公文写作格式范文

公文写作格式篇1

公文基本格式要求

结合日常公文处理实际，提出一些基本要求，请认真研读执行。

一、公文写作

1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定，并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。

2.主题要突出。起草公文要开门见山，简明准确，要合理安排正文结构，做到层次、条理清楚，要确保请示件一事一文，不可一文多事。

3.表达要深入。尤其请示件，一定要内容完整、有深度。例，对于涉及到经费方面的请示项目，在明确理由的同时，还应拿出依据，测算经费，并提出合理方案，或拟定几种方案，阐明利弊，供领导决策借鉴，从而增强文件的前瞻性和批办效果。

4.文题要对应。目前上报的请示中，文不对题的现象依然存在。例，某已开工工程需申请费用，标题却写“关于××工程的请示”。

5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点：

(1)文句严谨，周密、准确，不生歧义，没有漏洞、失当之处。

(2)简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。

(3)文理通顺，符合语法、逻辑规律。

(4)格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操造作、虚构加工，体现公文的权威性。

(5)平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。

(6)要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词进行说明。

称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。

领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。

承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。

时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。

结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、 为盼、为要。还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚挚问候等。

公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适宜。

“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结尾处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级酌定”就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批示。”等就比较明确。

6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误，减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。

7.引文要准确。常见的错误有：引用某个相关文件名称时，公文文号置前，标题置后，或者引文文号中的六角号“〔〕”用“”代替，正确格式应为“《标题》(文号)”;引用会议纪要内容时，专门强调某个领导提出某某事项，不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项，不出现个人姓名;专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。

二、文种使用

公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

1.不能漏写文种。

例：“关于××的方案”、“关于××的办法”，为不完整正式公文，“方案”、“办法”不能作为文种，应为 “关于印发××方案的通知”。

2.不能自编文种，行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种，避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。

3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择，上行文多采用“请示”或“报告”，必要时也可使用“意见”;平行文用“函”，指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间;下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。

要注意几个易出错文种的正确使用：

“请示”和“报告”，“请示”需上级批复，而“报告”则是向上级汇报，不须批复。“请示”必须是一文一事。

“通知”和“通报”，“通知”具有执行性，主要用于批转下级机关行文，转发公文，印发本机关公文;通报具有教育性，如批评、表扬及情况通报等。

“决定”和“决议”， 这两个文种都属于下行文，具有决策性，但决议是党的机关文种之一，而且是会议通过的，在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。

三、公文格式

规范的公文包括眉首，正文和版记三个部分。

1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。

2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间，有时还有附件。

(1)标题。准确简要地概括公文的主要内容，要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复，如，不能说“关于申请××的请示”，“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外，一般不用标点符号。要正确使用介词，要么用“关于”，要么用“对”，不能出现“关于对”。标题的排列要均称，不能将一个词拆分成两行。转发的公文，如通知的通知的通知，可省略中间层次，但在正文中须叙述完整。

(2)主送机关。“请示”不能多头主送。

(3)成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。

(1)主题词：主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组，有些公文标注的主题词是将标题简单割裂，有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等，对于揭示公文主题内容、便于检索毫无意义，选词数量应不多于6个，排列顺序为类别词、类属词，最后必须加上文种。

(2)版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他格式

遵循“参照标准，力求美观”的原则，对常出现的格式及其他细节方面的问题作如下统一规范:

(1)文号、正文(除标题外)、版记(除主题词、词素外)及上行文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字，页码采用仿体四号阿拉伯数字;上行文的签发人姓名为楷体三号;标题用宋体小二加粗;“主题词”3个字为黑体三号，主题词词素为宋体小三，各词之间空一全角汉字。

(2)正文统一用1.5倍行距。

(3)一般标题上与红色反线空两行三号字距离，下与正文空一行。

(4)附件与正文空一行，附件名称不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为：

附件: 1.××××××××××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××

(5)有附件的文件，正文中一定要按以上格式标明，并与后附标题一致。

(6)成文日期中的“”从特殊符号里引用，并与正文字体相同。

(7)正文层次序号依次为：“一、(一)1.(1)”或“一、1.(1)”

(8)单独发文落款处只写日期，不写发文单位。

(9)用印要求横向居成文日期中间，纵向上不压正文，下压日期，骑年盖月。印章所在页必须有正文，不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章，必要时可调整行间距或标题与红色反线距离。

(10)版记应置于文件最后一页，亦即偶数页。

(11)要双面打印纸质文件，以备归档。在OA系统电子版公文制作时，要按纸质文件要求排版。

(12)“妥否，请批示”并不是请示中必用的固定格式，如以“请公司批复”收尾，再加“妥否，请批示”，则属多余。

(13)请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话，报告因不必署联系人。

(14)在转发、印发某项内容的行文处理时，被转发的内容是公文的正文，而不能作为附件处理，故无需标注“附件”一词。

(15)公文中的数字除成文日期、结构层次序号、特指名词以及定型的词、词组、成语、常用语或具有修辞色彩的词语外，原则上都使用阿拉伯数字。

公文写作格式篇2

公文复函格式范文1xx市民政局：

你局《关于xx开展省内计划单列市试点后有关工作的请示》(韩民字[20xx]25号)收悉。根据《中共xx省委办公厅 xx省人民政府办公厅关于在xx市开展省内计划单列市试点的意见》(陕办发[20xx]8号)精神，函复如下：

1.xx市民政局享有设区市民政主管部门同等的经济社会管理权限。xx市民政局原报渭南市民政局审批的事项，由xx市民政局审批;原由渭南市民政局审核报省民政厅审批的事项，由xx市民政局直接报省民政厅审批，同时报渭南市民政局备案。

2.省民政厅印发的文件、召开的会议等，发送到设区市民政局、通知设区市民政局参加的，扩大到xx市民政局。

3.省民政厅有关民政工作计划直接下达xx市民政局，同时抄送渭南市民政局。

4.民政统计数据由xx市民政局直接向省民政厅上报，同时抄送渭南市民政局;省民政厅分地区统计数据，将xx市在渭南市名下以其中形式列出。

5.省民政厅根据省委、省政府有关意见，对xx市民政工作在项目布局和资金安排方面予以支持。

6.xx市民政局具体请示事项需一事一文上报，省民政厅专题批复。

此复。

xx省民政厅

公文复函格式范文2贵港市发展和改革委员会关于贵港市生活垃圾焚烧发电厂一期工程项目社会稳定

风险分析报告的批复

广西xx环保有限公司：

你公司《关于贵港市生活垃圾焚烧发电厂一期工程项目社会稳定分析报告批复的申请》(贵北水务[20xx]16号)收悉。经委托北京华咨工程设计公司组织开展贵港市生活垃圾焚烧发电厂一期工程项目社会稳定性风险评估，形成了《贵港市生活垃圾焚烧发电厂一期项目社会稳定风险评估报告》。

经审查，同意该评估报告判断该项目建设具有合法性、合理性、可行性和可控性，综合评估该项目的社会稳定风险评估为低风险。

请你公司认真按照有关规定及该项目社会稳定风险评估报告有关事项组织开展相关工作。

附件：贵港市发展和改革委员会关于《贵港市生活垃圾焚烧发电厂一期工程项目社会稳定风险评估报告》审查意见

贵港市发展和改革委员会

20xx年7月22日

公文复函格式范文3区广播电视台：

你台《关于划转广播电视有线网络资产的请示》(南山视文[20xx55号)已收悉，经区人民政府第25次常务会议研究，现批复如下：

一、原则上同意将南山区有线电视网络截止20xx年4月1日的净资产作价5000万元，划转至南阳广播电视信息网络有限公司，作为股权出资，具体资产范围以评估报告和补充说明为准。

二、请接此批复后，按财务制度有关规定调整账务。

三、请相关部门办理手续。

此复

二〇xx年五月三十日

公文复函格式范文4xx管理问题的复函 (地函184号)

山东xx人民政府：

临沂市汤头地下热水站负责人王泽清同志来信反映在地热管理中存在的问题，我部现作如下答复。 地热资源属矿产资源，分类上属于能源矿产。地热能是地壳内岩石(固相)、和流体(液、气相)中能被人类经济、合理地开发出来的热量。地下热水中的水仅是传递地热能的一种媒介、载体，它只能带出地热能的20%，因此，地下热水应属矿产资源。这一结论在1991年8月国务院法制局与地矿部联合召开的专家论证会上得到了与会专家和绝大多数部门代表的肯定。

临沂汤头的地下热水之所以有较高价值，就在于它的温度和有益元素，这是区别于普通地下水的关键。对于地下热水这一宝贵的矿产资源，应按《矿产资源法》对某进行合理地开发利用和保护，使其发挥最大的经济效益。

公文写作格式篇3

介词“关于”在公文标题中的使用极为广泛，是完全式公文标题必不可少的构成要素之一。公文标题的三要素结构，是发文机关之后用介词“关于”引出关涉对象，和表达公文主要的名词性词组构成介宾短语，作为文种的定语。“关于”的主要作用。其一，表示对象，限制公文的内容范围；其二，把发文机关和事由隔开，发文机关和事由直接和文种发生关系，它们二者之间不发生任何关系。因为汉语缺少严格意义的形态变化，汉语里表示语法关系是凭借虚词和词序。公文标题之所以能做到发文机关和事由不发生联系，完全是介词“关于”的作用。否则，发文机关和事由直接联系，而发文机关和文种的联系就被取消了，标题表示的内容就发生了变化。

在概括公文内容的词语是动词性词语时，且发文机关不是这个动词性词语所表示动作的发出者时，如果没有“关于”，那么标题内容所针对的对象就发生了转移。如《国务院关于切实加强艾滋病防治工作的通知》（国发〔2012〕43号），如果没有“关于”，那么“国务院”则成为“艾滋病防治工作”的受文主体，而不是各地区各部门了。

介词“关于”和“对”在公文标题中可以单独使用，也可以连用。但是，在平时的日常工作中，介词的不规范使用仍然屡见不鲜，由于使用的习惯性，介词在公文标题中不应该连用的，常常被连用，经常出现常识性错误，应引起广大文秘人员和负责材料把关领导的高度重视。

1、单独使用的介词。如，《国务院关于同意将山东省烟台市列为国家历史文化名城的批复》（国函〔2013〕83号），《中共中央组织部、中共中央宣传部关于广泛开展向全国优秀共产党员罗阳同志学习活动的通知》（中组发〔2012〕25号），《中共中央组织部关于印发加强对干部德的考核意见的通知》（中组发〔2011〕26号）。单用时，此类介词多见于介词“关于”后面动宾词组的宾语中，与其对象构成名词性短语，作动宾词组中宾语的定语。

2、介词“关于”和“对”在公文标题中的连用。连用时，一般是前面的介词“关于”与其后另一介词，两个介词不是修饰同一个对象，所修饰对象分属两个不同的层次，这种情况下两个介词就可以连用。如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》（【1993】24号），又如《*人民政府关于对国务院稳增长促改革调结构惠民生政策措施落实情况督点内容进行任务分解立项督查的通知》（文政发【2014】43号），上述例子中，如果省略介词“关于”后面的其他介词，介词“关于”后面的事由部分，就成为具有完整“主谓宾”的结构。“对”的宾语，成为逻辑的主语，取代了发文机关作为事由实施主体的地位。

公文写作格式篇4

论文关键词：高职　应用写作　现代办公技术

论文摘 要：《应用写作》课程在高职教育中具有重要地位。高职院校现行的教学模式和教学现状严重滞后于社会的客观需要，导致该课程教学基本处于“教无效，学无用”的状态，笔者尝试将现代办公技术应用于《应用写作》教学。文章分析了高职院校《应用写作》教学现状，指出了现代办公技术引入课程教学的意义，阐述了运用现代办公技术在激发学生学习兴趣、拓展学生思维、构建师生互动平台、优化作业评阅形式等方面的尝试。

高职院校担负着为社会经济发展培养应用型人才的重任。《应用写作》课程在高职教育中占有重要地位，这门课的开设旨在使高职学生全面系统掌握应用写作相关知识，正确运用写作技能，为以后工作打下良好的基础。然而高职院校现行的教学模式和教学现状却严重滞后于社会的客观需要，导致该课程基本处于“教师不好教，学生不好学；教无效，学无用”的状态。因此，积极探索课程教学改革，提高学生应用写作能力和综合素质，是适应现代社会和职教发展的必然要求。笔者在从事高职院校物业管理专业《应用写作》和《办公自动化》两门课程的教学中，尝试把现代办公技术应用于《应用写作》课程教学，取得了一些实效，下面谈一谈个人从事该课程教学的一些想法和做法。

一、高职院校《应用写作》教学现状分析

目前高职院校《应用写作》教学基本是按“知识要点—例文评析—写作训练”的模式进行的。一些教师认为应用写作“重格式轻内容”，只要把写作的基本格式讲清楚，让学生记下来，就能取得良好效果。教师授课时一般强调“精讲多练”，提纲挈领地讲授文体理论、写作格式、写作要求和注意事项，然后评析例文，再让学生模仿例文“依样画葫芦”进行实训，因此往往出现了学生“听课枯燥，看书不懂，写起来不会”的现象，整体教学效果不佳。

高职学生在中学阶段所接受的写作训练注重主观性和形象思维，他们对记叙文、议论文、说明文的写作比较熟悉，而对应用文写作则相对陌生。应用写作具有特定的对象、内容和形式，在立意、程序、格式和语言表达等方面都有一定的规范要求，这在一定程度上限制了作者情感体验的自由展开，也限制了写作者创造个性的自由发挥，学习过程显得单调、枯燥、乏味。学生课堂表现沉闷，作业质量不高。为了应付考试，他们只能死记硬背文体理论，生搬硬套写作方法。还有一些文体，如招投标书、市场预测报告等，专业性很强，其专业内容超越了在校生的认知和理解能力，他们无法体会专业要求，所以这些文种仅仅掌握写作格式是不够的，碰到写作训练，他们往往一筹莫展，只能参照例文，生搬硬套，应付了事。

二、现代办公技术引入《应用写作》课程的意义

现代办公技术是以计算机技术为核心，采用一系列现代化办公设备和先进的通信网络技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使办公人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，从而达到提高工作效率的目的。

现代教育理念提倡在教师指导下，以学生为中心，通过主动学习、主动发现、主动探索来实现建构新知识的意义。当前企事业单位普遍采用办公自动化软硬件设备，对岗位工作人员的办公自动化能力提出了一定的要求。建构主义理论认为，学生学习知识的过程是在一定的情境中主动建构的。将现代办公技术引入《应用写作》教学，让学生体会真实的办公环境，在制作文本、完成任务的过程中，真正获得实战的体验和经验，在掌握常用应用文体的同时，能熟悉现代办公环境和现代办公技术，这样能有效缩短大学生跨入社会的适应期，更快适应目前企业内OA系统的普遍使用。

学生的学习活动，最重要的是学习环境的设置。利用现代办公技术，可以使学生在一定的情境中，通过协作与会话，自主、合作、探究性地学习，在互动中主动进行意义建构，充分发挥学习的主动性和创造性，不断提高获得信息和处理信息的能力，形成较好的信息素养和终身学习的能力［1］。学生运用现代办公技术学习、写作、处理文档，能有意识地培养自己严密的逻辑思维能力、较强的语言表达能力和熟练的电脑操作能力，熟悉常用办公设备和电脑应用软件，提高文字输入、编辑的能力，掌握网络技能，熟悉上网浏览、搜索和下载信息、制作文档和表格、发送电子邮件、利用网络创建和自己的文本等。现代办公技术为实现建构主义学习环境提供了最为理想的条件，这种教学模式是符合高职应用写作教学特点的。

三、现代办公技术在《应用写作》课程中的运用探索

（一） 运用现代办公技术，激发学生学习兴趣和写作热情

运用现代办公技术，使教学信息可以以文本、图形、图像、动画、声音等形式呈现，新颖丰富。在学习中，采用图形交互界面、窗口交互操作等技术，充分调动学生视觉和听觉的积极性，吸引学生注意并强化其对教学内容的记忆。

例如在讲授“公文格式”时，可以引用WORD“公文向导”。公文法定格式要求严格，这是教学难点。如果让学生死记教材上的格式，学生觉得没有什么意义，即便教师一再强调格式要素，但学生在写作练习中仍然会错误百出。引用WORD“公文向导”，让学生在“公文向导”对话框的提示下设置公文样式、公文用纸、标题、内容、附件/注释、其他，直至提示“完成”——这样，一份格式规范、内容详尽的公文就出现了，使学生由衷体会到了成就感。好奇的学生会自觉尝试“公文向导”中的其他操作，了解和熟悉“上行文”、“平行文”、“下行文”的不同样式和写作要求，自然进入写作状态，较好地完成写作任务。这种充满成就感的写作体验使他们摆脱了惧怕写作的心理，能重拾写作信心，自觉主动地巩固写作技能，为以后工作打下基础。类似的应用还有WORD“实用文体向导”，这些向导模板体现了文体的规范格式和写作要求，通过对话框的形式逐步引导学生自觉规范地进行文体写作练习，顺利完成写作任务。

（二） 运用现代办公技术，拓展学生思维

在工作环境中，应用文写作的思维启动一般是遵命写作、按需写作，写作者往往先按某种文体的格式去构思，重点考虑写作格式和语言运用问题，这样不可避免地会受到文体规范的制约，导致思维僵化单一。运用现代办公技术，信息的接收和传递及时而快捷，人们能够更全面及时地搜集、整理和分析信息；电脑在延伸人脑智能的同时提高了写作者的思维速度，拓展了思维空间，伴着键盘的击打和鼠标的移动，作者的思维同语言一起运动，人的感觉器官全方位开放。作者不仅要考虑格式和语言，还要思考从文字录人、编辑到文本的美化、储存、传送、打印输入等问题，使思维方式呈现出多元化的特征。学生可以通过键盘输入自己的文章，用“拼写和语法”功能自检错别字和语病；借助电脑的文字编辑功能，按照文体规范格式排版编辑和美化，形成合乎要求的电子文档；然后或打印或用电子邮件等形式发送给教师……这个过程会使学生感觉充实，需要思考很多问题，而且希望自己每一步都完成得非常出色。另外，对于一些专业性很强的文体，教师在课堂上可以利用多媒体技术提供的影像支持，展现专业场景和操作细节，创设写作情景，让学生“身临其境”，了解并熟悉专业文体的写作要领和规范，让学生借助于网络搜索技术、图片图像处理技术、汉字识别技术、文档分类管理技术等，搜集、积累、丰富写作素材，帮助学生在深入了解相关专业业务的同时，写出合乎专业要求的文本。

在这个过程中，教师不但要帮助学生解决文体写作的问题，还要及时给予学生现代办公技术方面的支持，帮助他们完善自己的学习任务。

（三） 运用现代办公技术，构建师生互动平台

应用文写作的学习应该是一个交流合作的互动过程。学生是学习的主体，而教师在教学活动中应扮演好组织者、指导者、参与者，帮助和促进学生的知识建构。

传统的应用写作教学过程是：教师讲授，学生模仿写作、递交作业，教师课后批改，反馈成绩和讲评，学生订正。在这期间教师一般很少关注学生的情绪和兴趣，只知一味地灌输文体知识，用作业和考试的形式检查学生的掌握情况。在教学活动中几乎没有交互活动，因此学生的主体参与不全面、不深刻，学生主体能力的发挥不健全。

运用现代办公技术，构建师生互动平台。教师可以创设形式多样的讨论答疑区，如电子邮箱、BBS论坛、博客等［2］，利用多种途径解决学生学习中遇到的各种问题，建立师生多样化的交往形式，拓展交往时空，提高交往质量，打破师生只能在课堂上交流的局限，使师生在情感上和心理上形成认同感，提高学生学习兴趣，优化教学效果。

（四）运用现代办公技术，优化课程评阅形式

评阅学生的习作可以改变过去传统的批改方法，引入现代办公技术，尝试多元化的评阅形式。例如教师可以收集学生写作中的常见病例，通过扫描存入计算机，再由投影仪展示，让大家集中讨论、共同评阅，大家可以畅所欲言，分析、研究甚至争论，讨论修改方案，不只是教师一个人具有评阅权；教师还可以有针对性地批改个别典型作业，将批改过程制作成课件动态呈现，帮助学生在比对中发现自己写作的正误；教师可以将自己的示范文章通过QQ“共享”提供给学生，让学生模拟写作并找出差距；对一些重点写作训练，可以利用校园网个别批改，学生由网上提交电子作业，教师利用办公软件中的“修订”、“批注”功能直接在电子文稿上批注修改，然后及时反馈给学生，学生可以接受“修订”或提出自己的意见，这样的形式使师生互动对话建立在一种两两相对的坏境中，更直接有效，在提高学生写作能力的同时还有助于进一步完善教师的教学信息化管理；学生之间也可以利用网络进行交流、相互修改，这有利于合作学习，共同提高……如此形式多样的评阅方法，不仅可以使学生学习效果得到及时反映，还能帮助学生提高鉴别、交流的能力，营造良好的学习氛围。

现代办公技术应用于高职《应用写作》教学是依托现代教育技术而产生的一种新型教学模式，是建构主义学习理论的具体化。它把封闭式教学变为开放式教学，拓宽了教学资源，营造了新颖的教学环境，推动了以“教”为中心向以“学”为中心的过渡，突出了学生的学习主动性和自主性，符合《应用写作》课程和高职教学的特点，能有效提高高职院校人才培养质量，更好地适应社会的发展。



参考文献：

［1］ 郭子辉、杨静.探索多媒体和网络技术在秘书写作教学中的运用［J］.河北：防灾技术高等专科学校学报.2004(4)

公文写作格式篇5

关键词：EXCEL 2003；系统函数；自定义函数；运用

中图分类号：TP31 文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)17-31368-01

EXCEL 2003 System Function and the Use of User-defined Functions - to Produce Invoices for Example

GAO Shou-bin

(Enshi Vocational Technical College,Enshi 445000,China)

Abstract:EXCEL 2003 offers powerful features can be resolved function affairs office often encountered at the figures and fill in Arabic automatically converted to the Chinese capital figures problems, solve two problems in the process, in the office of the Excel data processing capabilities.

Key words:Excel 2003; Functions; Since the definition of function; Use

1 引言

EXCEL 2003提供了功能强大的系统函数，使之在数据处理特别是财会应用方面十分方便。同时， EXCEL 2003提供了一个功能很强的编程语言――Visual Basic for Applications(简称为VBA)，用户利用VBA可以自定义函数以实现系统函数不能实现的功能。本文以制作专用发票为例，说明EXCEL 2003函数的运用以及自定义函数的定义与使用方法。

2 制作发票表格

参照一张实际发票，制作发票的表格，如图1所示。在制作表格过程中，注意将各单元格中的数字分类设置为相应的分类。

图1 发票样表

在EXCEL 2003中，利用函数编辑计算公式的操作十分简单。当我们单击某个单元格，该单元格被定义为当前操作单元格，同时在编辑栏的名称框中显示该单元格的名称，如图1所示的B6单元格即为当前操作单元格。在EXCEL 2003的编辑栏中，左边部分为名称框，而右边部分既可输入字符也可直接利用键盘输入编辑公式。如果单击“ ”按钮，则可弹出“插入函数”对话框。下面以编辑X3单元格的计算公式说明具体方法。

3.2 编辑日期公式实现开票日期的自动填写

利用系统提供的日期函数编辑公式，可以实现开票日期的自动填写。将当前活动单元格定位到X3，此时系统编辑栏名称框中显示为“X3”，然后单击右边部分的空白处，用键盘直接输入“=YEAR(NOW())”，输入完毕后单击编辑栏的按钮(输入)，或者直接敲回车键即可完成公式的编辑。公式编辑完成之后，系统会对X3单元格自动计算更新，填充当前年份“2007”。

同样的方法，分别将AC3、AE3单元格的公式编辑为“=MONTH(NOW())”、“=DAY(NOW())”即可完成开票日期的自动计算与填写。

3.3 编辑公式实现金额数字的分位填写

3.3.1 分位填写的要求

如图1所示，在Y6至AF11范围内的各单元格中，金额数字分位填写在“十”、“万”、“千”、“百”、“十”、“元”、“角”、“分”等列，一个单元格只填写一个阿拉伯数字，这也是国人在财会应用中最常用的格式。

3.3.2 实现分位填写的思路

以图1的发票样表为例，表格第6行的金额应是数量与单价之积(Q6*U6)，即7393.88元，显然，它在十万位和万位上均无数字，十万位无任何显示，万位上按常规应填写货币符号“￥”，千、百、十、元、角、分位上分别是7、3、9、3、8、8等单个数字。因此，对于一个单元格而言，它可能会填写三种符号：一是单个阿拉伯数字，二是空格，三是货币符号“￥”。这是一个典型的三分支选择，可用系统函数IF()及嵌套来实现。

而要在一个数字(如7393.88)中取出各个位上的数字，则可以系统文本函数LEFT()和RIGHT()来实现。如整数“12345”，要取其千位上的数字“2”，只需要先从右开始取4位得“2345”，再取“2345”的最左边数字即得，该过程用公式可表示为“LEFT(RIGHT(12345))”。

为避免在计算中出现小数点后多余的位数，可用系统函数ROUND()来取整数，如公式“ROUND(Q6*U6*100,0)”的作用就是将Q6与U6单元格的积扩大100倍后取整数。

根据上述思路，我们可以编辑Y6到AF6的公式分别为：

=IF(Q6*U6=100000,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),8)),"￥")))、=IF(Q6*U6=10000,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),7)),"￥")))、=IF(Q6*U6=1000,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),6)),"￥")))、=IF(Q6*U6=100,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),5)),"￥")))、=IF(Q6*U6=10,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),4)),"￥")))、=IF(Q6*U6

(Q6*U6>=1,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),3)),"￥")))、=IF(Q6*U6=0.1,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),2)),"￥")))、=IF(Q6*U6=0.01,LEFT(RIGHT(ROUND(Q6*U6*100,0),1)),"￥")))。

在编辑上述8个公式的时候，可以利用复制粘贴命令简化编辑过程。在编辑好第6行的8个公式之后，可执行填充命令将公式复制到以下各行。

第11行(小计栏)中的金额利用上述填充的公式计算出来的结果是错误的，因此，需要首先将小计的金额用公式计算出来填写到Y12单元格，即：“=Q6*U6+Q7*U7+Q8*U8+Q9*U9+Q10*U10”。然后将Y11到AF11各单元格的公式中的所有“Q10*U10”替换为“Y12”即可。

4 编写自定义函数实现阿拉伯数字转换为中文大写数字

EXCEL 2003中，如果单元格的数字格式设置为特殊类型中的中文大写数字类型，系统则能将输入的阿拉伯数字自动转换为中文大写数字。但如果该单元格中的数字是通过函数嵌套所返回的值则不能自动转换。对于这种情况，则需要编写自定义函数来解决问题。

4.1 自定义函数的定义与运用

4.1.1 打开VBA

执行系统菜单中的“工具”/“宏”/“Visual Basic编辑器”命令，打开VBA，在VBA系统中执行“插入”/“过程”命令，弹出“添加过程”对话框，在对话框中输入名称为“CnNum”，类型选择为“函数”，范围选择为“公共的”，然后单击“确定”，进入程序代码编写窗口。

4.1.2 编写自定义函数的程序代码

在程序代码编写窗口中，输入如下代码：

Public Function CnNum(aa)

Select Case aa

Case Is = "0"

CnNum = "零"

Case "1"

CnNum = "壹"

Case "2"

CnNum = "贰"

Case "3"

CnNum = "叁"

Case "4"

CnNum = "肆"

Case "5"

CnNum = "伍"

Case "6"

CnNum = "陆"

Case "7"

CnNum = "柒"

Case "8"

CnNum = "捌"

Case "9"

CnNum = "玖"

Case Else

CnNum = ""

End Select

4.1.3 加载宏

退出VBA，则在工作簿中自动添加了自定义函数CnNum()，其功能是将阿拉伯数字转换为相应的中文大写数字，如果参数不是阿拉伯数字则返回一个“”。但这个函数是以一个宏的形式存在的，要能使它有效，必须将EXCEL 2003系统的宏的安全级别设为中级或低级。

4.3 自定义函数CnNum()的运用

将图1所示的发票样表中的I12、K12、M12、O12、Q12、S12、U12、W12的计算公式编辑为“=CnNum(Y11)”、“=CnNum(Z11)”、“=CnNum(AA11)”、“=CnNum(AB11)”、“=CnNum(AC11)”、“=CnNum(AD11)”、“=CnNum(AE11)”、“=CnNum(AF11)”，就可将阿拉伯数字自动转换为大写中文数字。

5 小结

通过上述操作，该发票基本制作成功，在实际使用中，只需要输入经营的内容、数量、单价，该表格就能自动计算其它相关内容。

实际工作中发票的开具通常由专用财务软件完成，因此该发票的实际应用价值不很高。但是本文以制作该发票为例介绍了利用系统函数编辑计算公式、如何自定义函数并利用自定义函数编辑公式的方法与技巧，对于实际办公应用具有极高价值的参考作用。

公文写作格式篇6

1.中式。

如果中英文简历一起递交,建议中文不写政治面貌,因为如果去外企工作,背景中的政治色彩越少越好,起码没必要让老外知道。

性格是一个主观的东西,有经验的招聘人员从来不相信任何人自己写的性格,因为它不是一个硬性的东西,不象学历、技能。有些人如果认为要招聘一个比较活跃一点的,便会在简历中写性格开朗,有的是真相信自己性格开朗,有的是觉得写上开朗更好,其实没必要。

身高体重,向外资求职时,就不必写了,因为属于特别隐私性的内容,写了显得不了解国外文化。

2.港式。

香港出版的简历书写技巧书籍中都要求写年龄、婚否,报纸的招聘广告中还要求求职者写上工资现状及预期工资,这些都属于隐私问题,美式简历则不要求提供这些信息。

3.英式。

很接近港式,但个人资料没有港式说得那么多,篇幅长但不详细,我们这里不做过多评论。

4.美式。

国际大公司中比较流行,一页纸,是我们重点参考的样式。美式简历书写格式也有十几种,有些书籍登载了上百种样本,但我们所介绍的式样是美国大公司中比较流行的,如华尔街的投资银行、大的咨询公司、工业公司、制造业公司、营销业公司等都采用这种式样;同时,我们也参考了三个名牌学校——哈佛商学院、沃顿商学院和哥伦比亚商学院的简历样本,式样大同小异,这里主要以哈佛商学院的为主。

二、要领

1.招聘人员怎样鉴别简历

写得好,当然要保留,如果其背景又是公司急需的,可能马上就要见;写得不好的,就会丢掉,实际上,连看都不看。任何一个知名的大公司,每天都有成百上千人递简历,如果写得太差,根本就不值得保留。因为这些公司认为,一个人连自己的简历都写不好,将来进了公司,对外行文质量不够;对内说件事情也说不清楚,公司肯定不要这样的人。大家经常说大公司的人训练有素,实际上这也是其中一方面。即使不进大公司,简历写得不好,也会显得不懂基本格式,没有智慧。

2.YRIS.

Your resume is scanned, not read.("YRIS")。一方面简历要写得好,另一方面招聘人员看简历只是扫描式的,最初看也就是5秒钟左右,写得不好就扔了。这儿你就会问了:"写得好,短时间他看不出来怎么办 "不用担心,他们是可以看出来的,因为招聘人员每天干的就是这一行,如果您怀疑他看不出来,说明两点:第一,您对招聘人员的工作性质还不了解。假设您是司机,经常走北京那么多胡同,自然就记住了,而一般人就会觉得很难记。第二,说明您对行文格式、专业写作形象还不熟悉。我们见到,美国很多职位很高的大老板,在看他的下属写的东西时,一点点小错,哪怕换了一种字体,漏了一个逗号,多了一个空格,都能及时指出来,说明他们的眼很尖,速度很快,您要是怀疑的话,说明您对这个领域还很不熟悉,那么您需要做的工作就很多了。即使您进了这种公司,也要在这方面下工夫,否则,很难成为他们当中合格的一员。另外,YRIS还说明写的内容千万不要多,而且要控制在一页内,因为没有人会认真看您的简历。关于这两点,我们在后面有时还会提到。

3.简历中的任何字句,都有可能成为面试中的话题。

公文写作格式篇7

介绍信适用于单位与单位之间的工作来往所需，是一种较为正规的具有一定凭证作用的信件，主要适用于以下情况:

1、学生到某单位实习或搞什么活动时，由所在院系开据介绍信。

2、国家机关人员外出调查或前往其它单位商讨大事时要带上介绍信。

3、一些商业单位在派人到别的单位推销宣传自己的产品时，也要带上介绍信。

4、一些单位在同其它单位进行业务交流时，若派新手前往接洽，则需带上介绍信。

5、推荐他人入学，为他人推荐工作或向他人求教问题而相互并不认识时，可写份介绍信。

介绍信种类

介绍信的分类方式可以有很多种，角度依据不同，可以分为不同的类别。不过一般来讲，介绍信通常可以分为以下两种，即手写式介绍信和印刷式介绍信。

1、手写式介绍信

手写式介绍信是一种较常见的介绍信，一般采用公文信纸书写或书写在机关、团体、单位自制的信笺上，最后只要加盖公章即可。

这是一种比较便捷的介绍信方式，但因其用纸、书写没有什么严格的要求，所以容易被人伪造，所以在更为正规的场合下可以少用这种介绍信。

2、印刷式介绍信

这是一种正式的介绍信，铅印成文，内容格式等已事先印刷出来，使用者只需填写姓名，单位，另加盖公章即可。

印刷式介绍信又可以细分为两种，一种为有存根的介绍信，一种为不带存根的介绍性。

1)有存根的介绍信。通常一式两联，存根联由开介绍信一方留档备查，正式联由被介绍人随身携带。格式统一制作的介绍信使用时简单方便，只需填写个别内容，可以提高工作效率，是公用介绍信使用较多的一种。

2)不带存根的介绍信。内容格式同带存根的介绍信在正文的印制上无甚差别，也是随用随填，只是未留存根而已。

(一)便函式的介绍信，用一般的公文信纸书写。包括标题、称谓、正文、结尾、单位名称和日期、附注几部分。

1.标题

在第一行居中写“介绍信”三个字。

2.称谓

另起一行，顶格写收信单位名称或个人姓名，姓名后加“同志”、“先生”、“女士”等称呼，再加冒号。

3.正文

另起一行，开头空两格写正文，一般不分段。一般要写清楚:(1)派遣人员的姓名、人数、身份、职务、职称等。(2)说明所要联系的工作、接洽的事项等。(3)对收信单位或个人的希望、要求等，如“请接洽”等。

4.结尾

写上表示致敬或者祝愿的话，如“此致 敬礼”等。

5.单位名称和日期

6.附注

注明介绍信的有效期限，具体天数用大写。

在正文的右下方写明派遣单位的名称和介绍信的开出日期，并加盖公章。日期写在单位名称下方。

(二)带存根的介绍信，这种介绍信有固定的格式，一般由存根、间缝、本文三部分组成。

1.存根

存根部分由标题(介绍信)、介绍信编号、正文、开出时间等组成。存根由出具单位留存备查。

2.间缝

间缝部分写介绍编号，应与存根部分的编号一致。还要加盖出具单位的公章。

3.正文

本文部分基本与便函式介绍人相同，只是有的要标题下再注明介绍信编号。

证明

兹有我单位***同志前往贵处，全权处理**事宜，请予接洽为盼!

***单位(公章)

年月日

致:

兹授权xxx 代表我公司在贵公司办理投标报名。

(盖单位章)

年日联系方式

申请人名称: 联系人: xxx

电话:xxxxxxxxxx

传真: xxxxxxxxx

普通介绍信：

兹介绍我公司 同志等 人(系我公司 )，前往贵处联系 ，请接洽。

此致

敬礼

xx公司(盖章)

公文写作格式篇8

一、某句话中某个词换成另一个行吗？为什么？

动词：不行。因为该词准确生动具体地写出了……

形容词：不行。因为该词生动形象地描写了……

副词：如（如：都，大都，非常只有等）：不行。因为该词准确地说明了……的情况（表程度，表限制，表时间，表范围等），换了后就变成……，与事实不符。

（

注：有些是可以换的，不要一律写不能换，要根据题目看看具体能不能哦！）

二、动词理解

XX生动表现了人（事）物XX的特点（情状）（或描绘出一幅……的场景），反映了人物……的心情

三、一句话中某两三个词的顺序能否调换？为什么？

答：不能。因为：

（1）与人们认识事物的（由浅入深、由表入里、由现象到本质）规律不一致；

（2）该词与上文是一一对应的关系；

（3）这些词是递进关系，环环相扣，不能互换。

（

注：有些是可以的，不要一律写不能，要根据题目看看具体能不能哦！）

第二部分：句子

一、句子分析

这样的题目，句子中往往有一个词语或短语用了比喻、对比、借代、象征等表现方法。答题时，把它们所指的对象揭示出来，再联系上下文，围绕主题，挖掘出句子深层含义，再整理一下自己的语言就可以了。

例题：请问文中划线部分用了怎样的修辞手法，表达了作者怎样的心情？

修辞的分析：

（1）它本身的作用；

（2）结合上下文，分析句子里词语的表达效果。

（3）答题格式：修辞+结合上下文，修辞的作用

A、比喻、拟人：生动形象；

答题格式：把XX比作（把XX拟人化）XX，生动形象地写出了（事物）……的特点，表达了（人物）……

B、排比：有气势、加强语气、一气呵成等；

答题格式：应用排比句能使句式更整齐，更有气势，强调了（事物）的……，突出了（事物）……的特点

C、设问：引起读者注意和思考；

答题格式：开头出现，其作用通常为“设置悬念，吸引读者”

文中或结尾出现，其作用通常为“引起了对……的问题的关注（或引人深思），给人以启迪，突出了文章的主旨”

D、对比：强调了……突出了……

E、反复：强调了……加强语气

F、反问：强调，加强语气等；

答题格式：这个反问句的意思是……，以强烈的语气表达了（人物）……的感情

G、借代：用XX代XX，使被借代的更加具体，生动表达了什么感情或特点

H、引用：引用诗句，其作用通常为“增强文章的诗情画意，使文章语言更优美（或引用诗句是为了说明……）”

引用故事，神话传说，其作用通常为“增强文章的趣味性，吸引读者”

二、某句话在文中的作用

1、文首：开篇点题；渲染气氛（记叙文、小说）；埋下伏笔（记叙文、小说）；设置悬念（小说）；为下文作辅垫；总领下文；

2、文中：承上启下；总领下文；总结上文；

3、文末：点明中心（记叙文、小说）；深化主题（记叙文、小说）；照应开头（议论文、记叙文、小说）

三、仿写句子

公式：

①数清例句的字数。

②弄清例句所采用的修辞手法（没有修辞手法的除外）。

③读懂例句与所要仿写的句子在概念和现象上的联系。

第三部分：段、篇词语

一、标题作用

（1）全文的线索，推动情节发展

（2）总结文章内容，点名主旨（突出主题）

（3）形式新颖，吸引读者

（4）反映人物情感变化

二、某段起什么作用

1、开头

A、开篇点题(照应文章标题)

B、点名所要描写的对象

C、引起下文

D、渲染气氛

E、设置悬念，吸引读者

F、为情节发展埋下伏笔

2、此段在文中

A、承上启下的过渡作用：总结上文，总领下文。

B、为情节发展埋下伏笔，推动情节发展

3、结尾

A、总结全文，深化主题

C、照应题目

D、照应开头

E、照应全文

F、引人深思

三、归纳文章的中心

公式：

①写人为主：这篇文章记叙了……赞扬了……表达了……

②记事为主：这篇文章记叙了……（批评了）歌颂了……表现了……

③写景状物：这篇文章采用了……手法，借助……描写，赞扬了……抒发了……

④游记：这篇文章描写了……表达了……感情

⑤议论文：这篇文章论述了……阐明了……

第四部分：写作方法

一、记叙的要素的作用

公式：

①时间：以……的时间为序（或线索）来写，使记叙的过程更清楚。

②地点：以……的转换为序来写，为人物提供活动环境。

③事件：以……的事件来写，突出人物形象，使人物有血有肉，丰富鲜明。

④人物：以……的活动来写，推进故事情节向前发展。

二、文章运用表现手法作用

例题：请问这题用了怎样的写作手法，读文章有何好处（意义）？

（1）对比，作用：XX和XX形成鲜明对比，突出人（事）物XX的特点

（2）象征，作用：使文章立意深远，含蕴深刻

（3）伏笔，作用：对将要出现的XX事物作暗示，为情节发展作铺垫

（4）照应，作用：使文章结构严谨，使文章主题更加鲜明，使文章更加严密

（5）烘托、渲染，作用：表现环境，营造氛围，抒发情感，突出主题

三、文中画线句、段运用何种描写方法，有何作用

（1）人物：外貌、语言、动作、心里、神态、正面、侧面描写

作用：表现人物XX的特点，突出人物XX的性格（品质、思想）

（2）环境：自然环境、社会环境

作用：烘托一中XX的气氛，表达一种XX的思想感情

四、描法的作用

1、读出描法在语段中的位置及目的。

2、明确描写类型及相关知识：

①外貌（肖像）描写的主要作用就是显示人物的性格特征

②语言描写的主要作用就是表露人物感情，提示了人物内心世界

③动作（细节）描的主要作用就是显示人物的精神面貌和性格特征，可使人物具有活力，栩栩如生

④心理（神态）描写的主要作用就是展现人物的精神面貌，尤其是复杂的心理主刻画，更能提示人物的精神世界

3、公式：

外貌：描写了……的样子，表现了……

语言：……的语言，生动、传神地展示了……内心，表现了……

动作：用运……的词语，生动、准确地刻画了……

心理：……等词语写出了……，表现了……

五、环境描写的作用

1、找出文段开头或中间及末尾的环境描写语句。

2、公式：

①……的景物描写，写出了……的景色（或环境），烘托了人物……的性格和品质。

②……的景物描写，结合人物心理活动，表现人物……的性格和精神。

③……的景物描写，反映了……的情景，为全文定下了……的感情基调。

六、文章开头写景语段的作用

公式：

1、分析所写景物的特色。

2、……描写了……，为下文写……打下了伏笔。

七、巧设悬念

公式：

1、在文章开头找出作者所设的悬念（关键词）。

2、……，使文章情节曲折、跌宕起伏。

八、本文（某段）运用什么表达方式

记叙、描写、议论、说明、抒情

九、插叙的作用

1、读出插叙的语段的位置及和全文的联系。

2、公式： ……采用了插叙的写法，既对文章……的内容加以补充，又突出了文章的……的主题（或丰富了主人公……的性格）。

十、称谓变化

公式：

1、找出人物称谓的变化词语。

2、采用第一人称，亲切、真实。