高校人事档案管理方法探析

高校人事档案是高校人事管理工作的重要依据，其可以为人事调动、人员聘用、干部选拔、职务晋升及离退休等各项工作提供重要的参料，其作为人才的信息库，是对个人历史的记载和考评的重要凭证，是高校人事工作中的重要一项内容，可以为高校人力资源管理工作提供重要的参考依据，在高校人才队伍建设中发挥着极其重要的作用。

1高校人事档案管理存在的问题

1.1人才竞争日趋激烈，“人档分离”比较普遍

在当前人事档案管理工作中，“人档分离”现象较为普遍。这主要是由于当前高校人事改革及办学规模不断扩张的新形势下，人才竞争越发激烈，这也导致人才流动性较大。部分人员在流动过各中没有按照规定进行人事的办量，没有进行人事关系的调转，从而导致一些“无头”和“断头”档案产生，从而使“有档无人”及“无档有人”的现象较多。

1.2归档材料不完整，档案管理不够规范

近年来高校取得了较快的发展，再加之高校人事制度改革不断深入，高校在发展过各中更重视人才的引进。各高校都会采取各种方法来吸纳一些高学历和高职称的人才。但由于所引进来的高层次人才多数档案材料都不完整，档案材料中学历学位材料、年度考核材料、专业职称变动材料、工资变动材料等都存在着不同程度缺漏的情况，由于这些人才档案中材料存在严重的缺损现象，不仅对高校人事档案内容的完整性带来较大的影响，而且也给高校人事档案管理工作带来较大的难度。

1.3管理手段待提高，信息资源难整合

在当前很大一部分高校人事档案管理工作中，传统的手工人事档案管理模式仍然为高校人事档案管理的主要模式，而且在档案管理工作中，对实体的形式较为重视。尽管当前高校加快了信息化建设的进程，但档案的信息化建设仍处于初级阶段，不仅没有实现档案全文的录入和扫描，而且档案信息数据库建设也存在许多不完善的地方。由于人事档案管理方法较为落后，这就导致人事档案材料在归档过各中极易出现错误，同时这种落后的管理方式对于当前高校人事档案管理工作量不断上升的情况也越来越难以适应。加快高校信息化建设和档案电子化管理具有迫切性。部分高校加快了信息化建设的速度，同时也初显成效，但由于高校各个部门之间缺乏有效的沟通，信息很难进行整合和交换，这对当前高校档案信息系统传输和信息资源共享带来了较大的难度。

2构建高校人事档案服务的有效路径

2.1科学分类，编排有序

当前高校人事档案管理主要分为管理人员、专业技术人员和工勤人员等三类形式，这与原来的干部和工人两大管理形式发生了较大的变化。所以在当前高校人事档案管理工作中，需要针对于人事档案的新特点来对高校人事档案进行科学分类，通过准确的分类、有序的编制，确保档案能够有效的满足完整、真实和实用的要求，进一步对分类管理进行强化。同时还要在高校内建立由专人负责的档案收集制度，有效的提高全体职工的档案意识，确保高校人事档案工作自觉性的提升。在高校内各部门都需要配备兼职的档案员，定期、随时、定向对档案材料进行收集，确保材料内容的完整性和准确性。同时还要加强对档案材料的审核和鉴别工作，科学对档案材料进行分类后，再整齐进行装订及整理。

2.2加快档案信息化进程中人才队伍建设

目前，档案信息化建设所亟需具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。领导重视是高校档案人员合理配置的重要前提，也是档案人才队伍形成的有利保证。同时，高校领导要把档案人才建设列入学校整体发展规划，要建立科学合理的档案人才培养体系，建立系统的人力资源培养和储备机制，以健全的机制和多元渠道培养、引领人才队伍建设和全力提升档案人才队伍的知识水平，提高管理业务工作能力和拓宽服务视野。

2.3整合共享信息资源，确保档案信息真实完整

高校档案信息化建设与管理是一项长期、系统的工作，需要高校各部门、各单位调整数字资源，进行信息资源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系统。形成人力资源信息共享与交换系统，人员进校、离校的服务系统，人才的招聘、录用、考核、评价系统，人才的待遇信息系统，财务系统综合信息系统等，提高数据和系统的质量。在当今高校改革和人才流动频繁的信息时代，高校人事档案服务要为发掘人才、鉴别人才、使用人才提供真实可靠的材料和信息。因此，要注重收集能够反映教职工个人素质和工作实绩发展的各种培训、出国进修、访学与留学、访问研究以及提高学历学位的有关证明材料，全面客观地反映人才的全貌。同时，要提高广大教职工的档案意识，确保材料的真实可靠、及时归档。档案部门要强化制度建设，确保信息公开透明，增强档案工作的事业心和责任感，积极主动地去收集档案信息，在收集整理档案材料时，避免虚假材料和不真实信息入档。

2.4构建信息平台，实现人事档案信息化管理

信息资源建设与信息化平台是档案信息化建设的核心，高校人事档案信息化建设与服务，其核心是建立人事档案数据库，通过数据分析，将个人的德能勤绩、工作业绩、能力评价等实现量化考核，利用计算机对人事档案进行立体、动态的管理，既满足人事信息资源的共享，又能极大地提高档案管理工作的效率。同时要把有关的电子档案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用已有的网络平台做好电子档案的接收和管理。与高校各部门建立信息对接的系统，通过信息系统运行平台，最大限度地实现档案的收、管、用，实现档案信息数字化系统的兼容，档案管理系统与高校信息化建设的其他系统之间能实现信息的融合，各子系统之间能实现信息直接导入和提取。通过网站展示档案资源，开展档案信息在线查询服务，向利用者公布开放档案信息内容。

3结论

在当前高校人事档案管理工作中，需要解放思想，在管理工作中进行不断创新，做到与时俱时，确保高校人事档案管理的实效性。同时还要加快思想观念的转变，不断探索适合高校人事档案管理的新模式和新方法。高校人事档案管理人员需要加快自身知识结构的更新，在档案管理工作中加快新技术、新知识的应用，更好的推动高校人事档案信息化的发展，确保为高校人事管理工作提供更好的服务。

作者：林琳 单位：黑龙江护理高等专科学校