换为数值。操作步骤：首先选定C3至E3单元格，按右键弹出快捷菜单选择“复制”，单击开始菜单选择“粘贴粘贴值确定”。E列是年龄，即使简单地把单元格格式改成“数值”也无济于事，这些文本型的数字不能作各种排序、求和等函数运算，这时我们需要将它们转换成数值格式。操作方法：选中需要转换单元格（E3：E8），单元格旁边会出现一个智能标记，单击智能标记，在随后弹出的下拉列表中选中“转换为数字”选项，即可快速完成转换。

2 统计职工信息

2.1 计算职工总数及其中女性人数

用COUNTA函数统计全部职工人数，COUNTA函数功能是返回单元格区域中非空值的单元格个数。操作步骤：选定单元格B11，输入公式“=COUNTA（A3：A8）”，然后按Enter键确认，计算出职工总人数。用Countif函数[3]可以统计女性职工人数情况，COUNTIF函数功能是统计某个单元格区域符合指定条件的单元格数目，操作步骤：选定单元格B12，输入公式“=COUNTIF（D3：D8，"女"）”，按Enter键确认，计算出职工中女性人数。

2.2 统计职称、学历分布

用COUNTIF函数对职工中不同职称的职工分别进行统计。计算职称为正高级的职工人数：选定单元格B13，输入公式“=COUNTIF（G3：G8，"正高级"）”，按Enter键确认；计算职称为副高级的职工人数：选定单元格B14，输入公式“=COUNTIF（G3：G8，"副高级"）”按Enter键确认；计算出职称为中级的职工人数，在单元格B15输入公式“=COUNTIF（G3：G8，"中级"）”；计算职称为初级的职工人数，在单元格B16输入公式“=COUNTIF（G3：G8，"初级"）”；计算无职称的职工人数，在单元格B17输入公式“=COUNTIF（G3：G8，"无职称"）”。

同样用COUNTIF函数可以完成职工学历统计。操作步骤：分别选定单元格C11、D11、E11、F11、G11，依次输入函数公式“=COUNTIF（F3：F8，"博士"）”；“=COUNTIF（F3：F8，"硕士"）”；“=COUNTIF（F3：F8，"本科"）”；“=COUNTIF（F3：F8，"专科"）”；“=COUNTIF（F3：F8，"高中阶段及以下"）”，然后按Enter键确认，即可计算出学历为博士、硕士、本科、专科及高中阶段及以下的职工人数。

2.3 双重条件计数

COUNTIFS函数是Excel 2007新增函数，用于计算某个区域中满足多重条件的单元格数目。在C12至G12单元格需要计算的职工人数有双重条件，条件1性别为女性，条件2学历分别为博士、硕士、本科、专科或高中阶段及以下，用COUNTIFS可以满足。选定单元格C12，输入函数公式：“=COUNTIFS（D3：D8，"女"，F3：F8，"博士"）”按Enter键确认，计算女性博士生的职工人数；选定D12单元格，输入函数公式“=COUNTIFS（D3：D8，"女"，F3：F8，"硕士"）”按Enter键确认，计算女性硕士生的职工人数；余下E12至G12单元格以此类推即可。同样用COUNTIFS函数可以计算条件1：职称为正高级、副高级、中级、初级或者无职称；条件2：学历分别为博士、硕士、本科、专科、高中阶段及以下的职工数 。

2.4 统计年龄分布

用Excel怎样统计出职工各年龄段内的人数分布呢？大多数人使用COUNTIF或COUNTIFS函数，公式要在B20：B27单元格内统计显示E3：E8内30岁及以下、31～35岁、36～40岁、41～49岁、50～55岁、56～60岁、61岁以上各年龄段内人数分布情况，要输入7条公式，十分麻烦。其实，Excel已经为我们提供了一个进行频度分析的frequency数组函数[3]，frequency 函数是以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布，用一条数组公式就能轻松地统计出给定的年龄范围内不同年龄段各分数段的人数分布，C20：C26为各年龄段的分段点。操作步骤如下：选中需要显示各年龄段人数的单元格区域B20：B27，在编辑栏内输入函数“=FREQUENCY（E3：E8，C20：C26）”， 然后同时按Ctrl+Shift+Enter组合键产生数组公式“{=FREQUENCY（E3：E8，C20：C26）}”，这里要注意“{ }”不能手工键入，必须按下“Crtl+Shift+Enter”组合键由系统自动产生，即可统计出各年龄段的人数。

使用办公软件准确高效地处理各类数据，不仅可以减轻劳动强度和提高工作效率，而且可以激发工作积极性与热情，使现代科技渗透到日常管理之中。

主要参考文献

[1]肖文雅，王燕，王涵.Excel 2003中的填充技巧和特殊数据输入方法[J].中国医学教育技术，2010，24（4）.

[2]钱秀峰.Excel中函数嵌套功能的实际应用[J].人力资源管理，2010（4）.

公文函格式篇7

(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

公文函格式篇8

当前Excel软件在职业技术学校的教学管理工作中得到广泛的运用，而该软件中COUNTIF函数对数据统计、条件运算和数据输入控制等方面具有较强的功能，灵活运用能大大提高教学管理工作效率。笔者在教学管理实践中对该函数运用进行归纳和总结，供大家分享和提升Excel函数的运用能力。

1 COUNTIF函数的语法定义

COUNTIF作为Excel软件中一个单元格条件计数函数，在实际工作中发挥着强大的作用。其函数语法为“COUNTIF（range，criteria）”，Range为需要计算满足条件的单元格数目的单元格区域；Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式、单元格引用或文本。例如：条件可以表示为28、"28"、"〉28"、"Orange"或D3。

2 COUNTIF函数在教学管理中运用实例分析

笔者在职业技术教学管理实践中，运用COUNTIF函数在学员学籍注册、学员成绩统计、奖学金评定、免学费资金申报等方面发挥较强的条件统计功能，同时对文本与数据输入控制、提高工作效率方面具有较大的作用。以下通过应用实例的分析和问题解决来体现COUNTIF函数的功能和作用。

2.1 学员成绩分数段人数统计

例1：学校2012级某班级41名学生，第一学期各科考试成绩如图1所示，请运用EXCEL函数统计学生总分、各科平均分、成绩排名，并对各科平均分按“优秀、良好、及格和不及格统计人数。

操作方法和步骤：（1）可运用SUM（D3：J3）、AVERAGE（D3：J3）、RANK（L3，L3：L43）等函数公式统计41名学生的总分、各科平均分和成绩排名；（2）单击Q4、Q5等单元格，在编辑栏内输入“=COUNTIF （L3：L43，">=85"）”按Enter键确认、“=SUM（COUNTIF（L3：L43，">="&{75，85}）*{1，-1}）”按Enter键确认，可以计算出Q4、Q5单元格内数值，如图1所示，其它分数段人数可用此方法计算。

2.2 利用文本信息统计人数

例2：学校在统计某学年度学生免学费补助资金申请的报表数据时，需根据各年级专业学生人数，汇总统计出学校各专业学生申请免学费补助资金金额。

操作方法和步骤：引用一、二、三年级学生汇总表中的“班级专业名称”标题下的“专业名称”文本信息，运用COUNTIF函数统计各专业学生人数。操作步骤：（1）打开工作表（图2所示）单击选定J10单元格；（2）点击菜单“插入”项选择“函数”项、再点击“COUNTIF”项，按“确定”弹出COUNTIF函数框；（3）点出引用工作页输入Rang，Criteria二项数据值，如图4所示；或在编辑栏内输入=COUNTIF（一年级汇总表！O6：O1119，"*数控加工"），按“确定”J10单元格内“213”为该专业人数。采用同样的方法可计算出各年度其他专业学生人数，如图2所示。

2.3 运用COUNTIF函数功能控制某列数据避免重复录入

例3：学校在统计某学年度学生免学费补助资金申请的报表数据时，学生名单信息汇总表中的“身份证号码”和“全国技工院校电子注册管理系统学生编号”两项的数据不能重复，请设置数据避免出现重复录入。

操作方法和步骤：用条件格式避免重复，（1）分别选定F、G列，在F6、G6单元格输入“’+身份证号码和电子注册管理系统学生编号”（用'避免出现科学计数法），点格式"->"条件格式"，分别将条件设成公“=COUNTIF（$F：$F，$F$6）>1、=COUNTIF（$G：$G，$G$6）>1”，点"格式"->"字体"->"颜色"，选定红色后点两次"确定"；（2）再用格式刷将F6、G6单元格的条件格式向下复制。这样设定好后，如果出现数据重复则字体将会变成红色，如图3所示。

2.4 运用COUNTIF函数标识两列数据不同之处

例4：在EXCEL表格中如何把B列与A列不同之处标识出来？

操作方法和步骤：（1）如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”“条件格式”，将条件设为“单元格数值” “不等于”=B2，点击“格式”“字体”“颜色”，选中红色，点击两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制，B列可参照此方法设置。（2）如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”“条件格式”，将条件设为“公式”=COUNTIF（$B：$B，$A2）=0，点“格式”“字体”“颜色”，选中红色，点两次“确定”。用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制，B列可参照此方法设置。（3）按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

3 COUNTIF函数运用的公式设置归纳总结

根据COUNTIF函数在教学管理工作中的运用，体现出该函数的功能和作用，为熟练掌握其功能，归纳总结出该函数的公式设置并灵活运用。

3.1 求各种类型单元格数量的函数公式设置

（1）求真空单元格数量设置：=COUNTIF （data，"="），真空+假空单元格数量：=COUNTIF（data，""）相当COUNTBLANK（）函数，非真空单元格数量：=COUNTIF（data，""）相当于COUNTA（）函数。

（2）求文本型单元格数量设置：=COUNTIF （data，"*"），假空单元格也是文本型单元格，区域内所有单元格数量：COUNTIF（data，""""），逻辑值为TRUE的单元格数量： =COUNTIF（data，TRUE）。

3.2 求大于或小于等于某个值、单元格数据的函数公式设置

（1）求大于50、等于50、小于等于50单元格的值设置为：=COUNTIF（data，">50"）、COUNTIF（data，50）、COUNTIF（data，"

（2）求大于等于E5（单元格）、等于E5、小于E5单元格的值设置为：=COUNTIF （data，">="&$E$5）、COUNTIF（data，$E$5）、COUNTIF（data，"<"&$E$5）。

3.3 等于或包含某N个特定字符的单元格数量的函数公式设置

在EXECL中查找和替换时，代表任意单个字符，*代表任意多个字符。如果要将工作表中的"？"和"*"替换成其他字符，就只能在查找框中输入～？～和～*～才能正确替换。

（1）如“两个字符、两个字符且第2个是B和包含B”的函数设置为：=COUNTIF （data，"？？"）、COUNTIF（data，"？B"）和COUNTIF（data，"*B*"）。

（2）如“包含D3单元格的内容、第2字是D3单元格的内容、"你好"”的函数设置为：=COUNTIF（data，"*"&D3&"*"）、=COUNTIF（data，"？"&D3&"*"）、 =COUNTIF（data，"你好"）。

3.4 两个条件求数量的函数公式设置

（1）对大于10且小于等于15、大于等于10且小于15的函数设置为：=SUM（COUNTIF（data，">" &{10，15}）*{1，-1}）？、=SUM（COUNTIF（data，">="&{10，15}）*{1，-1}）。

（2）？对大于等于10且小于等于

4 结语