高校图书馆业务外包研究

[摘 要]图书馆业务外包是图书馆事业的发展趋势，体现了图书馆现代化经营战略和管理理念。本文分析了高校图书馆业务外包的利弊、业务外包的范围和完善图书馆业务外包的对策。

[关键词]业务外包 高校图书馆 核心业务

业务外包 （Outsourcing） 是近几年发展起来的一种新的经营策略，即企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近20多年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆业务外包（Library Outsourcing），是图书馆参照工业企业外包模式提出的一种新型管理模式，是指图书馆利用外部的专业化资源，将一些非核心的、次要的或重复性的业务，以合约的方式委托给外部服务机构办理，由他们代替图书馆提供服务，以克服内部人员不足，降低劳动成本，强化核心服务，提高工作效率和图书馆服务水平。这是图书馆事业的发展趋势，体现了图书馆现代化经营战略和管理理念。20世纪90年代以来，我国图书馆界开始重视和采用业务外包。

一、业务外包给图书馆带来的益处

1.业务外包能节约资金，提高图书馆的工作效率

以采编业务为例，将采编业务委托给书商完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，书商在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等，而且这些工作是完全免费的。这样，图书馆的采编成本就降低了很多，同时提高了工作效率。因其成本低廉，已被很多图书馆采用。

2.业务外包能解决专业人才缺乏的难题

图书馆实施业务外包，可以借助外部的人力资源来弥补自身人力资源的不足。

3.业务外包能提高图书馆的核心竞争力

对于图书馆来说,核心业务就是图书馆所独特的、难以被其他行业所模仿或替代的、具有竞争优势的主要业务。在信息机构林立的形势下,图书馆要立于不败之地,务必要分清核心工作和非核心工作,将非核心工作外包,是为了将专业人员更好地充实到核心工作中去,从而建立起图书馆的核心竞争优势。图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程，人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆服务功能以及服务质量，突出自身馆藏文献资源建设特色与信息服务特色，进而提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。图书馆的核心竞争力得到提升。

二、业务外包可能给图书馆带来的风险

外包后的服务质量有时不尽如人意。企业受利益驱动,有时外包之后效率提高了,质量却下降了。例如在编目外包实践中将编目工作外包给书商，书商的编目员大多是非专业人员，经过简单的培训就上岗操作，由于工作性质，他们只追求数量，很少关注质量，而且他们也很少有提高业务能力的培训，这势必会影响数据的质量；每年招标的书商可能会更换，相应编目人员也会更换，这样一方面会加重图书馆的培训任务，另一方面经常更换新手难免会出差错，况且他们都是短期工，责任心及工作的主动性都会打折扣，会影响数据质量及业务的连续性和工作的衔接性。再如，将流通上架、整架、倒架的业务承包给学生工或临时工，而学生的课余时间不固定，更换比较频繁也导致外包服务质量低。

三、业务外包的范围

1.编目外包

编目外包是图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。图书馆编目业务外包是指图书馆借助于外部的力量或与专业公司合作，将馆内编目工作委托给从事分类编目的专业机构，有的还进一步把贴书标、条形码以及其它加工业务一并承包出去，使得图书到馆以后就可以直接上架，提供给读者使用编目加工业务外包，一方面可以减少编目人员的负担，加快文献加工处理的速度，节省开支，解决诸如待编积压图书、工作量不均、专业人员不足等问题。

2.部分流通书库和阅览室外包

将图书馆的书库和阅览室部分外包给图书服务公司或本校勤工助学的学生工管理。如北京第二外国语学院图书馆将书库、部分阅览室的一部分业务工作外包给图书馆业务服务公司，达到了减员增效的目的。再如清华大学凯风人文社科图书馆将15个书库全部交给80名勤工助学的学生管理，也取得较好效果。

3.自动化业务外包

自动化业务外包是指在共同鉴署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用力案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用。通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供强劲的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。

4.后勤物业管理外包

高校图书馆新建的图书馆面积都较大。新馆的各种设施，包括公共卫生、消防、绿化、空调、机电设备的维护和管理任务很重。通过后勤外包可以使管理层从事务性工作中解脱出来，更多精力用于业务建设中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包，全部外包可以向社会邀请专业物业公司进行招标的方式，选聘物业管理公司对图书馆所有物业及设施、设备实施统一的一体化管理，图书馆只设一名物业管理人员，负责物业的宏观管理及与管理处的联络。较为普遍的是采用部分外包的方式部分外包主要用于：（1）清洁卫生项目，对于几万平方米馆舍来说，清洁卫生是一项较繁重又不可忽视的业务，在人员不足的情况下，可以外包给保洁公司来完成，图书馆办公室可以建立明确的检查制度进行监督。（2）门卫人员，有些图书馆门卫人员年龄偏大，反应慢，责任心差，形象不佳。哈尔滨医科大学图书馆就是将清扫工、门卫外包保洁和保安公司，取得较好效果。（3）设备维护项目，除计算机设备外，图书馆的硬件设施还包括空调、电梯、复印设备、视听设备等，这些也可以通过合约形式进行委外服务。

5.信息服务外包

图书馆为满足广大师生不断增长的信息需求，把依靠自身力量无法提供的一部分乃至全部信息服务外包给数据库服务商或其他信息服务机构。

四、完善图书馆业务外包的对策

1.制定业务外包的策略

业务外包虽然会给图书馆带来很多积极的影响,但不严格管理的外包也存在较多问题, 图书馆要实施业务外包，需要确定业务外包的项目并制定实施策略以争取外包的最大效益，并进行评估和确立外包方案，在听取和综合各方面的意见后，写出可行性报告。

2.准确确定外包的范围

各个图书馆实施业务外包应该根据学校和图书馆的整体发展战略，结合图书馆人力、经费、技术等因素进行具体分析，明确图书馆的核心业务，专注于核心业务能力的发展，外包非核心工作。例如,对于编目实力很强、参与全国性大型联机合作编目项目建设的大中型图书馆,编目业务就要确定为核心工作；而对于编目实力不强的中小型图书馆就可以将编目工作确定为非核心业务，而将学科信息服务等确定为核心工作。

自动化外包方面受各方面因素影响，多数高校图书馆缺乏既懂图书馆又懂计算机知识的专业技术人员，在软件开发、网络维护等方面存在着较大的难度。通过服务外包，委托专业企业直接向图书馆提供一整套应用方案，不仅可以节约时间和成本，还可以直接享受 IT 企业提供的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务，不失为图书馆信息化建设的一条有效途径。

3.注重把好业务外包的质量关

图书馆对外包的业务要把好质量关。首先，谨慎选择业务外包商，必须对承包商有一个正确的评价，对其信誉度、实力状况等方面做客观的分析评价，在评价的基础上选择最优的承包商作为合作伙伴。其次，与外包商签订合同时要考虑周全。图书馆与外包商之间要建立良好的互惠关系，加强双方在外包过程中的沟通与协调，取得双赢的效果。再次，图书馆还应对业务外包过程加以监督，对其计划的执行进度、质量问题要时刻关注，对外包商的业绩状况进行定期检查，制定标准对其业绩进行考核和验收，严把质量关。

五、结语

图书馆业务外包是图书馆界近年来广泛关注和探讨的课题，如何将图书馆非核心业务和服务进行部分外包，有效地整合图书馆资源，提升图书馆管理和服务水平，促进高校图书馆快速发展是目前各高校图书馆关注的热点。业务外包在给图书馆带来优势的同时，也会带来一些负面影响。图书馆要根据自身的馆情来实施和定位业务外包工作，尽可能地避免业务外包产生的不良后果。同时我们应加强业务外包的理论探讨和实践摸索，使图书馆的业务外包工作不断完善、健康发展。

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